ارتباط موثر در کار حیاتی است. در اینجا برخی از بهترین روش‌های پیام‌رسانی فوری برای محیط‌های کاری از راه دور آورده شده است.
پیام‌رسانی فوری در محیط‌های کاری از راه دور به قدری در تار و پود ارتباطات ادغام شده است که اغلب به سختی می‌توان به یاد آورد که زندگی بدون آن چگونه بود. ابزارهایی مانند Slack به پلتفرم‌های ارتباطی پیش‌فرض تبدیل شده‌اند که از همکاری و بهره‌وری تیم در محیط‌های کاری از راه دور امروزی پشتیبانی می‌کنند.
با این حال، حتی اگر ممکن است راحت باشد، شما هنوز باید برخی از بهترین شیوه ها را برای جلوگیری از اختلال در جریان کار خود اتخاذ کنید. این مقاله برخی از قوانین ضروری پیام فوری برای برقراری ارتباط موثر در محل کار از راه دور را پوشش می دهد.
1. انتظارات را تعریف کنید
پیام‌رسانی فوری معمولاً به شما امکان می‌دهد پیام‌هایی را در زمان واقعی برای افراد ارسال کنید در حالی که انتظار پاسخ فوری را دارید. اگرچه مواقعی وجود دارد که این کار مناسب و حتی ضروری است، اما می تواند منبع مهمی برای حواس پرتی باشد.
این به این دلیل است که ممکن است از ابزار پیام‌رسانی فوری خود برای اهداف مختلفی مانند فعالیت‌های کولر آبی مجازی، اطلاعیه‌ها، اشتراک‌گذاری فایل‌ها یا پرسیدن سؤالات سریع استفاده کنید. همه اینها می توانند به سرعت از کنترل خارج شوند، اگر افراد در طول روز با درخواست یا اعلان، یکدیگر را قطع کنند.
به همین دلیل است که اطمینان از داشتن سیاست‌هایی که به مدیریت انتظارات با استفاده از ابزار پیام‌رسانی فوری کمک می‌کند، حیاتی است. به عنوان مثال، می‌توانید کانال‌های کولر آبی (گروه‌هایی) ایجاد کنید تا صحبت‌های کوچک را از سایر کانال‌های مربوط به کار دور نگه دارید. می‌توانید همکاران از راه دور خود را تشویق کنید تا وضعیت خود را برای نشان دادن در دسترس بودنشان تنظیم کنند و در مورد فوریت درخواست‌هایشان پیشاپیش باشند.
این احتمالاً یک فرآیند مداوم خواهد بود که باید با رشد تیم و شرکت خود مجدداً از آن بازدید کنید. نکته کلیدی این است که سیستمی مانند ویکی داخلی داشته باشید تا آن را به کارمندان فعلی تحویل داده و به استخدام‌های جدید معرفی کنید.
2. قبل از ارسال ویرایش کنید
ماهیت فوری پیام‌رسانی فوری و این واقعیت که هنگام ارسال پیامک به دوستان و خانواده به استفاده از اختصارات، کلمات اختصاری و شکلک عادت دارید، می‌تواند باعث شود که احتمال سوء تفاهم و اهمیت حرفه‌ای بودن در ارتباطات محل کار را نادیده بگیرید.
از آنجایی که قبلاً عادت به خواندن و ویرایش ایمیل‌های خود قبل از ارسال آنها دارید، باید برای پیام‌های فوری خود نیز زمان بگذارید. قبل از ضربه زدن به ارسال، دستور زبان، املا و لحن خود را مرور کنید. به یاد داشته باشید که پیام شما می تواند جریان کار همکارتان را مختل کند، بنابراین مطمئن شوید که واضح و مختصر است. شما نمی خواهید آنها زمان بیشتری را صرف فهمیدن منظور شما کنند.
با این حال، از استفاده بیش از حد از اختصارات یا کلمات اختصاری در ارتباطات محل کار خود اجتناب کنید. اگر باید از آنها استفاده کنید، از آنهایی استفاده کنید که شناخته شده و مرتبط با صنعت شما هستند.
3. مراقب مناطق زمانی باشید
شما احتمالاً همکارانی دارید که از راه دور در نقاط مختلف جهان و مناطق زمانی کار می کنند، به این معنی که ساعات کاری شما مطابقت ندارد. بنابراین، خوب است قبل از ارسال پیام فوری، توجه به مناطق زمانی هم تیمی های خود را به عادت تبدیل کنید.
این به این دلیل است که پیام‌رسانی فوری احساس فوریت ایجاد می‌کند، که می‌تواند همکاران از راه دور شما را تحت فشار بگذارد تا در زمان شخصی‌شان پاسخ دهند و فرهنگ همیشه فعال را ترویج کند که می‌تواند به سرعت منجر به فرسودگی شغلی شود. علاوه بر این، پینگ ها و اعلان ها می توانند حواس آنها را در ساعات کاری پرت کنند.
