نحوه بیان شکایات متداول محل کار در ایمیل های حرفه ای

آیا به دنبال راهی حرفه ای برای بیان مشکل محل کار خود به همکاران خود هستید؟ در اینجا نحوه انجام این کار در ایمیل آورده شده است.

اگر تا به حال در یک دفتر کار کرده اید، از چالش های برخورد با افراد مختلف آگاه هستید. یک مشکل رایج ترس از رویارویی با همکاران مشکل ساز و متوقف کردن رفتار آنها است، اما شما می توانید خود را حرفه ای بیان کنید، چه کارمند یا مدیر باشید.

یکی از ساده ترین روش ها این است که افکار خود را در یک ایمیل قرار دهید. ما موضوع را از طریق نمونه هایی از شکایات رایج در محل کار بررسی می کنیم. سازنده ترین راه ها برای بیان آنها و ترفندهای ایمیل اضافی که می تواند به شما کمک کند را بیاموزید.

1. من هنوز منتظر هستم تا این کار را تمام کنید

همه با سرعت یکسان کار نمی کنند، اما زمانی که یک نفر یک پروژه تیمی را متوقف می کند، مشکل است. اگر وظیفه شما به ارسال کار توسط آن همکار بستگی دارد، می‌توانید با چند کلمه در یک ایمیل، آنها را به انجام کاری تشویق کنید.

در اینجا چند راه حرفه ای برای نزدیک شدن و بیان این شکایت وجود دارد که می توانید آنها را با شرایط خود وفق دهید:

• ما باید گردش کار خود را بهبود بخشیم تا از برنامه عقب نمانیم. آیا (تاریخ و زمان) مهلت خوبی برای شماست؟ سپس، من می توانم مهلت خود را از (تاریخ و زمان) برآورده کنم.
• آیا برای انجام این کار به کمک نیاز دارید؟ ما باید پروژه را به موقع تکمیل کنیم، بنابراین (نام همکار) پیشنهاد داده است که در مورد هر گونه مشکلی در پایان شما کمک کند.

هدف توهین به همکارتان نیست، بلکه تعیین اهداف و راه‌حل‌ها است، در حالی که کاملاً واضح است که هر دوی شما بخشی از تیمی هستید که علاقه‌ای فعال به انجام کارها دارید.

اطمینان حاصل کنید که تا آنجا که می توانید نکات زیادی را برای رعایت ضرب الاجل ها و اتمام کارها جمع آوری کنید. در صورت لزوم مشاوره دادن به مردم آسان تر خواهد بود.

2. آخرین مهلت فردا است

در اینجا یک شکایت رایج دیگر وجود دارد که ممکن است در درون شما سوزانده شود. اگر همکارتان با وجود یادآوری‌های متعدد، آن را خیلی نزدیک می‌کند، می‌توانید بدون از دست دادن عصبانیت، در یک ایمیل به آنها انگیزه دهید.

دلیل تماس شما با آن‌ها فوری است، بنابراین راه‌حل‌هایی که ارائه می‌دهید نیاز به صراحت دارند، البته فقط برای اینکه همکارتان مسائل را جدی بگیرد.

این جایگزین ها را امتحان کنید:

• این پروژه فردا قرار است، اما هنوز چند پایان ضعیف وجود دارد. بیایید امروز بعدازظهر یک کنفرانس ویدیویی با تیم داشته باشیم تا راه حل ها را بررسی کنیم.
• مدیریت انتظار پروژه فردا را دارد. اگر بعید است که مهلت تعیین شده را رعایت کنید، می‌توانید دلیل آن را در گزارشی توضیح دهید که ما می‌توانیم با هر چیز دیگری ارسال کنیم؟

در حالی که ایمیل‌ها راه ساده‌تری برای بیان افکار دشوار هستند، اما تاثیری مشابه بحث در مورد مشکلات نمی‌گذارند. بنابراین، هنگام تلاش برای تغییر عادات بد گردش کار شخصی، ایمیل شما باید ساده و هوشمندانه باشد تا توجه او را جلب کند.

