به Zoho Mail می روید اما می خواهید همه پیام های Gmail خود را نگه دارید؟ در اینجا نحوه انتقال آنها آورده شده است.
Zoho mail یک سرویس ایمیل امن، تضمین شده با حریم خصوصی و بدون آگهی است. طیف کاملی از ابزارها و مجموعه ایمیل را در اختیار شما قرار می دهد که آن را برای موارد استفاده شخصی و تجاری ایده آل می کند.
اگرچه Gmail یک سرویس ایمیل برای بسیاری از کاربران است، اما شما کنترلی روی ویژگی‌هایی که ممکن است در رابط کاربری نفوذ کنند ندارید. فضای ذخیره سازی هنوز 15 گیگابایت است (مشترک بین برنامه های Google) و نگرانی ها در مورد اسکن ایمیل های شما توسط گوگل برای نمایش تبلیغات هدفمند همچنان وجود دارد.
پست Zoho یک جایگزین عالی برای Gmail است. ما به شما نشان خواهیم داد که چگونه پیام‌های ایمیل و پیوست‌ها را از Gmail به Zoho با دامنه خود منتقل کنید.
یک دامنه از ثبت کننده خریداری کنید
قبل از پیکربندی ایمیل Zoho، باید یک دامنه از ثبت کننده نام دامنه خریداری کنید. آنها ثبت و نگهداری نام های دامنه را تسهیل می کنند.
به عنوان مثال، Namecheap، Google Domain، Hover و موارد دیگر. اگر هرگز دامنه ای خریداری نکرده اید، در اینجا بهترین نکات برای انتخاب یک ثبت کننده دامنه آورده شده است.
برنامه ایمیل Zoho را انتخاب کنید
برای میزبانی ایمیل در یک دامنه سفارشی، به یک حساب ایمیل تجاری نیاز دارید. به صفحه اصلی Zoho Mail بروید، دکمه رادیویی ایمیل تجاری را انتخاب کنید و روی ثبت نام رایگان کلیک کنید.
اگر تنها چیزی که می خواهید میزبانی ایمیل برای یک دامنه واحد باشد، می توانید با طرح Zoho’s Forever Free استفاده کنید. برای جزئیات بیشتر به صفحه قیمت گذاری Zoho Mail مراجعه کنید.
بررسی دامنه در Zoho Mail
در صفحه افزودن دامنه، روی افزودن اکنون در بخش افزودن دامنه موجود کلیک کنید.
آدرس دامنه و نام سازمان خود را وارد کنید.
برای تأیید دامنه خود روی Proceed to domain verification کلیک کنید. برای تأیید دامنه شما، یک “رکورد TXT” جدید را طبق دستورالعمل های Zoho تنظیم می کنیم.
نویسنده این مقاله از Namecheap استفاده می کند. اگر هر ارائه دهنده دیگری را انتخاب کنید، مراحل اساسی ممکن است کمی تغییر کند، اما اساسی بدون تغییر باقی می ماند.
رکورد TXT را اضافه کنید
به Account > Domain List بروید و روی Manage در کنار دامنه‌ای که می‌خواهید «رکورد TXT» را اضافه کنید، کلیک کنید. حالا به Advanced DNS رفته و روی Add New Record کلیک کنید.
نوع رکورد را به عنوان ” رکورد TXT ” تنظیم کنید. در قسمت میزبان، “@” را وارد کنید. و در قسمت TXT Value، مقدار TXT تولید شده در Zoho Mail Admin Console را وارد کنید. در قسمت TTL، Automatic را انتخاب کنید.
مقدار TTL (Time to Live) برای یک سرور، مدت زمانی است (بر حسب ثانیه) که هر DNS Resolver می تواند اطلاعات به روز را از پایگاه داده دریافت کند. به عنوان مثال، اگر TTL را به عنوان “1 دقیقه” تنظیم کنید، حل کننده رکورد را برای آن مدت ذخیره می کند، اما پس از انقضا، اطلاعات جدیدی را درخواست می کند.
قبل از کلیک بر روی دکمه Verify TXT Record حداقل 30 تا 60 دقیقه صبر کنید تا تغییرات در سراسر شبکه منتشر شود.
آدرس ایمیل خود را بسازید و کاربران اضافه کنید
اکنون آدرس ایمیل مبتنی بر دامنه خود را ایجاد کرده و روی Create کلیک کنید.
