Excel میتواند با ویژگیهایی مانند AutoCorrect و Formula AutoComplete کار جریان شما را تسریع کند. اما گاهی احساس میشود که Microsoft Excel بهطور فعال با شما مخالف است. اگر به اندازه کافی از آن استفاده کرده باشید، همانطور که من هم کردهام، متوجه میشوید که گامهای اضافی به فرآیند شما اضافه میکند. در حالی که برخی موارد را هنوز نمیتوان به طور دائمی برطرف کرد، مانند خودکار پیچیدن متن چسباندهشده، میتوانید از برخی این رفتارهای مزاحم خلاص شوید.
اکسل میتواند با ویژگیهایی مانند تصحیح خودکار و تکمیل خودکار فرمول، جریان کاری شما را تسریع کند. اما گاهی اوقات، احساس میشود که مایکروسافت اکسل علیه شما کار میکند. اگر به اندازهٔ من از آن استفاده کردهاید، متوجه میشوید که گامهای اضافی به فرآیند شما اضافه میکند. در حالی که برخی موارد را هنوز نمیتوانید بهصورت دائمی رفع کنید، مانند بسته شدن خودکار متن چسباندهشده، میتوانید از برخی این رفتارهای آزاردهنده خلاص شوید.
منظورم این نیست که اشتباه بگیرید، «سخاوت» پیشفرض اکسل برای کاربران عادی یک مزیت بزرگ است. اما وقتی تبدیل خودکار دادهها باعث خطا میشود یا تغییرات کوچک بر روی مجموعه دادههای بزرگ کاربرگ شما را متوقف میکند، کارهایی که باید در چند ثانیه انجام شوند، الآن چند دقیقه طول میکشند. با تنظیم چند گزینه میتوانید اطمینان حاصل کنید که اکسل بهطور صحیح مفید باشد.
تبدیل خودکار دادهها
اکسل ورود برخی دادهها را دشوار میکند
آیا تا بهحال سعی کردهاید عددی که با صفر شروع میشود وارد کنید، اما اکسل صفرهای پیشرو را حذف میکند؟ برای مثال، شما 00123 را مینویسید، اما هنگام فشار دادن Enter، اکسل آن را به 123 تبدیل میکند. یا وقتی 1 January را مینویسید، اکسل آن را به 1-Jan تبدیل میکند؟ تبدیلهای خودکار مثل این میتوانند حتی برای کاربران عادی آزاردهنده باشند.
برای غیرفعال کردن این رفتار، ابتدا به مسیر File → Options → Data بروید. به بخش Automatic Data Conversion پایین بروید، گزینه Enable all data conversions below when entering, pasting, or loading text into Excel را غیرفعال کنید و OK را فشار دهید. در نظر داشته باشید که این گزینهها بهخصوص در اکسل 2021 و نسخههای جدیدتر در دسترس هستند.
بهعلاوه، میتوانید برخی گزینههای تبدیل خودکار را غیرفعال کنید، مانند Remove leading zeros and convert to a number و Convert continuous letters and numbers to a date، اگر بقیه را مفید میدانید.
قالببندی خودکار اکسل ذهن خود را دارد، اما میتوانید با چند تنظیم ساده کنترل را به دست بگیرید.
متأسفانه، حتی پس از این تنظیمات، اکسل هنوز برخی موارد را بهصورت خودکار تبدیل میکند. اگر 1/1 یا 1-1 را تایپ کنید و Enter بزنید، اکسل همچنان آن را به 1 JAN تبدیل میکند. برای این موارد نیاز به راهحل دارید. در این حالت، باید یک کوتیشن (مثلاً ‘1/1) در مقابل آن قرار دهید تا بهصورت خودکار به تاریخ تبدیل نشود.
ایجاد خودکار پیوندها برای URLها
هر URL نیازی به تبدیل به پیوند ندارد
هر زمان یک URL را در یک سلول تایپ کنید و Enter بزنید، اکسل آن را به پیوند تبدیل میکند. کلیک بر روی سلول مرورگر پیشفرض شما را به آن URL میبرد، که وقتی فقط میخواهید لینک را کپی کنید، آزاردهنده است. اگر فهرستی از وبسایتها را نگهداری میکنید و میخواهید URLها را با استفاده از کلید ترکیبی Ctrl + C در اکسل کپی کنید، این موضوع میتواند مزاحم باشد.
برای انتخاب سلول بدون ایجاد بازنگری، باید مراحل اضافی انجام دهید. در اینجا برخی از راهحلهای رایجی که من استفاده میکنم آورده شده است:
- کلیک کنید و دکمهٔ چپ ماوس را برای لحظهای نگه دارید سپس رها کنید — مکاننما از دست به علامت مثبت تغییر میکند.
- روی سلول کلیک راست کنید و سپس Escape را فشار دهید تا منوی زمینهای که ظاهر میشود بسته شود.
- یک سلول خالی را انتخاب کنید و با استفاده از کلیدهای جهتدار به سلول دارای پیوند حرکت کنید.
برای جلوگیری از تبدیل هر URL به پیوند، به مسیر File → Options → Proofing بروید و روی دکمه AutoCorrect Options کلیک کنید. به برگه AutoFormat As You Type بروید، گزینه Internet and network paths with hyperlink را در بخش Replace as you type غیرفعال کنید و OK را فشار دهید. اکنون وقتی یک URL را در یک سلول وارد کنید، بهصورت خودکار به پیوند تبدیل نخواهد شد.
