به محض اینکه ویژگیای را کشف کنید که کار شما را آسانتر، منظمتر، هوشمندتر و حرفهایتر میکند، طبیعی است که بخواهید آن را در همهجا بهکار ببرید. جداول اکسل اغلب در این دسته قرار میگیرند. آنها ساختار منظمی دارند، بهصورت هوشمندانه رفتار میکنند و وعده میدهند که هرج و مرج را از بین ببرند، بهویژه زمانی که صفحهکار شما بیش از چند ردیف و ستون رشد کند.
بهمحض اینکه ویژگیای را کشف کنید که کار شما را آسانتر، تمیزتر، هوشمندانهتر و حرفهایتر میکند، طبیعی است که بخواهید آن را در همهجا به کار ببرید. جداول اکسل معمولاً در این دسته قرار میگیرند. آنها ساختارمند به نظر میرسند، هوشمندانه رفتار میکنند و وعده میدهند که هرج و مرج را تحت کنترل نگه دارند، بهویژه وقتی که صفحهگستره شما بیش از چند ردیف و ستون رشد میکند.
اما صرفنظر از اینکه یک ویژگی قدرتمند است، به این معنا نیست که در هر شرایطی مناسب باشد. من متوجه شدم که ایجاد مداوم جداول در اکسل میتواند در واقع اصطکاک بیشتری نسبت به وضوح ایجاد کند. بنابراین، پیش از اینکه بهطور پیشفرض از جداول در برگهٔ بعدی خود استفاده کنید، ارزش دارد که بفهمید کجا میتوانند مانع شوند.
وقتی دادههای شما واقعاً جدولوار نیستند
برای طرحهایی که بیشتر شبیه پایگاههای داده رفتار میکنند
همه چیز در یک صفحه گسترده شایستگی زندگی داخل یک جدول را ندارد، حتی وقتی اطلاعات بهصورت منظم در ردیفها و ستونها مرتب شدهاند. وقتی با دادههای چرخیده یا خلاصهشده کار میکنید، مانند مجموعهای ماهانه بر حسب بخش یا حساب، دیگر با رکوردهای خام سروکار ندارید. شما در حال ارائهٔ نتایج هستید. این خلاصهها معمولاً به فضای آزاد، قالببندی سفارشی و برچسبهای توصیفی که به روایت کمک میکنند نیاز دارند و این نیازها اغلب با ساختار سختگیرانهای که جداول تحمیل میکنند در تضاد هستند.
جداول اکسل برای دادهها در سطح جزئیترین سطح طراحی شدهاند، بهطوری که هر ردیف یک رکورد منفرد و هر ستون یک فیلد منفرد را نشان میدهد. هنگامی که فراتر از این ساختار میروید، جداول شروع به احساس محدودیت بیش از مفید بودن میکنند.
مشکل مشابهی با ثابتها و متغیرهای آزمایشی در اکسل ظهور میکند. نرخهای درصدی که برای مدلسازی سناریو استفاده میشوند، مقادیر مرجع هستند، نه مجموعه دادهها، و آنها باید در سلولهای واضحاً برچسبگذاری شده قرار گیرند که بهراحتی قابل یافتن و تنظیم باشند. اجبار آنها به قرارگیری در یک جدول، پیچیدگی غیرضروری اضافه میکند و خط مرزی بین دادههای اصلی شما و ابزارهایی که برای تجزیه و تحلیل استفاده میکنید را مبهم میسازد.
صفحهگستردهها نیازی به کسلکننده بودن ندارند وقتی فرمولها کار سنگین را انجام میدهند.
با نگه داشتن فرضیات و مقادیر مرجع خارج از جداول، متوجه میشوم که منطق صفحهگسترده من واضحتر میماند، طرحهایم انعطافپذیرتر میشوند و خود دفتر کار بهمراتب آسانتر برای درک و نگهداری میشود.
کاهش عملکرد و سر دردهای حجم فایل
جداول میتوانند شما را کند کنند بهجای اینکه سریعتر کنند
جداول اکسل میتوانند یک کتاب کاری را کند کنند، بهویژه زمانی که با مجموعههای داده بزرگ کار میکنید. من کاهش قابل توجه عملکرد را هنگام مدیریت جداول با هزاران ردیف مشاهده کردهام و در برخی موارد، تبدیل جداول به بازههای عادی میتواند حجم فایل را تا ۲۰ تا ۳۰٪ کاهش دهد.
اثر کاهش عملکرد حتی بیشتر میشود وقتی جداول محوری در کتاب کار اکسل شما به این جداول بزرگ ارجاع میدهند. جداول مدل خود را هنگام افزودن دادههای جدید گسترش میدهند که بهنظر راحت میآید اما اغلب منجر به محاسبهٔ مداوم پشت صحنه میشود. همانطور که دادهها وارد میشوند، فرمولها بیشتر از لازم تازه میشوند و کتاب کار میتواند احساس کند که کُند است.
با مجموعه دادههای کوچکتر، کندی بهندرت مشکلی است. اما وقتی با حجم قابل توجهی از اطلاعات سر و کار دارید، تعادل بین هزینه و منفعت سختتر قابل توجیه است. در این وضعیتها، من اغلب میبینم که یک بازهٔ ساختارمند با گسترش دستی هدفمند عملکرد بهتری ارائه میدهد.
