کمالگرایان مشتریان عالیای هستند زیرا چشمدارد به جزئیات و برای هیچ چیزی کمتر از بهترین محصول یا سرویس راضی نیستند. با این حال، تمایلات کمالگرایی میتواند این مشتریان را چالشبرانگیزتر کند. ممکن است اغلب احساس کنید که هیچ چیز به اندازه کافی خوب نیست، حتی اگر تمام تلاش خود را میکنید.
کمالگرایان مشتریان عالیای هستند زیرا چشم دقیقی برای جزئیات دارند و با کمتر از بهترین محصول یا خدمات راضی نمیشوند. با این حال، تمایلات کمالگرا میتواند این مشتریان را دشوارتر کند. ممکن است اغلب احساس کنید که هیچ چیزی به اندازه کافی خوب نیست، حتی اگر تمام توان خود را بهکار گرفتهاید.
این به این معنا نیست که باید تماماً از کار با کمالگرایان دوری کنید؛ اگر از کار شما رضایت داشته باشند، احتمالاً در آینده کسبوکار مکرر از سوی آنها دریافت خواهید کرد. در اینجا چند نکته برای مقابله با مشتریان کمالگرا و جلب اعتماد آنها آورده شده است.
۱. ایجاد رابطهای خوب
ایجاد رابطه کاری خوبی با مشتریتان نه تنها احتمال اینکه او کمالگرا باشد را کاهش میدهد، بلکه کیفیت کار شما را نیز ارتقا میدهد. سعی کنید از دیدگاه طرف مقابل نگاه کنید—ایدهی آنها از کمال چیست و اطمینان حاصل کنید که با آن استانداردها تطبیق دارید. برای مثال، اگر مشتریتان میخواهد همه چیز بهطور فوقالعاده منظم و تمیز باشد، تمام تلاش خود را برای پیروی از راهنماییهایشان کنید.
نگرش شما قبل و بعد از هر جلسه نیز مهم است. اگر با چهرهای ناخوشایند وارد شوید، احتمالاً مشتری متوجه خواهد شد. سعی کنید هر گفتوگوی خود را با نکتهای مثبت آغاز و خاتمه دهید. همانطور که استیون کاوی، تاجر و نویسندهٔ آمریکایی میگوید: «مهربانیها و آداب کوچک بسیار مهماند. در روابط، چیزهای کوچک، چیزهای بزرگ هستند.»
«مهربانیها و آداب کوچک بسیار مهماند. در روابط، چیزهای کوچک، چیزهای بزرگ هستند.» – استیون کاوی
۲. تکرار و خلاصه کردن دستورالعملها
تکرار و خلاصه کردن دستورالعملها پیامی میفرستد: «من گوش میدهم و بازخورد شما مهم است». گوش دادن فعال باعث میشود مشتری نسبت به پیشنهادات شما پذیراتر باشد. تکرار دستورالعملها همچنین احتمال اشتباهات و سوءتفاهمها را کاهش میدهد. در ادامه چند مثال برای به کارگیری این روش آورده شده است:
- دستورالعملها را تکرار کنید و بپرسید آیا درست هستند: «مقاله باید ۵۰۰ کلمه باشد، درست است؟»
- دستورالعملها را خلاصه کنید و بپرسید آیا درست هستند: «پس ما به مقالهای درباره این که این محصول جدید چهطرزی همه چیز را برای مشتریانمان تغییر خواهد داد، نیاز داریم؟»
۳. یادداشتبرداری
هر دستوری که نادیده بگیرید، فراموش کنید یا از دست بدهید، زمان و شاید پول مشتری را هدر میدهد. این میتواند دلیل تمایلات کمالگرا بودن آنها باشد. یادداشتبرداری به شما کمک میکند دستورالعملهای پیچیده را به یاد داشته باشید و در صورت فراموش شدن توسط مشتری، مرجعی داشته باشید.
استفاده از ابزار سادهای مانند برچسب چسبان (sticky note) کافی است، اما میتوانید برنامههای پیشرفتهتری مانند Evernote یا OneNote را امتحان کنید. اگر انتخاب یک برنامه یادداشتبرداری برایتان دشوار است، راهنمای ما درباره Evernote vs. OneNote را بخوانید.
۴. سازماندهی کارهایتان
سازماندهی باعث کاهش خطاها و به حداقل رساندن حواسپرتیها میشود. سعی کنید از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید که به شما کمک میکنند مهلتها را یادداشت کنید و پروژههایتان را ترسیم کنید. تقسیمبندی یا شکستن پروژههای بزرگ به مایلستونها تضمین میکند که زمان کافی برای جزئیات مهم پروژه اختصاص دهید. مطمئن شوید که بلوکهای زمانی در تقویم خود برنامهریزی کنید تا بر روی هر کار کار کنید.
