آیا از Skype، Zoom یا برنامه کنفرانس ویدیویی دیگری استفاده می کنید؟ در اینجا چند راه ساده اما حیاتی برای حفظ امنیت اطلاعات و اتصال شما وجود دارد.
ویدئو کنفرانس هرگز به این اندازه محبوب نبوده است و اکنون تقریباً در تمام صنایع استفاده می شود. در حالی که راحتی این فناوری آشکار است، اما خطر حفظ حریم خصوصی را نیز به همراه دارد. مردم اغلب به جلساتی می‌پیوندند که قرار نیست در آنها شرکت کنند و اطلاعات محرمانه اغلب به‌صورت غیرضروری به اشتراک گذاشته می‌شود. پلتفرم های ویدئو کنفرانس دارای ویژگی هایی هستند که از بروز هر دوی این مشکلات جلوگیری می کند. اما چنین عملکردی همیشه مورد استفاده قرار نمی گیرد.
بنابراین چگونه می توان از ویدئو کنفرانس بدون اشتراک گذاری اطلاعات اشتباه استفاده کرد؟ در اینجا 12 روش برای خصوصی کردن کنفرانس های ویدئویی وجود دارد.
1. از اتاق انتظار استفاده کنید
اگر میزبان یک جلسه هستید، همیشه باید از اتاق انتظار استفاده کنید. اکثر ابزارهای ویدئو کنفرانس این ویژگی را دارند. پس از روشن شدن، ابتدا از هر کسی که می‌خواهد در جلسه شرکت کند، خواسته می‌شود منتظر بماند. این به سازمان دهنده جلسه اجازه می دهد تا شخصاً همه شرکت کنندگان را تأیید کند. به شرط توجه برگزارکننده، این امر باعث می‌شود که هیچ‌کسی بدون اجازه در آن حضور نداشته باشد.
2. از شناسه های جلسه تصادفی استفاده کنید
شناسه های جلسه اغلب دوباره استفاده می شوند. این واضح است که راحت است، اما به این معنی است که هر کسی که شناسه جلسه قبلی را می‌داند می‌تواند بدون دعوت ظاهر شود. اکثر پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس به شما امکان می‌دهند شناسه‌های تصادفی تولید کنید. آنها همچنین به شما اجازه می دهند محافظت از رمز عبور را تنظیم کنید. پس از راه‌اندازی، هر شرکت‌کننده برای شرکت به شناسه و رمز عبور جلسه نیاز دارد.
3. از پس زمینه های مجازی استفاده کنید
پس زمینه های مجازی هم برای پنهان کردن موقعیت مکانی شما و هم برای جلوگیری از دیده شدن هر چیزی در پس زمینه ایده آل هستند. این امر به ویژه در تنظیمات تجاری که ممکن است اسناد محرمانه داشته باشید بسیار مهم است. اما اگر نمی خواهید شرکت کنندگان محل زندگی شما را بدانند، مفید است. اگر می خواهید از پس زمینه مجازی استفاده کنید، باید تنظیمات برنامه کنفرانس ویدیویی خود را بررسی کنید. همچنین می توانید برنامه های اضافی را که به طور خاص برای این منظور طراحی شده اند دانلود کنید.
4. دوربین یا میکروفون خود را خاموش کنید
وقتی در یک جلسه شرکت می کنید، اکثر پلتفرم های ویدئو کنفرانس دوربین و میکروفون شما را به طور پیش فرض روشن می کنند. با این حال، معمولاً می توانید تنظیمات را طوری تنظیم کنید که به طور پیش فرض خاموش بمانند. همچنین این امکان وجود دارد که آنها را به صورت دستی خاموش کنید و همچنان در جلسه باقی بمانید. این در صورتی مفید است که نمی‌خواهید مردم نتوانند شما را تماشا کنند یا به شما گوش دهند، در حالی که شما مشارکتی ندارید.
5. از لینک ها در چت روم ها اجتناب کنید
چت روم ها برای برخی از انواع ارتباطات مفید هستند، اما این پتانسیل را دارند که مضرتر از ویدئو کنفرانس باشند. چت روم به شما امکان می دهد هم لینک ها و هم فایل ها را به اشتراک بگذارید. یکی از این گزینه ها می تواند برای انتشار بدافزار استفاده شود. چت روم ها همچنین برای راه اندازی حملات فیشینگ ایده آل هستند. قبل از کلیک بر روی هر چیزی در چت روم، باید بررسی کنید که چه کسی آن را ارسال کرده است.
اگر سازمان‌دهنده جلسه هستید، می‌توانید این ویژگی را به طور کامل خاموش کنید.
6. چت های خصوصی را درک کنید
چت‌های خصوصی نیز می‌توانند خطری برای حفظ حریم خصوصی داشته باشند، اگر نحوه عملکرد آنها را درک نکنید. بسیاری از ابزارهای ویدئو کنفرانس دارای قابلیت رونویسی هستند. هنگامی که روشن است، هر گونه پیام خصوصی را که در طول جلسه رخ می دهد ضبط می کند و آنها را در اختیار میزبان جلسه قرار می دهد. این بدان معناست که چت های خصوصی واقعا خصوصی نیستند. بنابراین باید از گفتن چیزی در یک چت خصوصی که به صورت عمومی نمی گویید اجتناب کنید.
