آیا می خواهید بهره وری را افزایش دهید و زمان را آزاد کنید؟ در اینجا چند عادت وجود دارد که می توانید برای داشتن یک روز کاری کارآمدتر و متعادل تر به لیست کارهایی که نباید انجام دهید اضافه کنید.
ایجاد یک لیست کارها یک هک بهره وری موثر است که به شما کمک می کند توجه خود را به چیزهای مهم هدایت کنید. با این حال، می توانید این را با لیستی از کارهایی که نباید انجام دهید تکمیل کنید تا بهره وری خود را افزایش دهید.
لیست کارهایی که نباید انجام دهید باید شامل کارهای کم ارزش و عاداتی باشد که به ندرت آگاهانه به آنها فکر می کنید و باعث هدر رفتن وقت و انرژی شما می شود. ایجاد این فهرست و دوری از این عادات فضا را برای انجام وظایف بیشتر باز می کند. اگر چه لیست کارهایی که نباید انجام دهید در نهایت به شما بستگی دارد، این مقاله چند نمونه رایج را برای شروع شما پوشش می دهد.
1. چک کردن ایمیل های خود در تمام روز
اگر دوست ندارید پیام های خوانده نشده یا پاسخ داده شده را بگذارید، احتمالاً عادت دارید ایمیل های خود را دائماً در طول روز کاری خود چک کنید. گذراندن زمان زیادی در صندوق ورودی خود ممکن است یک عادت سازنده به نظر برسد، اما اینطور نیست، مگر اینکه شغل شما به این نیاز داشته باشد.
یکی از مشکلات اصلی این عادت این است که شما را در حالت واکنشی قرار می دهد، زیرا به صندوق ورودی خود اجازه می دهید به جای اولویت دادن به وظایف خود، وظایف روزانه شما را تعیین کند. این کار زمان و تمرکزی را که باید روی کارهای معنادارتر سرمایه گذاری کنید، از بین می برد.
با این اوصاف، باید در نظر داشته باشید که با دسته‌بندی فعالیت ایمیل‌تان، نسبت به زمان و صندوق ورودی خود فعال‌تر باشید. دسته‌بندی وظایف شامل گروه‌بندی وظایف مشابه و کار روی آنها در یک مرحله است، به عنوان مثال، چک کردن ایمیل‌های شما و پاسخ دادن به آنها در زمان‌های مشخصی از روز، و باقی زمان را برای کارهای سازنده می‌گذارید.
2. چند وظیفه ای
عادت دیگری که خود را به عنوان یک هک بهره وری پنهان می کند، انجام چند کار است. اگرچه ممکن است غیرقابل درک به نظر برسد، چندوظیفه ای، یا به طور دقیق تر، تغییر زمینه، می تواند زمان بر و بی اثر باشد. این به این دلیل است که انجام چندین کار به طور همزمان مغز شما را مجبور می کند که دائماً بین وظایف جابجا شود، که می تواند خسته کننده باشد و منجر به کاهش کارایی و دقت شود.
از سوی دیگر، تک کار به شما این امکان را می دهد که روی یک کار تمرکز کنید و تمام انرژی خود را صرف انجام آن کنید. این کار حواس‌پرتی را به حداقل می‌رساند، تمرکز را بهبود می‌بخشد و به شما کمک می‌کند کارهای فردی را سریع‌تر و با نتیجه بهتر انجام دهید.
3. بله گفتن به جلسات غیر ضروری
عادت بعدی که باید به لیست کارهایی که نباید انجام دهید، بله گفتن به جلسات غیرضروری است. پذیرش هر جلسه ای که برایتان پیش می آید، به سرعت برنامه تان را پر می کند و زمان کمی برای انجام کارها در اختیارتان می گذارد.
ابتدا سعی کنید هدف هر جلسه را زیر سوال ببرید و دریابید که آیا آن ضروری است یا خیر. برخی از جلسات را می توان با تماس های سریع، ایمیل ها یا پیام های چت جایگزین کرد. اگر جلسه ضروری است، مطمئن شوید که برنامه و جدول زمانی مشخصی دارد و سعی کنید آن را تا حد امکان کوتاه نگه دارید. انتخابی بودن در جلساتی که می‌پذیرید به شما کمک می‌کند تا زمان خود را آزاد کنید و به شما امکان می‌دهد روی کارهای معنادارتر تمرکز کنید.
4. مرور بدون فکر در رسانه های اجتماعی
رسانه‌های اجتماعی ابزاری عالی برای برقراری ارتباط با همسالان خود و مطلع ماندن هستند، اما زمانی که دائماً خود را در سوراخ‌های بی‌پایان فیدهای خبری می‌بینید، می‌توانند بر بهره‌وری شما تأثیر بگذارند. ترک کردن این عادت سخت است، با توجه به اینکه ممکن است همیشه تا چند ساعت نگذشته متوجه شوید که دارید آن را انجام می دهید.