Penbook یک برنامهٔ پرداختی برای ویندوز است که میتوانید برای ایدهپردازی و سازماندهی افکار خود با نوشتار دستی از آن استفاده کنید. Trello به شما کمک میکند وظایف خود را در تابلوهای پروژهای کانبان سازماندهی کنید که میتوانید برای پیگیری با مشتریان به اشتراک بگذارید. شما میتوانید Monday را نیز امتحان کنید، یک ابزار سادهٔ مدیریت پروژه که به شما امکان ردیابی کارها، ایجاد جدول زمانبندی و همکاری با مشتری را میدهد.
۵. ارتقای مهارتهای ارتباطی
به هفت C در تمام ارتباطات خود بهخاطر بسپارید: واضح (clear)، صحیح (correct)، کامل (complete)، ملموس (concrete)، مختصر (concise)، مودبانه (considerate) و مؤدب (courteous). همچنین صادق و شفاف بودن در کارهای خود مفید است. اگر ۱۰۰٪ در مورد چیزی مطمئن نیستید، صراحتاً بگویید بهجای اینکه سعی کنید آن را پنهان کنید یا پاسخ ساختگی بدهید. هنگامی که مشکلات بروز میکند، با دریافت نظرات آنها و ارتباط مؤثر، به مشتری کمک کنید کمتر نگران شود.
ارتباطات یکی از مهارتهای نرم پرتقاضا در امروز است. اگر میخواهید در این زمینه مهارت بیشتری کسب کنید، بهترین دورههای یادگیری لینکدین برای بهبود مهارتهای ارتباطی بهقطعاً کمک میکند.
۶. ارائه بهروزرسانیهای منظم
یک راه برای مقابله با یک مشتری کمالگرا این است که بهطور مداوم بهروزرسانیها را به او بدهید بدون اینکه به جزئیات دقیق فرآیند خود بپردازید. این روش باعث میشود احساس کنند کنترل و مشارکت دارند و از حجم زیاد جزئیات غرق نشوند.
بهخاطر بسپارید که فعال باشید و با مشتری خود در ارتباط بمانید. هنگام ارتباط از ابزار پیامرسانی مورد ترجیح آنها استفاده کنید. اگر ایمیل را ترجیح میدهند، از ایمیل استفاده کنید. برنامههای پیامرسانی فوری مانند Skype یا WhatsApp را پیشنهاد دهید تا بتوانید هر مشکلی را بهمحض بروز حل کنید و از بروز مشکلاتی که ممکن است در آینده منجر به تعارض شود جلوگیری کنید.
۷. پیشنهاد یک سیستم بازخورد
یک سیستم بازخورد به مشتری امکان خروجی برای ناامیدیهایشان میدهد و به شما فرصتی برای بهبود کارتان پیش از اینکه خیلی دیر شود، میدهد. بازخورد همچنین حس مسئولیتپذیری را برای هر دو طرف فراهم میکند و اطمینان میدهد که شما از آنچه برای موفقیت پروژه باید انجام شود، آگاه هستید.
در پیشنهاد پروژه و جدول زمانبندی خود، نقاط ارتباطی که در آن با مشتری برای دریافت بازخورد ملاقات میکنید، گنجانده شود. هدف جلسات را واضح کنید و زمانبندی را پیش از آن تأیید کنید. همچنین میتوانید از ابزاری مانند Typeform استفاده کنید که قالب فرم بازخورد قابل تنظیم برای مشتری ارائه میدهد.
۸. تسلیم شدن و خروج
تسلیم شدن آخرین گزینه شما است اگر همه چیز دیگر شکست بخورد. گاهی بهتر است پروژه را رها کنید اگر بر سلامت روان شما تأثیر منفی داشته باشد یا مطمئن باشید که نمیتوانید تحویل دهید. اگر نمیتوانید با یک کمالگرا کار کنید، سعی کنید شخص دیگری را پیدا کنید که بتواند. این بهترین کاری است که میتوانید برای خود و مشتریتان انجام دهید. همیشه باید تمام تلاش خود را بکنید، اما گاهی مشتریانی وجود دارند که بهتر است رها شوند.
هنگام تسلیم شدن، بهخاطر داشته باشید که پلها را نسوزانید و در صورت امکان ارجاعاتی ارائه دهید. پایان دادن به کار با نکتهای مثبت به شما فرصتی میدهد تا بازخورد خوبی از مشتری دریافت کنید. علاوه بر این، هیچگاه نمیدانید. میتواند اتفاقات غیرمنتظرهای رخ دهد و ممکن است دوباره مجبور شوید با مشتری کمالگرا کار کنید.
کار با یک مشتری کمالگرا گاهی ارزشش را دارد
اگر قصد ادامه کار با مشتری کمالگرا را دارید، بهدقت مزایا و معایب را بسنجید. با اینکه آنها پرتقاضا هستند، شما را به انجام بهترین کارها تشویق میکنند. اگر صبر و شخصیت لازم برای تحویل کار را داشته باشید، ممکن است مشتری وفاداری به دست آورید که به کسبوکار شما اعتماد میکند.
آیا میخواهید بیشتر دربارهٔ مدیریت افراد دشواری که با آنها کار میکنید یاد بگیرید؟ ممکن است بخواهید بعداً دربارهٔ مقابله با یک مشتری خودخواه بخوانید.