به محض این که ویژگیای را کشف کنید که کار شما را آسانتر، تمیزتر، هوشمندتر و حرفهایتر میکند، طبیع است که بخواهید آن را در همهجا استفاده کنید. جداول اکسل اغلب در این دسته قرار میگیرند. آنها ساختارمند به نظر میرسند، هوشمندانه رفتار میکنند و وعده میدهند که هرج و مرج را تحت کنترل نگه دارند، بهویژه وقتی صفحهگسترده شما از چند ردیف و ستون فراتر میرود.
بهمحض اینکه یک ویژگی پیدا کنید که کار شما را آسانتر، تمیزتر، هوشمندتر و حرفهایتر میکند، طبیعی است که بخواهید آن را در همه جای کارتان به کار ببرید. جداول اکسل اغلب در این دسته قرار میگیرند. آنها بهنظر ساختار یافته میآیند، بهصورت هوشمند رفتار میکنند و وعده میدهند که هرج و مرج را کنترل کنند، بهویژه وقتی که صفحهگشت شما بیش از چند ردیف و ستون رشد میکند.
با این حال، صرفنظر از قدرتمند بودن یک ویژگی، به این معنا نیست که در هر شرایطی باید از آن استفاده شود. من متوجه شدم که «ایجاد جداول، دائم، در اکسل» میتواند در واقع بیشتر از وضوح، اصطکاک ایجاد کند. بنابراین، پیش از اینکه بهطور پیشفرض در صفحهکار بعدیتان از جداول استفاده کنید، ارزش دارد که بفهمید کجا ممکن است این جداول مانع شما شوند.
وقتی دادههای شما واقعاً جدولی نیستند
برای طرحبندیهایی که شبیه پایگاهدادهها رفتار میکنند
همه چیز در یک صفحهگشت لزوماً شایستگی زندگی درون یک جدول را ندارد، حتی وقتی اطلاعات بهصورت مرتب در ردیفها و ستونها تنظیم شدهاند. هنگامی که با دادههای خلاصهشده یا گردآورده کار میکنید، مانند مجموعهای ماهانه بر اساس بخش یا حساب، دیگر با رکوردهای خام سروکار ندارید؛ بلکه نتیجهگیریها را ارائه میدهید. این خلاصهها معمولاً به فضای تنفس، قالببندی سفارشی و برچسبهای توصیفی که داستانی را منتقل میکنند، نیاز دارند و این نیازها غالباً با ساختار سفت جدول در تضاد هستند.
جداول اکسل برای دادههای بسیار جزئی طراحی شدهاند که هر ردیف نمایانگر یک رکورد منفرد و هر ستون نمایانگر یک فیلد منفرد باشد. وقتی فراتر از این ساختار پیش میروید، جداول بیشتر محدودکنندهاند تا کمککننده.
همین مشکل با ثابتها و متغیرهای «چهاگر» در اکسل نیز ظاهر میشود. نرخهای درصدی که برای مدلسازی سناریو استفاده میشوند مقادیر مرجع هستند، نه مجموعه داده، و باید در سلولهای واضحاً برچسبگذاریشده قرار گیرند تا به راحتی پیدا و تنظیم شوند. مجبور کردن آنها به ورود در جدول، پیچیدگی غیرضروری اضافه میکند و مرز بین دادههای پایه و ابزارهای تحلیلی شما را تار میکند.
صفحاتگشت نیازی به کسلکننده بودن ندارند وقتی فرمولها بار سنگین را به عهده میگیرند.
با نگه داشتن فرضیات و مقادیر مرجع خارج از جداول، من متوجه میشوم که منطق صفحهگشت من شفافتر میشود، طرحبندیها انعطافپذیرتر میمانند و خود کتابکار بهطرز چشمگیری قابل درک و نگهداری میشود.
ضعف عملکرد و دردسرهای حجم فایل
جداول میتوانند بهجای سرعتبخشی، سرعت شما را کاهش دهند
جداول اکسل میتوانند سرعت یک کتابکار را کاهش دهند، بهویژه وقتی که با مجموعههای بزرگ داده کار میکنید. من کاهش عملکرد قابلتوجهی را هنگام مدیریت جداول با هزاران ردیف دیدهام و در برخی موارد، تبدیل جداول به بازههای معمولی میتواند حجم فایل را تا ۲۰ تا ۳۰ درصد کاهش دهد.
این افت عملکرد بیشتر میشود وقتی Pivot tables در کتابکار اکسل شما به این جداول بزرگ ارجاع میدهند. جداول طوری طراحی شدهاند که بهصورت خودکار هنگام افزودن داده جدید گسترش یابند؛ این امر، اگرچه راحت بهنظر میرسد، اما اغلب منجر به محاسبه مداوم پشت صحنه میشود. بهمحض ورود دادهها، فرمولها بیشتر از لازم تازهسازی میشوند و کتابکار میتواند حس کندی پیدا کند.
