هنگامی که هر کار برای توجه شما فریاد می زند ، کلید برش از طریق سر و صدا فریبنده ساده است: یک قانون را دنبال کنید ، به آن بچسبید و اقدام کنید. من سرنگونی را متوقف کردم و شروع به اجرای آن کردم – یک کار اولویت بندی در یک زمان.
هنگامی که هر کار برای توجه شما فریاد می زند ، کلید برش از طریق سر و صدا فریبنده ساده است: یک قانون را دنبال کنید ، به آن بچسبید و اقدام کنید. من سرنگونی را متوقف کردم و شروع به اجرای آن کردم – یک کار اولویت بندی در یک زمان.
قانون لیست اولویت
لیستی از وظایف خود را با توجه به اهمیت ایجاد کنید ، سپس آنها را در آن دنباله دقیق بدون پرش به اطراف تکمیل کنید.
این قانون است بدون هک ، بدون سیستم رنگی ، بدون برنامه های تولیدی پریمیوم ، هر 20 دقیقه یادآوری می کند. من آن را قانون اولویت لیست می نامم ، و بسیار مؤثر است.
شما مهمترین چیز را تشخیص می دهید ، به آن دستور متعهد می شوید و اجرا می کنید. نه بر اساس سریعترین ، ساده ترین یا هیجان انگیز ترین ، بلکه کاملاً بر آنچه که فوری ترین ، حساس به زمان است یا توسط مدیر یا تیم شما درخواست می شود.
این جایی است که بیشتر مردم گیر می کنند. آنها لیست خود را می نویسند و بلافاصله می خواهند جلوتر باشند. وظیفه شماره 1 احساس سنگینی می کند ، بنابراین آنها برای پیروزی سریع به وظیفه شماره 6 می روند و در حالی که خود را متقاعد می کنند که تولید می کنند ، به کار خود رسیدند.
انجام یک کار در یک زمان کم ارزش است.
متأسفانه ، آنها واقعاً مولد نیستند. این پروژه “فوری” که رئیس شما هفته گذشته دو بار ذکر کرده است؟ هنوز دست نخورده این عمده قابل تحویل ظهر است؟ در حالی که صندوق ورودی خود را مرتب می کنید یا اسلایدهای دیروز را ترفند می کنید ، نادیده گرفته می شوید.
قانون لیست اولویت ها به این امر پایان می یابد ، بدون تغییر شکل و مذاکره. شما مهمترین کار را ابتدا ، سپس دوم ، سپس سوم – همیشه نظم انجام می دهید.
این پر زرق و برق نیست ، و مطمئناً توهم پیشرفت را به شما نمی دهد. با این روش ، شما قادر نخواهید بود از پنج مورد آسان پشت سر هم عبور کنید ، اما به نتایج معنی دار توجه خواهید کرد. پروژه ها به اتمام می رسند ، اولویت ها روشن باقی می مانند ، و شما از هدر رفتن انرژی تصمیم می گیرید که هر چند دقیقه یکبار چه کاری انجام دهید.
لیست را تهیه کنید ، سپس به آن اقتدار دهید
شما نمی توانید سیستمی را که وجود ندارد دنبال کنید. با لیست هر کار در ذهن خود شروع کنید-ایده های بزرگ ، بزرگ ، نیمه تمام یا عادلانه. همه چیز را که احتمالاً می توانید با آن روبرو شوید ، دریافت کنید. هنوز در مورد طبقه بندی نگران نباشید ، فقط به این موضوع فکر کنید که ابزارهای خود را قبل از ساختن ایجاد کنید.
پس از اتمام لیست ، مرتب سازی همه چیز را شروع کنید. نه با آنچه هیجان انگیز به نظر می رسد یا دیگران را تحت تأثیر قرار می دهد ، بلکه با فوریت و ارتباط است. از برچسب زدن همه چیز به عنوان “اولویت بالا” خودداری کنید ، زیرا واقعاً اولویت بندی اهمیت وظایف شما نیست. این یک رویکرد عملی است ، نه یک عاطفی.
من دوست دارم این سؤالات را از خودم بپرسم: ابتدا چه کاری باید انجام شود زیرا شخص دیگری منتظر است؟ در صورت تأخیر ، چه کاری باعث ایجاد اختلال می شود؟ وظایفی که به ذهن متبادر می شود وظایفی است که در بالا تعلق دارد. اگر من مطمئن نیستم که وظیفه A یا کار B بسیار مهم تر است ، همیشه می پرسم. یک پیام سریع به مدیر می تواند از روزهای هدر رفته من را نجات دهد.
