کار اضافه کاری منبع بزرگ استرس است و به تعادل بین کار و زندگی کمک می کند. در اینجا چند برنامه وجود دارد که می تواند کمک کند.
آیا همیشه از کار کردن خسته می شوید؟ به احتمال زیاد بیشتر از آنچه باید کار می کنید وجود دارد. کار اضافه کاری عامل اصلی استرس است. هنگامی که وظایفی را بیش از حد لازم انجام می دهید، فضایی برای اضافه کاری ایجاد می کنید که شما را خسته می کند.
آیا می دانستید با استفاده از اپلیکیشن های مناسب می توانید از اضافه کاری جلوگیری کنید؟ در ادامه بخوانید تا در مورد برنامه هایی که برای این منظور نیاز دارید صحبت کنیم.
1. Connecteam
Connecteam یک برنامه مدیریت کارکنان است که به شما امکان می دهد ساعات کاری اعضای تیم خود را ردیابی کنید. با ویژگی‌های داخلی Connecteam، می‌توانید ساعات کار کارمندان خود را در پروژه‌ها، مشتریان و سایر وظایف محول شده نظارت کنید.
Connecteam دارای ویژگی های زیر است:
- Time Clock Pad: این ویژگی به شما امکان می دهد تا با نظارت بر محل کار کارکنان خود، ردیابی زمان صرف شده برای پروژه های خاص، در زمان شرکت صرفه جویی کنید.
- زمان‌بندی سفارشی: می‌توانید در مورد تکالیف به‌روز باشید، فعالیت‌ها و پروژه‌های میدانی را از راه دور با ویژگی‌های چت یک به یک یا به‌روزرسانی‌های گروهی مدیریت کنید.
- اعلان سفارشی: می توانید تغییراتی در پروژه ها ایجاد کنید و اعضای تیم خود را در مورد آخرین پیشرفت های کار مطلع کنید.
2. Calendly
Calendly به گونه ای طراحی شده است که پیدا کردن و حضور در زمان جلسات را آسان کند. می توانید تقویم کاری خود را متصل کنید و تاریخ های خاصی را که می خواهید در نظر داشته باشید انتخاب کنید. همچنین به تعیین مدت جلساتی که در آن شرکت می کنید کمک می کند.
برخی از ویژگی های Calandly عبارتند از:
- تشخیص منطقه زمانی: این برای تیم هایی که در مناطق زمانی مختلف زندگی می کنند مفید است. از معیارهای پیشرفته تشخیص منطقه زمانی برای تقویت همکاری بین اعضای تیم در مکان‌های مختلف استفاده می‌کند.
- اعلان برنامه ریزی سفارشی: برنامه زمان بندی Calendly از قبل به شما اطلاع می دهد تا بتوانید از قبل برای کارهای برنامه ریزی شده و قرار ملاقات ها برنامه ریزی کنید و از جلسات لحظه آخری خودداری کنید.
- برنامه ریزی تیم/گروه: به شما امکان می دهد جلسات فردی یا با چند نفر از اعضای تیم خود را برنامه ریزی کنید. می توانید جلسه خود را در یک بازه زمانی مشخص برنامه ریزی کنید.
3. برنامه های داغ
HotSchedules یک اپلیکیشن موبایل برای زمان‌بندی وظایف، ردیابی زمان و پیگیری فعالیت‌های حین کار کارکنان است. این کار با خودکار کردن وظایفی مانند ایجاد برنامه زمانی کارمندان و برقراری ارتباط با اعضای تیم شما انجام می شود.
برنامه HotSchedules دارای ویژگی های زیر است:
- نرم‌افزار زمان‌بندی کارمندان: این ویژگی به شما اجازه می‌دهد تا درخواست‌های تغییر شیفت را تنها با یک کلیک تأیید یا رد کنید. همچنین به شما امکان می دهد یک گزارش فهرست روزانه را مشاهده کنید که به شما کمک می کند بفهمید کدام کارمندان برای کار در دسترس هستند.
- راه حل پیش بینی پیشرفته: می توانید از شاخص عملکرد کلیدی (KPI) کارکنان خود در داشبورد برنامه استفاده کنید. با ارزیابی پروژه هایی که کارمندان در آن مشارکت دارند، دسترسی نامحدودی به تعهد کارمند به وظیفه خواهید داشت.
- Time Log: ویژگی زمان و حضور و غیاب به شما این امکان را می دهد که زمان ورود و خروج همه کارمندان خود را پیگیری کنید. همچنین می‌توانید از این ویژگی برای تنظیم هشدارهایی استفاده کنید تا به نیروی کار خود در صورت از دست دادن یک ضربه زمانی مطلع شوند.