با مجموعههای دادهٔ کوچکتر، کندی بهندرت مشکلی ایجاد میکند. اما هنگامی که با حجم عظیمی از اطلاعات سروکار دارید، تجارت‑سود این هزینهها کمتر توجیهپذیر میشود. در چنین شرایطی من معمولاً دریافت میکنم که یک بازهٔ ساختارمند با گسترش دستی عمدی عملکرد بهتری ارائه میدهد.
ناسازگاری با قابلیتهای مدرن اکسل
برخی از ابزارهای جدید و قدرتمند اکسل بهتر خارج از یکی از محبوبترین ویژگیهای آن کار میکند
برخی از قابلیتهای مدرن و قدرتمند اکسل داخل جداول کار نمیکنند. Dynamic array formulas، که اغلب بهعنوان فرمولهای spill شناخته میشوند، مدل جدول را میشکنند چون نتایج آنها در یک سلول محدود نمیشوند. توابعی مانند UNIQUE، FILTER، HSTACK و VSTACK بهصورت پویا گسترش مییابند، بهطوری که نمیتوانند داخل جدول زندگی کنند.
در نتیجه، یا جداول را برای ساختار سازمانی استفاده میکنید یا فرمولهای مدرن را برای قدرت تحلیلی؛ نمیتوانید هر دو را ترکیب کنید.
تضادهای فرمولی تنها مشکل نیستند. جداول همچنین ویژگیهایی مانند نمای سفارشی و فرمان Subtotals را غیرفعال یا پیچیده میکنند. حتی رفتارهایی که بهنظر مفید میآیند، مانند پر کردن خودکار فرمول، میتوانند مشکل شوند وقتی که به فرمولهای متفاوت در ردیفهای مختلف یک ستون نیاز دارید و بهجای سازگاری، با اصرار اکسل بر یکسانسازی برخورد میکنید.
صفحاتگشت بزرگ مسئله نیستند؛ نمای شماست.
وقتی به ارجاعهای خاص به سلولها وابستهاید
ارجاعهای ساختاری همیشه وضوحی که انتظار دارید را نمیدهند
اگر بخشی از جریان کار شما نیاز دارد که مقدار در مکان خاصی بماند، مثلاً یک مجموع که همیشه باید در سلول B5 باشد، جداول اکسل میتوانند مانع شوند.
در یک بازهٔ استاندارد، فرمولی مانند زیر مانند یک مختصات GPS رفتار میکند:
=$B$5
برای دریافت نکات عملی درباره جداول و شیتهای اکسل مشترک شوید
برای دریافت نکات عملی درباره جداول و شیتهای اکسل مشترک شوید
با مشترک شدن، موافقت میکنید که خبرنامهها و ایمیلهای بازاریابی دریافت کنید و شرایط استفاده و سیاست حریمخصوصی والنت را بپذیرید. میتوانید در هر زمان اشتراک خود را لغو کنید.
این موضوعی نیست که دادهها چه معنایی داشته باشند؛ فقط به یک مکان اشاره میکند و مقدار را از همان نقطه دقیق بازیابی میکند. جداول، از سوی دیگر، بر ارجاعهای ساختاری مانند Table1[@Total] متکیاند که شما را مجبور میکند بهجای مکان مقدار، به نام ستونها و زمینه ردیف فکر کنید. وقتی تنها میخواهید به یک سلول ارجاع دهید، این گام اضافی تنها فرمولهای شما را طولانیتر و پیچیدهتر میکند.
ارجاعهای ساختاری همچنین وقتی فرمولها پیچیدهتر میشوند، خواندنشان دشوار میشود. اشاره به ستونی بهصورت Transactions[Date] بهجای A2:A2138 در زمانی که تنها یک ارجاع در فرمول است، تمیزتر بهنظر میرسد؛ اما با هر ارجاع افزودهشده در یک فرمول، بهتدریج گیجکننده میشود. این مسایل در صفحاتکاری ساده معمولاً مانعساز نیستند، اما با پیچیده شدن مدلها، اصطکاک اضافه میشود.
ستون فقرات نحوهٔ حرکت و تعامل دادهها.
جداول اکسل قدرتمند هستند، اما فقط وقتی که ساختار مناسب باشد
این به این معنی نیست که جداول اکسل ایدهٔ بدی هستند. وقتی دادههای شما تراکنشی، بهصورت پیوسته در حال رشد و برای تحلیل هدفگذاری شوند، جداول اغلب جایگزینناپذیرند. در این موارد، آنها نظم، ثبات و کارایی را به کتابکار میآورند. اما وقتی دادهها به این قالب نمیخورند، جداول ممکن است محدودکننده، کند یا بیش از حد هوشمند به نظر برسند.
من همیشه سعی میکنم به یاد داشته باشم که جداول اکسل یک راهحل «یکسایز برای همه» نیست و همین خود هدف اصلی آن است. پس پیش از اینکه بازهٔ بعدیتان را به جدول تبدیل کنید، بهتر است بپرسید که آیا نیازهای واقعیتان با آنچه جداول طراحی شدهاند همراستا است یا ساختار سادهتری برای شما مناسبتر است.