گوگل کیپ یک برنامهٔ یادداشت‌برداری محبوب است که می‌توانید بر روی گوشی خود نصب کنید یا به‌عنوان برنامهٔ وب به آن دسترسی داشته باشید. اما آیا می‌دانستید که می‌تواند بیش از صرفاً نوشتن یادداشت عمل کند؟
گوگل کیپ یک برنامه‌ی محبوب برای یادداشت‌برداری است که می‌توانید آن را روی گوشی خود نصب کنید یا به‌عنوان یک برنامه وب استفاده کنید. اما آیا می‌دانستید که می‌تواند بیش از صرفاً نوشتن یادداشت‌ها انجام دهد؟
این برنامه‌ی یادداشت‌برداری دارای چندین ویژگی است که آن را به ابزاری قدرتمند برای افزایش بهره‌وری و سازماندهی می‌سازد. پس در اینجا چهار روش برای استفاده از گوگل کیپ جهت ارتقاء جریان کاری شما آورده شده است.
۱. افزودن عکس، لینک و موارد دیگر به یادداشت‌های خود
گوگل کیپ به شما امکان می‌دهد تا به‌راحتی وظایف و ایده‌ها را با رابط کاربری شهودی خود ضبط کنید و به‌سادگی یادداشت‌ها را ایجاد و سازماندهی کنید. اگر نیاز به افزودن یک URL برای ارجاع دارید، گوگل کیپ اجازه می‌دهد تا پیوندهای ابرمتنی را مستقیماً درون یادداشت‌ها اضافه کنید. همچنین می‌توانید چک‌باکس‌ها را به یادداشت گوگل کیپ خود اضافه کنید — یکی از راه‌های بهتر ساختن فهرست در گوگل کیپ.
همچنین می‌توانید در گوگل کیپ یادداشت‌های صوتی برای دستورالعمل‌های سریع یا مفصل اضافه کنید. علاوه بر این می‌توانید تصاویر وارد کنید، چه عکس‌برداری از یک جلسه طوفان فکری تخته سفید و چه الهام بصری برای پروژه‌تان.
۲. بهره‌گیری از یادآورها و اطلاع‌رسانی‌های مبتنی بر زمان
در گوگل کیپ دو نوع یادآور محبوب وجود دارد. یکی یادآورهای مبتنی بر زمان و دیگری یادآورهای دوره‌ای است. در اینجا نحوه تنظیم و استفاده از هر دو برای بهره‌مندی شما آورده شده است.
یادآورهای مبتنی بر زمان
با گوگل کیپ می‌توانید یادآورها و اعلان‌های مبتنی بر زمان تنظیم کنید. چه مهلت یک پروژه، جلسه یا رویداد مهم باشد، می‌توانید از گوگل کیپ برای دریافت یادآوری به‌موقع استفاده کنید.
به سادگی یک یادداشت ایجاد کنید، جزئیات مربوطه را اضافه کنید و یک یادآور یا تاریخ سررسید تنظیم کنید. می‌توانید اعلان‌ها را در زمان‌های معین دریافت کنید یا حتی یادآورهای مبتنی بر مکان تنظیم کنید تا هیچ کار مهمی را از دست ندهید.
یادآورهای دوره‌ای
همچنین می‌توانید برای وظایف تکراری یادآورهای دوره‌ای تنظیم کنید. چه جلسه هفتگی، گزارش ماهانه یا روتین روزانه تمرین باشد؛ می‌توانید یادآورهای دوره‌ای ایجاد کنید تا هیچ موردی نادیده گرفته نشود.
فقط فراوانی را تنظیم کنید، مثلاً روزانه، هفتگی یا ماهانه (براساس نیاز شما)، و گوگل کیپ در فواصل تعیین‌شده به شما یادآورهای مناسب می‌دهد. این ویژگی برای شما زمان تنظیم دستی یادآورها را صرفه‌جویی می‌کند و روشی راحت برای مدیریت وظایف تکراری و ایجاد روتین‌های مؤثر فراهم می‌کند.
