ورق های اکسل می توانند کثیف شوند ، به خصوص اگر چندین نفر روی آنها کار کنند یا داده ها از منابع دیگر وارد می شوند. این می تواند منجر به ناسازگاری ، کپی و موضوعات قالب بندی شود. با گذشت زمان ، من چند ترفند را انتخاب کردم که حتی بدترین هرج و مرج را به چیزی تمیز ، سازمان یافته و در واقع مفید تبدیل می کند.
ورق های اکسل می توانند کثیف شوند ، به خصوص اگر چندین نفر روی آنها کار کنند یا داده ها از منابع دیگر وارد می شوند. این می تواند منجر به ناسازگاری ، کپی و موضوعات قالب بندی شود. با گذشت زمان ، من چند ترفند را انتخاب کردم که حتی بدترین هرج و مرج را به چیزی تمیز ، سازمان یافته و در واقع مفید تبدیل می کند.
6
قالب بندی را تمیز کنید
یک برگه اکسل با قالب بندی متناقض می تواند زشت به نظر برسد. می توانید از Format Painter برای کپی کردن قالب بندی از یک قسمت از ورق استفاده کنید و آن را به قسمت دیگر چسبانده و آن را یکنواخت کنید.
برای استفاده از Format Painter ، یک سلول فرمت شده را انتخاب کرده و روی Format Painter (نماد Paintbrush) در بخش Clipboard از برگه Home کلیک کنید تا قالب بندی آن کپی کنید. وقتی که نقاش قالب روشن است ، مکان نما با یک علامت به علاوه تبدیل می شود. پس از آن ، کلیک کنید و بکشید تا دامنه سلولهایی را که می خواهید قالب بندی کنید ، انتخاب کنید.
پس از استفاده از قالب بندی ، Format Painter انتخاب می شود ، به این معنی که باید مراحل فوق را تکرار کنید تا به طور مداوم قسمت های دیگر ورق را قالب بندی کنید. برای جلوگیری از وقوع این امر ، نقاش با فرمت دوبار کلیک کنید تا پس از استفاده از قالب بندی انتخاب شود. دوباره روی Format Painter کلیک کنید یا ESC را فشار دهید تا آن را انتخاب کنید.
اگر خوب به نظر نرسد ، ممکن است فقط بخواهید قالب بندی را حذف کنید. برای انجام این کار ، سلول ها را با قالب بندی انتخاب کرده و روی Clear> Clear Formats در بخش ویرایش روبان کلیک کنید.
5
فضاهای غیر ضروری را تر و تمیز کنید
نکته دیگری که در یک برگه اکسل خوب به نظر نمی رسد پیشرو ، دنباله دار و چندین فضای است. به عنوان مثال ، به جای نامی که به عنوان “جان اسمیت” ظاهر می شود ، ممکن است “جان اسمیت” یا “جان اسمیت” باشد که می تواند گزارش و تحلیل را نادرست جلوه دهد. می توانید این مشکلات را با عملکرد تریم در اکسل و یک سلول یاور برطرف کنید.
به عنوان مثال ، اگر دامنه در سلول A1 شروع شود ، فرمول زیر را در یک سلول خالی (سلول یاور در این حالت) وارد کنید تا از هر فضای غیر ضروری در مقدار A1 خلاص شوید:
=TRIM(A1)
پس از آن ، دسته سلول یاور را به سلولهای مجاور بکشید تا سلولهای دیگر پر شود. اکسل به طور هوشمندانه تشخیص می دهد که می خواهید فضاها را از سلول های کنار A1 و غیره بریزید و سلول های یاور بیشتری ایجاد کنید.
اکنون مقادیر موجود در محدوده بریده شده را کپی کرده و آنها را در قسمت اصلی قرار دهید تا فضاهای اضافی را جایگزین کنید.
بازی Excel شما در شرف این میانبرهای دزدکی است.
4
سلولهای خالی را با مقادیر پر کنید
اگر برگه اکسل سلولهای خالی داشته باشد ، روشهای مختلفی وجود دارد که می توانید آنها را پیدا کنید و از ارزش آنها اطمینان حاصل کنید. راه مورد علاقه من ویژگی Go to Special است که یک ترفند Autofill در اکسل است. این امکان را به شما می دهد تا یک مقدار را به طور همزمان در تمام سلولهای خالی وارد کنید یا برای دقت بیشتری آنها را در یک به یک پر کنید.
برای استفاده از آن ، محدوده را با سلولهای خالی انتخاب کرده و روی Find & Select> Go to Special در روبان برگه Home کلیک کنید تا کادر گفتگوی Go to Special را باز کنید. از طرف دیگر ، می توانید Ctrl + G را فشار دهید.
