اسکن اسناد را بهعنوان کاری میدانستم که به یک دستگاه اداری بزرگ و سنگین نیاز دارد تا اینکه اخیراً اینقدر واقعاً نمیخواستم بپذیرم. همانطور که معلوم شد، تنها نیستم، و با وجود اینکه اکثر ما از تلفنهایمان برای بانکداری، خرید، ارتباطات و حتی مراقبتهای بهداشتی استفاده میکنیم، بسیاری از ما این واقعیت را نادیده میگیریم که تلفنهایمان یکی از مفیدترین ابزارهای بهرهوری را بهصورت داخلی دارند.
من اسکن اسناد را تا اخیراً بهعنوان چیزی میدانستم که به یک دستگاه بزرگ اداری نیاز دارد، چیزی که تاکنون نمیخواستم بپذیرم. بهنظر میرسد تنها نیستم و با وجود اینکه اکثر ما از تلفنهایمان برای بانکداری، خرید، ارتباط و حتی سلامت استفاده میکنیم، بسیاری از ما این واقعیت را نادیده میگیریم که تلفنهایمان یکی از «مفیدترین ابزارهای بهرهوری موجود در آنها» را دارند.
خواه از ویژگی داخلی مثل «اسکنر در Apple Notes» یا Google Drive استفاده کنید، یا برنامهای اختصاصی مانند CamScanner، PhotoScan یا Adobe Scan، در هر جایی که میروید یک اسکنر قابل حمل همراه دارید. افزون بر این، اگر از آن استفاده نمیکنید، احتمالاً وقت خود را صرف جستجوی اسناد، تایپ مجدد اطلاعات، رفتن به پرینترهای غیرضروری یا نگهداری از شلوغیهایی که نیازی به آن ندارید، هدر میدهید.
پس از این که فهمیدم آیفون من قبلاً اسناد را بهتر اسکن میکند، استفاده از برنامههای اسکن رایگان را متوقف کردم
بدون کاغذ باشید و بینظمگی را کاهش دهید
اسناد فیزیکی را به فایلهای دیجیتال تمیز و منظم تبدیل کنید
اسناد به سرعت در خانه و محل کار انبوه میشوند. این میتواند شامل رسیدها، قبضهای خدماتی، قراردادهای امضا شده، فرمهای مدرسه، اسناد پزشکی و غیره باشد. به جای اینکه آنها را در کشوها پر کنید (و بلافاصله مکان آنها را فراموش کنید)، میتوانید در ثانیهها اسکن کنید و بهصورت ایمن در فضای ابری ذخیره کنید.
اکثر برنامههای اسکن بهصورت خودکار حاشیهها را برش میدهند، نور را بهبود میبخشند و اسناد را به PDFهای واضحی تبدیل میکنند که ارسالشان آسان است. آنها بلافاصله قابل جستجو، دستهبندی ساده و از راه دور قابل دسترسی هستند. به فرم بیمهای نیاز دارید در حالی که در سفر کاری هستید؟ مشکلی نیست!
در هر مکان، در هر زمان اسکن کنید
تلفن شما جایگزین تجهیزات بزرگ اداری میشود
نیازی به «اتصال لپتاپها و ترکیب چاپگر‑اسکنر» یا مراجعه به فروشگاه لوازم اداری برای اسکن اسناد مهم نیست. تلفن شما در هر جایی که باشید کار میکند، چه در کافیشاپ، در جلسه کاری، در مدرسه یا هنگام سفر.
به امضای و بازگرداندن قرارداد نیاز دارید؟ آن را اسکن کنید. ارائه اسناد برای یک شغل؟ اسکن کنید. ارسال مدارک شناسایی برای تأیید؟ اسکن کنید. کاری که قبلاً یک کار اضافی میطلبید، حالا کمتر از یک دقیقه طول میکشد. این راحتی زمان قابلتوجهی را ذخیره میکند، بهویژه در هفتههای شلوغ یا زمانی که خارج از ساعات کاری معمول کار میکنید.
بهسرعت اسناد مهم را بهاشتراک بگذارید
PDFهای هوشمند و واضح را در ثانیهها ارسال کنید
نگرفتن تنها یک عکس از اسناد مهم کافی نیست. این اسناد باید هنگام بایگانی بهصورت منظم و حرفهای بهنظر برسند. برنامههای اسکن، اما، PDFهای تمیز و صاف ایجاد میکنند که ارسال یا بارگذاری آنها آسان است.