عدم سازگاری با ویژگیهای مدرن اکسل
برخی از قدرتمندترین ابزارهای جدید اکسل بهتر است خارج از یکی از محبوبترین ویژگیهای آن کار کنند
برخی از قدرتمندترین ویژگیهای مدرن اکسل بهسادگی داخل جداول کار نمیکنند. فرمولهای آرایهای پویا، که اغلب بهعنوان فرمولهای نشتی شناخته میشوند مدل جدول را شکسته زیرا نتایج آنها به یک سلول محدود نمیشوند. توابعی مانند UNIQUE، FILTER، HSTACK و VSTACK برای گسترش پویا طراحی شدهاند، به این معنی که اصلاً نمیتوانند داخل جدول زندگی کنند.
بهعنوان نتیجه، یا از جداول برای ساختار سازماندهی استفاده میکنید یا از فرمولهای مدرن برای توان تحلیل آنها؛ اما نمیتوانید هر دو را ترکیب کنید.
تعارضهای فرمولی تنها مشکل نیستند. جداول همچنین ویژگیهایی مانند نمای سفارشی و فرمان زیرمجموعهها را غیرفعال یا پیچیده میکنند. حتی رفتارهایی که بهنظر مفید میآیند، مانند پر کردن خودکار فرمولها، میتوانند مشکل شوند وقتی شما به فرمولهای متفاوت در ردیفهای مختلف یک ستون نیاز دارید و نهایتاً با اصرار اکسل بر ثبات روبرو میشوید.
صفحهگستردههای بزرگ مشکل نیستند؛ دید شماست مشکل.
وقتی که به ارجاعهای سلولی خاص تکیه میکنید
ارجاعهای ساختاری همیشه افزایش وضوحی که انتظار دارید نیستند
اگر بخشی از جریان کار شما نیاز به این داشته باشد که مقداری در مکان خاصی بماند، مانند مجموعی که همیشه باید در سلول B5 قرار گیرد، جداول اکسل میتوانند در واقع مانعی باشند.
در یک بازهٔ استاندارد، فرمولی شبیه این مانند یک مختصات GPS رفتار میکند:
=$B$5
برای نکات عملی جدول و برگه اکسل مشترک شوید
برای نکات عملی جدول و برگه اکسل مشترک شوید
با اشتراک، شما توافق میکنید که خبرنامه و ایمیلهای بازاریابی دریافت کنید و شرایط استفاده و سیاست حریم خصوصی Valnet را بپذیرید. میتوانید هر زمان که بخواهید اشتراک خود را لغو کنید.
آن اهمیتی به این که دادهها چه چیزی را نشان میدهند نمیدهد؛ فقط به یک مکان اشاره میکند و مقدار را از آن نقطه دقیق بازیابی میکند. جداول، از سوی دیگر، به ارجاعهای ساختاری مانند Table1[@Total] وابسته هستند که شما را مجبور میکند به جای مکانگذاری مقدار، به نامهای ستون و زمینهٔ ردیف فکر کنید. وقتی تنها میخواهید به یک سلول ارجاع دهید، این گام اضافه فقط فرمولهای شما را طولانیتر و کار با آنها را دشوارتر میکند.
ارجاعهای ساختاری همچنین زمانی که فرمولها پیچیدهتر میشوند، خواندن آنها دشوار میشود. اشاره به یک ستون به صورت Transactions[Date] به جای A2:A2138 وقتی تنها ارجاع در یک فرمول باشد، تمیزتر به نظر میرسد. اما با هر ارجاع اضافی که در یک فرمول تو در تو شود، بهتدریج گیجکننده میشود. این مشکلات به ندرت در برگههای ساده مانع میشوند، اما با پیشرفت مدلها جمع میشوند و اصطکاکی ایجاد میکنند که نیازی به آن نیست.
ستون فقرات نحوهٔ حرکت و تعامل دادهها.
جداول اکسل قدرتمند هستند، اما فقط زمانی که ساختار مناسب باشد
هیچیک از اینها به این معنی نیست که جداول اکسل ایدهٔ بدی هستند. وقتی دادههای شما تراکنشی، بهصورت مداوم در حال رشد و برای تحلیل هدف داشته باشند، جداول اغلب غیرقابل جایگزینی هستند. در همان وضعیتها، آنها نظم، سازگاری و کارایی را به یک کتاب کاری میآورند. اما وقتی دادههای شما با این قالب همخوانی ندارند، جداول میتوانند محدودکننده، کند یا بیش از حد هوشمند به نظر برسند.
من همیشه سعی میکنم به یاد داشته باشم که جداول اکسل راهحل همهکارهای نیستند و همین نکته اصلی است. بنابراین، قبل از تبدیل بازهٔ بعدی خود به جدول، ارزش دارد بپرسید که آیا نیازهای واقعی شما با آنچه جداول برای انجام آن طراحی شدهاند همراستا است یا یک ساختار سادهتر بهتر به کار شما میآید.