در مرحله بعد، این گزینه به شما داده می شود تا کاربران بیشتری را اضافه کنید. می‌توانید کاربران را یکی یکی اضافه کنید، آنها را با استفاده از یک فایل CSV وارد کنید (فایل نمونه را برای دستورالعمل‌ها از Zoho دانلود کنید)، از G Suite به صورت انبوه وارد کنید، یا دعوت‌نامه‌ای را برای کاربران جداگانه ارسال کنید.
DNS خود را با Zoho Mail ترسیم کنید
برای اینکه DNS خود را با Zoho Mail با موفقیت ترسیم کنید، باید رکوردهای MX را برای شروع دریافت ایمیل پیکربندی کنید. همچنین توصیه می کنیم SPF و DKIM را برای احراز هویت سرور ایمیل خود و جلوگیری از جعل ایمیل تنظیم کنید.
رکورد MX (مبدل ایمیل).
رکورد MX نوعی رکورد DNS است که سرور مسئول دریافت ایمیل را مشخص می کند. برای افزودن رکورد MX، به Advanced DNS بروید و Custom MX را در تنظیمات ایمیل انتخاب کنید.
در قسمت میزبان، “@” را وارد کنید. و در قسمت Value عبارت “mx.zoho.in” را با اولویت 10 تایپ کنید. سپس رکوردهای دوم (mx2) و سوم (mx3) را با اولویت 20 و 50 اضافه کنید و روی Save کلیک کنید.
سرورهای پست الکترونیکی ایمیل شما را به ترتیب ترجیحی افزایش می دهند. هرچه تعداد اولویت کمتر باشد، اولویت بالاتر است. اگر سرور پست الکترونیکی به دلیل خرابی شبکه یا دلایل دیگر نتواند ایمیل را ارسال کند، سعی خواهد کرد از طریق سفارش ترجیحی بعدی ارسال کند.
SPF (چارچوب خط مشی فرستنده)
SPF یک نوع رکورد DNS TXT برای تأیید اعتبار میزبانی هایی است که برای ارسال ایمیل از یک دامنه خاص پیکربندی شده اند. سرور ایمیل گیرنده می‌تواند «رکورد TXT» را در دامنه فرستنده جستجو کند تا صحت آن ایمیل را تأیید کند.
SPF برای بازاریابی ایمیلی، خدمات پشتیبانی و اطمینان از اینکه ایمیل به صندوق ورودی گیرنده می رسد بسیار مهم است. در هدر ایمیل، می‌توانید ابرداده، داده‌های اعتبارسنجی SPF و DKIM و موارد دیگر را با ردیابی آدرس ایمیل به آدرس IP منبع مشاهده کنید.
برای افزودن رکورد SPF، به Advanced DNS بروید و روی Add New Record واقع در “Host Records” کلیک کنید. “TXT record” را به عنوان نوع رکورد انتخاب کنید، قسمت Host را با “@” پر کنید و “v=spf1 include:zoho.inall” را در قسمت Value وارد کنید.
DKIM (ایمیل شناسایی شده با کلیدهای دامنه)
DKIM نوعی رکورد DNS TXT است که یک امضای دیجیتال (با استفاده از کلیدهای عمومی و خصوصی) به هر پیام ارسالی اضافه می کند و اعتبار ایمیل را از یک دامنه مشخص تأیید می کند.
به طور پیش فرض، Zoho به طور خودکار یک کلید DKIM منحصر به فرد تولید می کند. برای افزودن رکورد DKIM، به Advanced DNS بروید و روی Add New Record واقع در “Host Records” کلیک کنید.
“TXT record” را به عنوان نوع رکورد انتخاب کنید، قسمت Host را با “zmail._domainkey” پر کنید و مقدار رکورد DKIM را از Zoho Admin Console جای‌گذاری کنید.
مهاجرت ایمیل
هنگامی که رکوردهای MX و SPF+DKIM را تنظیم کردید، فراموش نکنید که قبل از انجام انتقال ایمیل روی تأیید همه رکوردها کلیک کنید. Zoho Mail یک راه حل ساده برای انتقال داده ها از ارائه دهندگان ایمیل مختلف مانند GSuite، Office 365، Microsoft Exchange، Gmail و غیره ارائه می دهد.
