آیا برای مدیریت موثر وظایف خود تلاش می کنید؟ این نکات مدیریت کار را بررسی کنید که به شما کمک می کند بهره وری خود را افزایش دهید و کارهای بیشتری انجام دهید.
وظایف روزانه شما پایه و اساس موفقیت شما هستند و اقدامات گام به گام مورد نیاز برای رسیدن به اهداف شخصی و حرفه ای شما را نشان می دهند. به عبارت دیگر، فهرست کارهای به ظاهر بی پایان شما نقشه راه شما برای برنده شدن است، بنابراین مدیریت موثر این وظایف حیاتی است.
اگرچه ممکن است عجله کنید تا از بهترین برنامه بهره وری برای سازماندهی کارهای روزانه خود استفاده کنید، که حرکت بدی نیست، تقویت مهارت های مدیریت کار شما در دراز مدت پایدارتر و موثرتر است. در این مقاله چند نکته مدیریت کار برای بهبود بهره وری شما را پوشش خواهیم داد.
1. کرونوتایپ خود را بشناسید
آیا شما یک جغد شب هستید یا یک پرنده زودرس؟ آیا تمرکز کردن در صبح برای شما راحت تر است یا اواخر شب؟ همه ما تمایل طبیعی به خواب رفتن و هوشیاری در دوره های خاصی از روز و شب داریم. و اگرچه فرهنگ عامه اغلب افراد سحرخیز را مولدتر می داند، اما واقعیت این است که یک اندازه برای همه مناسب نیست.
به همین دلیل است که دانستن کرونوتایپ می تواند بهره وری شما را افزایش دهد، زیرا به شما امکان می دهد وظایف خود را در زمانی که بیشترین بهره وری را دارید برنامه ریزی کنید. بنابراین، ایجاد یک برنامه کاری شخصی‌شده بر اساس کرونوتایپ شما، کار را آسان‌تر می‌کند تا در انجام وظایف خود بمانید و به اوج عملکرد برسید.
به عنوان مثال، اگر شما یک جغد شب هستید، باید برنامه‌ریزی کنید که چالش‌برانگیزترین وظایف خود را در عصری که سطح انرژی شما در بالاترین حد است انجام دهید، و شما را در بهترین موقعیت برای انجام به موقع وظایف خود قرار دهید.
2. لیست اولویت خود را ایجاد کنید
اکنون که می دانید چه زمانی بیشترین بهره وری را دارید، وقت آن است که با استفاده از ماتریس آیزنهاور، وظایف موجود در لیست کارهای خود را اولویت بندی کنید. این سیستم مدیریت زمان به شما کمک می کند وظایف را با دسته بندی آنها به چهار ربع اولویت بندی کنید: فوری و مهم، نه فوری بلکه مهم، فوری اما غیر مهم، و نه کارهای فوری و غیر مهم.
سازماندهی لیست کارهایتان بر اساس این دسته بندی ها، تشخیص اینکه کدام کارها باید اولویت داشته باشند و کدام کارها قابل واگذاری یا به تعویق افتادن هستند را آسان تر می کند. به این ترتیب، می‌توانید مهم‌ترین و فوری‌ترین وظایف خود را در زمانی که بیشترین بهره‌وری را دارید، برنامه‌ریزی کنید و بهترین شانس را برای انجام به موقع آنها به شما می‌دهد.
به عنوان مثال، به عنوان یک برنامه نویس، می توانید وظایف برنامه نویسی خود را برای زمانی که بیشتر هوشیار هستید برنامه ریزی کنید و زمانی که سطح انرژی شما کم است به ایمیل ها پاسخ دهید.
3. “آن قورباغه را بخور!”
Eating That Frog نکته بعدی مدیریت کار است که به افزایش بهره وری شما کمک می کند! و نه، ما در مورد قورباغه های واقعی صحبت نمی کنیم! برایان تریسی این عبارت را در کتاب خود با همین نام رایج کرد، و این استعاره واضح، انجام چالش‌برانگیزترین کار شما را در اول صبح توصیف می‌کند.
این یکی از بهترین راه‌ها برای غلبه بر اهمال‌کاری است، زیرا ممکن است هنگام مواجهه با چالش‌برانگیزترین کار خود، اغلب احساس استرس یا غرق شدن کنید. با خوردن اولین قورباغه، این احساس ترس به یک حس موفقیت تبدیل می شود، اعتماد به نفس شما را افزایش می دهد و به شما انگیزه و حرکت قدرت را در بقیه کارهایتان می دهد.
می توانید از روش Eat That Frog با استفاده از Todoist استفاده کنید. با این حال، اگرچه توصیه می شود که چالش برانگیزترین وظایف خود را در صبح انجام دهید، بهترین زمان شما ممکن است بسته به زمان بندی شما متفاوت باشد، همانطور که قبلاً در مورد آن صحبت کردیم. با این حال، شما هنوز هم می توانید با برنامه ریزی چالش برانگیزترین وظایف خود در زمانی که پرانرژی و بهره وری هستید از این روش استفاده کنید.
