بسیار وسوسه انگیز است که کورکورانه به غلطگیر املای مایکروسافت آفیس اعتماد کنید. در حالی که مزایای خود را دارد، باید معایب را نیز در نظر بگیرید.
بسیاری از ما هر روز به بررسی املایی تکیه می کنیم. این امر مخصوصاً اگر از مایکروسافت ورد استفاده می‌کنید، که مدت‌هاست یک غلطگیر املای یکپارچه دارد، صادق است. برای بسیاری، این یک نجات‌دهنده است که فوراً اشتباهات شما را تصحیح می‌کند و به شما اجازه می‌دهد روی نوشتن تمرکز کنید. اما آیا استفاده از چک املا معایبی دارد؟ و چه نکات مثبتی دارد؟ بیایید کاوش کنیم.
مزایای استفاده از چک املای مایکروسافت ورد
دلایل زیادی وجود دارد که چرا باید از بررسی املای Microsoft Word استفاده کنید. در اینجا مهمترین نکات ذکر شده است.
1. شما می توانید اشتباهات خود را فورا تصحیح کنید
یکی از بزرگترین مزایای استفاده از بررسی املای مایکروسافت ورد این است که می توانید بلافاصله اشتباهات خود را شناسایی و اصلاح کنید. آن زیر خط قرمز متعجب نشان می دهد که شما چیزی را اشتباه نوشته اید. به سادگی روی کلمه کلیک راست کرده و کلمه صحیح را انتخاب کنید. این باعث صرفه جویی در زمان زیادی در تلاش برای کشف املای صحیح می شود.
2. املا را به شما می آموزد
در حالی که می توانید بیش از حد به بررسی املا متکی باشید، که در ادامه به آن می پردازیم، استدلالی وجود دارد که در واقع به شما املا را می آموزد. شما می توانید اشتباهات خود را شناسایی کنید، املای صحیح را ببینید و از آن درس بگیرید. به آن به عنوان یک بازی فکر کنید—ببینید چقدر می توانید تایپ کنید بدون اینکه املای شما تصحیح شود!
3. نیازی به پرداخت ندارید
بررسی املا در Word و در واقع در همه برنامه های مایکروسافت آفیس رایگان است. شما نیازی به پرداخت اضافی در بالای هزینه مجوز نرم افزار ندارید. ممکن است فکر کنید این واضح است، اما خدمات پولی زیادی وجود دارد که به شما کمک می کند املا و دستور زبان خود را در همه برنامه ها اصلاح کنید. در واقع، مایکروسافت خود را دارد که Microsoft Editor نام دارد.
با بررسی املای آفیس، نیازی به پرداخت هزینه اشتراک سرویسی مانند Grammarly یا Microsoft Editor ندارید. املای شما آزادانه و یکپارچه در Word بررسی می شود، بدون نیاز به پلاگین.
4. به دسترسی کمک می کند
آیا می دانستید که می توانید از تایپ صوتی در Microsoft Word استفاده کنید؟ بسیاری از مردم به دلایل مختلف از این استفاده می کنند، اما مهمتر از همه این به دسترسی کمک می کند. کسانی که قادر به تایپ نیستند می توانند از صدای خود برای رونویسی افکار خود استفاده کنند.
مشکل اینجاست که تایپ صدا همیشه صد در صد دقیق نیست. به همین دلیل است که بررسی املا بسیار مفید است زیرا می توانید به سرعت سند را مرور کنید، اشتباهات را برطرف کنید و سپس به صحبت کردن ادامه دهید.
بررسی املا همچنین برای کسانی که نارساخوانی دارند، یا کسانی که به طور کلی با املا مشکل دارند، نجات دهنده است. با بررسی املا، همه می توانند اسناد را در یک زمین بازی تایپ کنند.
5. می توانید زبان را تغییر دهید
بررسی املای مایکروسافت ورد از زبان های مختلف و نه فقط انگلیسی پشتیبانی می کند. به File > Options > Language بروید و می توانید انتخاب کنید که Office به کدام زبان تصحیح کند. اگر زبان خودتان را نمی بینید، روی افزودن زبان کلیک کنید.
هنگامی که کارتان تمام شد، به بخش Proofing بروید و گزینه های زبان بیشتری مانند حالت های مختلف برای فرانسوی و اسپانیایی پیدا خواهید کرد.
معایب استفاده از بررسی املای مایکروسافت ورد
با این حال، همه چیز در مورد غلطگیر املای Word خوب نیست. در اینجا برخی از معایب استفاده از آن وجود دارد.
