اگر یک نکتهای را پس از صرف ساعتهای بسیار زیاد برای کار با اکسل یاد گرفتهام، این است که نیازی نیست هر جدولکاری را از صفر بسازم. دلیلی برای اختراع دوباره چرخ نیست وقتی کسی دیگر قبلاً یک قالب کاملاً مناسب ایجاد کرده است، بهویژه وقتی که تمام کارهای سنگین را بهصورت رایگان انجام داده است.
اگر یک چیز را پس از صرف ساعتها زیاد برای کار با اکسل یاد گرفتهام این است که من نیازی ندارم هر صفحهگستردهای را از ابتدا بسازم. هیچ دلیلی برای بازآفرینی چرخ نیست وقتی کسی دیگر قبلاً یک قالب کاملاً مناسب ساخته و تمام کار سنگین را بهصورت رایگان انجام داده است.
بخش بزرگی از قالبهایی که به آنها تکیه میکنم از سایت Vertex42.com میآید؛ سایتی که از سال ۲۰۰۳ قالبهای رایگان برای هر دو گوگل و اکسل توسعه میدهد. بسیاری از این قالبها سالهاست که وجود دارند، به این معنی که تست، بهبود و اثبات کارکردشان شده است. حتی اگر فوراً واضح نباشند، تقریباً هر یک شامل یک صفحه راهنمای اختصاصی است که استفاده از آنها را بسیار آسانتر میکند.
قالب ترازنامه برای اکسل
دست یافتن به شفافیت مالی بدون ساخت فرمولها
اگر کسبوکار دارید و موقعیت مالی خود را ردیابی نمیکنید، عملاً بهصورت کور پرواز میکنید. چالش این است که ساخت یک ترازنامه از صفر در اکسل به معنای مبارزه با معادله حسابداری و بررسی هر عدد برای اطمینان از توازن است.
قالب ترازنامه Vertex42 تمام این موارد را برای شما مدیریت میکند. این قالب مخصوص مالکان کسبوکارهای کوچک طراحی شده و بهصورت خودکار حقوق مالک را با کسر بدهیها از داراییها محاسبه میکند. تنها کاری که باید انجام دهید این است که اعداد مربوطه را وارد کنید.
قالب تمام موارد را به دستههای واضح تقسیم میکند: داراییهای جاری مانند نقدینگی، موجودی و هر چیزی که ظرف یک سال تبدیل میشود، و داراییهای ثابت مانند املاک و وسایل که قصد دارید برای مدت زمان طولانیتری نگه دارید. بدهیهای شما نیز همان ساختار را دنبال میکند و تعهدات کوتاهمدت را از وامها و وامهای بلندمدت جدا میکند.
همچنین دو سال مقایسه درونساخت دارد، بنابراین میتوانید بهسرعت ببینید آیا اوضاع در حال بهبود است یا نه. علاوه بر این، شامل مجموعهای از نسبتهای مالی رایج است که به شما امکان میدهد عملکرد خود را با استانداردهای صنعتی مقایسه کنید بدون محاسبههای اضافی.
دانلود: قالب ترازنامه
از دستکاری دادههای دستی در Google Sheets خسته شدهاید؟ این افزونهها بازی را تغییر میدهند.
قالب صورت درآمد برای اکسل
راهحلی آماده برای پیگیری سود شما
این قالب صورت درآمد تمام درآمدهای شما را جمعآوری میکند، هزینهها را کم میکند و به شما نشان میدهد آیا سود کسب کردهاید یا خیر. دو قالب ارائه میدهد و انتخاب شما بسته به نحوه عملکرد کسبوکار شماست.
اگر کسبوکار شما بر پایه خدمات است که هزینه کالای فروختهشده عامل اصلی نیست، قالب SingleStep ایدهآل است: کل درآمد منهای کل هزینه برابر درآمد خالص میشود و تمام. اگر در خردهفروشی یا تولید فعالیت میکنید، نسخه MultiStep منطقیتر است. این قالب سود ناخالص را از درآمد عملیاتی جدا میکند، که برای تعیین این که آیا هزینه محصولات یا هزینههای عملیاتی حاشیه شما را تحت فشار قرار میدهد، ضروری است.
پس از وارد کردن اعداد، قالب بهصورت خودکار سود خالص، سود عملیاتی (EBIT) و درآمد از عملیات جاری را محاسبه میکند تا بتوانید بر روی سود (یا زیان) خود تمرکز کنید.
دانلود: قالب صورت درآمد
قالب ماتریس RACI برای اکسل
سریعترین راه برای پایان دادن به بحث درباره اینکه چه کسی مالک چه چیزی است
هیچ چیز پروژهای را سریعتر به مشکل نمیکشاند جز سردرگمی درباره اینکه چه کسی باید چه کاری انجام دهد. شما فکر میکنید بلا این کار را انجام میدهد، بلا فکر میکند که این کار جک است و در این حین هیچکسی کاری انجام نمیدهد. ماتریس RACI (مسئول، پاسخگو، مشاورهگیرنده و آگاه) روشی ساده برای حذف این هرج و مرج سازمانی است.
شما با فهرست کردن هر وظیفه یا تحویل، به هر شخص نقشی اختصاص میدهید: R برای شخصی که کار را انجام میدهد، A برای شخصی که در صورت بروز مشکل مسئول است، C برای افرادی که باید نظر دهند، و I برای کسانی که فقط باید در جریان باشند.