بهجای اسکن کردن چیزی در محل کار و ایمیل کردن آن به خود، میتوانید آن را اسکن، امضا و مستقیماً از تلفنتان ارسال کنید. بسیاری از برنامهها با خدمات ابری یکپارچه میشوند و امکان بارگذاری فوری به پوشههای مشترک را میدهند.
بهیاد دارم وقتی در تعطیلات در گوآ بودم مجبور شدم قراردادی استخدامی که دهها صفحه داشت را امضا و ارسال کنم. آن را تکمیل کردم و در حالی که روی ساحل نشسته بودم، ارسالش کردم. توانایی ایجاد و ارسال بلافاصله یک سند صحیح زمان را ذخیره و دردسرها را کاهش میدهد و به شما امکان میدهد بر مسائل مهم تمرکز کنید.
تصاویر را به متن قابل ویرایش تبدیل کنید
محتوا را دوباره تایپ نکنید، بهسادگی اسکن کنید و کپی کنید
یکی از ویژگیهای اغلب نادیده گرفتهشده برنامههای اسکن مدرن، تشخیص نوری کاراکتر یا OCR است. این فناوری متن را از اسناد چاپی استخراج میکند و «به محتوای قابل ویرایش و جستجو تبدیل میکند».
OCR به شما امکان میدهد notesهای جلسه، صفحات کتاب، نامههای چاپی یا فاکتورها را اسکن کنید و متن را بهصورت فوری به ایمیل یا سندی کپی کنید. این میتواند یک تحول واقعی باشد، زیرا دیگر نیازی به تایپ دستی پاراگرافها از کاغذ ندارید. اگر دانشجو، حرفهای یا صاحب کسبوکار کوچکی هستید، این میتواند ساعتها کار خستهکننده را در طول یک هفته صرفهجویی کند.
عکسها و آثار هنری قدیمی را دیجیتالی کنید
خاطرات گذشته را پیش از محو شدن حفظ کنید
این آخرین مزیت مورد علاقه من برای استفاده از اسکنر موبایل است. از استفاده از «برنامه اسکنر عکس اختصاصی» برای حفظ عکسهای قدیمی، نقاشیهای کودکانه، گواهینامهها و سوغاتیهای احساسی لذت میبرم. آن عکسهای قدیمی که پدربزرگ و مادر بزرگتان در یک جزوه نگهداری میکردند؟ بهترینها را عکاسی کنید، وضوح آنها را بهبود دهید و برای نسلهای آینده محفوظ کنید. آن تصاویر Polaroid خجالتآور مهمانیهای منزلی ۲۰ سال پیش؟ آنها را برای تاریخ نگه دارید و نسخههای اصلی را از بین ببرید!
خبرنامه: استاد اسکن تلفن با نکات هوشمند
این نه تنها بهاشتراکگذاری خاطرات با خانواده و دوستان را آسان میکند، بلکه از خاطرات در برابر آسیب ناشی از آب، گمشدن یا زوال محافظت میکند. همین امر برای آثار هنری صادق است: اسکن یک آرشیو دیجیتال دائمی و با کیفیت بالا ایجاد میکند. همچنین راهی آسان برای تولید چاپهای دیجیتال با کیفیت است، در حالی که نسخههای اصلی بهصورت ایمن نگهداری میشوند.
استفاده از اسکنر تلفن شما برای وظایف روزمره ساعتها را در طول زمان ذخیره میکند
اگر تلفن شما قبلاً تقویم، دوربین، GPS و حتی کیف پول شما را جایگزین کرده، منطقی است که اجازه دهید اسکنر شما نیز جایگزین شود. یک برنامه اسکن سند بینظمگی را از بین میبرد، کارهای اضافی را کاهش میدهد، ارتباطات را تسریع میکند و حتی به حفظ خاطرات شخصی کمک میکند. این فقط درباره راحتی نیست؛ این درباره بازگرداندن مقادیر کوچکی از زمان است که بهسرعت جمع میشوند.
از زمانی که از اسکنر سند داخلی تلفنام و یک برنامه اسکن عکس جداگانه استفاده میکنم، من سازماندهی بیشتری پیدا کردهام، بایگانی اسناد فیزیکیام تقریباً به هیچچیزی کاهش یافته و سوابق بهتری از چیزهای مهم دارم، چه آنها قبضهای خدماتی، رسیدهای کالا، اسناد مالی یا سوغاتیهای احساسی باشند.