8 مهارت برای تبدیل آمازون الکسا به دستیار کسب و کار مجازی عالی

اگر به کسی نیاز دارید که در مدیریت تقویم، بودجه و جلسات شما کمک کند، به جای آن از الکسا به عنوان دستیار مجازی خود استفاده کنید.

کار از خانه با انبوهی از مزایا و مجموعه ای برابر از چالش های منحصر به فرد همراه است. اگر یک کارمند آزاد یا کارگر از راه دور هستید، پس ترس از تشدید بی‌سازمانی را می‌دانید – احساس گناه و مه مغزی که ناشی از بی‌مولد بودن در زندگی روزمره شماست.

آیا عالی نیست اگر یک دستیار مجازی داشته باشید که شما را در مسیر درست نگه دارد—کسی که به شما در مدیریت تقویم، فاکتورها، هزینه ها و پروژه های شما کمک کند؟ اگرچه استخدام یک دستیار مجازی ممکن است در بودجه یک فرد انفرادی نباشد، به احتمال زیاد شما در حال حاضر یک دستیار مجازی دارید: الکسا.

الکسا هوش مصنوعی با کنترل صوتی آمازون است که در بسیاری از دستگاه ها از جمله بلندگوی هوشمند Amazon Echo موجود است. به لطف این مهارت های الکسا (در اصل برنامه ها)، می توانید قابلیت های الکسا را ​​تقویت کرده و آن را به یک دستیار مجازی قدرتمند تبدیل کنید.

1. تقویم

هنگامی که تقویم گوگل، مایکروسافت یا اپل خود را متصل می کنید، می توانید از الکسا برای مدیریت رویدادهای خود استفاده کنید. با امکان غیرفعال کردن اعلان‌ها در خارج از ساعات کاری، رویدادهای آینده را به شما یادآوری می‌کند.

این یک توانایی یکپارچه است، بنابراین نیازی به دانلود مهارت ندارید. برای استفاده از آن:

1. برنامه الکسا را ​​باز کنید و تب More را در پایین انتخاب کنید.
2. روی Calendar ضربه بزنید.
3. نماد چرخ دنده را در گوشه سمت راست بالا انتخاب کنید.
4. برای افزودن حساب تقویم خود، روی نماد مثبت ضربه بزنید.
5. پس از رسیدن به آنجا، ارائه دهنده ای را که می خواهید متصل کنید انتخاب کنید و دستورالعمل ها را دنبال کنید.

2. یادآوری

با این توانایی یکپارچه، الکسا می تواند به شما یادآوری کند که هر زمانی که مشخص کردید کاری را انجام دهید که در تقویم شما نیست. بگویید: «الکسا، یادآوری اضافه کن» تا از آن خواسته شود.

همچنین می‌توانید در برنامه الکسا، در زیر یادآوری‌ها در برگه بیشتر، اضافه و ویرایش کنید.

این یک فرمان صوتی ضروری الکسا است. این جایگزین نیاز به یادداشت‌های چسبناکی است که فضای کاری شما را پر از خاک می‌کند و شما قسم می‌خورید که به تمیز کردن آن‌ها می‌پردازید.

به عنوان مثال، از الکسا بخواهید که با گفتن «الکسا، به من یادآوری کن ساعت 1:30 بعد از ظهر با باب تماس بگیرم» به شما یادآوری کند که با مشتری خود تماس بگیرید. همچنین می توانید از آن بخواهید تا به شما یادآوری کند که وظایف خود را تغییر دهید یا حتی غذا بخورید و به دستشویی بروید. هی، همه ما آنقدر غرق کار می شویم که گاهی این چیزهای ساده را فراموش می کنیم!

3. Todoist

Todoist یک ابزار مدیریت پروژه با استفاده آسان (رایگان برای افراد) است که می تواند به همان اندازه که می خواهید ساده یا پیچیده باشد و با تقویم گوگل ادغام می شود.

هنگامی که حساب Todoist خود را به مهارت الکسا متصل کردید، می توانید لیست وظایف خود را مدیریت کنید، وظایفی را اضافه کنید یا از الکسا بخواهید آنها را با دستوراتی مانند:

• “الکسا، تماس جین را فردا ساعت 13 به لیست کارهای من اضافه کنید.”
• “الکسا، یک کابل HDMI را به لیست خرید من اضافه کنید.”
• “الکسا، چه چیزی در لیست کارهای من وجود دارد؟”

بسته به دستور، کار به لیست کارهای الکسا یا لیست خرید اضافه می شود که می توانید به آن دسترسی داشته باشید و در مرورگر خود یا برنامه Todoist آن را ویرایش کنید. به سادگی از الکسا بخواهید تا کار را به یکی از این لیست ها اضافه کند.

4. یادداشت گیرنده

پس از حواس پرتی، تمرکز مجدد به زمان زیادی نیاز دارد. هنگامی که ایده ای دارید که باید در وسط پروژه یادداشت کنید، تا جریان خود را از بین نبرید، Note Taker همراه عالی است.

