همهمان آنجا بودهایم. آن افکار درخشان دوش که مطمئنیم میتوانند به چیزی مفید تبدیل شوند. به خود میگویید بعداً به یاد میماند، اما وقتی مینشینید کار کنید، دیگر از بین رفته است. من قبلاً دهها ایده را به همین روش از دست میدادم تا این گردش کار ساده را با بهترین ویژگیهای Google Keep شروع کردم که افکار پراکندهام را به یک سیستم منظم تبدیل کرد.
ما همه این تجربه را داشتهایم. آن افکار درخشان زیرشوی که مطمئنیم میتوانند به چیز مفیدی تبدیل شوند. به خود میگویید بعداً به خاطر خواهید سپرد، اما وقتی مینشینید تا کار کنید، از بین رفته است. من قبلاً دوجینها ایدهها را به این روش از دست میدادم تا اینکه این روند ساده را با بهترین ویژگیهای گوگل کیپ آغاز کردم که افکار پراکندهام را به یک سیستم منظم تبدیل کرد.
گوگل کیپ جذاب نیست، اما سادگیاش دقیقاً همان چیزی است که آن را برای ثبت ایدهها پیش از ناپدید شدن، ایدهآل میکند. این روند تجربی تازه من از ثبت تا بایگانی است. میتوانید آن را تنظیم یا تجزیه کنید و چیزی به دلخواه خود بسازید.
1
همه چیز را هرجا ثبت کنید
از یادداشتهای صوتی، عکسها و ویجتها برای ضبط فوری ایدهها استفاده کنید
قانون اول برای از دست ندادن ایدهها این است که همان لحظهای که ظاهر میشوند، آنها را ثبت کنید. گوگل کیپ این کار را در تمام دستگاهها و قالبها بهسادگی انجام میدهد.
وقتی الهام میرسد، من کیپ را باز میکنم و بلافاصله یک یادداشت ایجاد میکنم. اگر رانندگی میکنم، از یادداشتهای صوتی استفاده میکنم و کیپ بهصورت خودکار آنها را تبدیل میکند تا بعداً بخوانم. اگر چیزی بصری ببینم، مستقیم در برنامه یک عکس میگیرم. گزینه استخراج متن از تصویر، متن را از عکسها استخراج میکند و حتی یادداشتهای نامرتب را قابل جستجو میسازد.
متأسفانه، گوگل کیپ ویجتی برای iOS ندارد. اما اگر کاربر اندروید هستید، ویجت کیپ یک افزودنی مفید برای صفحه اصلی است. این میتواند مانعهای ثبت ایده را حذف کند.
اگر از ساعت هوشمند استفاده میکنید، یک کاشی یا میانبر کیپ اضافه کنید تا بدون لمس گوشی، یادداشتها را دیکته کنید. این یک تغییر کوچک است که ایدههای بزرگ را حفظ میکند.
2
بهسرعت برای ایدههای خود زمینه ایجاد کنید
در حالی که تازه است، عناوین توصیفی، برچسبها و رنگها را اضافه کنید
ایدههای خام بیفایدهاند اگر بعدها نتوانید آنها را پیدا کنید. به محض ایجاد یادداشت، زمینه را اضافه میکنم در حالی که فکر هنوز تازه است.
با یک عنوان توصیفی شروع کنید. بهجای «افکار تصادفی»، از «ایدههای کار جانبی» یا «پروژههای یادگیری» استفاده کنید. این عناوین جستجو را بعداً آسان میکنند. من همچنین ایموجیهای کوچکی اضافه میکنم تا بیشتر بصری شوند.
سپس، یک برچسب اختصاص دهید. من به یک سیستم برچسبگذاری سادهتر برگشتهام:
- صندوق ورودی برای ایدههای جدید
- نوشتن برای مفهومهای مقاله
- پروژهها برای وظایف کاری چند مرحلهای
- شخصی برای همه چیزهای دیگر
میتوانید چندین برچسب به یک یادداشت اضافه کنید که وقتی یک ایده چندین دسته را پوشش میدهد، عالی است. پس، یادداشتهای قدیمی خود را مرور کنید و سیستمی برای برچسبگذاری طراحی کنید که برای شما کارساز باشد.
در نهایت، از رنگها برای سازماندهی بصری استفاده کنید. من قرمز را برای موارد اضطراری، زرد را برای ایدههای در حال پیشرفت، و آبی را برای الهام طولانیمدت به کار میببرم. این کدگذاری رنگی به من امکان میدهد یادداشتها را مرور کنم و جایی که مهمترین است، تمرکز کنم.
اگر با همکاران کار میکنید، برچسب مشترکی مانند «ایدههای همکارانه» اضافه کنید و فقط آن یادداشتها را به اشتراک بگذارید. گوگل کیپ تاریخچه نسخه دارد که به پیگیری تغییرات در هر یادداشت کمک میکند.
3
ایدهها را قابل اجرا کنید
افکار را به وظایف تبدیل کنید با یادآورها و فهرستها
برخی ایدهها باید به اقدام تبدیل شوند. یادآورها و فهرستهای گوگل کیپ آن فشارهای دیجیتالی هستند که همه به آن نیاز دارند.