محاسبه مجدد کاربرگ پس از هر تغییر
میتواند کار با توابع ناپایدار را دردسرساز کند
اکسل تمام کاربرگ را هر بار که مقدار یک سلول وابسته (سلولی که یک فرمول به آن وابسته است) را تغییر میدهید، دوباره محاسبه میکند. از یک سو، این اطمینان میدهد که کاربرگ همیشه بهروز باشد. اما میتواند باعث کندی شیتهای بزرگ شود، بهویژه اگر از فرمولهایی که باعث لگ در اکسل میشوند استفاده کنید.
این بیشتر به توابع ناپایدار مانند NOW و TODAY مربوط میشود. این توابع با هر تغییر کوچک، کل کاربرگ را دوباره محاسبه میکنند. حتی نیازی به تغییر ورودی آنها ندارید. به همین دلیل کارشناسان توصیه میکنند یا از آنها پرهیز کنید (از جایگزینهای غیرنوازی استفاده کنید) یا بهصورت محدود استفاده کنید. اما اگر این توابع باعث توقف شیت شما برای چند دقیقه میشوند و نمیتوانید از آنها اجتناب کنید یا آنها را کاهش دهید، بهتر است فرآیند محاسبه مجدد را تحت کنترل بگیرید.
Don’t let lengthy calculations slow you down!
برای این کار، به مسیر File → Options → Formulas بروید. در بخش Calculation options → Workbook Calculation، گزینه Manual را انتخاب کنید. مطمئن شوید گزینه Recalculate workbook before saving انتخاب شده است و سپس OK را فشار دهید. اکنون کاربرگ شما فقط زمانی که کلید F9 را فشار دهید یا ذخیره کنید، محاسبه میشود.
تکمیل خودکار فرمولها در جدولها
همیشه مفید نیست
وقتی یک فرمول را در یک سلول جدول وارد میکنید، اکسل بهصورت خودکار آن را به بقیه سلولهای ستون اعمال میکند. این میتواند در بسیاری از موارد کار را تسریع کند، اما در صورت وجود استثناها یا موارد حاشیهای میتواند منجر به ناراحتی شود. برای بدتر شدن، اگر سعی کنید یکی از این فرمولهای خودمحاسبه را تنظیم کنید، اکسل سایر سلولهای ستون را بهروز میکند تا مطابق شود.
برای غیرفعال کردن این ویژگی، به مسیر File → Options → Proofing بروید و روی دکمه AutoCorrect Options کلیک کنید. به برگه AutoFormat As You Type بروید، گزینه Fill formulas in tables to create calculated columns را در بخش Automatically as you work غیرفعال کنید و OK را فشار دهید.
این کار به شما اجازه میدهد تا کنترل محاسبات در جدول خود را داشته باشید. اگرچه ممکن است ایجاد ستونهای محاسبهشده بهسرعت قبلی نباشد، میتوانید همیشه از دستگیره پر کردن استفاده کنید. علاوه بر این، میتوانید فرمولهای فردی را بدون اینکه اکسل «اصلاح» کند، تنظیم کنید.
آیکون شناور Copilot که هنگام کلیک روی یک سلول ظاهر میشود
ممکن است شلوغی غیرضروری به نظر برسد
در نهایت، بیایید دربارهٔ آن آیکون شناور Copilot که هنگام کلیک روی یک سلول ظاهر میشود صحبت کنیم. کلیک بر روی این آیکون منوی زمینهای Copilot را با گزینههایی مانند Explain this formula یا Suggest conditional formatting باز میکند. اگرچه این آیکون کاربردهای خود را دارد، میتواند حواسپرتکننده باشد و به شلوغی بصری اضافه کند. خوشبختانه، راهی برای کاهش نمایش آن بدون غیرفعال کردن Copilot وجود دارد.
Copilot فقط در اکسل 365 با اشتراک Microsoft 365 در دسترس است.
برای این کار، به مسیر File → Options → Copilot بروید، گزینه Show Copilot only for highly relevant suggestions را فعال کنید و OK را فشار دهید. این کار اطمینان میدهد که آیکون Copilot فقط زمانی ظاهر شود که اکسل تشخیص دهد میتواند مفید باشد. برای مثال، ممکن است آن را ببینید تا به شما در تحلیل دادهها یا پیشنهاد فرمول کمک کند. اگر گزینه را تا حدی مفید ببینید، این یک راه متوسط است.
عضویت در خبرنامه برای دریافت راهحلهای عملی اکسل
عضویت در خبرنامه برای دریافت راهحلهای عملی اکسل
با عضویت، موافقت میکنید که خبرنامه و ایمیلهای بازاریابی دریافت کنید و شرایط استفاده و سیاست حفظ حریم خصوصی Valnet را بپذیرید. میتوانید در هر زمان اشتراک خود را لغو کنید.
اگر میخواهید آیکون Copilot بهطور کامل حذف شود، گزینه Enable Copilot را غیرفعال کنید، OK را بزنید و اکسل را مجدداً اجرا کنید. به یاد داشته باشید که این کار دکمه Copilot در نوار ابزار تب Home را خاکستری میکند، زیرا Copilot بهطور کامل غیرفعال خواهد شد.
اکسل باید با شما کار کند، نه بر علیه شما
اکسل برای همه طراحی شده است. اما به نظر میرسد بهطور پیشفرض برای کاربران عادی تنظیم شده است. با صرف چند دقیقه برای تنظیم این گزینههای «مفید»، میتوانید مانع از اختلال اکسل در کار خود شوید. امیدوارم مایکروسافت تنظیمات بیشتری به اکسل اضافه کند تا بتوانم آن را بهطور کامل از خراب کردن روزم جلوگیری کنم.