گفتنی است، برای کار مفید با تیم های راه دور خود در چندین منطقه زمانی، باید حواستان به ارسال پیام بیشتر باشد. برای رسیدن به این هدف، می‌توانید در مقابل تمایل به ارسال پیام‌های فوری مقاومت کنید، مگر اینکه پیام‌های فوری باشند، پیام‌های Slack خود را از قبل برنامه‌ریزی کنید، و از ارتباطات ناهمزمان برای جلوگیری از وقفه در همکاران خود استفاده کنید.
4. گزینه های دیگر را در نظر بگیرید
پیام‌رسانی فوری برای تبادل سریع و کوتاه بسیار عالی است، اما زمانی که نیاز به مکالمات عمیق‌تری دارید، کوتاه می‌آید. بنابراین، اگر متوجه شدید که مبادله رفت و برگشت گسترده ای دارید یا در توضیح چیزی مشکل دارید، ممکن است زمان آن رسیده که پیام رسانی را متوقف کنید و به روش ارتباطی دیگری بروید.
بسته به زمینه و ماهیت مکالمه خود، ممکن است بخواهید جایگزین هایی مانند کنفرانس صوتی یا تصویری را در نظر بگیرید، زیرا به شما امکان می دهد پیام خود را بهتر منتقل کنید. از طرف دیگر، اگر به طور همزمان در دسترس نیستید، می توانید از ابزارهای ارتباطی مانند Twist یا راه حل های ویدیویی ناهمزمان مانند Voodle برای ضبط و ارسال پیام خود بدون انتظار پاسخ فوری استفاده کنید.
ایمیل همچنین می تواند گزینه بهتری برای مکالمات خاص باشد، زیرا یک رکورد مکتوب ارائه می دهد که می توانید بعداً به آن مراجعه کنید. بعلاوه، همکاران شما می توانند پیام شما را در زمان مناسب بخوانند و به آن پاسخ دهند.
5. از پیام‌های غیرمجاز اجتناب کنید
با توجه به اینکه هر پیامی که ارسال می‌کنید مربوط به یک اعلان جدید و حواس‌پرتی احتمالی است، باید از ارسال پیام‌های غیرمجاز برای محدود کردن تعداد اعلان‌هایی که همکارانتان دریافت می‌کنند، خودداری کنید.
در عوض، یک پیام تلفیقی ارسال کنید که حاوی تمام اطلاعاتی است که برای برقراری ارتباط نیاز دارید. به این ترتیب، همکاران شما می توانند به سرعت پیام را اسکن کنند و چندین بار قطع نشوند. برای مثال می توانید از فرمت زیر استفاده کنید:
سلام، من به دنبال اطلاعاتی در مورد پروژه XYZ هستم. آیا به روز رسانی دارید؟ با تشکر.
سلام، من به دنبال اطلاعاتی در مورد پروژه XYZ هستم. آیا به روز رسانی دارید؟ با تشکر.
به جای جدا کردن هر بخش از اطلاعات در یک پیام جداگانه.
6. صحبت های کوچک را به حداقل برسانید
مکالمات کولر آبی جای خود را در محیط های کاری دورافتاده دارد. در واقع، آنها می توانند به ایجاد روابط و تقویت حس تعلق در میان کارکنان کمک کنند.
با این حال، باید کانال‌های خاصی برای مکالمه‌های معمولی و معاشرت وجود داشته باشد تا هنگام تلاش برای تمرکز روی کار همکاران، مزاحمتی ایجاد نکنید. به این ترتیب، آنها می‌توانند هر زمان که می‌خواهند به مکالمه بپیوندند و احساس نمی‌کنند که باید فوراً پاسخ دهند.
بنابراین، هنگام ارسال پیام مستقیم به همکاران از راه دور خود، به خصوص در ساعات کاری، سعی کنید صحبت های کوچک را به حداقل برسانید تا به وقت و تمرکز آنها احترام بگذارید.
7. دریافت پیام ها را تایید کنید
وقتی پیامی را دریافت می‌کنید، تمرین خوبی است که به فرستنده اطلاع دهید که پیام او را دیده‌اید، حتی اگر نمی‌توانید فوراً پاسخ دهید. به این ترتیب، آنها احساس نمی کنند که شما آنها را نادیده می گیرید و می توانند در حالی که منتظر پاسخ هستند، روی کارهای دیگر تمرکز کنند. علاوه بر این، شما را از پیام های بعدی حواس پرتی نجات می دهد.
اگر زمانی که پیامی را دریافت می‌کنید که نیاز به پاسخ دارد، مشغول هستید، می‌توانید با گفتن جمله‌ای مانند «از اینکه به من اطلاع دادید متشکرم، به فرستنده بگویید. من به شما باز خواهم گشت.» اگر پیام نیازی به پاسخ ندارد، می‌توانید «متشکرم» را تایپ کنید یا با ایموجی واکنش نشان دهید.
این نکات را برای ارتباطات مؤثرتر در محل کار بپذیرید
تلاش برای ایجاد عادات ارتباطی بهتر برای هر تیم از راه دور ضروری است. اتخاذ نکات بالا می تواند همکاری موثرتر و کارآمدتر با همکاران خود را، صرف نظر از مکان، تشویق کند.