3. تعلل را متوقف کنید

همین رویکرد سازنده برای همه شکایات در محل کار شما بهترین است که با زبانی آرام و خنثی ارائه می شود. به هر حال، یک همکار معطل ممکن است گردش کار یک کسب و کار را تحت فشار قرار دهد، اما آنها همیشه این کار را انجام نمی دهند زیرا تنبل هستند.

ببینید آیا حواس‌پرتی‌های زیادی وجود دارد یا در تکالیف غرق شده‌اند. مشکل را پیدا کنید و ایمیل خود را مطابق با راه حل ها و مشوق ها تنظیم کنید. از این نمونه ها الهام بگیرید:

• دفتر می تواند حواس پرتی را پرت کند. اگر تمرکز روی کارتان را دشوار می کند، اجازه دهید درباره تغییرات و اهدافی که می توانیم برای شما تعیین کنیم بحث کنیم.
• در پایان هفته، بیایید کارهای تکمیل شده و باقیمانده همه را مرور کنیم، تا بتوانیم از هفته آینده با بهره وری بیشتری استفاده کنیم.

4. من برای انجام همه این وظایف وقت ندارم

هنگامی که سعی می کنید از خود در برابر فرسودگی محافظت کنید، استراتژی ایمیل نویسی شما باید کمی تغییر کند. نکته این است که نشان دهید تعهدات خود را می دانید، چگونه آنها را اولویت بندی کنید، و چه چیزی را مسئول نیستید.

مودبانه مرزها را با استفاده از عباراتی مانند این در ایمیل های خود تعیین کنید:

• من خوشحال خواهم شد که در این کار کمک کنم. آیا می خواهید صبر کنید تا تکالیف فعلی خود را تمام کنم؟ زودتر میرسن
• متأسفانه اگر کار دیگری را قبول کنم به اضافه کاری نیاز دارم. آیا می توانید آن را گذشته (نام مدیر اجرایی) اجرا کنید و در مورد نحوه عملکرد آن صحبت کنید؟

اگر محل کار شما از نرم افزار مدیریت تیم استفاده می کند، به اشتراک گذاری برنامه کامل خود می تواند آسان تر باشد. همچنین می‌توانید وظایف خود را در آسانا سازماندهی کنید، به عنوان مثال، کارهای مهم، از جمله ضرب‌الاجل‌ها و همکاران آن‌ها را مشخص کنید.

5. من برای تو کار نمی کنم

همکاران سلطه جو می توانند رفتار خود را بیش از حد جلو ببرند و از شما انتظار داشته باشند که وقتی با آنها تماس می گیرند بپرید یا کارهای اضافی را از آنها بپذیرید. این وضعیت دیگری است که نیاز مبرم به مرزها دارد.

قبل از انجام اقدامات جدی تر، سعی کنید از طریق یک ایمیل خوش ساخت با همکار خود استدلال کنید. باید مؤدبانه اما محکم باشد زیرا موقعیت برابر شما را در محل کار ایجاد می کند. در اینجا چند عبارت برای امتحان وجود دارد:

• متاسفم که می شنوم حجم کاری شما بسیار زیاد است. من به دلیل مسئولیت‌های خودم نمی‌توانم به شما کمک کنم، اما اگر با مدیر خود تماس بگیرید، می‌توانید یک برنامه پایدارتر ایجاد کنید.
• از اینکه برای این کار به من فکر می کنید متشکرم، اما برای بخش دیگری مناسب تر است. اگر وقت داشته باشند، ممکن است با شما همکاری کنند.

6. صحبت کردن در مورد مردم را متوقف کنید

رقابت در محل کار اجتناب ناپذیر است. متأسفانه، این کار باعث می شود که همکاران تلاش کنند تا برجسته شوند، حتی اگر به معنای قطع کردن مکالمات برای ارائه افکار خود باشد. برخی افراد نیز ناخودآگاه صحبت را قطع می کنند و متوجه نمی شوند که آزاردهنده است.

راه های دیپلماتیکی وجود دارد که آنها را تشویق به توقف این رفتار می کند. از آنجایی که آنها ممکن است این کار را برای جلب توجه انجام دهند، در ایمیل خود به آن طرف آنها متوسل شوید و در عین حال ذهنیت بازیکنان تیمی بیشتری را تشویق کنید.