4. از قانون پارکینسون به نفع خود استفاده کنید
به تعویق انداختن کار یکی از رایج ترین قاتلان بهره وری است که اکثر مردم در برخی مواقع با آن دست و پنجه نرم می کنند. یکی از دلایل اصلی که اغلب متوجه می‌شوید وظایف را تا آخرین لحظه به تعویق می‌اندازید این است که هیچ احساس فوریت یا ضرب‌الاجل وجود ندارد. به این دلیل است که این وظایف می توانند گسترش پیدا کنند تا زمانی را که شما برای آنها در دسترس دارید پر کنید – قانون پارکینسون.
خبر خوب این است که می توانید با استفاده از قانون پارکینسون به نفع خود بهره وری بیشتری داشته باشید. چگونه؟ اول، همیشه پروژه‌های بزرگ یا پیچیده را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کنید، و باعث می‌شود که کار سخت‌تر و آسان‌تر به نظر برسد.
در مرحله بعد، یک ضرب الاجل دقیق برای هر کار تعیین کنید. این باعث ایجاد حس فوریت می شود و به شما انگیزه می دهد تا کار را قبل از موعد مقرر انجام دهید و اهمال کاری را کاهش می دهد. این هک به شما کمک می کند تا وظایف خود را به طور موثرتری مدیریت کنید و اطمینان حاصل کنید که از لیست کارهای خود عقب نمانید.
5. Single Tasking را تمرین کنید
چندوظیفه ای، یا دقیق تر، تغییر متن، یکی از آن عادت هایی است که موثر به نظر می رسد، اما در واقع بسیار خسته کننده و بی ثمر است. در حالی که تعداد بسیار زیاد وظایف در لیست کارهای شما ممکن است وسوسه انگیز باشد که چندین کار را به طور همزمان انجام دهید، شما فقط آنقدر تمرکز و انرژی دارید که می توانید روی یک کار خاص استفاده کنید.
این احتمال اشتباه شما را افزایش می دهد که منجر به اتلاف وقت و تلاش می شود. از سوی دیگر، تسلط بر تک تک کارها، بهره وری شما را بهبود می بخشد و به شما این امکان را می دهد که تمام توجه خود را تا زمان تکمیل به یک کار اختصاص دهید. این کار حواس‌پرتی‌ها را به حداقل می‌رساند، به شما کمک می‌کند متمرکز بمانید و به شما قدرت می‌دهد تا بهترین کارتان را انجام دهید.
یکی از بهترین راه‌ها برای تمرین تک‌وظیفه، تعیین یک محدودیت زمانی ثابت برای تمرکز روی یک کار و سپس استراحت است. این تکنیک مدیریت زمان، روش پومودورو نامیده می شود و روشی موثر برای استفاده بهینه از زمان است.
6. وظایف جهانی را به صورت خودکار انجام دهید
بنابراین، چه اتفاقی برای کارهای کم ارزشی می‌افتد که در فهرست اولویت‌های شما قرار نگرفتند؟ به کارهایی مانند برنامه‌ریزی جلسات یا گرفتن دقایق در طول تماس‌های کنفرانس فکر کنید—شرط می‌بندیم که هنوز باید آنها را انجام دهید، درست است؟
بهترین راه برای مدیریت این وظایف، خودکار کردن آنهاست. خوشبختانه، چندین برنامه وجود دارد که می توانید از آنها برای خودکارسازی کارهای روزمره مانند IFTTT یا Zapier استفاده کنید. این کار زمان و انرژی را برای کارهای ارزشمندتر و حساس‌تر آزاد می‌کند و به شما کمک می‌کند بهره‌وری بیشتری داشته باشید.
7. از نرم افزار مدیریت وظایف مناسب استفاده کنید
استفاده از تمام نکات مدیریت کار که در بالا ذکر شد بسیار خوب و خوب است، اما ممکن است بدون نرم افزار مناسب برای کمک به مدیریت وظایف خود همچنان در تلاش باشید که سازنده بمانید. با توجه به انبوهی از ابزارهای مدیریت کار که نوید می دهند یک شبه شما را به یک نیروگاه بهره وری تبدیل کنند، انتخاب گزینه مناسب می تواند دلهره آور باشد.
بنابراین، چگونه می توانید ابزار مدیریت وظایف آنلاین مناسب را انتخاب کنید؟ اولین کاری که باید انجام دهید این است که نیازهای خود را ارزیابی کنید. این به حرفه، سبک کار و ترجیحات، اندازه تیم و موارد دیگر بستگی دارد. ارزیابی نیازهای شما، مقایسه ابزارهای مختلف مدیریت وظایف را برای یافتن بهترین گزینه برای شما بسیار آسان تر می کند.
با این نکات کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید
بهبود مهارت های مدیریت کار شما کلید ارتقای بهره وری شما به سطح بعدی است. چه مدیر پروژه و چه دانشجو باشید، استفاده از تکنیک های مدیریت وظایف مناسب به شما کمک می کند در زمان کمتری به کارهای بیشتری دست یابید. با گنجاندن این نکات مدیریت کار در برنامه روزانه خود، می توانید مطمئن شوید که تمام موارد موجود در لیست کارهای خود را بررسی می کنید.