چگونه چهار ستون بهره وری را مدیریت کنیم: نکات و ابزارهایی برای استفاده

آیا به دنبال بهبود بهره وری خود هستید؟ در اینجا نحوه مدیریت چهار رکن مهم بهره وری با فناوری آورده شده است.

بهره وری برای موفقیت در هر زمینه ای حیاتی است. با توجه به اینکه بیشتر وقت خود را در محل کار می گذرانیم، منطقی به نظر می رسد که هر کاری انجام دهیم تا آن را تا حد امکان کارآمد کنیم.

با این حال، بهره وری به طور طبیعی برای همه به وجود نمی آید. در واقع، این مهارتی است که می توانید با تمرین آن را تقویت کنید. و مانند هر مهارتی، تکنیک ها و ابزارهایی وجود دارد که می تواند به شما کمک کند در آن مهارت بهتری داشته باشید. این مقاله چارچوبی را معرفی می کند که به افزایش بهره وری شما کمک می کند.

چهار رکن بهره وری

چهار ستون بهره وری عبارتند از زمان، انرژی، تمرکز و دانش: اجازه دهید آن را چارچوب TECK بنامیم. اگرچه این چارچوب تمامی هک‌ها یا سیستم‌های بهره‌وری را پوشش نمی‌دهد، اما بیشتر جنبه‌های حیاتی را در بر می‌گیرد که می‌توانید بلافاصله مدیریت آن‌ها را شروع کنید.

بسیار مهم است که شما هر چهار عنصر را به طور همزمان مدیریت و بهینه کنید تا بهره وری خود را به حداکثر برسانید. این به این دلیل است که همه آنها در یک رابطه همزیستی با یکدیگر کار می کنند.

بنابراین، هر زمان که با بهره‌وری دست و پنجه نرم می‌کنید، می‌توانید با تشخیص اینکه کدام ستون از تعادل خارج است، به سرعت به مشکل رسیدگی کنید. به عنوان مثال، اگر زمان، انرژی و تمرکز لازم برای کار روی یک پروژه را دارید، اما نمی دانید چگونه آن را انجام دهید یا به اطلاعات مهم دسترسی ندارید، نمی توانید به اوج بهره وری برسید.

بنابراین، می توانید با ایجاد دانش و یادگیری هرچه بیشتر در مورد پروژه شروع کنید تا بهره وری خود را افزایش دهید. وقتی هر چهار مورد را به درستی مدیریت کنید، بهره وری شما سر به فلک می کشد. بیایید هر ستون را با جزئیات بیشتر، با ابزارها و تکنیک هایی که به شما در مدیریت آنها کمک می کند، بررسی کنیم.

چگونه با استفاده از چارچوب TECK بهره وری خود را افزایش دهید

1. مدیریت زمان

مدیریت زمان بدون شک یکی از زمینه های اساسی بهره وری است. این به این دلیل است که شما فقط زمان زیادی در روز دارید و مهم است که آن را به خوبی صرف کنید.

مردم به طور متوسط 8 ساعت در روز کار می کنند. اگرچه ممکن است اغلب شکایت کنید که زمان کافی ندارید، اما زمان زیادی برای انجام ضروری ترین وظایف شماست. اگر وظایف خود را اولویت بندی کنید و به خوبی برنامه ریزی کنید، خواهید دید که تمام وقت برای بهره وری دارید.

مطلب مرتبط: چگونه روش بهره وری ذن تا انجام شده را در زندگی روزمره خود بگنجانید

بنابراین، چگونه می توانید این کار را انجام دهید؟ شما می توانید با دانستن و استفاده از زمان بیولوژیکی اولیه یا کرونوتایپ خود و استفاده از روش های مدیریت زمان مانند جعبه زمانی و تکنیک پومودورو، زمان خود را بهتر مدیریت کنید.

Timeboxing: ایده تایم باکس این است که شما زمان مشخصی را برای کار روی چیزی اختصاص دهید. پس از تمام شدن زمان، کار را متوقف می کنید، حتی اگر کار را کامل نکرده باشید یا به نقاط عطف خود نرسیده باشید. این صرفاً تکنیکی است که به شما کمک می‌کند در مسیر خود بمانید و بیشترین استفاده را از زمان خود ببرید.
تکنیک پومودورو: تکنیک پومودورو اصولاً شامل کار کردن در تکه‌های 25 دقیقه‌ای و به دنبال آن استراحت‌های سریع 5 دقیقه‌ای است. بعد از هر چهار چرخه، 15 تا 20 دقیقه استراحت طولانی تر انجام می دهید.