کارهایی که باید از قبل انجام دهید
اگر برای مدت طولانی از جیمیل استفاده می‌کنید، ممکن است تعداد زیادی ناخواسته، ایمیل‌های غیرضروری و پیوست‌های پر از فضا جمع‌آوری کرده باشید. قبل از انجام انتقال داده ها، ضروری است فضای ذخیره سازی را در جیمیل خود آزاد کنید و آنها را در برچسب ها سازماندهی کنید. در اینجا دلیل آن است
- Zoho Mail Lite فقط 5 گیگابایت برای کاربر ارائه می دهد. باید اطمینان حاصل کنید که فضای اشغال شده توسط پیام‌ها و پیوست‌ها در 5 گیگابایت باقی می‌ماند تا انتقال راحت انجام شود. یا می‌توانید فضای ذخیره‌سازی اضافی را از حساب Zoho خود خریداری کنید. در لیست افزونه ها قرار خواهد گرفت.
- Gmail پس از یک بازه زمانی مشخص، ترافیک داده در IMAP را کاهش می دهد. پس از آن، مهاجرت کند خواهد شد. هرچه ایمیل ها یا پیوست های کمتری داشته باشند، میزان موفقیت برای انتقال داده ها بیشتر می شود.
جزئیات سرور را پیکربندی کنید
وارد Zoho Mail Admin Console شوید و Data Migration را از نوار کناری سمت چپ انتخاب کنید. در قسمت Migrations، روی Start data migration کلیک کنید.
یک نام برای پیکربندی سرور (برای مرجع خود) وارد کنید. IMAP را از منوی Select Protocol/Application انتخاب کنید و Gmail را علامت بزنید. آدرس سرور منبع به طور خودکار پر می شود، و مطمئن شوید که SSL با شماره پورت 993 را انتخاب کنید. روی افزودن کلیک کنید.
تنظیمات را دستکاری کنید
در قسمت ایمیل‌ها برای انتقال، انتخاب کنید که آیا می‌خواهید همه ایمیل‌ها را منتقل کنید یا با محدوده تاریخی خاصی. برخی از اولویت های مهم وجود دارد که ممکن است بخواهید در نظر بگیرید.
- اگر ایمیلی چندین برچسب دارد، Exclude inbox emails با بیش از یک برچسب را علامت بزنید تا آن ایمیل‌ها از مهاجرت به Zoho حذف شوند.
- علامت مهم به عنوان برچسب را علامت بزنید تا ایمیل هایی با برچسب “مهم” به عنوان “ZMImportant” در Zoho Mail اضافه کنید.
- علامت ستاره‌دار به‌عنوان برچسب را علامت بزنید تا ایمیل‌هایی با برچسب «ستاره‌دار» به‌عنوان «ZMStarred» در Zoho Mail اضافه کنید.
مهاجرت جدید ایجاد کنید
در اینجا حداکثر حد اتصال را وارد کنید. محدودیتی که تعیین می کنید به تعداد کاربرانی که مجاز کرده اید بستگی دارد. اگر تنها کاربر هستید، محدودیت اتصال را به عنوان “1” تنظیم کنید زیرا نمی خواهید Gmail روند انتقال را کاهش دهد. روی ایجاد کلیک کنید.
اطلاعات کاربر جیمیل را اضافه کنید
نام کاربری و رمز عبور کاربر را وارد کنید و آدرس ایمیل مقصد را برای این کاربر انتخاب کنید. اولویت مهاجرت را انتخاب کنید و روی Add کلیک کنید.
اگر با پیغام خطای «عدم دسترسی به حسابتان» مواجه شدید، مطمئن شوید که IMAP واقع در تنظیمات > بازارسال و POP/IMAP را فعال کنید. همچنین، یک رمز عبور مخصوص برنامه به طور خاص برای مدیریت مهاجرت ایمیل ایجاد کنید. در آخر روی Start Migration کلیک کنید.
منتظر بمانید تا فرآیند تکمیل شود. پس از تکمیل انتقال، گزارش مفصل به همراه اطلاعات پوشه را مشاهده خواهید کرد.
دلایل استفاده از Zoho
کل فرآیند انتقال ایمیل از جیمیل به Zoho ممکن است پیچیده به نظر برسد، اما تنها چیزی که لازم است چند کلیک و صبر است. ما توصیه می کنیم قبل از فرآیند واقعی یک انتقال آزمایشی را اجرا کنید.
حداکثر محدودیت اتصال را پایین نگه دارید و اطمینان حاصل کنید که فضای ذخیره سازی کافی دارید. با این حال، نویسنده به مدت سه سال از Zoho Mail استفاده کرده است. ما به شما توصیه می کنیم Zoho را امتحان کنید و دلایل استفاده از Zoho Mail را بررسی کنید.