جلسات می توانند نسبتاً خسته کننده باشند. خوشبختانه، با تیم های مایکروسافت، می توانید از برخی هک های سریع برای بهره وری بیشتر آنها استفاده کنید. دریابید که چگونه!
از آنجایی که سازمان‌های بیشتری از کار از راه دور استقبال می‌کنند، به تمام منابعی که می‌توانند جمع‌آوری کنند تا جلسات مجازی سازنده داشته باشند، نیاز دارند. با وجود نرم افزارهای جلسات مجازی متعدد در بازار، برخی از تیم های تجاری هنوز نرم افزارهای مناسب را پیدا نکرده اند.
تیم‌های مایکروسافت زمینه‌ای را برای تیم‌های کاری ایجاد می‌کند تا به‌طور مجازی درگیر شوند و با یکدیگر همکاری کنند، بدون اینکه به ضرر بانک شوند. در ادامه بخوانید تا در مورد اینکه چگونه می توانید بهره وری خود را با سیستم افزایش دهید بحث می کنیم.
1. جلسه را به طور دقیق برنامه ریزی کنید
زمان‌بندی اولین قدم برای برگزاری جلسه در تیم‌های مایکروسافت است. اگرچه می‌توانید در هر زمانی جلسه‌ای را شروع کنید، اما اگر می‌خواهید افراد دیگری به شما ملحق شوند، باید از قبل به آنها اطلاع دهید.
هنگام تنظیم جلسه در تیم های مایکروسافت، باید مناطق زمانی شرکت کنندگان را در نظر بگیرید. اگر میزبان هستید، می توانید یک جلسه با منطقه زمانی خود برنامه ریزی کنید و به طور خودکار مناطق زمانی شرکت کنندگان را در داشبورد آنها منعکس می کند.
برای افزایش مشارکت در جلسه خود، آن را در زمانی برنامه ریزی کنید که برای اکثر شرکت کنندگان، اگر نه همه آنها، مناسب باشد. برنامه ریزی یک جلسه در ساعت های فرد می تواند مانع از حضور اعضای تیم شما شود. حتی اگر آنها حاضر شوند، ممکن است در صورت خاموش بودن زمان، به طور مطلوب شرکت نکنند.
2. یک مدیر انتخاب کنید
این واقعیت که شما میزبان یک جلسه در تیم های مایکروسافت هستید به این معنی نیست که شما باید ناظر جلسه باشید. یکی از راه‌های برگزاری موفقیت‌آمیز یک جلسه تیم از راه دور، تعیین یک ناظم است، به‌ویژه اگر از قبل کار زیادی در دست دارید.
مسئولیت هدایت دستور کار جلسه و تعامل موثر با شرکت کنندگان را به مدیر خود بسپارید. ناظم باید رفتارهای شرکت کنندگان را زیر نظر داشته باشد و اطمینان حاصل کند که هیچ کس در طول جلسه مزاحمت ایجاد نکند. به گرداننده اجازه دسترسی و کنترل کافی به تنظیمات جلسه بدهید تا در صورت لزوم بتوانند دستورات را آغاز کنند.
3. تجربه آنلاین را بهینه کنید
جلسات آنلاین در تنظیمات مناسب بیشترین بازدهی را دارند. قبل از شروع جلسه، یک مکان مناسب و موقعیت نشستن پیدا کنید. مطمئن شوید که دوربین دستگاه کامپیوتر شما در شرایط خوبی برای کیفیت تصویر عالی است. همین امر در مورد صدا نیز صدق می کند. یک میکروفون با کیفیت صدای خوب تهیه کنید. قبل از شروع جلسه دوربین و میکروفون خود را تست کنید تا از غافلگیری ناخوشایند جلوگیری کنید.
در حالی که بیشتر میزبان ها ترجیح می دهند راحت بنشینند و پیام خود را با تصویری شیک منتقل کنند، دیگران ترجیح می دهند با شرکت کنندگان در یک استند ارتباط برقرار کنند. Microsoft Teams چندین پس زمینه سفارشی را برای زیباسازی فضای آنلاین شما ارائه می دهد.
4. یادداشت بردارید
یادداشت برداری یکی از راه های اجرای یک جلسه مجازی سازنده است. وقتی اطلاعات زیادی را پردازش می کنید، تمایل به از دست دادن برخی جزئیات ضروری وجود دارد. از آنجایی که مغز شما تنها چیزهای زیادی می تواند حفظ کند، اگر یادداشت برداری نکنید، اطلاعات حیاتی خود را از دست خواهید داد. به همین دلیل است که یادداشت برداری در جلسات بسیار مهم است.
هنگام برگزاری جلسه در تیم های مایکروسافت، برای یادداشت برداری نیازی به قلم و کاغذ ندارید. این ابزار یک دفترچه یادداشت ارائه می دهد که در آن می توانید اطلاعات یک جلسه را بنویسید و ذخیره کنید. همیشه می توانید برای بازیابی دستور کار کلیدی جلسه خود به یادداشت های خود بازگردید.
5. شرکت کنندگانی که صحبت نمی کنند را بی صدا کنید
سر و صدا مانع بهره وری در محل کار می شود. اگر در جوانی آن را نگیرید، می تواند جلسه مجازی شما را نیز مختل کند. حتی زمانی که تلاش می کنید در یک مکان آرام برای جلسه خود باشید، سایر شرکت کنندگان ممکن است این کار را انجام ندهند. تیم های مایکروسافت با ویژگی بی صدا به شما کمک می کند تا از شر نویز خلاص شوید.
