اگر به هر مکالمه صفحه گسترده بپیوندید ، یک احتمال 97.9 ٪ وجود دارد که شاهد جنگ عالی در مقابل Google Sheets باشید. هر طرف متقاعد شده است که آنها ابزار برتر را انتخاب کرده اند ، اما این چیزی است که هیچ یک از آنها اعتراف نمی کنند – آنها هر دو نیمه درست هستند.
اگر به هر مکالمه صفحه گسترده بپیوندید ، یک احتمال 97.9 ٪ وجود دارد که شاهد جنگ عالی در مقابل Google Sheets باشید. هر طرف متقاعد شده است که آنها ابزار برتر را انتخاب کرده اند ، اما این چیزی است که هیچ یک از آنها اعتراف نمی کنند – آنها هر دو نیمه درست هستند.
انتخاب نادرست بین اکسل و برگه برای شما هزینه دارد
ابزارهای مختلف در کارهای مختلف برتری دارند و همین اصل در مورد برگه های اکسل و گوگل صدق می کند. چسبیدن سرسختانه فقط به یک نفر وقتی که واقعاً به هر دو نیاز دارید ، وقت خود را می خورید ، از پتانسیل های خود استفاده می کنید ، و صریحاً کار خود را سخت تر از آنچه لازم است انجام دهید.
تصور کنید که در حال تلاش برای اجرای یک مدل مالی گسترده با هزاران ردیف در برگه های Google هستید. چه چیزی باید 30 دقیقه طول بکشد به یک کابوس سه ساعته از پیمایش و فرمول هایی که در حال شکستن هستند ، تبدیل می شود. این اتفاقی می افتد که وقتی ورق ها را مجبور می کنید کاری را انجام دهید ، بهتر از آن است. از طرف تلنگر ، شاید با پنج هم تیمی در یک پروژه همکاری کنید. شما یک پرونده اکسل را ارسال می کنید ، و ناگهان همه می پرسند ، “صبر کنید ، از کدام نسخه استفاده می کنیم؟”
البته ، Google Sheets رایگان است ، اما هنگامی که مجبور به پرداخت نرم افزار اضافی ، هزینه های آموزش یا بدتر از همه ، هزینه های فرصت ساعت ها با ابزاری که واقعاً برای آنچه که سعی در دستیابی به آن دارید ساخته نشده است ، رایگان می شود. و فراتر از هزینه ، امنیت وجود دارد. بعضی اوقات ، شما باید داده های حساس را کاملاً از ابر دور نگه دارید و اکسل در اینجا انتخاب آشکار است.
مهارت اکسل فقط یک چیز خوب نیست. تقریباً هر نقشی در امور مالی ، مشاوره و تجزیه و تحلیل داده ها از شما انتظار دارد که راه خود را در مورد ویژگی های پیشرفته اکسل بدانید. آن را نادیده بگیرید ، و به معنای واقعی کلمه چشم انداز شغلی خود را محدود می کنید. با این حال ، اخراج برگه های Google به همان اندازه خطرناک است.
با این ترفندهای اکسل در خارج از سلول ها فکر کنید.
اکسل بهترین کارهای با دقت بالا و با دقت بالا است
هنگامی که شما نیاز به خرد کردن اعداد جدی دارید ، اکسل هنوز قهرمان بی پروا است. شهرت آن به عنوان استاندارد صنعت فراتر از بازاریابی اعتیاد به مواد مخدره است. اکسل واقعاً برای نوع بلند کردن سنگین ساخته شده است که ابزارهای دیگر را تحت فشار قرار می دهد.
از مدل سازی داده های پیشرفته استفاده کنید ، جایی که Excel منجر می شود. Power Pivot در Excel به شما امکان می دهد تا مدل های داده قوی ایجاد کنید ، روابط بین جداول عظیم را تعریف کنید و از فرمول های تجزیه و تحلیل داده ها (DAX) برای محاسبات پیشرفته استفاده کنید. شما می توانید داده های چند بعدی را مستقیماً در جداول محوری در مقیاس قرار دهید که باعث می شود برگه های گوگل در حوله پرتاب شوند. اگر با مدل های مالی یا مجموعه داده های پیچیده کار می کنید ، این ابزارهای اساسی هستند که تکرار در جای دیگر تقریباً غیرممکن است.
