من در ابتدا شروع به استفاده از Notion به عنوان یک برنامه یادداشت برداری ساده کردم، اما به سرعت به ابزاری برای مدیریت لیست کارهای خارج از کنترل من تبدیل شد. چیزی که به عنوان یک پایگاه دانش آغاز شد، به زودی به یک نیروگاه بهره وری تغییر دهنده بازی تبدیل شد. در اینجا نحوه استفاده از آن برای ماندن در بالای همه چیز، مهم نیست که حجم کار چقدر زیاد است، نشان می دهد.
خلاصه عناوین
- سازماندهی پروژه ها و وظایف با پایگاه داده
- مدیریت حجم کاری با فیلترها
- پیگیری وظایف با وضعیت
- وظایف را با تابلوهای کانبان مدیریت کنید
- تاریخ های سررسید را با نمای تقویم مدیریت کنید
- از Notion AI کمک بخواهید
من در ابتدا شروع به استفاده از Notion به عنوان یک برنامه یادداشت برداری ساده کردم، اما به سرعت به ابزاری برای مدیریت لیست کارهای خارج از کنترل من تبدیل شد. چیزی که به عنوان یک پایگاه دانش آغاز شد، به زودی به یک نیروگاه بهره وری تغییر دهنده بازی تبدیل شد. در اینجا نحوه استفاده از آن برای ماندن در بالای همه چیز، مهم نیست که حجم کار چقدر زیاد است، نشان می دهد.
1 سازماندهی پروژه ها و وظایف با پایگاه داده
وقتی با یک لیست وظایف بزرگ سر و کار دارم، من دوست دارم پایگاه داده های Notion را برای سازماندهی کارآمد ایجاد کنم. من یک پایگاه داده برای تمام پروژه ها در یک فضای کاری و دیگری برای وظایف مربوطه ایجاد می کنم. سپس ویژگی های لازم را اضافه می کنم (به عنوان مثال، نام، تاریخ سررسید، وضعیت، و گیرنده) و آنها را با داده های مرتبط پر می کنم.
بهترین بخش در مورد پایگاه داده این است که می توانم آنها را با استفاده از ویژگی Relation پیوند دهم. این به من امکان می دهد وظایف را با پروژه های مربوطه مرتبط کنم تا ردیابی و دسته بندی آسان تر و همچنین مرتب سازی و فیلتر کردن انجام شود.
2 بار کاری را با فیلترها مدیریت کنید
یکی از چیزهایی که در مورد پایگاه داده ها دوست دارم این است که به راحتی می توانم وظایف را بر اساس معیارهای خاص فیلتر کنم. من این کار را انجام می دهم تا روی چیزهای مهم تمرکز کنم و حجم کاری خود را به طور موثر مدیریت کنم.
به عنوان مثال، من می توانم یک نمای در پایگاه داده وظایف ایجاد کنم و فیلترهایی را بر اساس ویژگی هایی مانند Priority (تغییر نام ویژگی Select) و Project (تغییر نام ویژگی Relation) اضافه کنم تا ببینم کدام وظایف با اولویت بالا به یک پروژه خاص تعلق دارند. من حتی می توانم یک فیلتر تاریخ اضافه کنم تا ببینم کدام یک در روزهای خاص سررسید هستند.
همچنین، من به راحتی می توانم وظایف را بر اساس یک ویژگی خاص به ترتیب صعودی یا نزولی مرتب کنم. این کمک بزرگی برای مرتب کردن وظایف بر اساس معیارهایی مانند اولویت و تاریخ است، بنابراین من می دانم روی چه چیزی تمرکز کنم.
3 وظایف را با وضعیت ها ردیابی کنید
هنگامی که من یک لیست وظایف گسترده دارم، وظایف را با برچسب هایی مانند برنامه ریزی، شروع نشده، در حال انجام، در حال بررسی و انجام شده با استفاده از ویژگی Status برچسب گذاری می کنم. به این ترتیب، من می توانم وضعیت یک کار را در یک نگاه بررسی کنم و چیزها را به سمت جلو حرکت دهم.