برای غلبه بر عادت اسکرول بی فکر خود، باید آنچه را که باعث آن می شود، تشخیص داده و حذف کنید. برخی از مقصران رایج اعلان ها و احساس از دست دادن هستند. هنگامی که محرک ها را شناسایی و حذف کردید، می توانید از ابزارهایی استفاده کنید که می توانند به حداقل رساندن زمان خود در برنامه های رسانه های اجتماعی مانند Screen Time برای کاهش استفاده از آیفون یا حالت فوکوس در اندروید کمک کنند.
5. اتلاف وقت برای کارهای پیش پا افتاده / تکراری
کارهای پیش پا افتاده زمان و منابع ارزشمندی را می‌گیرند که می‌توانید برای کارهای مهم‌تر دیگر استفاده کنید، و آنها ورودی بعدی فهرست کارهایی هستند که نباید انجام دهید. این وظایف به راحتی می توانند زیر رادار قرار بگیرند، اما به سرعت جمع می شوند و می توانند اتلاف وقت بزرگی باشند. برخی از نمونه‌های کارهای پیش پا افتاده شامل وارد کردن داده‌ها، رونویسی جلسات ویدیویی، و برنامه‌ریزی دستی پست‌های رسانه‌های اجتماعی می‌شود.
راه‌های مختلفی برای کاهش زمان صرف کارهای روزمره وجود دارد، از جمله واگذاری وظایف به شخص دیگری، برون‌سپاری به یک سرویس شخص ثالث، یا استفاده از ابزارهای اتوماسیون برای مقابله با کارهای تکراری. یک یا چند مورد از این استراتژی ها می تواند به شما کمک کند در زمان صرفه جویی کنید و انرژی خود را برای کارهای تاثیرگذارتر آزاد کنید.
6. استفاده از تلفن خود در رختخواب
اگرچه ممکن است خیلی بد به نظر نرسد، اما استفاده از تلفن در رختخواب یک عادت گوشی هوشمند است که می تواند مانع از بهره وری شما شود. استفاده از گوشی هوشمند خود در اولین روز صبح یا آخرین بار در شب می تواند چندین اثر نامطلوب داشته باشد.
به عنوان مثال، نور آبی ساطع شده از تلفن شما می تواند تولید ملاتونین را مختل کند، هورمونی که به تنظیم چرخه خواب کمک می کند. علاوه بر این، بررسی اخبار یا رسانه های اجتماعی اول صبح می تواند یک لحن منفی برای بقیه روز شما ایجاد کند.
با در نظر گرفتن این موضوع، ایجاد یک منطقه بدون تلفن در اتاق خواب شما ضروری است. این به بهبود کیفیت خواب شما کمک می کند و به شما امکان می دهد روز خود را با بهره وری بیشتری شروع کنید. شما می توانید به فعالیت های دیگری مانند خواندن یک کتاب فیزیکی، نوشتن در یک دفترچه قبل از خواب و استفاده از یک ساعت زنگ دار قدیمی برای بیدار کردن خود متوسل شوید.
7. شکست در اولویت بندی وظایف خود
خیلی خوب است که با فهرست کردن وظایف خود در لیست کارهایتان، برای روز خود برنامه داشته باشید، اما اگر آنها را اولویت بندی نکنید، به احتمال زیاد به مهم ترین آنها نخواهید رسید. در حالت ایده‌آل، باید هدفتان این باشد که پربارترین ساعات خود را صرف چالش‌برانگیزترین و مهم‌ترین وظایف خود کنید. این رویکرد تضمین می کند که بیشترین بهره را از روز خود ببرید و هیچ ضرب الاجل مهمی را از دست ندهید.
یکی از بهترین راه ها برای تهیه لیست کارهای خود استفاده از ماتریس آیزنهاور است. این چارچوب ساده به شما کمک می کند تعیین کنید کدام کارها را بر اساس فوریت و اهمیت آنها اولویت بندی کنید. هنگامی که اولویت های اصلی خود را مشخص کردید، می توانید ابتدا روی مقابله با آنها تمرکز کنید و بقیه وظایف شما می توانند دنبال شوند.
کارهای کم ارزش را خودکار کنید و عادت های غیرمولد را حذف کنید تا بهره وری را افزایش دهید
ایجاد یک لیست شخصی‌سازی شده از کارهایی که نباید انجام دهید، یک استراتژی موثر است که می‌تواند به شما کمک کند روی ضروری‌ترین وظایف خود تمرکز کنید و بهره‌وری خود را افزایش دهید.
با تفویض اختیار، برون سپاری یا خودکارسازی کارهای کم ارزش و کنار گذاشتن عادات غیرمولد، می توانید فضای بیشتری را برای چیزهایی که برایتان مهم هستند ایجاد کنید و از روز خود نهایت استفاده را ببرید. می توانید از این لیست به عنوان الهام بخش برای ایجاد لیست کارهایی که نباید انجام دهید استفاده کنید و شروع به حذف اتلاف وقت از برنامه روزانه خود کنید.