آیا در تلاش هستید تا از ابزارهای بهره وری خود بیشترین بهره را ببرید؟ در اینجا مواردی وجود دارد که می توانید برای استفاده موثرتر از آنها انجام دهید.
اگرچه برنامه‌های بهره‌وری به گونه‌ای طراحی شده‌اند که شما را قادر می‌سازند کارآمدتر کار کنید، گاهی اوقات به نظر می‌رسد که برعکس عمل می‌کنند. این به این دلیل است که داشتن ابزارهای بهره وری استثنایی در اختیار شما یک چیز است. اما این چیز دیگری است که از آنها به گونه ای استفاده کنید که بهره وری شما را بیشتر کند.
همه چیز به نحوه استفاده شما از آنها بستگی دارد. این مقاله نکاتی را پوشش می دهد که به شما کمک می کند ابزارهای بهره وری خود را به حداکثر برسانید.
1. ابزارهای بهره وری به تنهایی نمی توانند کار زیادی انجام دهند
اولین گام برای استفاده موثرتر از ابزارهای بهره وری این است که متوجه شوید که آنها نمی توانند به طور مستقل کار زیادی انجام دهند. اگرچه تقریباً همه برنامه های بهره وری در بازار قول می دهند که زندگی شما را آسان تر کنند، حقیقت این است که آنها فقط می توانند کارهای زیادی انجام دهند. برخی ممکن است دارای ویژگی‌ها و قابلیت‌های منحصربه‌فردی باشند که به شما کمک می‌کنند کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید، اما در نهایت فقط توانمندساز هستند.
برای به حداکثر رساندن مزایای ابزارهای بهره وری خود، باید اهداف و مقاصد خود را روشن کنید و مهارت ها و سیستم هایی برای پشتیبانی از آنها داشته باشید. این شبیه به عکاسی است که بهترین و پر ویژگی ترین دوربین را دارد اما هنوز قادر به گرفتن عکس های عالی نیست. دانستن این موضوع و کاهش توقعات خود از آنچه ابزارهای بهره وری شما می توانند به شما کمک کنند، یک نقطه شروع عالی است.
2. سیستم هایی را راه اندازی کنید که از ابزارهای بهره وری شما پشتیبانی می کنند
شما به سیستم ها و فرآیندهایی نیاز دارید که ابزارهای بهره وری شما را پشتیبانی کنند تا به طور موثر از آنها استفاده کنید. اینها ستون‌های بهره‌وری هستند که همه چیز را در کنار هم نگه می‌دارند و به شما امکان می‌دهند بیشترین بهره را از برنامه‌های خود ببرید. بدون آنها، شما دائماً آخرین برنامه بهره وری را تعقیب خواهید کرد که جهان را نوید می دهد، اما واقعاً هرگز به جایی نخواهید رسید.
به عنوان مثال، در صورتی که سیستمی برای مقابله با آنها نداشته باشید، نوشتن تمام وظایف خود در یک برنامه لیست وظایف بیهوده است. یکی از دلایل این امر این است که هر کار دارای سطح فوریت و اهمیت متفاوتی است و شما فقط زمان و انرژی محدودی در هر روز دارید. بنابراین، در این مورد، به یک سیستم اولویت‌بندی، مانند ماتریس آیزنهاور، نیاز دارید تا به شما کمک کند بفهمید کدام کارها را ابتدا باید انجام دهید و اطمینان حاصل کنید که در مواردی که بیشتر اهمیت دارند، پیشرفت می‌کنید.
در موارد دیگر، ممکن است به سیستمی نیاز داشته باشید که به شما کمک کند تمرکز خود را حفظ کرده و حواس پرتی یا تغییر زمینه را محدود کنید. دسته بندی وظایف یک سیستم بهره وری مناسب است که می تواند به این امر کمک کند. این شامل گروه بندی وظایف مشابه با هم و کار کردن بر روی آنها یکی پس از دیگری برای به حداقل رساندن حواس پرتی و به حداکثر رساندن تمرکز است.
در مجموع، هدف یافتن یا راه‌اندازی سیستم‌هایی است که از ابزارهای بهره‌وری شما پشتیبانی می‌کنند و به شما در دستیابی به نتایج دلخواهتان کمک می‌کنند.
3. ابزارهای بهره وری مناسب را برای شغل انتخاب کنید
با طیف گسترده ای از ابزارهای بهره وری که در دسترس شماست، انتخاب ابزار مناسب برای کار می تواند چالش برانگیز باشد یا استفاده از چندین گزینه به طور همزمان برای یک کار وسوسه انگیز باشد. اما بیشتر اوقات، استفاده از ابزارهای مختلف بهره وری برای یک چیز می تواند منجر به سردرگمی شود و در واقع شما را بازدهی کمتری کند. بنابراین، بسیار مهم است که ابزار بهره وری مناسب را با دقت انتخاب کنید، ابزاری که بر اساس نیازها، اهداف و شرایط شما بهترین کار را برای شما خواهد داشت.
برای انجام این کار، با ارزیابی نیازهای خود و کار خاصی که می‌خواهید انجام دهید، شروع کنید. از آنجا، تحقیق کنید، گزینه‌های مختلف را مقایسه کنید و (در صورت امکان) آنها را امتحان کنید تا ببینید کدام یک برای شما بهترین کار را دارد. ممکن است لازم باشد قبل از یافتن ابزار مناسب، چند ابزار را آزمایش کنید، اما در نهایت ارزش آن را دارد.