4. زنجیر
Sling یک ابزار همه کاره است که به کسب و کار شما کمک می کند تا برنامه ریزی کارکنان، ردیابی زمان و ارتباطات را ساده کند و در عین حال در ساعات با ارزش صرفه جویی کند. به شما امکان می دهد برنامه های کارمندان را سریع و کارآمد بسازید، مدیریت کنید و به اشتراک بگذارید.
به عنوان یک ابزار افزایش بهره وری، Sling دارای ویژگی های زیر است:
- برنامه ریزی شیفت: به شما کمک می کند تا برنامه های کاری کارکنان خود را سازماندهی کنید تا بتوانید به کارهای دیگر بروید.
- زمان و حضور و غیاب: این ویژگی به شما اجازه می دهد تا شیفت های کارمندان را ثبت کنید. این کمک می کند تا با ثبت سوابق دقیق از ساعت ورود، خروج و استراحت کارمندان، هزینه های کسب و کار را کاهش دهید.
- بهینه سازی هزینه نیروی کار: ویژگی بهینه سازی هزینه نیروی کار به شما این امکان را می دهد که مراقب هزینه های نیروی کار خود در هر دوره باشید. همچنین می‌توانید بودجه کار هفتگی را برای مکان‌های خود، ساعات کاری ترجیحی و آستانه اضافه کاری برای تیم خود تعیین کنید.
5. دودل
Doodle یک ابزار زمان‌بندی آنلاین است که عمدتاً برای یافتن تاریخ‌ها و زمان‌های تقریباً دقیق برای کارمندان و جلسات مشتریان تجاری استفاده می‌شود. این ابزار ابتدا تاریخ و زمان مناسب را برای رویدادهای برنامه ریزی شده پیشنهاد می کند.
برنامه Doodle دارای ویژگی های زیر است:
- اتوماسیون جلسه: می‌توانید برای هر کسی که می‌خواهد با شما یک قرار ملاقات رزرو کند، پیوند ارسال کنید. این برنامه یک یادآوری خودکار برای کمک به شما در قرار ملاقات تنظیم می کند.
- به شما کنترل می‌دهد: Doodle به شما اجازه می‌دهد تا جلسات را کنترل کنید و به شما ایده‌ای درباره تعداد جلساتی که باید در روز شرکت کنید و مدت زمان آنها را می‌دهد.
- برنامه نظرسنجی: هر شرکت کننده در جلسه می تواند از بین زمان های پیشنهادی جلسه در نظرسنجی انتخاب کند. این ویژگی این امکان را برای شما فراهم می کند که بدانید بهترین زمان برگزاری جلسات با همکاران چه زمانی است.
6. به موقع
Timely طراحی شده است تا به شما کمک کند صورت های مالی را به طور دقیق در سراسر سبد پروژه خود ثبت کنید، گزارش دهید و فاکتور تهیه کنید. با استفاده از این ابزار، می توانید ورودی اعضای تیم، مقدار پولی که هر پروژه به همراه دارد و چقدر باید به هر یک از اعضای تیم خود پرداخت کنید، ردیابی کنید.
برخی از ویژگی های اپلیکیشن Timely عبارتند از:
- مدیریت مشتری: Doodle شما را قادر می سازد تا نمایه دقیقی از مشتریان خود، قبل و بعد از خدمات ایجاد کنید. این به پروژه های تکراری با آنها کمک می کند.
- شخصی سازی برنامه ها: به شما کمک می کند پروژه ها را در میان تیم خود با تفویض کارآمد وظایف مدیریت کنید. این ویژگی به هم تیمی ها اجازه می دهد بدون هیچ دردسری از جایی که کار را ترک کردند، ادامه دهند.
7. ClickUp
کلیک آپ هزینه های اضافه کاری را تا 70 درصد کاهش می دهد و در زمان کار صرفه جویی می کند. شما می توانید داده ها را مدیریت کنید، وظایف را فهرست کنید و مشکلات را با سیستم ClickUp حل کنید.
در اینجا برخی از ویژگی های برنامه ClickUp آورده شده است:
- مدیریت تکالیف: تکالیف مبتنی بر کاغذ می توانند زمان با ارزش زیادی را بگیرند. کلیک آپ نیاز به چاپ، خرید کاغذ و نگهداری از دستگاه فتوکپی را برطرف می کند.
- کنترل فرآیند تایید: گرفتن تایید یکی از زمان برترین فرآیندها برای سازمان ها است. به این ترتیب، ClickUp با تکیه بر به‌روزرسانی‌های درخواستی خود در داشبورد، فرآیند تأیید را بدون مشکل می‌سازد.
8. ClockShark
ClockShark یک ابزار زمان‌بندی است که ردیابی زمان، زمان‌بندی کار، ردیابی کار و ارتباطات تیمی را برای بهبود گردش کار شما ترکیب می‌کند.
