به عنوان یک فریلنسر، ممکن است در مدیریت حجم کاری خود زمانی که به اوج خود می رسد مشکل داشته باشید. در اینجا چند کار وجود دارد که می توانید برای افزایش بهره وری آنها را خودکار کنید.
با پیشرفت شغل آزاد خود متوجه خواهید شد که چندین کار را انجام می دهید. بله، اگر بیشتر کار کنید، درآمد بیشتری خواهید داشت. و اگرچه دستیابی به اهداف درآمدی خود احساس خوبی خواهد داشت، اما بر عهده گرفتن مسئولیت های زیاد نتایج ناچیز به همراه خواهد داشت. شما فقط خسته خواهید شد
برای آزاد کردن برنامه شلوغ خود، بیایید بررسی کنیم که کدام وظایف را می‌توانید در ابزارهای اتوماسیون تخلیه کنید. به این ترتیب، زمان و انرژی بیشتری برای تمرکز بر روی حوزه های حیاتی کسب و کار آزاد خود خواهید داشت.
1. مدیریت ایمیل
مانند اکثر بزرگسالان شاغل، احتمالاً صدها ایمیل به طور منظم دریافت می کنید. خواندن و پاسخ دادن به پیام ها نیازی به تمرکز شدید ندارد، اما بخشی از روز کاری شما را اشغال می کند. حتی یک گزارش Adobe بیان می‌کند که افراد روزانه بیش از پنج ساعت را صرف چک کردن ایمیل‌ها می‌کنند.
علاوه بر این، شما نمی توانید به طور کلی پاسخ به ایمیل ها را متوقف کنید. طرف های مختلف، از مشتریان آزاد بین المللی گرفته تا آژانس های فدرال، از طریق ایمیل با شما تماس خواهند گرفت. در برخی موارد، حتی ممکن است مجبور شوید به سرعت پاسخ دهید.
به جای نادیده گرفتن بی رویه ایمیل های خود، سرمایه گذاری در ابزارهای مدیریت ایمیل قوی را در نظر بگیرید. یک پلتفرم متناسب با نیازهای شما پیدا کنید. آنها یا در سازماندهی صندوق ورودی شما یا ساده سازی ارسال ایمیل انبوه تخصص دارند. به عنوان مثال، Help Scout در ارسال اعلان‌های کل شرکت کار بسیار خوبی انجام می‌دهد، در حالی که SaneBox پیام‌های دریافتی را به‌طور دقیق مرتب می‌کند.
2. برنامه ریزی پست رسانه های اجتماعی
پست رسانه های اجتماعی برای موفقیت در بازاریابی دیجیتال بسیار مهم است. برقراری ارتباط منظم با مشتریان و همکاران از راه دور به شما کمک می کند تا به عنوان یک فریلنسر یک حضور آنلاین قوی داشته باشید.
مانند مدیریت ایمیل، پست رسانه های اجتماعی از نظر شناختی نیازی ندارد. می توانید محتوای برنامه ریزی شده را آپلود کنید، به نظرات پاسخ دهید و پیام های مستقیم را بدون تلاش زیاد بخوانید.
اکثر مردم پست های رسانه های اجتماعی را به عنوان کارهای سطحی طبقه بندی می کنند. با این حال، هنوز زمان زیادی طول می کشد، به خصوص که دنبال کنندگان شما افزایش می یابد. متوجه خواهید شد که ساعت ها صرف بررسی صندوق ورودی خود می کنید.
اگر می خواهید زمان صرف شده برای مدیریت حساب های رسانه های اجتماعی خود را کاهش دهید، به طور خودکار عملکردهای مختلف را در نظر بگیرید. ابزارهای مختلفی را امتحان کنید که ممکن است نیازهای شما را برآورده کند. به عنوان مثال، برنامه‌های تقویم محتوا به شما امکان می‌دهند پست‌ها را زودتر از موعد زمان‌بندی کنید، در حالی که ابزارهای تجزیه و تحلیل عملکرد کلی شما را در رسانه‌های اجتماعی کمیت می‌دهند.
3. ورود به مشتری
پذیرش مشتری برای هر پروژه فریلنسری آهنگ را تعیین می کند. شما و مشتری تان در این مرحله ضرب الاجل ها را برنامه ریزی می کنید، انتظارات را دوباره ارزیابی می کنید، وظایفی را تعیین می کنید و بر اهداف تاکید می کنید. عجله در این فرآیند، اهداف مبهم و غیرقابل اجرا ایجاد می کند. از طرف دیگر، تجزیه و تحلیل بیش از حد جزئیات بی اهمیت و پاسخ دادن مکرر به سؤالات مشابه، بهره وری را مختل می کند.
موثرترین و صرفه جویی در زمان این است که چندین بخش از فرآیند پذیرش مشتری خود را خودکار کنید. فرض کنید از مشتریان جدید خود سؤالات مشابهی می‌پرسید. به جای مرور آنها در هر جلسه، می توانید یک پرسشنامه ایجاد کنید یا یک ویدیو توضیح مختصر ضبط کنید. فقط مطمئن شوید که بعداً نیازهای مشتری خود را کاملاً درک کرده اید.
4. مشتریان احتمالی
بسیاری از فریلنسرها دوست ندارند به دنبال مشتریان جدید باشند. بین تماس با افراد بالقوه و شرکت در مشاوره های اولیه، به راحتی ده ها ساعت در هفته را صرف جستجو می کنید. بدتر از همه، شما حتی تمام سرنخ های خود را تبدیل نخواهید کرد. بیشتر زمانی که برای شکار و تماس سپری می کنید به عنوان کار بدون مزد طبقه بندی می شود که باعث اتلاف وقت و هزینه شما می شود.