۳. افزودن همکاران و به‌اشتراک‌گذاری وظایف با دیگران
گوگل کیپ ویژگی‌های قوی همکاری را فراهم می‌کند و به شما امکان می‌دهد تا وظایف، ایده‌ها و یادداشت‌ها را به‌صورت یکپارچه با اعضای تیم به‌اشتراک بگذارید. با افزودن همکاران به یک یادداشت یا وظیفه، می‌توانید دیگران را برای مشارکت، ویرایش، همکاری و طوفان فکری در زمان واقعی دعوت کنید، حتی در حین کار از راه دور. اگر به دنبال ابزار قدرتمندتر هستید، این ابزارهای طوفان فکری برای همکاری لحظه‌ای از راه دور را بررسی کنید.
یادداشت‌های مشترک فضایی متمرکز برای طوفان فکری، برنامه جلسات یا طرح‌ریزی پروژه فراهم می‌کنند که در آن اعضای تیم می‌توانند به‌صورت جمعی اطلاعات را اضافه، ویرایش و مشاهده کنند. علاوه بر این، به‌اشتراک‌گذاری چک‌لیست‌ها اطمینان می‌دهد که همه می‌دانند چه کاری باید انجام شود و پیشرفت به‌راحتی پیگیری می‌شود.
۴. استفاده از برچسب‌ها و آرشیوها برای سازماندهی بهتر
در سازماندهی وظایف و پرونده‌های خود، برچسب‌ها و آرشیوها می‌توانند تفاوت قابل‌توجهی ایجاد کنند. پیاده‌سازی تکنیک‌های مؤثر برچسب‌گذاری و رنگ‌بندی در گوگل کیپ می‌تواند سیستم سازماندهی شما را بهبود بخشد.
برچسب‌گذاری و رنگ‌بندی
می‌توانید از برچسب‌ها و کدهای رنگی برای بهبود سازماندهی و افزایش دید سریع به وظایف و یادداشت‌ها استفاده کنید. برچسب‌ها به‌عنوان برچسب‌هایی عمل می‌کنند که می‌توانید به وظایف خود اختصاص دهید، تا بر اساس موضوعات، پروژه‌ها یا سطوح اولویت‌گذاری آن‌ها را دسته‌بندی و گروه‌بندی کنید.
همچنین می‌توانید برچسب‌های سفارشی ایجاد کنید تا با نیازهای خاص شما هم‌راستا باشد و یافتن و فیلتر کردن وظایف را ساده‌تر کند. علاوه بر این، اختصاص رنگ‌های مختلف به یادداشت‌ها و وظایف، یک نشانهٔ بصری فراهم می‌کند که به تمایز بین دسته‌بندی‌ها یا سطوح اهمیت مختلف کمک می‌کند.
آرشیوها
آرشیوها در گوگل کیپ به شما امکان می‌دهند وظایف یا یادداشت‌های مهمی را که نمی‌خواهید به‌طور موقت ببینید یا به‌طور دائمی حذف کنید، ذخیره کنید. آرشیو کردن به پاک‌سازی فضای کاری فعال شما کمک می‌کند، زیرا موارد آرشیو‌شده را از نمایش شما منتقل می‌نماید.
با این حال، این فایل‌ها در آرشیو نگه‌داری می‌شوند. زمانی که نیاز به دسترسی به وظایف یا یادداشت‌های آرشیو شده دارید، می‌توانید به راحتی آن‌ها را از بخش آرشیو بازیابی کنید. این قابلیت به‌ویژه برای حفظ فهرست وظایف شما به‌صورت ساده و متمرکز بر اولویت‌های فعلی مفید است، در حالی که اطلاعات ارزشمند برای استفادهٔ آینده حفظ می‌شود.
گوگل کیپ را به مرکز قدرت بهره‌وری خود تبدیل کنید
در حالی که گوگل کیپ ابزاری چندمنظوره برای مدیریت وظایف و اشتراک‌گذاری است، به همان اندازه ساده و آسان برای استفاده است. حداکثر بهره را از حساب گوگل کیپ خود ببرید و بهره‌وری خود را به سطوح جدیدی ارتقا دهید.