بهطور پیشفرض، قالب Vertex42 همچنین D و S را شامل میشود که بهعنوان نقشهای پشتیبانی اضافی عمل میکنند. از کدگذاری رنگی برای جلوگیری از سوءتفاهم استفاده میکند و گزینههای کشویی دارد تا نیازی به تایپ مکرر حروف نباشد.
اگر تیم شما از گونهای مانند RASIC یا CAIRO استفاده میکند، میتوانید بهراحتی اختصارات را سفارشی کنید. تنظیم فقط چند دقیقه طول میکشد.
دانلود: قالب ماتریس RACI
سیلویها میتوانند مفید باشند، بهویژه اگر بار کاری متنوع و سنگینی داشته باشید. از Freeter استفاده کنید تا کنترل را دوباره به دست بگیرید.
قالب نمودار گانت برای اکسل
جدول زمانی که واقعا مهلتها را قابل مدیریت میسازد
یک نمودار گانت در اکسل دوست نزدیک مدیر پروژه است زیرا هر وظیفه، زمان شروع و پایان و میزان پیشرفت را نشان میدهد. این فرمت از زمان معرفی توسط هنری گانت در اوایل قرن ۱۹۰۰ تقریباً تغییر نکرده است، چرا که هنوز بهخوبی کار را انجام میدهد.
این قالب نیازی به چیزهای پیچیده ندارد: بدون ماکرو، نصب یا مهارتهای پیشرفته اکسل. شما تاریخ شروع پروژه را تعیین میکنید، وظایف را فهرست میکنید، تاریخ شروع و مدت زمان را اختصاص میدهید و نمودار بهصورت خودکار جدول زمانی را مدیریت میکند. هنگام پیشرفت پروژه، تنها کافیست ستون “% DONE” را بهروزرسانی کنید تا میلهها بر اساس پیشرفت پر شوند.
برای پروژههای بزرگتر یا پیچیدهتر، قالب از وابستگیهای وظیفه پشتیبانی میکند، بهطوری که یک وظیفه تا تکمیل دیگری آغاز نمیشود. میتوانید نحوه خودکارسازی این ویژگی را در صفحه راهنمای قالب پیدا کنید. همچنین میتوانید شمارهگذاری سلسلهمراتبی اضافه کنید تا نشان دهید کدام وظایف زیرمجموعه کارهای بزرگتر هستند.
اما اگر هنوز برای تیم شما پیچیده بهنظر میرسد، ممکن است ترجیح دهید به جای آن «ایجاد یک برد کانبان در اکسل» را امتحان کنید، جایی که میتوانید وظایف را بین ستونهای «انجام شود» و «انجام شد» کشیده و رها کنید.
دانلود: قالب نمودار گانت
قالب تولید گروه تصادفی برای اکسل
تیمهای کامل بدون پیشداوری و بدون زحمت
چه در حال برگزاری یک کنفرانس باشید، تدریس یک کلاس یا سازماندهی یک بازی بسکتبال، در نهایت نیاز به تقسیم افراد به گروهها خواهید داشت. چالش این است که بهصورت عادلانه این کار را انجام دهید و سادهترین راه حل، تصادفیسازی گروههاست که این قالب برای شما انجام میدهد.
گزارش MUO
گزارش MUO
شما با چسباندن فهرست اسامی خود در برگه «Names» شروع میکنید. میتوانید جزئیات اضافی مانند شماره تلفن، سطح مهارت یا هر چیز دیگری که نیاز دارید نیز اضافه کنید. سپس، با مرتبسازی بر اساس ستون RAND، قالب فهرست را بهصورت تصادفی میکند.
سپس الگوی گروهبندی خود را انتخاب میکنید: یا گروههای متوالی (1,1,1,2,2,2) یا گروههای چرخشی (1,2,3,1,2,3). تعداد گروههای مورد نظر را تنظیم کنید و قالب تعداد افراد در هر گروه را محاسبه میکند. اگر بخواهید ترتیب اولیه را بازگردانید، کافی است بر اساس ستون CUST ORDER مرتبسازی کنید.
دانلود: قالب تولید گروه تصادفی
میخواهید هیجان کمی به تجزیه و تحلیل دادههای خود اضافه کنید؟ یاد بگیرید چگونه از تابع RANDARRAY برای مرتبسازی تصادفی دادهها در اکسل استفاده کنید.
قالب مناسب ساعتها را صرفهجویی میکند و گاهی کل پروژه شما را نجات میدهد
شما میتوانستید تمام اینها را از ابتدا بسازید. میتوانستید چرخ را بازآفرینی کنید و فرمولهای خود را دیباگ کنید. یا میتوانید هر یک از این قالبهای رایگان Vertex42 را دانلود کنید، چند دقیقه آنها را سفارشی کنید و به کارهایی که واقعاً مهم هستند بپردازید.
اکثریت این قالبها برای نسخههای قدیمی اکسل – حتی بهتا سال ۲۰۱۰ – در دسترس هستند، بهجز تولیدکننده گروه تصادفی که به اکسل ۲۰۱۶ یا بالاتر نیاز دارد. با توجه به زمان عرضه اکسل ۲۰۱۶، احتمالاً هماکنون به آن دسترسی دارید.
به هر نحوی، قالبها بهسادگی قابل دانلود و آماده استفاده هستند، بنابراین دلیلی برای عدم بهرهبرداری از آنها وجود ندارد.