سپس اتوماسیون وجود دارد. ماکروهای VBA Excel می توانند گردش کار با ذهن و چند مرحله ای را به عملیات تک کلیک تبدیل کنند. شما می توانید خطای انسانی را از بین ببرید و فرآیندهای پیچیده را در اختیار هر کسی در تیم خود قرار دهید ، حتی کسانی که نمی توانند راه خود را از یک کیسه کاغذی رمزگذاری کنند. Google Sheets دارای اسکریپت برنامه ها است ، بله ، اما همان قدرت اتوماسیون یکپارچه را ارائه نمی دهد ، به خصوص هنگامی که شما نیاز به دسک تاپ و محیط های ابری دارید.
حتی ویژگی های اصلی اکسل برای مقیاس طراحی شده است. جداول محوری آن بدون شکستن عرق ، مجموعه داده های عظیم را اداره می کند و گزینه های پیشرفته گروه بندی و محاسبه را ارائه می دهد که در هنگام خزیدن Google ، رعد و برق باقی می ماند. هنگامی که به چند هزار ردیف برخورد کردید ، ورق ها اغلب لاغر و غیرقابل اعتماد می شوند (دقیقاً وقتی بیشترین عملکرد را دارید).
قابلیت های نمودار اکسل نیز در لیگ دیگری قرار دارند. در حالی که برگه ها می توانند نمودارهای مناسبی بسازند ، موتور تجسم اکسل با دقت شخصی سازی و قالب بندی که تیم ها و مدیران مالی در واقع می خواهند در ارائه ها ببینند ، خروجی های درجه حرفه ای تولید می کند.
از دستکاری داده های دستی در برگه های Google خسته شده اید؟ این افزودنی ها بازی را تغییر می دهند.
Google Sheets برنده بازی همکاری از طریق معماری است ، نه ویژگی
هنگامی که Google برگه هایی را ساخت ، کاملاً تصور کرد که چه صفحه گسترده ای می تواند در عصر اینترنت باشد-کلود بومی ، رایگان و در دسترس در هر جایی که با همکاری در زمان واقعی ارتباط داشته باشید. این فقط سعی نکرد که اکسل را با ویژگی های اشتراک گذاری بهتر کپی کند.
اکسل برای یک نفر در یک رایانه ایجاد شد. ویژگی های همکاری آن ، حتی با Microsoft 365 و OneDrive ، احساس مقاوم سازی می کند زیرا آنها هستند. چندین نفر می توانند یک صفحه گسترده برگه Google را همزمان و بدون درگیری نسخه ویرایش کنند. نظرات فوری و موضوعی هستند. تاریخچه تجدید نظر به طور خودکار اتفاق می افتد ، بنابراین می توانید دقیقاً ببینید چه کسی چه کسی را تغییر داده است. سپس می توانید هر نسخه قبلی را با یک کلیک بازیابی کنید.
اگرچه اکسل با همکاری Cloud از طریق OneDrive و SharePoint به طور قابل توجهی دست و پنجه نرم کرده است ، اما هنوز هم احساس می شود که همکاری روی یک برنامه دسک تاپ پیچیده شده است. برای جلوگیری از درگیری و قفل کردن ، شما به راه اندازی ، آموزش و نظم و انضباط درست نیاز دارید. برگه های گوگل بلافاصله برای همه کار می کنند.
دریابید که در مورد هر یک از این محصولات چه منحصر به فرد است و چگونه می توانید بین آنها تصمیم بگیرید.
