به کمی استراحت نیاز دارید؟ در اینجا نحوه نوشتن یک ایمیل درخواست مرخصی حرفه ای که تایید می شود، آورده شده است.
تایید زمان تعطیلات سخت است. اما یک ایمیل درخواست تعطیلات جامد می تواند کمک زیادی به شما در تامین زمان مورد نیاز خود کند. یک ایمیل درخواست تعطیلات حرفه ای از شما می خواهد که از قبل در مورد خط مشی تعطیلات شرکت تحقیق کنید.
شما همچنین باید تمام اطلاعات لازم، از جمله تاریخ مرخصی، استراتژی خود، و هر حالت ثانویه تماس را یادداشت کنید. در اینجا یک راهنمای دقیق برای نوشتن یک ایمیل درخواست تعطیلات حرفه ای، همراه با الگوهایی برای کمک به شما برای شروع ارائه شده است.
کارهایی که قبل از نوشتن ایمیل درخواست مرخصی باید انجام دهید
در اینجا مواردی وجود دارد که باید قبل از نوشتن ایمیل درخواست مرخصی انجام دهید:
درباره سیاست تعطیلات شرکت تحقیق کنید
شرکت های مختلف رویه ها و دستورالعمل های متفاوتی در رابطه با درخواست های تعطیلات دارند. اگر می خواهید درخواست مرخصی شما تایید شود، رعایت این استانداردها ضروری است. بنابراین، شما باید از قبل در مورد سیاست تعطیلات شرکت خود تحقیق کنید.
این به شما می گوید که چقدر زود باید هنگام درخواست برای روزهای تعطیل اطلاع دهید. همچنین به شما کمک می کند تا بر اساس شرایط خود تعداد روزهای تعطیلی را که به آنها تعلق می گیرد، مشخص کنید.
با همکاران خود مشورت کنید
بسیار مهم است که قبل از درخواست برای تعطیلات با همکاران خود صحبت کنید. برای جلوگیری از هر گونه تنگنای احتمالی در جریان کار، در مورد در دسترس بودن آنها در روزهایی که نمی‌روید گپ بزنید.
همچنین ایده خوبی است که در مورد خط مشی شرکت و نگرش مدیریت نسبت به درخواست های مرخصی صحبت کنید. چه کسی می داند، یک همکار با تجربه قبلی در تهیه پیش نویس درخواست های تعطیلات ممکن است بتواند به شما در نوشتن یک درخواست تجدید نظر برنده کمک کند.
از قبل آن را به طور تصادفی ذکر کنید
این ایده خوبی نیست که رئیس خود را با ایمیلی که در آن درخواست مرخصی می دهد چشم پوشی کنید. بنابراین، از قبل برنامه های خود را به طور معمول به آنها ذکر کنید.
این بسته به سبک ارتباطی که رئیس شما ترجیح می دهد، می تواند ساده یا ظریف تر باشد. اگر به دنبال بهبود روابط خود با رئیس خود هستید، دانستن چیزهای کوچکی از این قبیل در مورد مافوق خود ضروری است.
با ذکر سرسری برنامه های خود برای رفتن به تعطیلات، رئیس شما زمان خواهد داشت تا روند کار را تنظیم کند. آنها همچنین می توانند در صورت نیاز، شیفت های اضافی را برای جبران غیبت شما برنامه ریزی کنند.
چگونه یک ایمیل درخواست تعطیلات حرفه ای بنویسیم
در اینجا یک راهنمای گام به گام برای نوشتن یک ایمیل حرفه ای برای درخواست زمان تعطیلات آورده شده است:
1. با خط موضوع مناسب شروع کنید
یک موضوع واضح و مختصر برای ایمیل خود انتخاب کنید. هدف خط موضوع دریافت هدف ایمیل شما است که در این مورد درخواست زمان مرخصی است. بنابراین، می توانید با چیزی مانند “درخواست روزهای تعطیل” یا “درخواست تعطیلات” بروید. به این ترتیب، رئیس شما در یک نگاه متوجه خواهد شد که ایمیل شما در مورد چیست.
2. مستقیماً به نقطه اصلی بروید
هنگام نوشتن چند خط اول ایمیل درخواست مرخصی خود باید مستقیماً به موضوع بپردازید. مودبانه بنویسید و به رئیس خود بگویید که به زمان تعطیلات نیاز دارید.
در حالی که نیازی به افشای دلایل خود برای درخواست مرخصی ندارید، اگر رابطه نزدیکی با رئیس خود دارید، ممکن است آنها را بنویسید. اما اگر فقط یک اخطار کوتاه به رئیس خود می دهید، بهتر است بدون توجه به اینکه چقدر به مافوق خود نزدیک هستید، شرایط خود را فاش کنید.
3. خرما را فراموش نکنید
در مرحله بعد، باید تاریخ‌های دقیقی را که از کار خارج می‌شوید درج کنید. اگر تاریخ تعطیلات خود را در قسمت موضوع ذکر کرده‌اید، دوباره بررسی کنید تا مطمئن شوید که با تاریخ‌های موجود در متن ایمیل مطابقت دارند. اگر شرکت شما خط مشی مرخصی پولی دارد، حتما ذکر کنید که چند ساعت پرواز می کنید.
4. جزئیات استراتژی خود را
در بخش استراتژی ایمیل خود، به رئیس خود می گویید در زمانی که دور هستید، کار شما چگونه انجام می شود. شما باید بگویید که در حال حاضر روی چه پروژه هایی کار می کنید و این پروژه ها چه مسئولیت هایی را به دنبال دارند.