پس از نهایی شدن لیست ، چالش آغاز می شود. بسیاری از افراد در اینجا شکست می خورند ، نه به این دلیل که آنها لیست را به درستی ایجاد نمی کنند ، بلکه به این دلیل که آنها به درستی از آن پیروی نمی کنند. آنها ممکن است در مسیر درست شروع کنند ، اما پس از آن بهانه ها شروع به خزیدن می کنند: “کار شماره 3 کوتاه تر است و من فقط 20 دقیقه دارم” ، یا “من در حال حاضر برای کار شماره 1 در حال حاضر نیستم ، بگذارید روی کار شماره 5 کار کنم.” آنها به اطراف می پرند و موارد آسان تر گیلاس را انتخاب می کنند و به اشتباهات مدیریت زمان متداول می روند.
این یک تله ناشی از خود است. هر دفع بازدارنده اثربخشی را برای راحتی انجام می دهد. شما ممکن است مشغول بمانید ، اما شما به روشی واقعاً مولد پیش نمی روید.
اگر کار را برای اولویت بندی انجام داده اید ، به کارهایی که در آن وارد کرده اید اعتماد کنید. هر 15 دقیقه یکبار کل روز خود را دوباره دفع نکنید. کار شماره 1 به معنای شروع با کار شماره 1 است. متعهد شوید که آنها را به این ترتیب به پایان برسانید و نظم را به روشی که نوشته شده است نگه دارید. مغز شما سعی خواهد کرد که دوباره مذاکره کند ، آن را سرگرم نکنید.
اولویت بندی حدس نیست ، این ارتباط است
بسیاری از آنها اولویت بندی را به عنوان یک کار انفرادی رفتار می کنند – شما با افکار خود می نشینید ، یک تماس اجرایی برقرار می کنید و به تنهایی به جلو حرکت می کنید. این ممکن است در بعضی موارد کار کند ، اما بسیاری از ما به دلیل گذراندن دو روز در مورد چیزی که می توانست یک هفته صبر کند ، از روسای خود مورد توبیخ قرار گرفتیم.
این مرحله ضروری است: اگر نمی دانید ، بپرسید. این بخش مهمی از پیروی از قانون لیست اولویت ها است.
این قانون در کنار ارتباطات روشن به بهترین وجه کار می کند. اگر همیشه شک دارید که کدام وظیفه وزن بیشتری دارد ، به سادگی بپرسید. یک پیام سریع به تیم یا مدیر تیم خود ارسال کنید و با گفتن چیزی در این زمینه ، “من امروز وظایف A و B را در صفحه خود دارم ، که دوست دارید ابتدا با من مقابله کنید؟”
اگر مدیر شما پاسخگو نیست ، از یک همکار معتبر یا رهبری تیم به دنبال راهنمایی باشید – و همیشه تصمیمات خود را مستند کنید. وقتی منتظر ورودی هستید ، بهتر است با فکر کردن به جلو بروید تا غرفه. از کسی که با این پروژه آشنا شده است ، بخواهید و از آنچه تصمیم گرفتید ، سابقه کوتاهی از این پروژه داشته باشید ، چرا و پس از رسیدن به آن.
هیچ مدیر معقول شما را به دنبال وضوح مجازات نمی کند. در حقیقت ، بیشتر از رویکرد پیشگیرانه قدردانی می کنند. به مراتب بهتر است 60 ثانیه را صرف درخواست راهنمایی از ساعت ها برای رفع اشتباه ناشی از حدس ساکت کنید.
جایی برای تصمیمات مبتنی بر خلق و خوی
خلق و خوی مخفی ترین تهدید برای قوام است. شما در صبح هوشیارتر هستید ، بعد از ناهار بیشتر اجتماعی هستید و تا اواسط بعد از ظهر تخلیه می شوید. مدتهاست که سفارش کار شما بر اساس احساس شما است ، نه آنچه مهم است. اینگونه هفته ها ناپدید می شوند. شما به جای اجرای اولویت ، کار تنظیم مجدد انرژی را برای مطابقت با روحیه خود هدر می دهید.
بسیاری سعی در توجیه پرش از کارهای دشوار دارند زیرا آنها بیش از حد پریشان هستند یا علائم فرسودگی را نشان می دهند. آنها به جای پیروی از لیست اولویت ها ، میانبرهایی را تعقیب می کنند که متناسب با ذهنیت فعلی آنها باشد.
این قانون که وارونه است. به جای خم کردن لیست وظیفه خود برای متناسب با شرایط خود ، شما برعکس عمل می کنید: تمایل خود را برای پاسخگویی به خواسته های لیست خود مدیریت کنید.
در مورد من ، این می تواند به معنای برنامه ریزی سخت ترین کار من در زمان اوج فوکوس باشد ، یا یک استراحت کوتاه برای شارژ مجدد قبل از یک تکلیف با غلظت بالا. من تمایل به نوشیدن آب ، کشش ، تمرکز چشم هایم ، یک قدم سریع به بیرون ، هر آنچه که من را برای اقدام آماده می کند ، می روم. مهم نیست که من چه کاری انجام می دهم ، من دوباره کار نمی کنم یا کار را رد نمی کنم.