روش جالبی که من از وضعیت ها استفاده می کنم، ردیابی تکمیل یک کار بر اساس وضعیت انجام شده است. انجام این کار در یک پایگاه داده پیوندی بسیار آسان است. من معمولاً ویژگی Rollup را به پایگاه داده پروژه اضافه می‌کنم، نام آن را به Completion تغییر می‌دهم و آن را طوری تنظیم می‌کنم که تمام کارهای تکمیل‌شده را جمع‌آوری کند و آنها را به عنوان یک نوار درصد نشان دهد.
این به من اجازه می دهد تا ببینم چقدر به تکمیل پروژه نزدیک هستم و با دیدن پیشرفت نوار انگیزه ام را حفظ می کند.
4 وظایف را با تابلوهای کانبان مدیریت کنید
Notion یک نمای تخته دارد، یک سیستم مبتنی بر کارت که وظایف را بر اساس دسته‌هایی مانند وضعیت‌ها و اولویت‌ها مرتب می‌کند – دقیقاً مانند آنچه در یک تابلوی Kanban انجام می‌دهید. این به من اجازه می دهد تا به راحتی وظایف را از طریق مراحل مختلف تکمیل (به عنوان مثال، از برنامه ریزی به در حال انجام یا از بررسی به انجام شده) منتقل کنم.
این یک راه ساده و بصری برای بهبود گردش کار و پیگیری و اولویت بندی وظایف در یک نگاه است. این شبیه به روشی است که Trello به شما امکان می دهد وظایف خود را دسته بندی کنید.
5 سررسید را با نمای تقویم مدیریت کنید
من همچنین دوست دارم نمای تقویم را به پایگاه‌های داده وظایف اضافه کنم و سپس تقویم مفهومی خود را به تقویم Google پیوند دهم. این نه تنها تاریخ های سررسید را در یک نگاه به من نشان می دهد، بلکه به من این امکان را می دهد که آنها را بر اساس رویدادهای دیگر در تقویم خود به هم بزنم و به من امکان می دهد زمان آزاد بیشتری را به لیست کارهای بزرگ اختصاص دهم. این کار به آسانی کشیدن و رها کردن وظایف در تاریخ های مختلف است.
6 از Notion AI کمک بخواهید
وقتی به اطلاعاتی در مورد یک پروژه نیاز دارم و مجبور می شوم اسناد و صفحات متعددی را برای یافتن آن جستجو کنم، از آن متنفرم. این می تواند ناامید کننده باشد زمانی که چیزهای زیادی برای انجام دادن وجود دارد. خوشبختانه، می توانم از Notion AI بخواهم که کل فضای کاری من را در چند ثانیه جستجو کند، آنچه را که نیاز دارم پیدا کند و به طور دقیق آن را خلاصه کند.
این یکی از دلایلی است که پرداخت 10 دلار در ماه برای هوش مصنوعی را ارزشش را دارد، به خصوص زمانی که نیاز دارم به سرعت مواردی مانند دستورالعمل های پروژه را جستجو کنم و به آنچه در اسناد دیگر نوشتم اشاره کنم، اما دقیقاً به خاطر نمی آورم که کجاست.
علاوه بر این، به نظر من هوش مصنوعی مفهومی در تولید کد و متن، خلاصه کردن اسناد و تصحیح می‌شود. با این حال، هنوز باید همه چیز را بررسی کنید تا مطمئن شوید که دقیق است. اما می تواند به طور قابل توجهی سرعت کار شما را هنگام انجام کارهای سطح پایین افزایش دهد.
با این ویژگی‌ها، هنگام افزایش کار، Notion به بهبود بهره‌وری من کمک می‌کند. علاوه بر استفاده از Notion برای مدیریت لیست وظایف بزرگ، راه‌های جالب دیگری برای استفاده از Notion وجود دارد.
بهترین بخش این است که نسخه رایگان اکثر ویژگی‌های مورد نیاز شما را دارد، از جمله همکاری در زمان واقعی برای زمانی که برای مقابله با آن لیست وظایف طاقت‌فرسا به کمک نیاز دارید.