مزیت ادغام نیز بسیار زیاد است. مجوزهای به اشتراک گذاری صفحات با حساب Google خود همگام سازی می کنند ، و مدیریت دسترسی را برای تیم هایی که قبلاً از Gmail ، درایو و تقویم استفاده می کنند ، بصری می کند. برای من ، ورق ها مانند یک برنامه طبیعی برنامه هایی که روزانه از آنها استفاده می کنم احساس می کند و مانند ابزاری دیگر برای یادگیری احساس نمی کند. چه کسی قبلاً حساب Google ندارد ، به خصوص اگر از دستگاه Android استفاده کنند؟
علاوه بر این ، ویرایش متقابل دستگاه روی ورق ها بهتر است. در حالی که برنامه های تلفن همراه اکسل به طرز چشمگیری بهبود یافته است ، Google Sheets از روز اول طراحی شده است تا به طور مساوی روی لپ تاپ ، تلفن یا رایانه لوحی شما کار کند. می توانید در طول رفت و آمد خود ویرایش های معنی دار ایجاد کنید ، به روزرسانی های سریع را از یک جلسه مشتری به اشتراک بگذارید و یکپارچه روی دسک تاپ خود ادامه دهید.
استفاده از هر دو بهترین جهان را به شما می دهد
به جای انتخاب یک طرف در این جنگ صفحه گسترده ، رویکرد باهوش تر این است که بر اساس آنچه در واقع هر موقعیتی می خواهد ، ارکستر را ارکستر کند.
هنگامی که همکاری در جلو و مرکز است ، با برگه Google شروع کنید. از آن برای جلسات طوفان مغزی ، جمع آوری نیاز ، ردیابی پیشرفت یا هرگونه مستند مشترک که نیاز به به روزرسانی مداوم از افراد متعدد دارد ، استفاده کنید. اما وقتی وقت آن رسیده است که به اعماق اعداد شیرجه بزنید ، اکسل را آتش بزنید. مدل سازی مالی ، تجزیه و تحلیل آماری ، محاسبات مهندسی یا کشتی گیری با مجموعه داده های گسترده و پیچیده جایی است که انعطاف پذیری عضلات محاسباتی اکسل است.
بخش زیبای این است که پس از اتمام تجزیه و تحلیل سنگین شما ، می توانید آن بینش ها را به سمت برگه های Google برگردانید. به این ترتیب ، شما نیازی به همه افراد در تیم خود نخواهید داشت تا یک اشتراک کامل Microsoft 365 داشته باشند. غالباً ، فقط برای یک نفر – متخصص اکسل – حتی ابتدایی ترین برنامه مایکروسافت 365 که شامل اکسل برای وب است ، کافی است.
آیا می خواهید بدانید که با Microsoft 365 Basic Tier چه می کنید؟ در مورد ویژگی ها و قیمت گذاری آن در راهنمای جامع ما بیاموزید.
در حالی که نسخه وب در مقایسه با برنامه دسک تاپ محدودیت هایی دارد ، برای اکثر کارهای تجزیه و تحلیل به اندازه کافی قدرتمند است. آنها می توانند مدل سازی پیشرفته را کنترل کنند و سپس نتایج ساده شده را به برگه های Google برای همه به اشتراک بگذارند تا همه بتوانند آزادانه همکاری کنند.
این استراتژی دوتایی نیز در آینده گردش کار شما را نشان می دهد. Google Sheets قابلیت های تحلیلی خود را گسترش داده و با ابزارهای جدی داده مانند BigQuery ادغام می شود. در همین حال ، اکسل همچنان به سرمایه گذاری در زمان واقعی ، ادغام ابر و دسترسی به موبایل ادامه می دهد. با داشتن مسلط به هر دو ، خود را قرار می دهید تا بهترین نوآوری ها را از هر طرف بدست آورید.
شما می توانید داده ها را به صورت روان بین صفحات اکسل و Google جابجا کنید
بزرگترین نگرانی در مورد استفاده از Excel و Google Sheets ، گرفتار شدن در سیلوهای داده جداگانه است. اما جابجایی داده ها بین آنها آسان تر از آن چیزی است که فکر می کنید.
بیایید با ساده ترین رویکرد شروع کنیم ، این همان روشی است که من بیشتر از آن استفاده می کنم. یک فایل اکسل را در Google Drive بارگذاری کنید و می توانید آن را به فرمت Google Sheets درست در همان جا تبدیل کنید.