بین هر کار ، نه فقط در طول طولانی ، یک استراحت سریع انجام دهید. مکث های مختصر ، حتی برای یک یا دو دقیقه ، به تنظیم مجدد تمرکز خود کمک کنید. این عادت کوچک می تواند با جلوگیری از خستگی ذهنی ، بهره وری شما را بهبود بخشد زیرا از یک کار به کار دیگر تغییر می دهید.
لیست ثابت است. خلق و خوی شما متغیری است که شما کنترل می کنید. حس تسکین وجود دارد که با آن همراه است. بدون سرنگونی ، بدون حدس دوم ، فقط پیشرفت پایدار.
حرکت بیش از انگیزه
اگرچه روش هایی برای افزایش انگیزه کار وجود دارد ، اما می تواند به شدت نوسان داشته باشد. اگر به عنوان عامل محرک خود به انگیزه اعتماد کنید ، خروجی شما ناهموار و غیرقابل اعتماد خواهد بود. در عوض ، قانون لیست اولویت ها خود را بر روی حرکت قرار می دهد.
حرکت به احساس شما بستگی ندارد ، با نشان دادن و انجام وظایف یک به یک ایجاد می شود. وقتی یک مورد با اولویت بالا را تمام می کنید-مهم نیست که چقدر دشوار است-این ترکیبات برنده هستند. از آنجا که شما در حال حرکت به جلو هستید ، به طور ناگهانی کار بعدی قابل کنترل تر به نظر می رسد.
مهمتر از همه ، این امر از توهم پیشرفت جلوگیری می کند. به راحتی می توان خود را فریب داد که فکر می کنید با عبور از چندین کار آسان ، تولیدی می کنید ، اما اگر هیچ یک از این سوزن ها را حرکت نمی دهند ، پیشرفت واقعی نکرده اید. تمرکز روی کار شلوغ نتایج ملموس را ارائه نمی دهد ، فقط در آن لحظه احساس خوبی دارد.
وقتی نتفلیکس وسوسه می شود ، روال بهره وری من مرا از آن خارج می کند.
در تجربه من ، حرکت ناشی از بهره وری است. حتی اگر من فقط یک کار را در یک روز انجام دهم ، هنوز هم می توانم حرکت رو به جلو را ایجاد کنم. این نوع پیشرفت به من امکان می دهد اعتماد به نفس ، نتایج مرکب ایجاد کنم و به مکان تجاری خود اعتماد کنم.
رضایت زودگذر از پیروزی های کوچک را فراموش کنید ، به جای آن برای حرکت ماندگار که ناشی از تکمیل آنچه واقعاً مهم است ، هدف قرار دهید. پس از نورد توپ ، این لیست رضایت بخش تر می شود.
وقتی از لیست خارج می شوید ، مجدداً راه اندازی کنید
روزهایی خواهد بود که شما شکست می خورید ، همانطور که بارها و بارها دارم. سرانجام ، شما به دنبال روحیه خود خواهید بود ، از درخواست های فوری پریشان می شوید یا به طور کلی از این قانون پرش می کنید. این طبیعی است ، اما آنچه مهم است این است که چگونه شما به خارج از مسیر پاسخ می دهید.
از خرابی به عنوان دلیلی برای خراش دادن سیستم خود استفاده نکنید ، از آن به عنوان شواهدی استفاده کنید که چرا قانون اولویت لیست اهمیت دارد. لحظه ای که متوجه می شوید لیست خود را گمراه کرده اید یا مجدداً تغییر داده اید ، متوقف شوید ، نفس بکشید ، به لیست خود برگردید و به سفارش خودداری کنید.
در راه اندازی مجدد شرم آور نیست و نیازی به وحشت نیست ، نیازی به تهیه یک برنامه کاملاً جدید نیست. شما باید به کسی که کار می کند اعتماد کنید و به آن عمل کنید.
بعد از سالها آزمایش و خطا ، تعداد انگشت شماری از روشهای بهره وری را پیدا کردم که در واقع برای من کار می کردند – و آنها ممکن است برای شما نیز کار کنند.
با قانون لیست اولویت ، می توانید به راحتی و به طور مؤثر کل روند کار خود را بهبود بخشید. آن را به یک نکته تبدیل کنید تا لیست خود را ایجاد کنید ، سفارش را تنظیم کنید و از طریق آن یک مورد همزمان و بدون سازش کار کنید. این همه است تعجب خواهید کرد که چقدر سریع وضوح جایگزین هرج و مرج می شود.