برنامههای بهرهوری عالی هستند. آنها به شما کمک میکنند تا مسیر خود را حفظ کنید، کارها را مدیریت کنید و با جریان عظیم اطلاعاتی که زندگی ممکن است بر شما بیندازد، مقابله کنید. با این حال، این برنامهها بهتدریج پیچیدهتر میشوند، به این معنی که سروکار داشتن با خود برنامهها گاهی میتواند زمانبر باشد.
برنامههای بهرهوری عالی هستند. آنها به شما کمک میکنند تا مسیر خود را حفظ کنید، کارها را مدیریت کنید و با جریان عظیم اطلاعاتی که زندگی میتواند به شما بیندازد، مقابله کنید. با این حال، این برنامهها بهتدریج پیچیدهتر میشوند، به این معنی که کار با خود برنامهها گاهی میتواند زمانبر باشد.
من فکر میکردم داشتن برنامههای اختصاصی برای هر عملکرد، مسیر بهینهسازی نهایی است. در عوض، من مالیات شناختی میپرداختم که تمرکز بر کار عمیق را تقریباً غیرممکن میکرد. دقیقاً همانطور که «ابزارهای هوش مصنوعی بیشتر هدر هزینهاند، اما برخی ضروریاند». همه ابزارهای بهرهوری لزوماً زمان شما را صرفهجویی نمیکنند.
Notion
وقتی سازماندهی کارها شبیه به خود کار شد
Notion بهطور واضح بدترین مشکل را دارد. در حالی که بهعنوان «یک فضای کاری همهکاره» بازاریابی میشد، در واقع یک کارخانه تماموقت حواسپرتی شد. در یک مقطع، «سعی کردم تمام زندگیام را در Notion اجرا کنم و منظم بمانم». ابتدا خوب شروع شد—تا جایی که فهمیدم ساعتها زمانم را صرف ساخت داشبوردها و پایگاههای داده میکنم بهجای استفاده واقعی از آنها. بله، Notion ویژگیهای بسیار دارد، اما این ویژگیها دقیقاً آنچه که روزانه استفاده میکنم نیستند. برعکس، بسیاری از ویژگیهایی که سالها به برنامههای تخصصی پیگیری عادت کرده بودم، در Notion وجود نداشت.
این یکی از بزرگترین دلایلی است که «چرا Notion برای من کار نکرد، اما Excel کار کرد». من نهایتاً «از Notion فقط برای یک کار استفاده میکردم»: استخراج دادهها. صفحات Notion من اکنون در واقع فهرستهای بولتدار بزرگی از اطلاعاتی هستند که باید به آنها رجوع کنم. با این حال، به نظر میرسد برخی افراد موفقتر هستند که تمام جریان کاری خود را در Notion بسازند—حداقل برای مدتی—«اگرچه آن تجربه همیشه بهخوبی زمان نمیگذرد».
Notion به شما امکان میدهد پایگاههای داده داخل پایگاههای داده بسازید، روابط میان دهها ویژگی مرتبط ایجاد کنید و قالبها را بینهایت سفارشی کنید. اما این انعطافپذیری هزینهاش پیچیدگی ناخواسته است. علاوه بر این، عملکرد آهسته پلتفرم میتواند مشکل را تشدید کند.
Obsidian
پیوندهای قدرتمند، تنظیمات بیپایان و بازدهی کاهشی
Obsidian قول داده بود که دومین مغزم باشد و این وعده را انجام داد—اما بهقیمت تبدیل شدن به یک وسواس خودش. منحنی یادگیری یک افسانه نیست. تسلط بر Obsidian نیاز دارد که نحو Markdown، قواعد بکلینک، پوشههای تو در تو، متادیتای YAML و افزونههای جامعه را درک کنید. هیچیک از این موارد بهصورت ذاتی دشوار نیست، اما شما زمان بیشتری را صرف کشف و تحقیق خواهید کرد بهجای استفاده واقعی از ابزار. حداقل در ابتدا.
برخی افزونهها «صندوقام Obsidian را به یک شاهکار تصویری تبدیل میکنند»، اما تا زمانی که صندوقتان را بسازید، ساعتها زمان خود را صرف یادگیری Obsidian میکنید. برنامه موبایل نیز میتواند کند و منابعپُر باشد و شما را مجبور میکند از ابزارهای ضبط جداگانه مانند ضبطکنندههای صوتی و برنامههای یادداشتبرداری دیگر استفاده کنید تا پس از آن همه چیز را یکجا کنید. این کمتر شبیه یک مغز دوم و بیشتر یک شغل دوم است.
Todoist
وقتی علامتگذاری کارها تبدیل به یک کار دیگر میشود
سیستم ساده تاریخبندی Todoist شما را مجبور میکند تا تاریخهای دلخواهی را برای سازماندهی کارها اختصاص دهید و سپس با لیستی سرگیجهآور از کارهایی که تاریخ آنها در واقع سررسید نیست مواجه میشوید. هر چه کارها بیشتر جمع شوند، بار روانی بدتر میشود. این شبیه به سیسفوس است که دائماً سنگ را بهبالا هرم میکشد.
اکثر، اگر نه تمام، برنامههای فهرست کارها همان نقص اساسی را دارند: هرگز فراموش نمیکنند. بر خلاف فهرست کاغذی که میتوانید کارهای تکمیلشده را فیزیکی دور بیندازید، برنامههای فهرست کارها هر موردی را که تا به حال وارد کردهاید حفظ میکنند. این یک نوع مشکل «بدهی کارها» ایجاد میکند که میتواند بهسرعت ارتقاء یابد.