این تکنیک‌ها راه‌های عالی برای مدیریت بهتر زمان هستند و می‌توانید صرف نظر از اینکه فریلنسر هستید یا در دفتر کار می‌کنید، از آن‌ها استفاده کنید. شما فقط باید یکی را پیدا کنید که بهترین کار را برای شما دارد. همچنین می توانید از ابزارهای مدیریت زمان مانند Pomodone، Toggl یا Timely استفاده کنید.

2. انرژی

انرژی یکی دیگر از ستون‌های مهم در چارچوب بهره‌وری است، زیرا بسته به اینکه چقدر آن را مدیریت می‌کنید، می‌تواند به عملکرد شما کمک کند یا مانع شود.

ممکن است اغلب متوجه شوید که با حداکثر ظرفیت کار نمی کنید، که می تواند بر بهره وری شما تأثیر بگذارد. این به این دلیل است که، حتی اگر بتوانید زمان خود را به طور موثر مدیریت کنید، زمانی که خسته هستید نمی‌توانید کار زیادی انجام دهید. برعکس، هرچه انرژی بیشتری داشته باشید، زمان کمتری برای ایجاد نتایج عالی نیاز خواهید داشت.

با درک اینکه چه چیزی باعث تخلیه یا تقویت انرژی می شود، می توانید انرژی خود را بهتر مدیریت کنید. هنگامی که این را فهمیدید، می توانید تغییرات لازم را برای بهبود سطح انرژی خود ایجاد کنید و مهم ترین یا خسته کننده ترین وظایف خود را در ساعات پربیننده خود برنامه ریزی کنید.

بنابراین، بیایید چند راه برای افزایش انرژی خود را بررسی کنیم:

از برنامه های مدیریت خواب استفاده کنید: داشتن خواب با کیفیت کافی ارتباط نزدیکی با سطح انرژی بالا دارد. شما باید حداقل 7 ساعت خواب در هر شب را هدف قرار دهید و مطمئن شوید که محیط خواب شما برای استراحت با کیفیت بالا مناسب است. می توانید از راه حل های دیجیتالی مانند Sleep به عنوان Android، Noisli یا pzizz استفاده کنید.
تغذیه مناسب: دریافت مواد مغذی کافی از غذا راه عالی دیگری برای افزایش سطح انرژی در طول روز است. خوردن میوه ها، سبزیجات و میان وعده های سالم به شما انرژی کافی برای کار با ظرفیت کامل می دهد. شما می توانید از این برنامه های غذایی برای آسان کردن غذای سالم استفاده کنید.
ورزش: انجام تمرینات منظم می تواند به افزایش سطح انرژی شما کمک کند. علاوه بر این، ورزش همچنین استرس را کاهش می دهد، جریان خون به مغز را افزایش می دهد و انعطاف پذیری مغز را افزایش می دهد. مهمتر از همه، این یک راه عالی برای حفظ انرژی شما در طول روز است. اگر به دنبال یک همراه تناسب اندام عملی هستید، می توانید به FitOn اعتماد کنید.
انگیزه: داشتن انگیزه قوی برای کاری که انجام می دهید راه عالی دیگری برای احساس انرژی و موفقیت بیشتر است. هنگامی که روز خود را با انگیزه کافی شروع می کنید، هیچ مانعی در مورد بهره وری شما وجود ندارد. با این اوصاف، باید راه هایی برای افزایش انگیزه خود برای انجام کارهای بیشتر بیابید.

مطلب مرتبط: 22 نکته و ترفند ضروری صفحه کلید آیفون

3. تمرکز

بنابراین، بیایید فرض کنیم که شما زمان و انرژی کافی دارید، اما با حواس‌پرتی و وقفه بمباران می‌شوید. خب، واضح است که بر بهره وری شما تأثیر می گذارد.

تمرکز سومین رکن بهره وری است و به توانایی شما برای تمرکز روی هر کاری که در آن زمان انجام می دهید بدون اینکه طعمه حواس پرتی ها شوید اشاره دارد. بر اساس این مطالعه از دانشگاه کالیفرنیا، ایروین، به طور متوسط 23 دقیقه طول می کشد تا فردی از حواس پرتی خلاص شود و به طور موثر به کار خود بازگردد. وقتی چندین کار برای جلب توجه شما رقابت می کنند، تمرکز بر کاری که انجام می دهید می تواند بسیار دشوار باشد.

