آیا تا به حال احساس می کنید که در دریایی از شلوغی دیجیتال غرق شده اید؟ بیاموزید که چگونه بر بهره وری شما تأثیر می گذارد و در مورد آن چه باید کرد.
به هم ریختگی دیجیتال به روش‌های مختلفی ظاهر می‌شود، از جمله دسکتاپ بهم ریخته، ایمیل‌های باز نشده، فایل‌های دارای برچسب ضعیف و صندوق‌های ورودی بارگذاری شده. آنها از یک زندگی مجازی کثیف سرچشمه می گیرند.
اگر تمایل دارید که سازماندهی فایل های خود را به تاخیر بیندازید، وقت آن رسیده که عادت بد خود را تغییر دهید. مانع بهره وری می شود. در اینجا چندین راه وجود دارد که به هم ریختگی دیجیتال روند کار شما را کند می کند، باعث استرس غیر ضروری می شود و شما را از مسئولیت هایتان دور می کند.
1. مرتب سازی از طریق فایل های نامرتب زمان را تلف می کند
سیستم های بایگانی دیجیتال به هم ریخته به دلیل عادت های بد ایجاد می شوند. اکثر کاربران فایل های مختلفی را به صورت تصادفی به دسکتاپ، دانلودها یا پوشه های اسناد ارسال می کنند. در حالی که داشتن چند سند نابجا در ابتدا قابل کنترل به نظر می رسد، اگر از مدیریت صحیح غافل شوید، می توانند به سرعت جمع شوند.
به یاد داشته باشید: انتخاب راحتی کوتاه مدت باعث ایجاد تنگناهای بلند مدت می شود. با شلوغ شدن پوشه های شما، مکان یابی فایل های خاص به تدریج زمان بیشتری می برد. عکس بالا را به عنوان مثال در نظر بگیرید. هیچ یک از فایل های آن پوشه نامگذاری نشد. قبل از یافتن آنچه نیاز دارید، باید هر کدام را بگردید.
برای اصلاح این عادت بد، سازماندهی فایل را تمرین کنید. مطمئن شوید که هر عکس، ویدیو یا سندی که ذخیره می‌کنید مستقیماً به پوشه مربوطه می‌رود. به طور پیش‌فرض، ارسال آنها به پوشه‌های دانلودی یا دسکتاپ را متوقف کنید.
2. بهم ریختگی حواس پرتی است
گذاشتن فایل‌ها در پوشه‌های ذخیره پیش‌فرض‌شان، صفحه‌نمایش را به هم می‌ریزد. مگر اینکه مقصد جدیدی را مشخص کنید، آنها به پر کردن پوشه‌های بارگیری، اسناد یا دسکتاپ شما ادامه می‌دهند. اگر مراقب نباشید، می توانند کل صفحه شما را اشغال کنند.
این نوع بهم ریختگی نه تنها وحشتناک به نظر می رسد، بلکه باعث اضافه بار بصری نیز می شود. ذهن شما برای پردازش اطلاعات مختلف سخت تر کار می کند. در نتیجه، استرس شناختی اضافه شده احساس طاقت‌فرسا می‌کند، شما را از بهترین عملکردتان باز می‌دارد و رشته فکرتان را مختل می‌کند.
بهترین راه حل توسعه قراردادهای نامگذاری فایل (FNC) است. فایل های خود را بر اساس هدف آنها برچسب گذاری کنید. در حالت ایده‌آل، FNC شما باید محتویات، عملکرد، نویسنده و ارتباط پروژه را نشان دهد – دارایی‌های گروهی بر اساس مشترکات.
3. احتکار برنامه های نرم افزاری استفاده نشده مانع از سرعت دستگاه می شود
بومیان دیجیتال به چندین برنامه نرم افزاری کاری و شخصی نیاز دارند. Business of Apps گزارش می دهد که کاربران جهانی 143 میلیارد برنامه را در سال 2021 دانلود کرده اند. امتحان کردن چندین ابزار به طور منظم معمول است.
علیرغم تعداد بالای دانلود، اکثر برنامه ها رها می شوند. Statista می گوید که 25٪ فقط یک بار استفاده می شود. پوشه دانلود خود را مرور کنید — برنامه هایی را خواهید دید که قبلاً فراموش کرده اید. شاید مجبور شده باشید یک ابزار جدید را برای کار آزمایش کنید، یا شاید یک بازی مرسوم، کنجکاوی شما را برانگیخته باشد.
دستی نگه داشتن برنامه های قدیمی ممکن است راحت به نظر برسد، اما آنها به طور قابل توجهی سرعت دستگاه ها را کاهش می دهند. نصب برنامه ها فضای دیسک را اشغال می کند. آنها همچنان قدرت پردازشی را مصرف می کنند حتی اگر اغلب آنها را اجرا نکنید.
بهتر است احتکار برنامه های بلااستفاده را متوقف کنید. مگر اینکه می بینید بارها و بارها از چیزی که دانلود کرده اید استفاده می کنید، آن را حذف کنید. فقط در صورت نیاز برنامه های پاک شده را دوباره نصب کنید.
4. دارایی های نامرتب ردیابی وظایف را کند می کند
کاربران تمایل دارند برنامه های کاری را خیلی سریع بپذیرند. گزارش سال 2021 توسط شرکت Okta نشان می دهد که 10٪ از کارفرمایان ایالات متحده بیش از 199 ابزار کار را اجرا می کنند. بله، هر برنامه مزایای خاصی دارد. اما گنجاندن تعداد بیش از حد در برنامه‌های روزانه‌تان، گردش کارتان را کند می‌کند—تغییر بین پلتفرم‌ها زمان را تلف می‌کند.