برخی از ویژگی های ClockShark عبارتند از:
- Track Time: ClockShark می‌داند که زمان بسیار مهم است. از این رو، تضمین می کند که وقت خود را بر روی عملکردهای اداری ضروری تلف نمی کنید. فضا را آزاد می کند، بنابراین می توانید کارهای مهم را انجام دهید.
- پاسخگویی: اعضای تیم باید در برابر سازمان پاسخگو باشند. ClockShark به شما کمک می کند تا با استفاده از یک پین یا فناوری تشخیص چهره، روی کارکنان خود یک برگه داشته باشید تا هویت آنها را تأیید کنید و آنها را در داخل و خارج نگه دارید.
- پیگیری پروژه ها: شفافیت بهترین دوست یک مدیر پروژه است. به این ترتیب، ClockShark به شما کمک می کند پروژه ها، بودجه ها و مشارکت های کارکنان را در زمان واقعی تجسم کنید.
9. وقتی کار می کنم
وقتی من کار می کنم یک برنامه زمان بندی و ارتباط کارمندان است. این برنامه ابزار قدرتمندی را برای سازمان ها فراهم می کند تا برنامه های کارمندان خود را به روز نگه دارند.
ویژگی های ابزار When I Work عبارتند از:
- زمان‌بندی کارمندان: مدیران می‌توانند شیفت‌ها را برنامه‌ریزی کنند و ببینند چه کسی هر برنامه زمانی را در سازمان خود مشاهده کرده است. کارمندان می‌توانند شیفت‌ها را تأیید، مدیریت، پیشنهاد بدهند و تعویض کنند. این باعث صرفه جویی در زمان و منابع شرکت در پروژه ها می شود.
- ارتباط: این ویژگی به مدیران اجازه می دهد تا پیام هایی از جمله اسناد و پیوندها را برای اعضای تیم بگذارند. همچنین به مدیران بینشی در مورد نحوه انجام هر تغییر می دهد، حتی اگر در محل نباشند.
- مدیریت زمان استراحت: با استفاده از این قابلیت می توانید زمان مرخصی کارکنان را پیگیری و مدیریت کنید. این برنامه می تواند به طور خودکار وقفه های پرداخت نشده را کسر کند تا کارمندان به درستی پرداخت شوند. همچنین می‌توانید درخواست‌های مرخصی کارکنان را در برنامه تأیید یا رد کنید.
10. WorkComposer
WorkComposer یک راه حل ردیابی زمان است که به سازمان ها کمک می کند ساعات کار اعضای تیم از راه دور و توزیع شده را ردیابی و نظارت کنند. این برنامه به سرپرستان اجازه می دهد تا ساعات اضافه کاری کارمندان را محاسبه کنند، اسکرین شات ها را بگیرند و آنها را در یک مخزن متمرکز ذخیره کنند.
برخی از ویژگی های WorkComposer عبارتند از:
- پیگیری زمان کار: WorkComposer به شما کمک می کند تا تیم خود را پیگیری کنید و گزارش مفصلی را در اختیار شما قرار می دهد که مشارکت کارکنان در پروژه ها و وظایف محول شده را تجزیه می کند. همچنین به شما امکان می دهد بدانید چه پروژه ها و وظایفی بیشتر وقت تیم شما را می گیرد.
- ایجاد و تعیین وظایف: ابزار WorkComposer کار تیم شما را در چارچوب کل پروژه با شفافیت کامل اولویت بندی کرده و مورد بحث قرار می دهد. شما همچنین می توانید عملکرد تیم را از طریق داده های زمان واقعی بهبود بخشید.
- اسکرین شات خودکار: WorkComposer به شما امکان می دهد هر چند دقیقه یک بار از صفحه نمایش رایانه کارمندان عکس بگیرید و بینشی در مورد مدت زمانی که آنها با استفاده از ماوس و صفحه کلید صرف می کنند ارائه دهید. فواصل برای اسکرین شات ها را می توان پیکربندی یا تصادفی کرد تا آنها را غیرقابل پیش بینی کند. این به کاهش تعدیل کارمندان کمک می کند.
مدیریت کار اضافه کاری با برنامه های بهره وری
کاهش اضافه کاری مستلزم مدیریت خوب زمان است. شما باید زمان خود را پیگیری کنید تا بیش از ساعات مورد نیاز کار نکنید.
نرم افزار ردیابی زمان به شما کمک می کند تا میزان زمان صرف شده برای یک کار یا پروژه را تجزیه و تحلیل کنید. هنگامی که به درستی اجرا شود، از هر دقیقه از وقت شما استفاده مفیدی می شود و جایی برای اضافه کاری باقی نمی ماند.