از گفتن “از شما نشنیدم” خسته شده اید؟ در اینجا چند راه بهتر برای درخواست پیگیری در ایمیل وجود دارد.
مردم اغلب ایمیل‌های بعدی را با همان خط آغازین شروع می‌کنند: «هنوز از شما چیزی نشنیده‌ام». اگرچه ساده است، اما بی ادبانه نیز به نظر می رسد. شما باید با دقت عبارت خود را انتخاب کنید تا هنگام ارسال ایمیل های کاری، لحنی قاطعانه و در عین حال مودبانه را منتقل کنید.
گیرندگان احتمالاً ده‌ها پیام را دریافت می‌کنند که با «هنوز از شما دریافت نکرده‌ام» شروع می‌شود، بنابراین سعی کنید از خط باز دیگری استفاده کنید. در اینجا چند راه حرفه ای و کار دوستانه برای درخواست پیگیری وجود دارد.
1. «اگر فرصتی برای [درج درخواست قبلی] داشتید، فقط پیگیری کنید»
«فقط پیگیری اگر فرصتی برای [درخواست] داشتید» یک پیام پیگیری ساده و در عین حال فعال است. پاسخ های سریع را بدون به نظر رسیدن منفعل-تهاجمی تشویق می کند. دریافت‌کنندگان تلنگرهای ملایم و ارجاعات ظریف را به درخواست‌های قبلی ترجیح می‌دهند تا گشایش‌های تحریک‌کننده گناه.
علاوه بر این، این خط نشان می دهد که هرگونه پاسخ تاخیری غیرعمدی است. یک رویکرد همدلانه باعث ایجاد رابطه می شود – اگر به موقعیت طرف مقابل توجه کنید، احتمالاً واکنش مثبتی را برانگیزید.
ایمیل زیر را به عنوان مثال در نظر بگیرید. فرستنده قبل از درج یک فراخوان کوتاه (CTA) از لحن فروش با پرسیدن یک سوال محتاطانه و در عین حال فعال اجتناب می کند.
2. “از دیدن شما در [رویداد یا گردهمایی] عالی بود”
خط “از دیدن شما در [رویداد یا گردهمایی] عالی بود” یک یخ شکن راحت است. این نشان می دهد که شما قبلاً شخصاً با گیرنده ملاقات کرده اید و لحظات مشترک را به یاد می آورد. مردم ایمیل های کسانی را که می شناسند به جای افراد غریبه در اولویت قرار می دهند.
ارجاع به مکالمات قبلی نیز به شما کمک می‌کند تا در هر پیشنهاد یا طرحی بدون فروش به نظر برسید. حذف ناگهانی CTA فقط خوانندگان را دور می کند. برای جلب پاسخ مطلوب، ابتدا یک رابطه حرفه ای ایجاد کنید و اعتماد طرف مقابل را جلب کنید.
شبکه سازی فراتر از ارسال دعوت نامه های لینکدین است. از نکات موثر شبکه برای پیشرفت شغلی، مانند ایجاد حضور آنلاین و تعیین اهداف روشن، استفاده کنید.
3. «فقط این پیام را به بالای صندوق ورودی خود برسانید»
بگویید: «فقط این پیام را به بالای صندوق ورودی خود برسانید» برای بازگشایی ساده و در عین حال فوری. بر اهمیت پاسخ های سریع بدون اینکه شما را بی حوصله نشان دهد، تأکید می کند. گیرندگان از توجه شما برای صندوق های ورودی شلوغشان قدردانی خواهند کرد.
استفاده از این خط از دردسر ارسال مجدد پیام نیز جلوگیری می کند. فقط مطمئن شوید که به موضوع صحیح پاسخ داده اید تا گیرندگان بتوانند به سرعت به بخش های قبلی گفتگو مراجعه کنند.
4. «صندوق ورودی شما باید همین الان بارگیری شود. آیا ترجیح می دهید در یک تماس سریع در مورد [درج موضوع] بحث کنید؟
پیگیری در موضوعات پیچیده تر به برنامه های اقدام خاصی نیاز دارد. به جای اینکه فقط پیام دیگری بفرستید، راه حلی واضح و سرراست برای دستیابی به اهداف مشترک پیشنهاد دهید. فرض کنید در حال اجرای یک پروژه مهم هستید. می‌توانید این فرآیند را با گفتن این جمله تسریع کنید: «صندوق ورودی شما باید همین الان بارگیری شود. آیا ترجیح می دهید در مورد [موضوع] به جای یک تماس سریع صحبت کنید؟» مستقیم و فعال اما محترمانه است.
هنگام تصمیم گیری در مورد زمان و تاریخ تماس خود از برنامه های زمان بندی جلسه مانند Calendly یا Rally استفاده کنید. آنها ایمیل های بیهوده را در رزرو قرار حذف می کنند.
5. «فقط یک یادآوری ملایم درباره [درج وظیفه] ارسال کنید زیرا به زمان حساس است»
با گفتن، «فقط یک یادآوری ملایم در مورد [وظیفه] ارسال کنید، زیرا به زمان حساس است، مکالمه را کنترل کنید». این یک افتتاحیه معتبر و در عین حال محترمانه است که توجه خواننده را جلب می کند. و با توضیح فوریت وضعیت، آنها بهتر متوجه خواهند شد که چرا پیگیری ارسال کردید.
از این خط به میزان اندکی استفاده کنید – آزار دادن مداوم و مدیریت خرد تیم شما مانع بهره وری می شود.