هنگامی که ابزار مناسب را پیدا کردید، از وسوسه جست و جوی مداوم جدیدترین برنامه با ویژگی های جدید و براق اجتناب کنید. به احتمال زیاد، نیازی به افزودن ابزارهای بهره وری بیشتری برای همان کار ندارید، زیرا ابزاری که قبلاً تمام نیازهای شما را برآورده می کند. بنابراین، می توانید به ابزارهای فعلی خود پایبند باشید و روی استفاده موثرتر از آنها تمرکز کنید.
4. یاد بگیرید چگونه از ابزارهای فعلی خود به طور موثر استفاده کنید
اکنون، باید نکات و زوایای جعبه ابزار بهره وری فعلی خود را بیاموزید. اگر می خواهید بیشترین بهره را از آنها ببرید و به نتایج دلخواه خود برسید این ضروری است. علاوه بر این، از آنجایی که هدف نهایی آنها صرفه جویی در زمان است، دانستن گوشه و کنار ابزارهای خود به شما کمک می کند از آنها به طور کارآمدتر استفاده کنید و کارهای بیشتری را در زمان کمتر انجام دهید.
به عنوان مثال، اگر کاربر Slack هستید، یادگیری پیشرفته‌ترین ویژگی‌های آن گردش کار شما را آسان‌تر می‌کند، در زمان صرفه‌جویی می‌کند و ارتباط با تیم خود را کارآمدتر می‌کند. علاوه بر این، می‌توانید با افزودن برخی ادغام‌ها، فضای کاری Slack خود را تقویت کنید.
همین امر در مورد کاربران جیمیل نیز صدق می کند. یادگیری مفیدترین میانبرهای صفحه‌کلید به شما کمک می‌کند سریع‌تر صندوق ورودی خود را زیپ کنید و در وقت شما برای کارهای ضروری دیگر صرفه‌جویی کنید. به طور کلی، صرف زمان برای یادگیری نحوه استفاده موثرتر از ابزارها، در دراز مدت با افزایش بهره وری شما نتیجه خواهد داد.
5. ابزارهای بهره وری خود را یکپارچه کنید
ما قبلاً ثابت کرده‌ایم که در بیشتر موارد، برای یک کار به چندین برنامه نیاز ندارید. با این حال، در یک محل کار معمولی، به راه حل های مختلفی برای ارتباطات، مدیریت وظایف، ذخیره سازی ابری و موارد دیگر نیاز خواهید داشت. این بدان معنی است که شما زمان گرانبها را برای جابه‌جایی مداوم بین برنامه‌ها تلف می‌کنید و خطر از دست دادن اطلاعات مهم را خواهید داشت.
برای جلوگیری از این امر، باید ابزارهای بهره وری خود را یکپارچه کنید تا آنها را به طور یکپارچه با هم کار کنند. خوشبختانه، اکثر ابزارهای بهره‌وری محبوب، یکپارچه‌سازی با طیف گسترده‌ای از برنامه‌ها را ارائه می‌دهند، بنابراین می‌توانید به راحتی برنامه‌هایی را که استفاده می‌کنید به هم متصل کرده و گردش کار خود را ساده کنید. همچنین می‌توانید از ادغام‌های Zapier برای خودکارسازی گردش کار مدیریت وظایف خود استفاده کنید.
از طرف دیگر، هنگامی که به دنبال ابزار مناسب برای نیازهای خود هستید، می‌توانید مجموعه فضای کاری را انتخاب کنید که شامل همه چیزهایی است که نیاز دارید در یک مکان. به عنوان مثال، Notion یک فضای کاری همه کاره است که چندین ویژگی از جمله مدیریت کار، یادداشت برداری و همکاری اسناد را در یک پلتفرم ترکیب می کند.
6. اعلان های خود را سفارشی کنید
آخرین، اما به همان اندازه مهم، باید اعلان های خود را به دقت مدیریت کنید تا از حواس پرتی جلوگیری کنید و روی کار خود تمرکز کنید. به‌طور پیش‌فرض، اکثر برنامه‌ها برای ارسال اعلان‌ها برای همه چیز تنظیم شده‌اند، که می‌تواند به سرعت بسیار زیاد شود و تمرکز را سخت کند.
ابتدا مشخص کنید چه اعلان هایی برای شما ضروری است و هر چند وقت یکبار می خواهید آنها را دریافت کنید. سپس، می‌توانید به تنظیمات برنامه خود بروید و تنظیمات برگزیده اعلان‌های خود را مطابق با نیازهای خود تنظیم کنید. مواقع دیگر، هنگام کار بر روی یک کار خسته کننده که نیاز به تمرکز عمیق دارد، می توانید تمام اعلان ها را غیرفعال کنید تا متمرکز بمانید.
ابزارهای بهره وری خود را با استراتژی مناسب جفت کنید
ابزارهای بهره وری می توانند به شما کمک کنند تا کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید، اما تنها در صورتی که از آنها به روش صحیح استفاده کنید. با گزینه‌های بسیار موجود در بازار، به راحتی می‌توانید درگیر سندروم برنامه جدید درخشان شوید و نیازها و اهداف خود را از دست بدهید.
نکته کلیدی این است که در مورد جعبه ابزار بهره وری خود استراتژیک باشید و فقط از ابزارهایی استفاده کنید که متناسب با نیازهای خاص شما باشد. نکاتی که در بالا به اشتراک گذاشتیم به شما کمک می کند تا این کار را انجام دهید و بهره وری خود را به سطح بعدی ارتقا دهید.