آیا به دنبال اپلیکیشنی برای مدیریت وظایف خود هستید؟ اول این را بخوانید!
مسلح کردن خود به برنامه بهره وری مناسب می تواند کلید انجام کارهای بیشتر در زمان کمتر باشد. و در تلاش خود برای یافتن برنامه عالی، احتمالاً با تنوع به ظاهر بی پایانی از گزینه ها روبرو خواهید شد.
با این حال، قبل از عجله برای دانلود اولین برنامه ای که نوید تبدیل شما را به یک نیروگاه بهره وری می دهد، کادرهای زیر را علامت بزنید تا مطمئن شوید که گزینه مناسب را دریافت می کنید. ما برخی از موارد ضروری را پوشش خواهیم داد تا به شما کمک کنیم بهترین برنامه بهره وری را متناسب با نیازهای خود انتخاب کنید.
1. نیازهای خاص خود را برای برنامه بهره وری در نظر بگیرید
هنگام انتخاب برنامه بهره وری بعدی خود، ابتدا نیازها، عادات کاری، ترجیحات و اهداف خود را ارزیابی کنید. شروع جستجوی خود با هدف به شما کمک می کند تا گزینه های خود را به ابزارهایی محدود کنید که نیازهای خاص شما را برآورده می کنند یا ابزارهایی را که می توانید برای انجام آن سفارشی کنید. این همچنین به شما کمک می کند تا از پر کردن دستگاه های خود با برنامه هایی که ممکن است هرگز استفاده نکنید جلوگیری کنید.
بنابراین، چه چیزی به این برنامه بهره وری نیاز دارید؟ آیا به ابزاری نیاز دارید که به شما در سازماندهی وظایف، پیگیری پیشرفت خود یا همکاری با دیگران کمک کند؟
در مورد سبک کار شما چطور؟ آیا شما یک کار چندوظیفه ای هستید یا دوست دارید هر بار روی یک کار تمرکز کنید؟ آیا ابزاری به سبک کانبان را ترجیح می دهید که به شما کمک می کند کارهای خود را سریع تجسم کنید یا روش خطی سنتی تری برای مدیریت پروژه ها؟
پاسخ دادن به همه این سؤالات قبل از شروع جستجو به شما کمک می کند تا برنامه مناسب برای نیازهای خاص خود را پیدا کنید.
2. رابط کاربری و منحنی یادگیری برنامه
انتخاب یک برنامه با رابط کاربری بصری برای راه اندازی و اجرای سریع بسیار مهم است. هنگامی که نیازهای خود را برای برنامه شناسایی کردید، در حالت ایده آل می خواهید با انتخاب برنامه ای با ناوبری بصری، آیکون های واضح و طرح بندی نامرتب، مسیر کم مقاومت را انتخاب کنید. یک رابط کاربری خوب همچنین به شما امکان می دهد به وظایف دسترسی داشته باشید و کار خود را با کمترین تعداد کلیک انجام دهید.
منحنی یادگیری نیز یک جنبه ضروری است که باید در نظر گرفته شود، زیرا تعیین می کند که چقدر سریع می توانید با ویژگی های برنامه آشنا شوید و کار را انجام دهید. یک برنامه بهره‌وری با منحنی یادگیری مسطح برای کاربرانی مفید است که می‌خواهند بدون هیچ زحمتی کارها را انجام دهند، زیرا یادگیری و استفاده از آن آسان است.
به عنوان مثال، اگر شما یک دانش آموز هستید و فقط به چیزی برای ردیابی تکالیف، امتحانات و موعد مقرر نیاز دارید، می خواهید چیزی ساده مانند برخی از بهترین برنامه های برنامه ریزی مطالعه که ما گردآوری کرده ایم.
از سوی دیگر، اگر به چیزی نیاز دارید که ویژگی‌های پیشرفته، سفارشی‌سازی سنگین و تعداد زیادی ادغام را ارائه دهد، برنامه بهره‌وری که به دنبال آن هستید معمولاً دارای منحنی یادگیری شدید است. با این وجود، ارزش تلاش برای درک آن را دارد، زیرا می‌توانید اطمینان حاصل کنید که برنامه‌ای که انتخاب می‌کنید مانند یک دستکش با جریان کاری شما مطابقت دارد.
اما چه ابزاری ساده داشته باشید یا چیزی که به شما امکان می دهد تقریباً همه کارها را انجام دهید، مهمترین چیز این است که برنامه نیازهای شما را برآورده کند و با سبک کاری شما مطابقت داشته باشد.
3. یکپارچه سازی با سایر برنامه های بهره وری
استفاده از چندین برنامه بهره وری برای موارد استفاده خاص ممکن است مزایایی داشته باشد، اما دستکاری بین این ابزارها همچنین می تواند منجر به تغییر زمینه شود که بهره وری شما را خراب می کند. به عنوان مثال، به عنوان یک کارگر از راه دور، ممکن است اغلب لازم باشد بین برنامه مدیریت پروژه و ابزار ارتباطی خود جابجا شوید.
خوشبختانه، برخی از برنامه‌های بهره‌وری با ابزارهای دیگر ادغام می‌شوند که به آن‌ها اجازه می‌دهد با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و داده‌ها را به اشتراک بگذارند و به شما امکان می‌دهند به تمام اطلاعاتی که نیاز دارید در یک مکان دسترسی داشته باشید. به این ترتیب، نیازی به پرش بین چند برنامه نخواهید داشت، که می تواند حواس پرتی و وقت گیر باشد.
