استفاده از مینیمالیسم در نرم افزار مدیریت پروژه ترکیبی عالی است. در اینجا به چند دلیل اشاره میکنیم.
اگر تا به حال یک کمد را شلوغ کرده اید، می دانید که پیدا کردن وسایل خود بعد از آن چقدر ساده است. نه تنها به این دلیل که چیزهای کمتری برای مرور وجود دارد، بلکه به این دلیل که هر چیزی را که دیگر استفاده نمی‌کنید یا متعلق به آن نیست، حذف کرده‌اید.
همین امر در مورد ابزارهای مدیریت پروژه شما نیز صدق می کند. شما از آنها برای ادامه دادن به وظایف خود استفاده می کنید، اما گاهی اوقات غربال کردن آنها یا بین آنها می تواند نتیجه معکوس داشته باشد.
وقتی مینیمالیسم را با وسایل خود تمرین می کنید، فقط با ارزشمندترین و مورد علاقه ترین دارایی های خود احاطه می شوید. بنابراین، چرا باید یک رویکرد حداقلی به ابزارهای مدیریت پروژه خود داشته باشید؟ بخوانید تا متوجه شوید.
1. حداقل ابزارهای مدیریت پروژه به معنای جهش کمتر بین آنهاست
این را تصور کنید: شما و همکارانتان از ClickUp برای مدیریت گردش کار خلاقانه خود، Asana برای ارسال درخواست های پروژه و Notion برای هر چیز دیگری استفاده می کنید. در حالی که می دانید همه چیز را کجا پیدا کنید یا قرار دهید، باید بین ابزارها ورق بزنید تا به آنجا برسید. سپس مواقعی وجود دارد که یک وظیفه در این بین قرار می گیرد. شما واقعا نمی توانید آن را در هیچ یک از نرم افزارها قرار دهید، بنابراین یکی را انتخاب می کنید و باید به خود یادآوری کنید که کجاست.
با چسبیدن به یک نرم افزار برای همه پروژه های خود، در زمان صرفه جویی می کنید. به این فکر کنید که هر چند وقت یک بار وارد یا خارج می شوید یا بین چندتایی حرکت می کنید. ناگفته نماند که پیمایش کنید تا فقط بدانید اطلاعاتی که نیاز دارید در جای دیگری است.
در نگاه اول، ممکن است فکر کنید که یک نرم افزار واحد نمی تواند تمام نیازهای شما را برطرف کند، اما نرم افزارهایی مانند Notion، ClickUp و monday.com بسیار قابل تنظیم هستند. اولین قدم برای شروع کار با هر نرم افزار مدیریت پروژه، تعیین نحوه استفاده از آن است. از آنجا، می‌توانید برنامه‌ریزی و خلاقیت را با هم ترکیب کنید تا گردش کار و تابلوهای پروژه خود را مشخص کنید.
2. ابزارهای مرتب مدیریت پروژه به معنای جستجوی کمتر برای آنچه شما نیاز دارید
شما و تیمتان در حال شکست دادن آن هستید. شما هر تکلیف را به دقت فهرست می کنید و مطمئن می شوید که جزئیات را نیز درج می کنید. اما شما اغلب روی کار اشتباهی کلیک می کنید و صفحات شما آنقدر طولانی هستند که در حین پیمایش بی تاب می شوید.
اگر متوجه شدید که تابلوهای پروژه شما خیلی طولانی یا درهم ریخته هستند، یک راه حل ساده وجود دارد. چه هرکسی مسئول وظایف خود باشد و چه شخصی را برای مرتب کردن کارها منصوب کنید، می‌خواهید اطمینان حاصل کنید که از تعمیر و نگهداری مراقبت می‌کنید. این یعنی:
- بایگانی وظایف تکمیل شده
- حذف تکالیف تکراری
- فقط فهرست کردن اطلاعات مرتبط
- چسبیدن به موارد فعلی
- اطمینان از به روز بودن داده ها و یادداشت ها.
با مرور منظم و مرتب کردن وسایل، پیدا کردن آنچه که نیاز دارید بسیار آسان خواهد بود.
3. ویژگی‌های کمتر یعنی موارد کمتری برای مدیریت
برای جلوگیری از خستگی ویژگی‌ها هنگام استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه، داشتن درک قوی از آنچه می‌خواهید با آن انجام دهید بسیار مهم است، به جای اینکه اجازه دهید زنگ‌ها و سوت‌های یک برنامه این کار را برای شما انجام دهند. ویجت یا ادغامی که اکنون مفید به نظر می رسد می تواند به سادگی به مرحله ای اضافه در روند شما تبدیل شود.
نگاهی به نحوه تخصیص و مدیریت وظایف به شما کمک می کند تا مشخص کنید کدام ویژگی ها مفیدتر هستند و کدام یک فقط نویز هستند. ممکن است استفاده از ویژگی های اساسی مانند لیست های نرم افزار، ابزارهای ارتباطی و یادآوری ها به اندازه کافی مفید باشد.
تنها با استفاده از مفیدترین ویژگی‌ها، چیدمان برد یا گردش کار شما تمیزتر و راحت‌تر می‌شود.
کمتر به معنای بهره وری و تمرکز بیشتر است
در نظر گرفتن یک رویکرد حداقلی برای ابزارهای مدیریت پروژه به شما کمک می کند تا در زمان پیدا کردن موارد مورد نیاز خود صرفه جویی کنید و مرتبط ترین و به روزترین اطلاعات را در مقابل خود خواهید داشت. به‌علاوه، می‌توانید در یک نگاه ببینید که خود و زمانتان کجا هستید.
این به این معنی است که تعداد ابزارهایی را که استفاده می‌کنید محدود کنید، تابلویی مرتب با اطلاعات فعلی داشته باشید و فقط به ویژگی‌هایی که به نفع شما هستند پایبند باشید.