فقط از مواردی که نیاز دارید استفاده کنید. ساختن و حفظ سیستم های متعدد باعث استرس شناختی غیر ضروری می شود. در حالی که تغییر برگه ها چند ثانیه طول می کشد، جذب اطلاعات جدید حداقل به چند دقیقه نیاز دارد. اگر به پرش بین کارها ادامه دهید، در حفظ تمرکز مشکل خواهید داشت.
برای ساده‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار، روی پلتفرمی سرمایه‌گذاری کنید که همه ابزارهای کاری شما را ترکیب کند. به عنوان مثال، می توانید ابزارهای مدیریت پروژه را دریافت کنید. آنها به شما اجازه می دهند وظایف را تعیین کنید، پیشرفت پروژه را ردیابی کنید، اعلامیه های سراسری شرکت را ایجاد کنید و پیام های خصوصی را از یک پلت فرم ارسال کنید.
5. داشتن چندین حساب با اعتبارنامه های مختلف ورود گیج کننده است
امروزه داشتن چندین حساب رایج است. با در نظر گرفتن پلتفرم های مختلف رسانه های اجتماعی، ابزارهای کاری، سیستم های مدیریت پروژه، خبرنامه ها و ارائه دهندگان خدمات پستی موجود، می توانید به راحتی ده ها پروفایل داشته باشید.
متأسفانه، ردیابی چندین اعتبار ورود به سیستم چالش برانگیز است. بسیاری فقط کلمات فرهنگ لغت کوتاهی را تنظیم می کنند که به راحتی می توانند به عنوان رمز عبور به خاطر بسپارند. Avast حتی گزارش می دهد که 83٪ از آمریکایی ها رمزهای عبور ضعیف را در حساب های شخصی و حرفه ای بازیافت می کنند. اگرچه به یاد ماندنی هستند، اما ناامن نیز هستند. یک هکر ماهر می تواند به سرعت از طریق روش های هک brute-force ترکیب های رایج را دور بزند.
لطفا رشته های الفبایی عددی طولانی را به عنوان رمز عبور انتخاب کنید. اگر در به خاطر سپردن آنها مشکل دارید، روی یک مدیر رمز عبور ایمن و قابل اعتماد سرمایه گذاری کنید که صفحات ورود به سیستم را به صورت خودکار پر می کند.
6. نگهداری اسناد محرمانه قدیمی شما را در معرض خطر سرقت شناسنامه قرار می دهد
جدا از به هم ریختن دسکتاپ شما، فایل های آشفته امنیت شما را به خطر می اندازند. اسناد سازمان‌های دولتی، کارفرمایان، شرکای تجاری، مؤسسات مراقبت‌های بهداشتی و بانک‌های تجاری حاوی اطلاعات محرمانه قابل شناسایی شخصی (PII) هستند.
توجه داشته باشید که مجرمان با این داده های شخصی می توانند انواع مختلفی از کلاهبرداری را انجام دهند. اگر شناسه های مستقیم مانند SSN، نام قانونی کامل و اطلاعات کارفرما در دست آنها بیفتد، هیچ چیز مانع از سرقت هویت شما نمی شود. آنها حتی می توانند بدون اطلاع شما وام های کلان بگیرند.
به عنوان یک قاعده کلی، اقدامات بیشتری را برای محافظت از فایل های محرمانه انجام دهید. پوشه های خود را رمزگذاری کنید، از ارسال اطلاعات شخصی از طریق ایمیل خودداری کنید، و اسناد قدیمی را با فایل خردکن برای همیشه حذف کنید.
7. اضافه بار اطلاعات باعث استرس می شود
چند وظیفه‌ای اغلب ده‌ها تب را همزمان باز می‌کنند. آنها به طور همزمان وظایف مختلفی را بر عهده می گیرند تا کار بیشتری را به پایان برسانند، اما از قضا، تغییر زمینه فقط بهره وری را از بین می برد. انجمن روانشناسی آمریکا می گوید استرس شناختی ناشی از جذب اطلاعات بیش از حد و پرش بین وظایف، شما را ناکارآمد می کند. در پایان روز کاری کمتر کار خواهید کرد.
از بارگذاری بیش از حد مغز با داده ها خودداری کنید. اگر به دیدن کارهای تصادفی ادامه دهید، ذهن شما سرگردان خواهد شد. یک دقیقه شما در حال اتمام یک مقاله برای کار هستید، و دقیقه دیگر شما بی خیال در دستور العمل های شام پیمایش می کنید.
به‌جای باز گذاشتن اسناد، فایل‌ها و فهرست‌های کارهای مختلف، آنها را کوچک کنید و تا زمانی که به آنها نیاز دارید کنار هم بگذارید. فقط روی کار در دستتان تمرکز کنید. برای وارد شدن به یک وضعیت خلاقانه و سازنده، به آرامش و آزادی نیاز دارید.
مینیمالیسم دیجیتال و رتبه بندی افزایش بهره وری
فضای دیجیتالی به هم ریخته به اندازه یک میز نامرتب آسیب رسان است. در حالی که سازماندهی فایل های مجازی ممکن است خسته کننده به نظر برسد، بررسی صدها فایل، ایمیل و پوشه انرژی بسیار بیشتری را هدر می دهد. برای اینکه کارآمد شوید، مطمئن شوید که می‌توانید سیستم‌های دیجیتال خود را یکپارچه پیمایش کنید.
همچنین، توجه داشته باشید که decluttering فراتر از سازماندهی فایل است. به جای اینکه هر چند ماه یکبار پوشه های خود را مرتب کنید، شیوه های مینیمالیسم دیجیتال را در زندگی روزمره خود بگنجانید. به حفظ یک فضای مجازی تمیز عادت کنید.