به عنوان مثال، ادغام برنامه مدیریت کار و تقویم به شما امکان می دهد وظایف خود را با برنامه خود برای یک گردش کار سازمان یافته تر همگام کنید.
4. سازگاری با دستگاه های شما
نکته بعدی که باید هنگام انتخاب برنامه بهره وری بعدی خود در نظر بگیرید، سازگاری با دستگاه هایی است که استفاده می کنید. برخی از برنامه‌ها ممکن است فقط بر روی پلتفرم‌های خاصی در دسترس باشند، بنابراین بهتر است قبل از خرید بررسی کنید که آیا دستگاه شما از برنامه پشتیبانی می‌کند یا خیر.
در حالت ایده‌آل، برنامه‌ای می‌خواهید که روی همه دستگاه‌های شما کار کند، بنابراین می‌توانید در هر زمان و مکان به آن دسترسی داشته باشید. این همچنین تضمین می کند که در صورت نیاز به تغییر از یک سیستم عامل به سیستم عامل دیگر، داده های خود را از دست نمی دهید. با این حال، اگر به ابزار خاصی نیاز دارید که برای یک پلتفرم خاص طراحی شده باشد، ممکن است انتخاب زیادی نداشته باشید.
5. اتوماسیون گردش کار
ما شرط می بندیم که بخش قابل توجهی از روز کاری خود را صرف کارهای روزمره می کنید که شما را از کارهای با ارزش دور نگه می دارد. برای به دست آوردن بخشی از این زمان گرانبها، باید به دنبال ابزار بهره وری با قابلیت های اتوماسیون گردش کار باشید. خوشبختانه، چندین ابزار بهره‌وری مبتنی بر هوش مصنوعی می‌توانند به ساده‌سازی گردش کار و افزایش بهره‌وری شما کمک کنند.
به عنوان مثال، می‌توانید از Notion AI به‌عنوان برنامه یادداشت‌برداری خود و برای خودکارسازی کارهایی مانند خلاصه کردن یادداشت‌ها، بهبود نوشتن، درخواست توضیح و موارد دیگر استفاده کنید. اگر شما یک کارگر از راه دور هستید که زمان زیادی را در جلسات مجازی می گذرانید، یک دستیار جلسه مجهز به هوش مصنوعی مانند Otter می تواند به شما کمک کند تا جلسات را یادداشت برداری کنید.
6. مراقب «سندرم اسباب‌بازی جدید براق» باشید.
هنگام انتخاب برنامه بهره وری بعدی خود قربانی سندروم «اسباب بازی جدید براق» نشوید. در حالی که دانلود جدیدترین برنامه ها با تمام زنگ ها و سوت ها می تواند وسوسه انگیز باشد، اما ممکن است بهترین گزینه برای شما نباشند.
مسلما، شما احتمالاً از افزایش موقت بهره وری لذت خواهید برد، زیرا از احساس لذت بخش کشف یک ابزار جدید لذت می برید. با این حال، بهره‌وری شما به تدریج کاهش می‌یابد، زیرا نوآوری از بین می‌رود و متوجه می‌شوید که برنامه نیازهای شما را برآورده نمی‌کند.
بنابراین، به جای دانلود آخرین برنامه های بهره وری، جعبه ابزار فعلی خود را ارزیابی کنید. مگر اینکه اخیراً وظایف جدیدی را انجام داده باشید که به ابزارهای پیچیده تری نیاز دارند، ممکن است از قبل برنامه های بهره وری را داشته باشید که به بهترین وجه با نیازهای شما مطابقت دارند. در این مورد، شما نیازی به برنامه های بهره وری بیشتری ندارید، زیرا باعث حواس پرتی بیشتر می شوند.
7. بررسی ها و رتبه بندی ها را بررسی کنید
قبل از دانلود یا خرید یک برنامه بهره وری، ارزش بررسی نظرات و رتبه بندی سایر کاربران را دارد. این به شما کمک می کند تا بینش ارزشمندی در مورد اثربخشی، قابلیت استفاده و معایب برنامه به دست آورید.
بهترین مکان برای انجام این کار معمولاً فروشگاه های رسمی اپلیکیشن هستند. نظرات و رتبه‌بندی‌های کاربران را خواهید دید که به شما ایده می‌دهد که از برنامه چه انتظاری دارید. به عنوان مثال، کاربران اغلب اشاره می کنند که آیا یک برنامه باگ است، کند است یا مرتباً خراب می شود.
در نهایت، همچنین باید برنامه‌هایی را انتخاب کنید که آزمایش‌های رایگان ارائه می‌دهند تا قبل از خرید، برنامه را به تنهایی آزمایش کنید. این به شما این امکان را می‌دهد تا دریابید که آیا برنامه با گردش کار شما مطابقت دارد و آیا ارزش کافی برای پول ارائه می‌کند یا خیر.
این کادرها را علامت بزنید تا به برنامه بهره وری مناسب نزدیک شوید
بسیاری از اپلیکیشن‌های بهره‌وری وعده می‌دهند که بهره‌وری شما را به سطح بالاتری برسانند. اگرچه ممکن است وسوسه شوید که با عجله وارد شوید و جدیدترین اسباب بازی براق را دانلود کنید، یک قدم به عقب برای ارزیابی نیازهای خود ضروری است. این به شما کمک می کند تا تصمیمی آگاهانه بگیرید و مطمئن شوید که برنامه مناسب را برای نیازهای خود انتخاب می کنید.