بهتر است تمام کارهایی را که در زمان تهیه ایمیل روی آنها کار می کنید فهرست کنید. سپس، ذکر کنید که چه کارهایی را می‌توانید و چه کارهایی را نمی‌توانید قبل از زمان مرخصی درخواستی خود انجام دهید.
علاوه بر این، به آنها بگویید چه وظایفی را محول می‌کنید و چه مهلت‌هایی در طول غیبت شما خواهند داشت. این اطلاعات باید شامل نام و اطلاعات تماس همکار یا تیمی باشد که مسئولیت های شما را بر عهده خواهد داشت.
5. حالت تماس ترجیحی خود را ذکر کنید
قطع ارتباط از محل کار قبل از تعطیلات ایده خوبی است. اما اگر می‌خواهید سازمانتان بتواند در طول تعطیلاتتان با شما تماس بگیرد، بخشی را در مورد نحوه تماس ترجیحی خود در نظر بگیرید.
مدت زمانی که در این حالت تماس در دسترس خواهید بود را فهرست کنید. در صورت تمایل، می‌توانید یک شماره اضطراری را نیز در مواردی که شرکت نیاز دارد در ساعاتی که در حالت تماس ترجیحی خود در دسترس نیستید، وارد کنید.
6. تشکر و گشاده رویی خود را نسبت به هرگونه سوال بیان کنید
این امری متداول است که یک ایمیل را با گفتن به رئیس خود که آماده هرگونه سؤالی هستید پایان دهید. برای تسهیل این کار، می‌توانید مخاطب کاری دلخواه خود را مانند ایمیل کاری خود اضافه کنید. حتی می‌توانید به رئیس خود بگویید که در صورت نیاز برای چت رو در رو آماده هستید.
هنگام پایان دادن به ایمیل درخواست مرخصی، فراموش نکنید که از رئیس خود به خاطر وقت گذاشتن در اختیار شما تشکر کنید. یک “متشکرم” ساده کفایت خواهد کرد.
الگوهای ایمیل درخواست تعطیلات
در اینجا چند الگوی ایمیل درخواست مرخصی وجود دارد که به شما کمک می کند تا درخواست تجدیدنظر خود را شروع کنید:
الگو 1:
موضوع: [نام شما] درخواست مرخصی
عزیز [نام رئیس]،
امیدوارم این ایمیل شما را خوب بیابد.
من می خواهم زمان تعطیلات را از [درج تاریخ] تا [درج تاریخ] درخواست کنم. من تمام پروژه های خود را قبل از تاریخ شروع زمان تعطیلات درخواستی تکمیل خواهم کرد. علاوه بر این، [نام همکار را وارد کنید] موافقت کرده است که کار من را در زمان غیبت من به عهده بگیرد.
برای تماس اضطراری در طول تعطیلات، می توانید با شماره تلفن همراه من تماس بگیرید [شماره تلفن را وارد کنید]. اگر سوالی دارید، لطفاً با استفاده از ایمیل کاری من با من تماس بگیرید: [درج آدرس ایمیل].
ممنون بخاطر وقتی که گذاشتید.
[اسم شما]
الگو 2:
موضوع: [نام شما] ایمیل درخواست زمان تعطیلات
عزیز [نام رئیس]،
سلام روز!
من برای درخواست زمان تعطیلات از [تاریخ درج] تا [درج تاریخ] ایمیل ارسال می کنم. من به این زمان نیاز دارم زیرا [دلیل را وارد کنید]. من پروژه ها و وظایف در حال انتظارم را به [نام همکار را وارد کنید]، که موافقت کرده است پروژه های من را در زمان غیبت من به عهده بگیرد، محول کرده ام.
تیم من نیز موافقت کرده است که در روزهای تعطیل کارم را پوشش دهد. در این مدت تعطیلی برای تماس در دسترس نخواهم بود، اما اگر به من نیاز فوری دارید، می توانید با من تماس بگیرید [شماره تلفن را وارد کنید].
اگر سوال دیگری دارید، می توانید با من در [درج آدرس ایمیل] تماس بگیرید.
ممنون بخاطر وقتی که گذاشتید.
[اسم شما]
الگو 3:
موضوع: [نام شما] درخواست زمان تعطیلات از [تاریخ] تا [تاریخ]
عزیز [نام رئیس]،
امیدوارم حالت خوب باشد.
همانطور که قبلاً بحث کردیم، من می خواهم از [تاریخ درج] تا [تاریخ درج] مرخصی را درخواست کنم. پس از بازگشت از تعطیلات، پروژه های خود را به پایان خواهم رساند. این در حالی است که تیم من موافقت کرده است که در زمان غیبت من کارم را برعهده بگیرد.
اگر در مورد درخواست من سؤالی دارید، لطفاً به من ایمیل بزنید [درج ایمیل]. در صورت نیاز به تماس با من در زمانی که من دور هستم، می توانید با شماره تلفن همراه من تماس بگیرید [شماره تلفن را وارد کنید].
منتظر پاسخ شما در چند روز آینده هستم.
ممنون بخاطر وقتی که گذاشتید.
[اسم شما]
درخواست زمان تعطیلات نباید یک چالش باشد
برای اطمینان از اینکه درخواست مرخصی شما پذیرفته می شود، حتماً در مورد سیاست مرخصی شرکت خود تحقیق کنید. هنگام نوشتن ایمیل، به نکته و جزئیات نحوه رسیدگی به کار شما در غیاب شما پایبند باشید.
همچنین به رئیس خود بگویید چگونه در مواقع اضطراری با شما در تماس باشند. همچنین بهتر است قبل از ارسال ایمیل درخواست مرخصی به مافوق خود اطلاع دهید. این کار باعث می شود که آنها از کور بینایی یا نادیده گرفتن تصادفی ایمیل جلوگیری کنند.