برای یک رویکرد کارآمدتر، از ابزارهای اتوماسیون استفاده کنید. ما پیشنهاد می‌کنیم برنامه‌های مختلف را بر اساس وظایف جستجویی که می‌خواهید خودکار کنید، امتحان کنید. فرض کنید شما یک نویسنده هستید. ابزارهای یاب ایمیل می توانند ویرایشگران و مدیران وب سایت های مختلف را که با نویسندگان محتوا و وبلاگ نویسان مهمان کار می کنند، ردیابی کنند.
5. رزرو قرار
بسیاری از فریلنسرها به همان اندازه که برای شرکت در جلسات صرف برنامه ریزی می کنند. بسته به فاصله بین مناطق زمانی شما و مشتری‌تان، ممکن است برای چند روز پیام ارسال کنید.
با این اوصاف، ایمیل‌ها فقط با چند کلیک ارسال می‌شوند. اختصاص بیش از یک یا دو ساعت برای برنامه ریزی قرارها غیر معقول و غیرمولد است.
برای ساده‌سازی فرآیند، از برنامه رزرو قرار استفاده کنید. پلتفرم‌هایی مانند Google Calendar و Calendly به کاربران اجازه می‌دهند به سرعت جلسات را برنامه‌ریزی کنند و تاریخ‌های دلخواه خود را در تقویم‌های سفارشی‌شده انتخاب کنند، که میزبان‌ها می‌توانند آنها را تنظیم کنند. به سادگی لینک دعوت خود را برای شرکت کنندگان ارسال کنید و منتظر پاسخ آنها باشید.
6. مدیریت گردش کار
فریلنسرها اغلب زمان لازم برای تکمیل یک پروژه را دست کم می گیرند. فرض کنید شما یک نویسنده محتوا هستید. حتی اگر بتوانید 500 تا 600 کلمه در ساعت بنویسید، بعید است که 5000 کلمه را در یک شیفت 10 ساعته تمام کنید. پس از همه، شما همچنین باید تحقیق در مورد موضوع و ویرایش پیش نویس انجام دهید.
پروژه های کاری همیشه با وظایف مدیریتی جزئی همراه هستند. اگرچه بیشتر آنها ممکن است فقط چند دقیقه طول بکشد، اما همچنان باید دور آنها کار کنید و برنامه خود را بر اساس آن تنظیم کنید.
مدیریت جریان کار عمیق زمان را می خورد. در عوض، آن را با یک ابزار مدیریت پروژه خودکار کنید. برنامه های محبوبی مانند Asana یا Trello می توانند تقریباً در هر جنبه ای از فرآیند، از تعیین ضرب الاجل های ممکن گرفته تا نهایی کردن جزئیات پروژه، کمک کنند. به این ترتیب، زمان و انرژی بیشتری برای تمرکز بر مسئولیت های اصلی خود خواهید داشت.
7. تنظیم قرارداد
به عنوان یک فریلنسر، مشتریان از شما انتظار دارند که قراردادهای پروژه را ارائه دهید. احتمالاً باید نرخ‌ها، ضمانت‌ها، مسئولیت‌ها و اهداف خود را به‌علاوه هرگونه شرطی در مورد سفارش مشتری مشخص کنید.
نوشتن یک قرارداد از ابتدا به طور کلی چند ساعت طول می کشد. می توانید قالب ها را به صورت آنلاین بکشید، اما باید یک یا دو ساعت را برای ویرایش وقت بگذارید. از این گذشته، توافق نامه های عمومی فقط تجارت آزاد شما را به خطر می اندازد.
به جای کپی پیست کردن پیش نویس های تصادفی قرارداد، با بارگذاری فرآیند در ابزار اتوماسیون، در زمان بیشتری صرفه جویی خواهید کرد. چندین برنامه وجود دارد که پیش نویس های سفارشی قرارداد را تولید می کنند. آنها می توانند قراردادهای بصری جذابی ایجاد کنند که دامنه، محدودیت ها و الزامات قانونی پروژه های آزاد شما را در عرض چند دقیقه توضیح دهد.
8. ردیابی مالی پایه
پیگیری امور مالی شما با رشد تجارت آزاد شما چالش برانگیزتر خواهد شد. شما باید تمام پرداخت های هر مشتری را ثبت کنید. بسته به حجم سفارش شما، حتی مدیریت مالی ساده ممکن است چندین ساعت طول بکشد.
بسیاری از افراد حرفه ای حسابدارانی را برای مدیریت امور مالی خود استخدام می کنند. اگرچه می توانید با یک متخصص امور مالی نیز کار کنید، ابتدا از ابزارهای اتوماسیون استفاده کنید. شما حتی مجبور نخواهید بود چیزی بپردازید. یک جستجوی سریع در گوگل چندین قالب ساده و رایگان صفحه‌گسترده اکسل برای امور مالی شخصی را که می‌توانید سفارشی کنید، نشان می‌دهد.
با خودکار کردن وظایف به یک فریلنسر سازنده تر تبدیل شوید
اتوماسیون وظایف شغل آزاد شما را به سطح بالاتری می برد. با این حال، از همان ابتدا مجبور به اجرای یک سیستم خودکار کاملاً کاربردی و کارآمد نباشید. اتوماسیون گردش کار زمان می برد. ابتدا کارهای کوچک و خسته کننده را حذف کنید، سپس به تدریج به سمت خودکارسازی مسئولیت های اداری مهم تر حرکت کنید.
همچنین، ابزارهای اتوماسیون ممتاز را به صورت تصادفی خریداری نکنید. چندین نرم افزار رایگان و اپلیکیشن موبایل در بازار وجود دارد. با استراتژی مناسب، می توانید از آنها برای خودکارسازی چندین عملکرد روزانه کسب و کار آزاد خود استفاده کنید.