پس از فعال کردن مهارت، به سادگی از الکسا بخواهید «یادداشت من را بگیرید» و از شما می‌پرسد که می‌خواهید یادداشت چه بگوید.

این برای ایده های سریع ایده آل است، زیرا زمان ضبط طولانی نیست. بپرسید، “یادداشت من چیست؟” تا یادداشت های شما را برای شما بخواند. برای حذف یا ویرایش، باید به اپلیکیشن الکسا بروید تا استیک های خاصی را مدیریت کنید.

5. تبدیل منطقه زمانی

کارگران از راه دور اغلب با یکدیگر و مشاغل کشورهای مختلف تعامل دارند. در برخی موارد، تبدیل مناطق زمانی کار ساده‌ای است، اما زمانی که با شخصی در آن سوی دنیا کار می‌کنید، اندازه‌گیری تفاوت زمانی بدون کمک دشوار می‌شود.

به جای اتلاف وقت برای بررسی ساعت های جهانی چندگانه تلفن خود، از کمک الکسا استفاده کنید. از الکسا بخواهید که زمان را در نیویورک به زمان توکیو یا از زمان استاندارد شرقی به زمان استاندارد هند تبدیل کند. حتی می‌توانید به اندازه‌ای که تفاوت ساعت را در یک تاریخ و زمان خاص بخواهید.

6. محاسبات ریاضی

وقتی صحبت از محاسبات ریاضی به میان می آید، الکسا سریع به قرعه کشی می پردازد. با استفاده از این مهارت یکپارچه، از آن بخواهید در حین کار، یک معادله پیچیده را به صورت هندزفری جمع، تفریق، ضرب و تقسیم کند یا حل کند. به جای اینکه به ماشین حساب برسید، در وقت شما صرفه جویی می کند.

به عنوان مثال، الکسا می تواند به شما کمک کند تا فاکتورهای خود را سریعتر تهیه کنید—از آن بخواهید که ساعات کار شما را در نرخ ساعتی شما ضرب کند. این به ویژه زمانی مفید است که نرخ ساعتی شما به ازای هر نوع خدماتی که ارائه می‌دهید متفاوت باشد، یا اگر نرخ‌های شما بین مشتریان متفاوت باشد.

7. YNAB

YNAB (شما به بودجه نیاز دارید) یک سرویس بودجه بندی فوق العاده است که با حساب های بانکی شما همگام می شود و تراکنش های شما را ثبت می کند، بنابراین می توانید ببینید پول شما به کجا می رود. این برنامه رایگان نیست، اما دارای یک برنامه ماهانه و سالانه با قیمت مناسب است.

می‌توانید حساب YNAB خود را به الکسا متصل کنید و از آن برای ثبت هزینه‌ها، بررسی مخارج، مشاهده میزان پول باقی مانده در دسته‌های خاص و موارد دیگر استفاده کنید.

برای شروع، در YNAB ثبت نام/وارد شوید و بودجه خود را بسازید. سپس:

1. مهارت YNAB Alexa را از طریق برنامه الکسا یا مرورگر خود فعال کنید.
2. حساب YNAB خود را پیوند دهید.
3. بودجه ای را که می خواهید الکسا ردیابی کند مجوز دهید.

پس از اتمام، شما خوب هستید که بروید. دستوراتی مانند “الکسا، از YNAB بپرسید تعادل حمل و نقل چیست؟” یا “الکسا، از YNAB بپرسید چقدر پول برای خرج کردن در دسته گاز باقی مانده است.”

8. الکسا برای اتاق های زوم

اتاق های زوم تجربه اتاق کنفرانس از راه دور را ارائه می دهند. آنها تیم‌ها را گرد هم می‌آورند و مخصوصاً برای فریلنسر یا کارگر از راه دور که با چندین نفر در یک سازمان همکاری می‌کند مفید هستند.

برای استفاده از این مهارت، آن را فعال کنید و حساب تجاری Zoom خود را پیوند دهید. سپس، از آن برای شروع، پایان و پیوستن به جلسات استفاده کنید. مثلاً بگویید «الکسا، جلسه را شروع کن».

این مهارت فقط از Zoom Rooms پشتیبانی می کند، نه جلسات معمولی Zoom. به یک حساب تجاری Zoom نیاز دارد.

چه زمانی الکسا را ​​به جای دستیار انسانی انتخاب کنیم؟

الکسا یک دستیار مجازی فوق العاده برای برخی از کارهای اساسی مانند مدیریت تقویم یا یادداشت برداری است. وقتی نیازهای شما فراتر از این باشد، ممکن است زمان آن رسیده باشد که یک دستیار مجازی انسانی استخدام کنید. آنها می توانند در زمینه طراحی گرافیک، ویرایش ویدئو، مدیریت رسانه های اجتماعی و موارد دیگر به شما کمک کنند.

منبع مقاله