6. “با عرض پوزش برای ناراحتی، اما [درج درخواست]”
خط “با عرض پوزش برای ناراحتی، اما [درخواست].” گشایشی متین و مودبانه برای پیگیری است. هنگام درخواست لطف یا کمک از آن استفاده کنید. اگر ایمیل شما فقط آنها را با درخواست بمباران کند، ممکن است گیرندگان شما را به کلی نادیده بگیرند.
اگر چه محترمانه، توصیه می کنیم از گفتن آن در ابتدای مکالمه خودداری کنید. افراد دارای نیت بد از کسانی که بیهوده عذرخواهی یا بیش از حد مؤدب هستند سوء استفاده می کنند. به یاد داشته باشید: همه لیاقت مهربانی شما را ندارند.
7. «فقط می‌خواستم اگر [سؤال را وارد کنید] دوباره بررسی کنم؟»
“فقط می خواستم دوباره بررسی کنم که آیا [سوال را وارد کنید]؟” خنثی است برخلاف سایر موارد، فرض نمی‌شود که خواننده ایمیل‌های قبلی شما را نادیده گرفته باشد. این یک پیگیری ساده و سرراست است که به طرف مقابل اجازه می دهد بابت تاخیر عذرخواهی کند یا وضعیت را توضیح دهد.
خطوط بازگشایی کوتاه نیز باعث از بین رفتن درهم و برهمی در ایمیل های شما می شود. گیرندگان اغلب خواندن و پاسخ دادن به پیام ها را با مقدمه ای طولانی و خسته کننده به تاخیر می اندازند. از زدن دور بوته دست بردارید، در غیر این صورت توجه آنها را از دست خواهید داد.
8. “آیا چیز دیگری وجود دارد که بتوانیم با [درج پروژه یا وظیفه] برای رسیدن به توپ کمک کنیم؟”
می‌توانید بگویید، «آیا چیز دیگری وجود دارد که بتوانیم با [درج پروژه یا کار] کمک کنیم تا توپ را به حرکت درآوریم؟» برای زمین های تهاجمی تر و مستقیم. این به گیرندگان می‌گوید که شما آماده هستید تا معامله را در هر زمان امضا کنید. با توجه به لحن فروش آن، فقط برای کسانی استفاده کنید که از قبل علاقه مند به تجارت با شما هستند.
9. «می‌خواستم بپرسم آیا هنوز به [پیشنهاد درج] علاقه‌مندید یا نه و قبل از اینکه همه چیز را نهایی کنیم، دوباره با شما چک کنم»
می‌خواستم بپرسم که آیا هنوز به [پیشنهاد] علاقه‌مند هستید یا نه و قبل از نهایی کردن همه چیز، دوباره با شما چک کنم.» این یک روش فعال و در عین حال مؤدبانه برای بستن معاملات است. قسمت اول درخواست تایید مستقیم دارد. به این معنی است که به این دلیل تماس گرفتید که گیرنده به پیشنهاد شما علاقه مند است.
در همین حال، بیانیه دوم یک ذهنیت مشتری محور را نشان می دهد. صرف نظر از ماهیت معامله شما، شرکای تجاری اگر نیازهای آنها را اولویت بندی کنید، احتمالاً واکنش مثبتی نشان خواهند داد.
فرآیند بسته شدن را با برنامه های نرم افزار مدیریت قرارداد ساده کنید. این نسخه کپی های دیجیتال امنی از قرارداد شما ایجاد می کند که همه طرف ها می توانند امضا کنند.
10. “فقط به این پیام برخورد کنید در صورتی که از طریق شبکه سر بخورد”
گفتن عبارت “فقط به این پیام برخورد می کند در صورتی که از طریق شبکه سر خورده باشد” به نظر نزدیک می رسد. با حفظ لحن مثبت، یادآوری ملایمی را ارسال می کند. طرف مقابل از پاسخ نابهنگام خود خجالت نمی کشد، بنابراین یک رابطه مشارکتی و تفاهم ایجاد می کند.
گفته شد، اصطلاحات خود را با دقت انتخاب کنید. اگرچه عبارات غیر معمول به مکالمات رنگ می بخشند، سوء تفاهم ایجاد می کنند. فقط از هر چند پیام یکی استفاده کنید و مطمئن شوید که خوانندگان آن را بر اساس زمینه درک خواهند کرد.
ارسال ایمیل های مودبانه و حرفه ای پیگیری
هیچ الگوی یکسانی برای ارتباط کاری وجود ندارد، بنابراین خطوط ابتدایی بالا را مطابق با آن سفارشی کنید. لحن کلی شما به ماهیت مکالمه شما بستگی دارد. برای مثال، می‌توانید با همسالان خود از عبارت‌های معمولی استفاده کنید، اما ایمیل‌های کاری جدی نیاز به زبان رسمی دارند.
و ویرایش را در خط ابتدایی متوقف نکنید. ایمیل شما باید دارای یک مقدمه قوی، یک بدنه جذاب و یک خط پایان قوی باشد تا تاثیر محکمی داشته باشد. در غیر این صورت، گیرندگان ممکن است شما را جدی نگیرند. پیش نویس خود را چندین بار برای مشکلاتی که باعث می شود شما غیرحرفه ای به نظر برسید ویرایش کنید، به عنوان مثال، اشتباهات تایپی، کرکی، و پیوست های غیر ضروری.