1. شما می توانید بیش از حد متکی شوید
وقتی می‌دانید که غلطگیر املا همیشه در کنار شماست، بسیار آسان است که به آن متکی شوید. در حالی که بسیار خوب است که فناوری وجود دارد تا به شما کمک کند، همچنین به این معنی است که ممکن است از اشتباهات خود درس نگیرید. اگر مطمئن باشید که Word همیشه آن را برای شما خواهد گرفت، انگیزه ای برای به خاطر سپردن املای صحیح وجود ندارد.
اما وقتی چیزی خارج از مایکروسافت آفیس می نویسید چه اتفاقی می افتد؟ شاید در حال نوشتن یک کارت یا یادداشت چیزی برای یک همکار هستید؟ اگر نوشته شما پر از اشتباهات املایی باشد، می تواند درهم و غیرحرفه ای به نظر برسد.
اگر غلطگیر املا متوجه اشتباهی شد، ابتدا خودتان آن را حل کنید. این می تواند املای صحیح را وارد مغز شما کند تا دفعه بعد آن را درست بنویسید.
2. می تواند جریان شما را قطع کند
اگر دائماً اشتباهات املایی مرتکب می‌شوید که باید با بررسی املای Word آنها را برطرف کنید، می‌تواند سرعت شما را کاهش دهد. این به ویژه در شرایطی که زمان مهم است یا نمی خواهید خلاقیت شما قطع شود مشکل ساز است.
در طول یک جلسه یا نوشتن یک رمان، صورتجلسه بنویسید. اگر مجبور هستید از طریق ترال تراول کنید و املای خود را اصلاح کنید، وقت گیر است. در حالی که مایکروسافت آفیس یک عملکرد تصحیح خودکار دارد (File > Options > Proofing > AutoCorrect Options)، به طور خودکار اشتباهات عجیب و غریب شما را برطرف نمی کند.
3. هموفون ها را تشخیص نمی دهد
هموفون ها کلماتی هستند که صداهای مشابهی دارند اما معانی متفاوتی دارند. اغلب، این کلمات املای متفاوتی دارند و غلطگیر املای Microsoft Word همه آنها را شناسایی نمی‌کند.
به عنوان مثال، می‌توانید «I saw a lare in the woods» را تایپ کنید و غلطگیر املا چیز اشتباهی را علامت‌گذاری نمی‌کند. از نظر فنی، شما چیزی را اشتباه نوشتید، اما “لخت” باید “خرس” باشد.
با این حال، Word می تواند زمینه برخی جملات را تشخیص دهد و شما را بر اساس آن اصلاح کند. به عنوان مثال، اگر “I don’t no the answer” را تایپ کنید، استفاده نادرست از “نه” را تصحیح می کند یا علامت گذاری می کند. با این حال، این ناهماهنگی در رفتار باعث می شود که شما بیشتر مراقب خود باشید.
4. کلمات تخصصی را تشخیص نمی دهد
اگر در صنعتی کار می کنید که از اصطلاحات تخصصی زیادی استفاده می کند، Word لزوماً آنها را تشخیص نمی دهد. در حالی که مایکروسافت فرهنگ لغت را با تکامل زبان تطبیق می دهد، اما همیشه شامل عامیانه یا کلماتی نمی شود که در زیتگیست هستند.
خوشبختانه Word راهی برای حل این مشکل دارد. با فرض اینکه کلمه را درست نوشته اید، روی آن کلیک راست کرده و Add to Dictionary را انتخاب کنید. همچنین می توانید فرهنگ لغت سفارشی خود را از طریق File > Options > Proofing > Custom Dictionary > Edit ویرایش کنید. به‌علاوه، اگر کسب‌وکار شما یک فرهنگ لغت سفارشی از پیش ساخته دارد، روی Add کلیک کنید تا آن را در Word ادغام کنید.
ویرایش فرهنگ لغت بررسی املای ویندوز 10 نیز به همان اندازه آسان است.
5. نمی تواند غلط املایی عمده را برطرف کند
یکی از ویژگی‌های مفید غلطگیر املای Word این است که می‌توانید روی غلط املایی کلیک راست کنید و پیشنهاداتی برای جایگزین کردن آن ببینید. مشکل اینجاست که اگر املای شما کاملاً غیرفعال باشد، Word یا پیشنهاد می‌کند که خالی می‌آید یا جایگزین‌هایی را ارائه می‌دهد که آن چیزی که شما نیاز دارید نیست. اگر با املای صحیح ناآشنا هستید، ممکن است کلمه ای را انتخاب کنید که کاملاً معنی دیگری دارد—و شما عاقل تر نخواهید بود.
هیچ مشکلی در استفاده از چک املای Word وجود ندارد
در حالی که استفاده از بررسی املای مایکروسافت ورد دارای معایبی است، اما در نهایت بیشتر از ضرر می‌رساند. فقط سعی کنید زیاد به آن وابسته نشوید، و امیدواریم با برخی از مشکلات فنی که گاهی اوقات ممکن است رخ دهد، برخورد نکنید.