وقتی تاریخ هدف یک کار را از دست میدهید—که حتماً رخ خواهد داد—این برنامهها معمولاً کار را به فهرست امروز شما منتقل میکنند. اما اگر بیش از ۵۰ مورد تماماً در یک روز موعد داشته باشید، سیستم میفورانده میشود. شما دیگر به برنامه اعتماد نمیکنید، دیگر آن را بررسی نمیکنید و در نهایت، استفاده از آن را متوقف میکنید. انباشت بیش از حد کارها باعث میشود احساس فلج شدن کنید و بهجای آن برنامه را رها کنید تا دوباره آغاز کنید. این کارها، همانطور که میگویند، هرگز تمام نمیشوند.
Slack
دسترسپذیر بودن همانطور که بهرهور بودن نیست
Slack سختترین برنامه برای نادیده گرفتن در این فهرست است چون ستون فقرات ارتباط در بسیاری از محیطهای حرفهای محسوب میشود. با این حال، این برنامه بهسرعت در حال تبدیل شدن به دستگاه تغییر زمینه است نه یک برنامه پیامرسان.
انتظار پاسخ فوری در DNA Slack تعبیه شده است. حتی خاموش کردن اعلانها هم مشکل را حل نمیکند زیرا دانستن وجود پیامهای خوانده نشده بار شناختی ایجاد میکند. شما بهطور ذهنی بین کارها جابهجا میشوید حتی بدون اینکه فیزیکاً پاسخ دهید.
Asana
قابلیت بیشتر، بار بیشتر، سرعت کمتر
ابزارهای مدیریت پروژه سازمانی مانند Asana گناه مشابهی با Notion دارند. آنها وعده میدهند هماهنگی پروژه را متمرکز کنند، اما پیادهسازی آنها نیاز به پیکربندی گسترده دارد پیش از این که مفید باشند.
Asana زمان اولیه تنظیمات قابلتوجهی میطلبد. گزینههای سفارشیسازی آن عالی بهنظر میرسند تا جایی که متوجه میشوید بهجای اجرای پروژهها، هفتهها را صرف پیکربندی ابزار میکنید. هزینه پنهان دیگری نیز بهنام انفجار ادغامها وجود دارد.
بسیاری از سازمانها در نهایت بهیک مجموعه فناوری پراکنده میرسند که شامل برنامههایی مانند Asana، Slack و Google Workspace و غیره میشود که فرصتهای تغییر زمینه را چند برابر میکند. این بهنوبه خود توجه شما را بیشتر تقسیم میکند. سیستم کارهای Asana نیز همان بار روانی تاریخ سررسید را که برنامههای فهرست کارها بر شما تحمیل میکنند، به ارث میبرد.
Google Calendar
هر دقیقه حساب میشود، اما کمتر زمان بهخوبی استفاده میشود
Google Calendar به نظر بیگناه میآید، اما باعث بدترین افراطهای فرهنگ جلسات میشود. اصطکاک برای برنامهریزی یک جلسه تقریباً صفر است و برخی «کلیدهای میانبر نابغه Google Calendar» این روند را حتی سریعتر میکنند. کسی یک دعوتنامه تقویمی میفرستد و ناگهان روز شما قطعهقطعه میشود.
عضویت در خبرنامه برای دریافت بینشهای دقیقتر درباره برنامههای بهرهوری
عضویت در خبرنامه برای دریافت بینشهای دقیقتر درباره برنامههای بهرهوری
با اشتراک، شما موافقت میکنید که خبرنامه و ایمیلهای بازاریابی را دریافت کنید و شرایط استفاده و سیاست حریم خصوصی Valnet را بپذیرید. میتوانید هر زمان لغو اشتراک کنید.
اینها نیز اعلانهای ضروری هستند. شما نمیخواهید بهدلیل بیصدا شدن اعلانها یک جلسه را از دست بدهید. بنابراین اگر تقویم Google را در یک برگه مرورگر باز دارید و تمام جلساتتان را در طول هفته یا ماه میبینید، میتواند خستهکننده شود. علاوه بر این، اگر میخواهید زمان خود را میان قرارها بهطور مؤثر سازماندهی کنید، مجبور خواهید شد بین کیبورد و ماوس مداوم جابهجا شوید. این یکی از دلایلی است که من به یک تقویم متنی که بهطرز شگفتانگیزی کارآمد است روی آوردهام.
آنچه به نظر بهرهور میرسد همیشه بهرهور نیست
پس چرا همچنان این برنامههای هدر زمان را دانلود میکنیم؟ پاسخ کاملاً ساده است. این برنامهها و نحوه کارکردشان باعث میشود حس بیشتری از بهرهوری داشته باشیم، حتی اگر انگیزه درونی را از بین ببرند و کاری به ما انجام ندهند.
با تمام سر و صداهای خود، بسیاری از ابزارهای مدیریت دانش در نهایت کار بیشتری نسبت به ارزشی که دارند میطلبند.
من نمیتوانم بشمارم چند بار توجیه کردهام که مشاهده یک آموزش تنظیم Notion بهمدت ۳۰ دقیقه، بهعنوان تحقیق است در حالی که باید کار میکردم. این همان دام است: سوراخ خرگوشی بهینهسازی که هیچوقت تمام نمیشود.
راهحل رها کردن فناوری نیست، بلکه انتخاب بسیار دقیق و حفظ یک استک فناوری کمحجم است. بهرهوری درباره داشتن یک سیستم کامل نیست—بلکه داشتن یک سیستم ساده است که واقعاً از آن استفاده میکنید. این برنامهها ذاتاً بد نیستند. در واقع در محیطهای حرفهای تقریباً غیرقابل اجتناب هستند. فقط بسیاری از ویژگیها و گزینههای سفارشیسازی آنها صرفاً حواسپرتی هستند که بهعنوان راهحل جا میخورند.