7. جلسات را در رسانه های اجتماعی تبلیغ نکنید
کنفرانس های ویدئویی فقط باید با استفاده از ارتباطات خصوصی مورد بحث قرار گیرد. متأسفانه، آنها اغلب در رسانه های اجتماعی تبلیغ می شوند. واضح است که این سریعتر از تماس با شرکت کنندگان به صورت جداگانه است، اما همچنین شناسه جلسه را به افراد غریبه نشان می دهد. اگر در جلسه‌ای شرکت می‌کنید که به صورت عمومی تبلیغ شده است، همیشه باید احتیاط بیشتری را رعایت کنید. ممکن است نشانه ای از عدم رعایت سایر روش های امنیتی اساسی باشد.
8. برای ضبط اجازه بگیرید
کنفرانس های ویدئویی مهم اغلب ضبط می شوند. دلایل معتبر زیادی برای انجام این کار وجود دارد، اما مهم است که همه شرکت‌کنندگان از وقوع آن آگاه شوند. اکثر ابزارهای ویدئو کنفرانس نمادی را ارائه می کنند که می تواند برای نشان دادن ضبط در حال انجام استفاده شود. با این حال، اگر در جلسه ای شرکت می کنید، این نمادها همیشه استفاده نمی شوند.
9. مراقب اشتراک گذاری صفحه باشید
اشتراک‌گذاری صفحه یک ابزار مهم بهره‌وری است، اما دارای معایب آشکاری در حفظ حریم خصوصی است. قبل از روشن کردن اشتراک‌گذاری صفحه، صفحه خود را برای هر چیزی که می‌تواند حاوی اطلاعات محرمانه باشد بررسی کنید. اشتراک‌گذاری صفحه نیز می‌تواند توسط میزبان جلسه غیرفعال شود و این از ایجاد اختلال در مهمان‌های ناخوانده جلوگیری می‌کند.
10. نرم افزار را به روز نگه دارید
پلتفرم‌های ویدئو کنفرانس به طور فزاینده‌ای محبوب هستند و این باعث می‌شود که آنها به اهداف محبوبی برای هکرها تبدیل شوند. همه پلتفرم ها به طور منظم به روز می شوند و این تضمین می کند که در صورت کشف نقاط ضعف امنیتی، بلافاصله وصله می شوند. شما باید این به روز رسانی ها را به محض انتشار نصب کنید.
برخی از هکرها نسخه‌های جعلی این برنامه‌ها را تبلیغ می‌کنند، بنابراین شما باید فقط برنامه‌های کنفرانس ویدیویی را از وب‌سایت فروشنده دانلود کنید و مطمئن شوید که واقعی هستند.
11. کامپیوتر و وای فای خود را ایمن نگه دارید
کنفرانس های ویدیویی شما فقط به اندازه کامپیوتر و اتصال اینترنتی که استفاده می کنید ایمن هستند. اگر رایانه شما دارای بدافزار است یا با استفاده از یک اتصال Wi-Fi رمزگذاری نشده به اینترنت متصل هستید، ممکن است یک عامل مخرب بتواند آنچه را که می‌گویید ضبط کند. برای جلوگیری از بدافزارها، باید مراقب باشید که چه چیزی دانلود می کنید و از نرم افزارهای آنتی ویروس معتبر استفاده می کنید. همچنین باید از هات اسپات های وای فای رمزگذاری نشده خودداری کنید یا VPN نصب کنید.
12. گزارش فعالیت مشکوک
اگر مشاهده کردید که فردی در یک کنفرانس ویدیویی رفتار مشکوکی دارد، همیشه آن را به اطلاع سازمان‌دهنده جلسه برسانید. مهمانان ناخوانده یک اتفاق رایج در کنفرانس های ویدئویی است و آنها متکی به عدم توجه سایر شرکت کنندگان هستند. بسیاری از مردم تصور می کنند که میزبان از مهمانان ناخوانده جلوگیری می کند، اما آنها اغلب مشغول کارهای دیگری هستند. بنابراین وظیفه همه شرکت کنندگان این است که هوشیار باشند.
کنفرانس ویدیویی همیشه خصوصی نیست
ویدئو کنفرانس در حال تبدیل شدن به یک نیاز برای بسیاری از مشاغل است. هنگامی که به اشتباه استفاده می شود، به راحتی می توان اطلاعات بیشتری از آنچه می خواهید در مورد خودتان فاش کرد. اما راه های زیادی وجود دارد که می توانید از بروز آن جلوگیری کنید.
درک این نکته مهم است که وقتی در یک جلسه مجازی شرکت می کنید، همیشه نمی توان تشخیص داد که چه کسی تماشا می کند. بنابراین، هم فید ویدیوی شما و هم رفتار شما باید بهینه شوند تا کمترین میزان ممکن در مورد خودتان آشکار شود.