تماشای ادغام سلولها در یک تاریدگی کسلکننده تقریباً مرا به لبهٔ فشار آورد. افزودن یک نقطهٔ برجستهسازی استراتژیک همه چیز را تغییر داد. قالببندی شرطی باعث شد اعدادم دقیقاً برجسته شوند و هرگز اینقدر احساس کنترل بر جدولهایام نداشتم.
تماشای سلولهایی که بههم میپیچند و تبدیل به یک تاریکی کسلکننده میشوند تقریباً مرا به لبهٔ پرتگاه میراند. افزودن یک قطرهٔ برجستهسازی استراتژیک همه چیز را تغییر داد. قالببندی شرطی باعث میشود اعدادم دقیقاً به درستی برجسته شوند و هرگز احساس کنترل بیشتری بر صفحهجدولهایم نکرده بودم.
6 مشخص کردن موارد تکراری
فرض کنید به فهرستی از نامها با دهها ورودی نگاه میکنید و باید متوجه شوید کدام نامها تکرار شدهاند. مرور این فهرست بهصورت فردی برای پیدا کردن موارد تکراری میتواند خاملساز باشد، بهویژه اگر بیش از یک فهرست برای بررسی داشته باشید. علاوه بر این، چون انسان هستید، احتمال دارد برخی موارد را از دست بدهید که میتواند در برخی سناریوها خطای بحرانی باشد.
برای اینکه موارد تکراری را بلافاصله بر روی برگهٔ اکسل خود قابل تشخیص کنید، میتوانید از Format only unique or duplicate value استفاده کرده و رنگ پرکردن (مثلاً قرمز یا سبز) را برای برجستهسازی دادههای تکراری تنظیم کنید.
دستنوشتهٔ اکسل شما در آستانهٔ حرفهای شدن با این راهکارهای مخفی است.
5 تشخیص سلولهای خالی
مشابه بررسی موارد تکراری، بررسی سلولهای خالی در یک صفحهٔ گستردهٔ بزرگ اکسل میتواند زمانبر و مستعد خطا باشد. نمیتوانید تنها به ذهن خود اعتماد کنید زیرا گاهی اوقات خلاها را پر میکند، بهویژه اگر بهسرعت بررسی کنید. پس از شناسایی سلولهای خالی، برگهٔ اکسل راحتتر قابل اصلاح میشود زیرا حالا میدانید کجا نیاز به ورودی است.
خوشبختانه، اکسل یک ترفند قالببندی شرطی دارد که بهطور خودکار امکان بررسی خلاها را فراهم میکند. تنها کافی است از قالببندی شرطی Format only cells that contain برای یافتن سلولهای خالی استفاده کنید، همراه با یک رنگ پرکردن برای برجستهسازی سلولهای خالی.
4 بررسی خطاها
تصور کنید در حال بررسی یک برگه هستید و خطاهایی مانند #N/A، #NAME؟، #REF!، #VALUE! یا #DIV/0! را میبینید. این خطاها نشاندهندهٔ وجود مشکل در فرمول یا تابعی هستند. نتیجه این است که محاسبات همانطور که انتظار میرود عمل نمیکنند و ممکن است نتوانید وظیفهٔ خود را به پایان برسانید.
در سناریوهایی که خطاهای زیادی وجود دارد، میتوانید با چند کلیک قالببندی شرطی را برای برجستهسازی همه آنها استفاده کنید. فقط کافی است قاعدهای ایجاد کنید که تابع ISERROR Excel را بر روی محدودهٔ موردنظر اعمال کند.
3 مدیریت کارها
میتوانید از قالببندی شرطی برای سناریوهای مدیریت کارها در اکسل استفاده کنید، اما رایجترین کاربرد برای من برجستهسازی وظایف دیرکرد است. این امکان را میدهد تا بهسرعت کارهایی که نیاز به توجه دارند در صفحهجدولهایم شناسایی کنم تا بتوانم آنها را تکمیل کنم یا با مسئول تماس بگیرم.
این به سادگی استفاده از قاعدهای است که بررسی میکند آیا تاریخ در ستون Due Date کمتر از امروز است یا خیر. میتوانید این کار را با استفاده از توابع TODAY و IF در یک قاعدهٔ قالببندی شرطی انجام دهید و سپس پرکردن قرمز اعمال کنید.
مثال دیگر این است که برجستهسازی را بر اساس اولویت کارها اعمال کنید—بالا (قرمز)، متوسط (زرد) و پایین (آبی). اما اگر نمیخواهم برگهٔ اکسل خود را روشن کنم، معمولاً فقط از قابلیت مرتبسازی اکسل برای سازماندهی کارها بر حسب اولویت استفاده میکنم.
آیا میخواهید مایکروسافت اکسل پروژههای شما را مدیریت کند؟ از این قالبهای رایگان صفحهگستردهٔ مایکروسافت اکسل برای پیگیری هر پروژهای استفاده کنید!
2 نظارت بر بودجه
من بودجههای شخصی و خانوادگیام را در اکسل پیگیری میکنم، اما پیش از اینکه قالببندی شرطی اضافه کنم، اغلب تعجب میکردم چرا نمیتوانم بر هزینههایم چابک بمانم. بهعنوان مثال، وقتی هزینهای مانند غذا خوردن در بیرون یا سرگرمیها بیش از بودجهام میشد را از دست میدادم.
با تنظیم قواعد، میتوانم هزینههایی را که از آستانهٔ مشخصی عبور میکنند برجسته کنم؛ بهعنوان مثال، هنگامی که سلولها بهدلیل عبور از مقدار برنامهریزی شده قرمز میشوند. این نشانگر بصری بلافورتی هزینهٔ بیش از حد را نشان میدهد و به من اجازه میدهد فوراً مالیاتهایم را تنظیم کنم.
قالببندی شرطی میتواند به پیگیری هزینههایی که مهلت دارند نیز کمک کند. میتوانید قاعدهای ایجاد کنید که هزینه را زمانی که تاریخ سررسید آن نزدیک میشود یا منقضی شده است، برجسته کند.
اگر تازهکار در بودجهریزی هستید؟ اینجا نحوهٔ درست تهیهٔ بودجه در اکسل را میآموزید.
1 بهسرعت شناسایی روندها و الگوها
غیرمعمول نیست که با مجموعهدادههای بزرگ در اکسل مواجه شوید که شناسایی روندها یا الگوها تنها با نگاه به اعداد را دشوار میکند. با قالببندی شرطی میتوانید بهراحتی مقیاسهای رنگی، نوارهای داده یا مجموعههای آیکون را بر روی دادهها اعمال کنید که این کار بینشهای لازم را آسانتر میکند.
فرض کنید عملکرد فروش را در مناطق مختلف تحلیل میکنید. یک مقیاس رنگی که میتوانید با چند کلیک اعمال کنید، به شما کمک میکند یک نقشهٔ حرارتی بسازید که نشان میدهد کدام مناطق عملکرد خوبی دارند (سبز) و کدامها به توجه نیاز دارند (قرمز).
همه ما در سناریوهایی بودهایم که میخواهیم بهخاطر ناتوانی در درک دادهها از اکسل فرار کنیم. اما اگر اکسل نتواند کمی به آرامش ذهنی ما کمک کند، این برنامهٔ صفحهگسترده بزرگ نخواهد بود. همانطور که میبینید، استفاده از قالببندی شرطی برای عبور از موانعی که مانع تکمیل یک وظیفه در اکسل میشوند، کار دشواری نیست.