برای ایدههای حساس به زمان، من یادآورهای مبتنی بر تاریخ تنظیم میکنم. بهعنوان مثال، وقتی به هدیه تولد فکر میکنم، یک هفته قبل یک یادآور تنظیم میکنم. متأسفانه، گوگل در حال حذف یادآورها و انتقال آنها به گوگل تسکها و تقویم گوگل است. میتوانید از تسکها یا تقویم گوگل برای تنظیم یادآورها استفاده کنید.
وقتی یک ایده شامل مراحل باشد، یادداشت را به فهرست تبدیل میکنم. این برای طرح کلی مقالات، برنامهریزی سفر یا فهرست خرید عالی است. افزودن مهلت در کنار هر ورودی به من کمک میکند مسئول بمانم یا مرحله را تنظیم کنم. موارد تکمیلشده به پایین میروند اما همچنان قابل مشاهدهاند تا پیشرفت خود را بدون از دست دادن زمینه ببینید.
4
چسباندن موارد مهم به بالای ذهن شما
یادداشتهای اولویتدار خود را در بالای فید نگه دارید
همه ایدهها شایستگی توجه برابر را ندارند. من از چسباندن استفاده میکنم تا مهمترین یادداشتهایم را در بالای لیست ثابت کنم.
در حال حاضر، من سه یادداشت چسباندهدار دارم:
- ایدههای فعال مقاله
- اهداف هفتگی
- فهرستی از لینکهای مرجع
سایر موارد زیر آنها جریان مییابند. این جلوگیری میکند از دفن ایدههای مهم زیر شلوغی روزانه.
بخش چسباندهشدهٔ کیپ در وب و موبایل همگامسازی میشود، بنابراین همیشه ابتدا یادداشتهای برتر خود را خواهید دید، مهم نیست چه دستگاهی استفاده میکنید.
5
هفتگی مرور و بهبود
15 دقیقه صرف سازماندهی صندوق ورودی و ترکیب یادداشتهای مرتبط کنید
ثبت ایدهها فقط نیمی از جنگ است—باید آنها را بهطور منظم مرور کنید وگرنه بهعنوان نویز دیجیتال باقی میمانند.
هر آخر هفته، 15 دقیقه صرف مرور یادداشتهای برچسبخورده «صندوق ورودی» میکنم. جزئیات بیشتری به ایدههای خام اضافه میکنم، آنهایی که دیگر مرا هیجانزده نمیکنند حذف میکنم و یادداشتهای ارزشمند را دوباره برچسبگذاری میکنم. این عادت کوچک از شلوغی جلوگیری میکند و اطمینان میدهد فقط موارد مفید را نگه میدارم.
در طول مرور، اغلب یادداشتهای مرتبط را بهصورت دستی ترکیب میکنم. برای مثال، چند ایده مقاله میتوانند تحت یک تم بزرگتر ارتباط داشته باشند. جستجوی قدرتمند کیپ—بر اساس کلیدواژه، رنگ یا برچسب—به من کمک میکند این ارتباطها را بهراحتی پیدا کنم. اگر هر ایدهای به اطلاعات یا ورودی بیشتری نیاز داشته باشد، با کلیک بر روی «کپی به گوگل داکس» یادداشت کیپ را به یک سند گوگل تبدیل میکنم.
از فیلترهای جستجو در پایین نوار کناری کیپ استفاده کنید تا بهسرعت یادداشتها را بر اساس نوع—تصاویر، طرحها یا فهرستها—پیدا کنید.
6
آرشیو ایدههای تکمیلشده
یادداشتهای تمامشده را از فضای کاری خود خارج کنید در حالی که قابل جستجو میمانند
پس از اینکه روی یک ایده عمل کردم یا یک وظیفه را تکمیل کردم، یادداشت را آرشیو میکنم. یادداشتهای آرشیو شده از فید اصلی ناپدید میشوند اما بهطور کامل قابل جستجو و بر اساس برچسب و رنگ سازماندهی میشوند.
آرشیو کردن حذف نیست؛ تمرکز است. یادداشتهای تمامشده تبدیل به بخشی از کتابخانه مرجع میشوند که میتوانم هر زمان به آن مراجعه کنم. این فضای کاری من را بر روی ایدههای جاری متمرکز نگه میدارد و در عین حال ایدههای قدیمی برای الهام حفظ میشوند. اگر بخواهم ایدهای را دوباره زنده کنم، فقط با یک ضربه آن را از آرشیو خارج میکنم.
زیاد پیچیده نکنید
این جریان کار پیچیده نیست، اما چون با نحوهٔ وقوع واقعی ایدهها—سریع، پیشبینیناپذیر، و اغلب ناامیدکننده—مطابقت دارد، کار میکند. گوگل کیپ تنها با یک ضربه در دسترس است، چه در میز کار باشید چه در صف صندوق. احتمالاً به همین دلیل گوگل از لوگوی «لامپ ایده» برای آن استفاده میکند.
کلید این است که یک استراتژی یادداشتبرداری و پیگیری خوب فکر شده داشته باشید. بلافاصله ضبط کنید. سریع سازماندهی کنید. بهطور منظم مرور کنید.
بهمحض اینکه این ریتم را ایجاد کنید، از دست دادن افکاری که میتوانند پروژهٔ بزرگ بعدی یا بهترین ایدهٔ شما باشند، جلوگیری خواهید کرد.