دکمه رادیو خالی را تیک بزنید و سپس بر روی OK کلیک کنید تا تمام سلولهای خالی در محدوده انتخاب شود.
برای پر کردن همه سلولهای خالی به طور همزمان ، یک مقدار در سلول برجسته اول وارد شده و سپس Ctrl + Enter را فشار دهید. سپس تمام سلول ها با آن مقدار پر می شوند.
اگر سلول ها به مقادیر مختلفی احتیاج دارند ، یک مقدار را در سلول خالی وارد کرده و برگه را فشار دهید تا به حالت بعدی بروید تا زمانی که همه آنها را پر کنید.
3
داده های تکراری را حذف کنید
با بررسی برگه اکسل خود ، ممکن است متوجه شوید که حاوی ردیف های تکراری است. اگر بسیاری از آنها وجود داشته باشد ، احتمالاً مغز انسان شما می تواند چند مورد را از دست بدهد. این می تواند هنگام تجزیه و تحلیل داده ها ، بینش کاذب به شما بدهد.
می توانید با استفاده از قالب بندی شرطی ، سلامت خود را ذخیره کنید تا آنها را برجسته کنید و نگاه دقیق تری داشته باشید. اما ساده ترین راه برای خلاص شدن از شر آنها استفاده از ابزار حذف نسخه های تکراری است.
برای استفاده از آن ، محدوده را با ردیف های تکراری انتخاب کنید ، برگه Data را انتخاب کرده و روی حذف نسخه های تکراری در بخش Data Tools روبان کلیک کنید.
در کادر گفتگوی Remove Muplicates ، خواهید دید که تمام نسخه های کپی کجا هستند. برای حذف آنها روی OK کلیک کنید.
2
از متن متنی ثابت اطمینان حاصل کنید
مورد متنی سازگار ، چه بزرگ ، حروف کوچک و چه حرفهای اول ، برای یک برگه حرفه ای به نظر می رسد. بسته به اینکه ورق چقدر بزرگ است ، رفع موارد متناقض یک به یک می تواند وقت گیر باشد. خوشبختانه ، شما به راحتی می توانید آن را با کارکردهایی مانند بالا ، پایین و مناسب در ترکیب با سلول یاور برطرف کنید.
به جدول زیر که برای مثال خود از آن استفاده خواهیم کرد ، نگاهی بیندازید. برای رفع این مشکل ، باید متن را در A1 (هدر شروع) به یک سلول یاور تبدیل کنید و سپس آن را در بقیه سلول ها در هدر بمالید.
برای انجام این کار ، یک سلول خالی را انتخاب کرده و فرمول زیر را وارد کنید:
=PROPER(A1)
اکنون ، دسته پر شده را به سلولهای مجاور در ردیف بکشید – می بینید که اکسل به طور هوشمندانه آن را با داده های A2 ، A3 و غیره پر می کند. پس از آن ، آن مقادیر را کپی کرده و آنها را در محدوده اصلی قرار دهید.
اکسل فقط برای اعداد نیست ؛ این می تواند متن را مانند یک حرفه ای انجام دهد.
1
داده ها را به چند ستون تقسیم کنید
بعضی اوقات ممکن است بخواهید داده های خاصی مانند نام های اول ، نام خانوادگی ، آدرس ها یا ایمیل هایی را که توسط محدود کننده ها تقسیم می شوند (به عنوان مثال ، کاما ، فضاها و بریدها) در ستون های مختلف تقسیم کنید. به جای برش و چسباندن آنها در ستون های جداگانه ، می توانید از ویژگی متن به ستون ها استفاده کنید.
برای انجام این کار ، داده های محدود شده را انتخاب کرده و در بخش Data Tools از برگه داده ها روی Text to Columns کلیک کنید. اطمینان حاصل کنید که دکمه رادیویی محدود شده انتخاب شده و روی Next کلیک کنید.
در بخش Delimiters ، مواردی را که می خواهید استفاده کنید برای تقسیم متن و روی Finish کلیک کنید.
پس از آن ، شما باید متن را بر اساس نحوه تعیین آن به ستون ها تقسیم کنید.
با استفاده از این توابع ، رشته های خاص را از سلولهای اکسل خود استخراج کنید.
این نکات اکسل می تواند یک صفحه گسترده هرج و مرج را به یک سند حرفه ای سازمان یافته و سازماندهی تبدیل کند. با اجرای این تکنیک های ساده و در عین حال مؤثر ، در وقت خود صرفه جویی می کنید ، خطاها را کاهش می دهید و داده های خود را قابل اطمینان تر و تجزیه و تحلیل آسان تر می کنید.