به عنوان میزبان یک جلسه، می‌توانید نه تنها خود، بلکه سایر شرکت‌کنندگان در جلسه را در تیم‌های مایکروسافت بی‌صدا کنید. قانون این است که شرکت‌کنندگانی که صحبت نمی‌کنند همیشه بی‌صدا شوند. انجام این کار باعث ایجاد نظم و آراستگی می شود. سایر شرکت‌کنندگان پیامی را که یک شرکت‌کننده صحبت می‌کند، درک خواهند کرد.
6. از پنجره چت برای تاکید استفاده کنید
جلسات مجازی باید جذاب باشد تا شرکت کنندگان را علاقمند نگه دارد. مردم به راحتی از صحبت های طولانی خسته می شوند، بنابراین باید از پنجره چت در تیم های مایکروسافت نیز استفاده کنید تا توجه آنها را حفظ کنید.
به‌عنوان میزبان، می‌توانید یک پنجره چت ایجاد کنید که در آن شما و سایر شرکت‌کنندگان می‌توانید نظرات مرتبط درباره جلسه را ارسال کنید. مکان خوبی برای نوشتن اطلاعات کلیدی است که شرکت کنندگان باید از آن آگاه باشند. ناظم همچنین می‌تواند از شرکت‌کنندگان بخواهد که هر سؤالی را که ممکن است در پنجره چت داشته باشند، رها کنند تا همه بتوانند سؤالات را به وضوح درک کنند.
7. جلسه را ضبط کنید
یکی از اشتباهاتی که میزبانان جلسه مجازی مرتکب می شوند این است که تمام فعالیت ها را پیگیری نمی کنند. هنگامی که آنها نیاز دارند به موضوعی مراجعه کنند، نمی توانند. تیم های مایکروسافت با معرفی یک ویژگی ضبط برای درک سریع هر جزئیات، فرآیند ضبط را آسان کرده است.
ایجاد ارجاع بخشی از یک فرآیند یادگیری است و ثبت هر گردهمایی آنلاین بسیار سودمند است. هنگامی که جلسه خود را در تیم های مایکروسافت ضبط می کنید، شواهد مشخصی از جزئیات جلسه دارید.
8. پس زمینه خود را محو کنید
درست همانطور که یک محیط پر سر و صدا می تواند باعث شود شخص دیگری پیامی را که یک سخنران در یک جلسه آنلاین ارسال می کند از دست بدهد، پس زمینه پر سر و صدا نیز می تواند باعث حواس پرتی شود. به عنوان مثال، یک نقاشی زیبا در یک شرکت‌کننده می‌تواند حواس شما را از آنچه می‌گوید منحرف کند. حتی ممکن است خط فکری خود را فراموش کنید.
تیم‌های مایکروسافت به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد پس‌زمینه‌های خود را محو کنند، بنابراین می‌توانند روی خودشان و آنچه در حال بحث هستند تمرکز کنند. با استفاده از این ویژگی، لازم نیست نگران داشتن پس زمینه عالی برای جلسه خود باشید.
9. از ویژگی تخته سفید استفاده کنید
بسیاری از کاربران از ویژگی تخته سفید در تیم های مایکروسافت به حداکثر استفاده نمی کنند. این یک بوم آنلاین برای ثبت پیام ها و ایده های شما در عمل است.
وایت برد تیم های مایکروسافت زمانی مفید است که بخواهید در طول جلسه ایده های پیچیده را برای اعضای تیم خود توضیح دهید. عناصر طراحی مختلفی را ارائه می دهد تا به شما کمک کند افکار خود را به وضوح بیان کنید.
10. اشتراک گذاری صفحه را فعال کنید
گاهی اوقات، توضیح ایده ها و مفاهیم برای تیم ها در یک جلسه مجازی کافی نیست. شما باید اطلاعات را همانطور که در دستگاه رایانه شما وجود دارد به آنها نشان دهید. تیم های مایکروسافت با ویژگی اشتراک صفحه نمایش خود این امکان را فراهم می کند.
وقتی اشتراک‌گذاری صفحه را فعال می‌کنید، این فرصت را خواهید داشت که سطح تعامل شرکت‌کنندگان را در جلسه آنلاین خود با تیم‌های Microsoft افزایش دهید. این به شما امکان می دهد به دیگران نشان دهید که در مورد چه چیزی صحبت می کنید و دقیقاً چگونه آن را در سیستم شما قرار می دهد.
با تیم های مایکروسافت، جلسات مجازی خود را ارزشمند کنید
جلسات مجازی آمده اند تا بمانند. تیم های کاری گام های بزرگی در تعامل با یکدیگر از مکان های دور دست خود برداشته اند. اما برای اینکه این اتفاق بیفتد، باید با استفاده از ویژگی‌های فراوان در تیم‌های مایکروسافت، از جلسات خود نهایت استفاده را ببرید.
اگر می‌خواهید در یک جلسه میزبان افراد باشید، با بهینه‌سازی تجربه، آن را ارزشمند کنید. فضایی برای مشارکت و به اشتراک گذاشتن ایده ها برای همه ایجاد کنید. وقتی اعضای تیم شما ارزش جلسات شما را می بینند، هر زمان که جلسه ای را برنامه ریزی کنید، مشتاق خواهند بود که به آن بپیوندند.