بیشتر قالب بندی ها و فرمول های شما به طور خودکار حمل می شوند. بازگشت به همان اندازه یکپارچه است. فقط کافی است هر برگه Google را به عنوان یک فایل Excel (.xlsx) مستقیماً از منوی پرونده بارگیری کنید تا بتوانید آن را با اکسل باز کنید.
البته ، برخی از ویژگی های پیشرفته از این سفر کاملاً زنده نمی مانند. ماکروهای پیچیده VBA ، انواع خاص نمودار یا مدل های محوری قدرت ممکن است به طور پاک تبدیل نشوند. به همین ترتیب ، عناصر خاص Google Sheets مانند اسکریپت برنامه ها یا برخی از فرمول های سفارشی کاملاً در اکسل کار نمی کنند. خوب است که از این محدودیت ها آگاه باشید ، اما برای بیشتر کارهای روزانه ، تبدیل به زیبایی کار می کند.
برای حداکثر سازگاری ، می توانید CSV را در نظر بگیرید ، اگرچه این گزینه ای نیست که من واقعاً از آن استفاده می کنم. هر دو Excel و Google Sheets از پرونده های CSV (مقادیر جدا شده از کاما) پشتیبانی می کنند. CSV تمام چیزهای فانتزی را دور می کند و داده های خام را در یک جدول ارائه می دهد. این عالی است وقتی می خواهید یک روش تمیز و قابل اعتماد برای شاتل داده ها بین این دو. فقط به یاد داشته باشید که CSV فرمول یا قالب بندی را ذخیره نمی کند ، بنابراین می خواهید مواردی مانند محدود کننده و شخصیت های خاص را در هنگام واردات بررسی کنید.
ورق های Google اکنون یک ترفند دارد که اکسل نمی کند.
ذخیره سازی ابری نیز می تواند کمک کند. شما می توانید یک فایل اکسل را که در Google Drive نشسته است بدون تبدیل کامل آن ، مشاهده کنید (و به آرامی ویرایش کنید). در همین حال ، پرونده های موجود در OneDrive در Excel به صورت آنلاین از هر مرورگر باز می شوند. این به شما این انعطاف پذیری را برای شروع کار بر روی تلفن خود در برگه ها می دهد ، به لپ تاپ خود در اکسل ادامه دهید و نتیجه نهایی را از طریق برگه ها به اشتراک بگذارید. اگر می خواهید چیزی حتی یکپارچه تر باشد ، پرس و جو قدرت اکسل از اتصالات مستقیم با برگه های Google پشتیبانی می کند. این بدان معناست که می توانید داده ها را از یک برگه Google مستقیماً به Excel بکشید بدون صادر کردن یا وارد کردن پرونده ها.
اگر تیم شما دائماً داده ها را بین سیستم عامل ها جابجا می کند ، ابزارهایی مانند Zapier یا Make می توانند به طور خودکار بلند کردن سنگین را کنترل کنند. یک گردش کار را تنظیم کنید که در آن به روزرسانی های مربوط به یک ورق Google Google به روزرسانی در پرونده تجزیه و تحلیل Master Excel شما یا برعکس باشد. این برای استفاده های گاه به گاه بیش از حد است ، اما اگر این رقص را هفتگی انجام می دهید ، اتوماسیون به سرعت خود را می پردازد.
چند قدم ساده علائم فرسودگی من را متوقف کرده و به من اجازه می دهد تا بیشتر تولید کنم.
آینده متعلق به کاربران اکسل یا کاربران Google Sheets نیست. این متعلق به افرادی است که می دانند که ممکن است مشابه به نظر برسند ، اما هر یک از آنها نقاط قوت منحصر به فردی دارند که در موقعیت های مختلف می درخشند. در حالی که دیگران وقت خود را در جنگهای صفحه گسترده هدر می دهند ، شما مشغول حل مشکلات و ارائه نتایج خواهید بود. این مکان بسیار خوبی برای بودن است.