بنابراین، چگونه می توانید تمرکز خود را بهبود بخشید؟

اجتناب از چندوظیفه ای: چندوظیفه ای به دلایل زیادی مدت هاست که از انجام چند کار منع شده است. تمرکز شما را مختل می کند، توانایی شما را برای مدیریت خوب زمان محدود می کند و باعث استرس می شود. وقتی چیزهای زیادی در بشقاب خود دارید، یافتن راه‌هایی برای مدیریت‌پذیرتر کردن کارتان ضروری است، مانند تسلط بر تک‌وظیفه برای بهبود بهره‌وری.
ذهن آگاهی را تمرین کنید: تمرین تمرکز حواس به شما قدرت می دهد تا در لحظه حضور داشته باشید. این به این معنی است که شما می توانید حواس پرتی را از بین ببرید و روی کار در حال انجام تمرکز کنید. ذهن آگاهی همچنین می تواند به شما کمک کند تا از تغییر زمینه جلوگیری کنید و بهبود دامنه توجه را برای شما آسان تر می کند. می توانید از ابزارهایی مانند Insight Timer یا Headspace استفاده کنید.
محیط کاری خود را بهبود ببخشید: راه های مختلفی برای بهبود محیط کاری وجود دارد تا از تمرکز بهتر بهره مند شوید، به عنوان مثال، اطمینان از اینکه در محیطی آرام کار می کنید.
اعلان های خود را سفارشی کنید: اعلان ها یکی از مهم ترین عوامل حواس پرتی در محل کار هستند. می‌توانید با سفارشی‌سازی اعلان‌های خود به گونه‌ای که آنها را فقط در مواقع ضروری دریافت کنید، از منحرف نشدن جلوگیری کنید.

مطلب مرتبط: چگونه الگوها را پیدا کرده و به کلیک آپ خود اضافه کنید

آخرین اما نه کم‌اهمیت، می‌توانید از برنامه‌هایی برای جلوگیری از حواس پرتی مانند Focus Booster و Freedom استفاده کنید.

4. دانش

برای تقویت مهارت های مدیریت زمان و بهره وری خود، باید به اطلاعات و ابزار مناسب دسترسی داشته باشید. در انجام کار بدون دانستن نحوه انجام آن یا ابزار مناسب برای استفاده، با مشکل مواجه خواهید شد. دسترسی به اطلاعات مرتبط به شما این امکان را می‌دهد تا راه‌های جدید و نوآورانه‌ای را برای کار هوشمندانه‌تر بیابید و در نتیجه بهره‌وری شما را افزایش دهید.

به این دلیل که راه های زیادی برای رسیدن به یک نتیجه یا تکمیل یک کار وجود دارد. به عنوان مثال، اصلاح حیاط خود با قیچی چمن نسبت به ماشین چمن زنی زمان و انرژی بیشتری از شما می گیرد.

بنابراین، دانستن بهترین شیوه ها و ابزارها برای هر کاری که باید انجام دهید ضروری است. با این اوصاف، می‌توانید خود را به چالش بکشید تا به طور مداوم نحوه انجام کار خود را بررسی کنید و چگونه می‌توانید آن را کارآمدتر انجام دهید.

راه های زیادی وجود دارد که می توانید تخصص حرفه ای خود را افزایش دهید. اگر با یک کار چالش برانگیز یا پروژه جدید مواجه شدید، به دنبال آموزش ها، راهنماها و ابزارهای مناسب در پلتفرم هایی مانند YouTube یا انجمن ها، انجمن ها و وب سایت های آنلاین مرتبط باشید.

همچنین می‌توانید از طریق سایت‌هایی مانند Coursera، Skillshare و Udemy در یک دوره آنلاین ثبت‌نام کنید تا مهارت‌های خود را به دقت تنظیم کنید. ایجاد یک ویکی داخلی در سازمان شما نیز می تواند راهی عالی برای دسترسی بهتر به اطلاعات باشد.

در نهایت، شما همچنین می خواهید بدانید که چه زمانی باید یک کار را واگذار کنید یا برون سپاری کنید. بهتر است وقت خود را روی کاری که شخص دیگری می‌تواند سریع‌تر انجام دهد، یا کارهای تکراری که می‌توانید خودکارسازی کنید، تلف نکنید.

با چارچوب TECK به اوج بهره وری برسید

با مدیریت و بهینه سازی این چهار رکن، در مسیر بهره وری بیشتر خواهید بود. به احتمال زیاد، شما به طور طبیعی در برخی زمینه ها برتر خواهید بود و با برخی دیگر مبارزه خواهید کرد.

هنگامی که ضعیف ترین ستون خود را شناسایی کردید، می توانید از استراتژی ها و ابزارهای بالا برای قوی تر کردن آن استفاده کنید. و وقتی همه آنها قوی باشند، با هم کار خواهند کرد تا بهره وری شما را افزایش دهند و به شما قدرت دهند تا در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید.