کار با همکاران در مناطق زمانی مختلف می تواند چالش برانگیز باشد. در اینجا چند نکته برای مدیریت زمان وجود دارد که می توانید از آنها برای حفظ برنامه خود استفاده کنید.
یک چالش مهم و در عین حال که معمولاً نادیده گرفته می‌شود، کارکرد مؤثر در مناطق زمانی مختلف است. شرکت های مجازی اغلب در سراسر جهان استخدام می کنند. اگرچه همکاری با متخصصان جهانی باعث رشد شغلی می‌شود، اما شما را ملزم به پیروی از برنامه‌های شلوغ نیز می‌کند. احتمالاً نمی توانید شیفت معمولی 9 به 5 را انجام دهید.
هماهنگی با افراد در مناطق زمانی مختلف دشوار است. برای کمک به مدیریت روز کاری خود، هشت نکته را برای همکاری بی‌وقفه با شرکای خارج از کشور به اشتراک می‌گذاریم.
1. از همان ابتدا به اشخاص ثالث درباره موقعیت مکانی خود اطلاع دهید
فورا منطقه زمانی خود را فاش کنید. هنگام معرفی خود، برنامه و کانال های ارتباطی ترجیحی خود را ذکر کنید تا همکارانتان بدانند چگونه با شما ارتباط برقرار کنند. همچنین، از این فرصت برای تعیین حد و مرز استفاده کنید. موارد نادری را توضیح دهید که در آن ارسال پیام حتی پس از پایان شیفت شما قابل قبول است.
برای ارتباط موثرتر برنامه خود، آن را در نمایه های آنلاین خود نشان دهید. پس از همه، همه آن را به خاطر نمی آورند. گنجاندن ساعات اداری در امضای ایمیل، نمایه چت کاری، حساب لینکدین و نمایه گوگل از سوء تفاهم جلوگیری می کند.
فقط مطمئن شوید که هر زمان که لازم است آنها را به روز کنید. فرقی نمی‌کند در شیفت‌های مختلف کار می‌کنید یا زودتر از موعد بیرون می‌روید، به اشتراک گذاشتن تغییرات با برنامه‌تان مسئولیت شماست.
2. یک مبدل منطقه زمانی دقیق را دانلود کنید
تنظیم قرار ملاقات با تیم های راه دور دشوار است. آنها نه تنها از برنامه های کاری ناهماهنگ پیروی می کنند، بلکه برخی فراموش می کنند تفاوت منطقه زمانی را محاسبه کنند. میزبانان جلسه نمی توانند فقط یک برنامه را در 24 منطقه زمانی ارائه دهند.
برای اطمینان از اینکه همه از برنامه یکسانی پیروی می کنند، تیم شما باید از مبدل های منطقه زمانی استفاده کند. چندین گزینه در دسترس است. حتی می‌توانید آنها را با ابزارهای کار گروهی مانند سیستم‌های مدیریت پروژه و برنامه‌های تقویم ادغام کنید.
3. هنگام برنامه ریزی از زمان های نظامی استفاده کنید و مناطق زمانی را مشخص کنید
استفاده از زمان نظامی و مشخص کردن مناطق زمانی در زمانبندی جلسات را عادت دهید. جایی برای حدس و گمان نگذارید. حتی می توانید یک یادآوری اضافه کنید که به گیرندگان می گوید زمان مشخص شده را به مناطق زمانی محلی خود تبدیل کنند. به این ترتیب، هیچ کس از اختصارات منطقه زمانی چشم پوشی نمی کند.
برای جلوگیری از سردرگمی، متداول ترین منطقه زمانی را در تیم خود دنبال کنید. فرض کنید اهل نیویورک هستید. اگرچه استفاده از منطقه زمانی محلی شما راحت خواهد بود، اما هم تیمی های شما از ایالت یا کشور دیگری ممکن است تبدیل های مکرر را به دردسر بیندازند.
در مورد فریلنسرها، مناطق زمانی را دنبال کنید که به نفع مشتریان شماست. ایجاد تغییراتی در سمت شما باعث می شود که حرفه ای و مهربان به نظر برسید و شرکایتان تصور مثبتی از شما داشته باشند.
4. رزرو قرار ملاقات را با ابزارهای زمان بندی به صورت خودکار انجام دهید
هنگام رزرو قرار ملاقات با کارگران از راه دور، متوجه خواهید شد که زمان زیادی در انتظار تایید تلف می شود. تفاوت در منطقه زمانی، دریافت پاسخ های زمان واقعی را چالش برانگیز می کند. اگر طرف های دیگر در طرف مقابل دنیا زندگی می کنند، احتمالاً تا روز کاری بعدی خبری از آنها نخواهید داشت. حتی چند ایمیل پشت سر هم ممکن است یک هفته طول بکشد.
برای ساده‌سازی فرآیند، از یک ابزار قابل اعتماد زمانبندی قرار استفاده کنید. گزینه های پر استفاده مانند Google Calendar و Calendly به طور خودکار تاریخ های موجود را برای همه طرف های درگیر نمایش می دهد. کاربران به سادگی اسلات های مورد نظر خود را انتخاب می کنند. هنگامی که همه تاریخ را انتخاب کردند، برنامه نتایج را محاسبه می کند تا میزبان تصمیم بگیرد که آیا جلسه را ادامه دهد یا خیر.
5. برون سپاری یا خودکارسازی برخی از فرآیندهای تجاری
اگر مرتباً زمانبندی کارهای حساس به زمان و در عین حال تکراری را تغییر می‌دهید، در عوض آنها را در هوش مصنوعی بارگذاری کنید. وقت خود را برای پروژه های پیچیده تر آزاد کنید. سیستم‌های خودکار می‌توانند مسائل خسته‌کننده‌ای مانند زمانبندی قرار، ضبط زمان، مرتب‌سازی ایمیل و ردیابی پروژه را مدیریت کنند.
برای کارهایی که هوش مصنوعی نمی تواند آنها را خودکار کند، فریلنسرها را استخدام کنید. به دنبال متخصصان ماهر و قابل اعتمادی باشید که بتوانند در ساعات غیرفعال شما جای شما را بگیرند. اما هنگامی که حجم کاری تیم شما افزایش یافت، از بخش منابع انسانی یا سرپرست خود بخواهید که یک کارمند دائمی استخدام کند.
6. از یک پلتفرم مدیریت پروژه سازمان یافته برای تیم خود استفاده کنید
در حالی که بسیار مهم است، فرآیندهای تأیید مانع از تکمیل کار می شود. حتی بررسی پیشنهادات فروش یا پیشنهادات تجاری می تواند چندین روز را تلف کند اگر طرفین ساعت ها برای پاسخ دادن وقت بگذارند.
برای سرعت بخشیدن به فرآیند، ردیابی کار را ساده کنید. از برنامه‌های نرم‌افزار مدیریت پروژه به‌عنوان یک مکان مرکزی برای پروژه‌های تیمی استفاده کنید که در آن کاربران می‌توانند وظایف را با سرعت خود اختصاص دهند، علامت بزنند، لغو کنند و تأیید کنند. در اینجا، کارگران از راه دور می توانند وظایف را بدون برقراری ارتباط دور از پلت فرم انجام دهند.
ویژگی های ابزار مدیریت پروژه آینده خود را مرور کنید. اگر در مناطق زمانی مختلف کار می‌کنید، پیشنهاد می‌کنیم برنامه‌ای را انتخاب کنید که از قبل دارای مبدل‌های منطقه زمانی، فناوری پیام‌رسانی فوری و زمانبندی قرار است.
7. با تعطیلات مشاهده شده در کشورهای مختلف آشنا شوید
از آنجایی که شما با تیم های راه دور در سراسر جهان کار می کنید، باید با تعطیلات در کشورهای دیگر آشنا شوید. ادیان و فرهنگ ها اعتقادات متفاوتی دارند. کم اهمیت جلوه دادن تعطیلات مهم کشور دیگر فقط به این دلیل که آن را رعایت نمی کنید، بی احترامی است.
فرض کنید با هندی ها کار می کنید. اگرچه روز شکرگزاری برای اکثر هندی ها یک تعطیلات کوچک است، اما آنها اهمیت زیادی به دیوالی می دهند، جشنواره ای از چراغ ها که در حدود اکتبر یا نوامبر جشن گرفته می شود. تعیین تکالیف حیاتی در این دوره بی ملاحظه خواهد بود.
همچنین، کشورهایی را که ساعت تابستانی (DST) را رعایت می کنند، پیگیری کنید. افرادی که از DST استفاده می کنند در تابستان ساعت خود را یک ساعت به جلو می برند تا در مصرف برق صرفه جویی کنند. تعطیلات نیست با این حال، ممکن است هنگام تنظیم قرارها باعث سردرگمی شود.
8. برنامه های کاری مختلف را امتحان کنید
در حالی که کار از راه دور انعطاف‌پذیری زمانی را ارائه می‌دهد، برنامه‌های نامنظمی نیز دارد که نیاز به تنظیمات روتین دارد. تیم‌های راه دور باید فرصت‌های زمانی را پیدا کنند که برای همه مفید باشد. احتمالاً شیفت هایی خواهید داشت که به عنوان یک کارمند اداری انجام نداده اید، بنابراین چند ترفند برای بیدار ماندن در محل کار آماده کنید.
ذهن خود را نسبت به برنامه های مختلف باز نگه دارید. اگر در طول حرفه خود در همان شیفت کار کرده اید، از این فرصت برای اصلاح روتین خود استفاده کنید. به عنوان مثال، می توانید کارهای روزمره و تمرینات خود را زودتر در روز انجام دهید. چه کسی می داند؟ ممکن است متوجه شوید که وقتی خارج از ساعات اداری استاندارد کار می کنید، کارآمدتر و سازنده تر هستید.
کارآمد در مناطق زمانی مختلف
کار موثر با شرکای خارج از کشور نیاز به برنامه ریزی دقیق دارد. فردی که در سمت دیگر صفحه قرار دارد در همان منطقه زمانی شما زندگی نمی‌کند، بنابراین نباید درخواست‌های فوری و فوری را مجبور کنید. به همین ترتیب، حجم کاری خود را بر این اساس مدیریت کنید. کارهای حیاتی و وقت گیر مانند تنظیم جلسات، مرتب سازی ایمیل ها و اعلان ها برای سیستم های هوش مصنوعی را بارگیری کنید.
اگر وظایف روزانه شما شامل مدیریت یک تیم از راه دور است، یک برنامه زمانبندی گسترده برای دنبال کردن تیم ایجاد کنید. بله، افراد ترجیحات شیفت متفاوتی دارند. به همان اندازه که شما می خواهید آنها را در نظر بگیرید، اگر کارگران شما به ندرت با برنامه مشابه کار کنند، ممکن است کار زیادی انجام ندهند.