هر پروژه پیچیده از چندین جزء تشکیل شده است. ساختار شکست کار می تواند به شما کمک کند تمام مراحل را شناسایی کرده و آنها را به ترتیب قرار دهید.
مدیران پروژه از آنچه ساختار شکست کار نامیده می شود برای سازماندهی پروژه ها استفاده می کنند. این ابزار ارزشمند می تواند به یک پروژه موفق از مرحله شروع تا پایان نهایی منجر شود.
ساختار تفکیک کار می‌تواند طرح‌بندی‌های مختلفی داشته باشد، از طرح کلی یا فهرست گرفته تا نمای جدولی و ساختار درختی. برای افراد بصری، ساختار درختی بیشترین معنا را دارد زیرا اساساً یک نمودار بصری است که به شما امکان می دهد موارد را با یک نگاه سریع ببینید. اما، برخی از افراد فهرست ها را به تصاویر ترجیح می دهند، در این صورت طرح کلی مفیدترین طرح است.
مبانی ساختار شکست کار
به طور سنتی، ساختار شکست کار (WBS) ابزاری است که توسط مدیران پروژه برای انجام دقیقاً همان چیزی که از نام آن نشان می‌دهد استفاده می‌کرده است – تجزیه پروژه به قطعات قابل اجرا. طراحی سلسله مراتبی آن، محدوده یک پروژه را از نظر اندازه، مدت و مسئولیت به اجزاء تقسیم می کند. این طرح کلی با تعریف محصولات تحویلی، تخصیص منابع و حتی هزینه به ایجاد یک برنامه زمانبندی پروژه کمک می کند.
این ساختار پروژه شما را برای پیاده سازی آسان تر به تکه های بایتی تجزیه می کند و بسته به پروژه یا محصول نهایی می تواند به روش های مختلف استفاده شود. هنگام راه اندازی WBS باید به نکاتی توجه کنید:
- برای شما مهم است که تمام بخش های پروژه خود را در WBS قرار دهید.
- در حالی که یک WBS توسط افراد استفاده می شود، می توانید از دیگران دعوت کنید تا روی آن کار کنند.
- همیشه باید اطمینان حاصل کنید که WBS به گونه ای یادداشت شده است که مانند گردش کار در حال انجام است.
- تمام اعضای تیم پروژه باید اضافه شوند تا مطمئن شوید هیچ مرحله ای از دست نمی رود.
- هر WBS فرهنگ لغت WBS خود را دارد که به توضیح پروژه کمک می کند. می‌توانید از Projectmanager.com درباره شکل ظاهری دیکشنری WBS اطلاعات بیشتری کسب کنید.
با در نظر گرفتن همه اینها، ساختار شکست کار لازم نیست پیچیده باشد و واقعاً می تواند تقریباً در هر نوع پروژه ای کمک کند. مراحل زیر ممکن است از روش سنتی استفاده از این ابزار مفید پیروی نکند. با این حال، برای کسانی که علاقه مند به استفاده از این ساختار و برای شکستن و ساده سازی یک پروژه پیچیده هستند، می توانند بسیار مفید باشند.
چگونه یک ساختار شکست کار ایجاد کنیم
1. محصولات تحویلی پروژه را شناسایی کنید
به طور کلاسیک، تنها پنج مرحله برای هر چرخه عمر پروژه وجود دارد. اینها مراحل شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و پایان هستند و هر مرحله به اندازه بقیه مهم است. می توانید هر مرحله را رنگ آمیزی کنید و اعضای تیم را در یک یا چند مرحله منصوب کنید.
2. فهرست وظایف فرعی، توصیف صاحبان وظایف، و توصیف وظایف
یک کار فرعی وظیفه ای است که بخشی از یک پروژه بزرگتر را تشکیل می دهد و اغلب به وظایف مرتبط با مراحل خاصی از یک پروژه متصل می شود. به عنوان مثال، اگر نیاز به رنگ آمیزی دفتر خود دارید، پروژه Painting Office با وظایف فرعی از Clear Fittings و Fixtures تا تماس با تامین کنندگان است.
وظیفه فرعی تماس با تامین کننده را می توان به شخص یک اختصاص داد، در حالی که در واقع خرید اقلام می تواند به شخص دو و غیره برسد. این کار خود می تواند شامل هر چیزی باشد، از یافتن حداقل سه نقل قول، انتخاب طرح رنگ یا کاغذ دیواری، و تأیید ابزار مورد نیاز.
3. پیوند وابستگی ها
برخی از وظایف ممکن است به کارهای دیگری وابسته باشند که باید قبل از شروع آنها تکمیل شوند. در مثال نقاشی دفتر، شخص دو تنها زمانی می‌تواند اقلام مورد نیاز را خریداری کند که شخص اول تماس‌های تلفنی مربوطه را انجام داده و قیمت‌ها را دریافت کند، سپس تصمیم بگیرد که از کدام تامین‌کننده خرید کند.
4. تنظیم منابع و هزینه
داشتن یک بودجه کلی برای یک پروژه همیشه بهترین کاری است که می‌توانید انجام دهید، اگرچه گاهی اوقات ممکن است کارها کمی اشتباه باشد – این اشکالی ندارد، به شرطی که برای این حاشیه خطا اختصاص دهید. در این مثال، ممکن است تصمیم گرفته باشید کاغذ دیواری گران‌تری را انتخاب کنید، که برای نصب آن نیز همراه است.
در حالی که ممکن است بیشتر برای کاغذ دیواری خرج کنید تا رنگ، این امکان وجود دارد که در هزینه کار صرفه جویی کرده باشید. این یک گام بسیار مهم است و به شما کمک می کند تا پروژه را بدون تمام شدن بودجه نزدیک به پایان تکمیل کنید.
5. تاریخ شروع و پایان خود را تنظیم کنید
ممکن است برای تکمیل پروژه هدفی در ذهن داشته باشید. هنگامی که وظایف فرعی خود را ایجاد کردید، می توانید ببینید که آیا این چیزی است که قابل دستیابی است یا خیر. در مورد خرید کاغذ دیواری، آیا جدول زمانی تولید وجود دارد که باید از آن آگاه باشید، و در مورد حمل و نقل چطور؟ پس از رسیدن، آیا افراد مربوطه برای وظایف فرعی زیر در دسترس هستند تا بخشی از پروژه را انجام دهند؟
6. وضعیت حساب‌های کنترل، وظایف و بسته‌های کاری را پیگیری کنید
در هر زمانی در طول فرآیند، شما قادر خواهید بود پیشرفت را پیگیری کنید. اکثر ساختارهای شکست کار گزینه های مختلفی برای نحوه انجام این کار دارند، از جمله نمودار دایره ای، تقویم یا نمودار میله ای. در تصویر زیر، به این می پردازیم که چگونه آسانا به شما اجازه می دهد تا داده های بلادرنگ را برای این منظور مشاهده کنید.
7. یادداشت ایجاد کنید
WBS معمولاً بسیار کامل است، اما برخی به شما اجازه نمی دهند یادداشت های کلی را برای دیدن همه اضافه کنید. اگر این مورد برای سیستمی که انتخاب می‌کنید صدق می‌کند، توصیه می‌کنیم از چیزی مانند OneNote مایکروسافت استفاده کنید—در مقاله‌ای که در اینجا فهرست می‌کنیم، می‌توانید نحوه ایجاد و اشتراک‌گذاری یک نوت‌بوک در OneNote را مطالعه کنید و آن را برای سازماندهی یادداشت‌های پروژه عالی کنید.
8. ایجاد گزارش
در حالی که دیدن وظایف مختلف هر فرد یا بخش مفید است، تهیه گزارش بر اساس اطلاعات خاص همیشه مفید است. گزارش‌ها می‌توانند داده‌های خاص را خلاصه کنند یا اطلاعات زمان واقعی گسترده‌تری را به شما نشان دهند. در تصویر زیر، ما از صفحه گزارش کلیک آپ استفاده می کنیم تا به شما نشان دهیم برخی از پلتفرم ها چه چیزی را ارائه می دهند.
اکنون که می دانید در یک پلت فرم WBS به دنبال چه چیزی باشید، یکی را پیدا کنید که با نیازهای پروژه و تیم شما مطابقت داشته باشد. برخی از نرم افزارهای پیشنهادی Project Manager که می توانید امتحان کنید عبارتند از:
- آسانا—نحوه استفاده از افزونه Asana Chrome برای مدیریت پروژه را در اینجا مرور کنید.
- Basecamp – Basecamp و نحوه کار آن را در اینجا مرور کنید.
- ClickUp— راهنمای مبتدیان برای اصطلاحات ClickUp را در اینجا مرور کنید.
- Monday.com—برخی از بهترین شیوه های استفاده از Monday.com را در اینجا مرور کنید.
- Microsoft Dynamics 365—در اینجا چند دلیل اصلی برای استفاده از Microsoft Dynamics 365 به عنوان CRM خود را مرور کنید.
حفظ آن ساده
همانطور که می بینید، استفاده از ساختار شکست کار نباید ترسناک باشد. و نیازی به پیروی از قوانین سختگیرانه نیست. این واقعاً فقط به بهترین راه برای مدیریت پروژه شخصی یا خانگی شما می رسد.
بسته به سبک شما، بصری یا نوشتاری، یا پروژه شما، بزرگ یا کوچک، استفاده از این تکنیک کمک می کند تا مطمئن شوید که پروژه شما به خوبی سازماندهی شده است، که به شما کمک می کند آن را در مسیر خود نگه دارید.