چیزی شبیه این عبارات را امتحان کنید:

• شما اغلب ایده های ارزشمندی را ارائه می کنید. رویکرد فعال شما برای یافتن راه حل مورد توجه قرار گرفته است. هر یک از کارکنان به یک اندازه برای شرکت مهم هستند و ما دوست داریم صدای همه را در محل کار بشنویم.
• تلاش تیمی برای این پروژه و همچنین ارتباط شفاف مورد نیاز است. برای اطمینان از همکاری روان، هر کسی که در بحث مشارکت دارد باید فرصت برابر برای صحبت داشته باشد.

اگر می‌خواهید یک پروژه تیمی را با افرادی که تمایل به گفتگو با یکدیگر دارند مدیریت کنید، می‌توانید قوانین اساسی را در یک ایمیل گروهی تنظیم کنید. نکاتی را بیابید که ارتباطات نوشتاری را بهبود می بخشد و از آنها برای ایجاد یک محیط دوستانه اما سازنده استفاده کنید.

7. از ارسال پیامک به من در خارج از محل کار خودداری کنید

آیا یک همکار یا رئیستان در زمان مرخصی با شما تماس می گیرد؟ این یک مشکل رایج است که معمولاً شامل ارسال پیامک است. به خصوص زمانی که شما آنقدر آشنا نیستید ناراحت کننده است، یا آنها می خواهند در حالی که شما نیاز به استراحت دارید در فروشگاه صحبت کنند.

اگر نادیده گرفتن این افراد کارساز نیست، یا آن‌ها زیاده‌روی می‌کنند، بهترین راه‌حل شما این است که برایشان ایمیلی بفرستید و موضع خود را توضیح دهید. پیام باید بر اهمیت مرزهای حرفه ای و به خصوص اوقات فراغت شما تاکید کند.

به این گزینه ها نگاه کنید و ببینید چگونه می توانید آنها را با نیازهای خود تطبیق دهید:

• لطفا توجه داشته باشید که به دلیل مسائل شخصی ممکن است بعد از ساعت کاری در دسترس نباشم. وقتی به دفتر برگشتم خوشحال می شوم در مورد مسائل مربوط به کار صحبت کنم.
• همان‌قدر که کارم برایم مهم است، اگر از زمان مرخصی‌ام به‌طور کامل استفاده نکنم، آسیب می‌بیند. بنابراین، امیدوارم بتوانید از نیاز من برای رزرو ارتباطات کاری برای ساعات اداری قدردانی کنید.

8. اینطور صحبت نکنید

همکاران اغلب فراموش می‌کنند که در یک محیط حرفه‌ای هستند و می‌توانند حرف اشتباهی بزنند یا وارد گفتگوهای نامناسب شوند. این رفتار می تواند یک فضای کاری را خیلی سریع و خیلی ناراحت کننده کند.

شما باید با چنین مسائلی قبل از ایجاد اصطکاک و تشدید مقابله کنید. اگر نمی توانید همکاران خود را در محل کنار بگذارید، یک ایمیل فوری می تواند این کار را انجام دهد.

از عبارات زیر ایده بگیرید:

• در حالی که ما برای همکاری دوستانه ارزش زیادی قائل هستیم، موضوعاتی برای گفتگو وجود دارد که باید خارج از محل کار باقی بماند. لطفا به ما کمک کنید تا محیطی آرام داشته باشیم و از بحث (موضوعات حساس) خودداری کنیم.
• اوایل امروز تعاملی رخ داد که باعث ناراحتی کارکنان شد. لطفا تمام تلاش خود را برای حفظ نگرش حرفه ای و ترویج کار گروهی دوستانه انجام دهید.

مشخص کردن آنچه گفته شد می تواند مفید باشد، بنابراین همکار شما دقیقاً بداند که در آینده از چه چیزی اجتناب کند. همچنین، گردآوری یک صفحه وب یا سند با جزئیات موضوعات و رفتارهای ناخواسته را در نظر بگیرید، که سپس می توانید آن را پیوست کنید یا در ایمیل خود به آن پیوند دهید.

نکات کلی برای نوشتن ایمیل برای حل مشکلات محل کار

ایمیل‌ها می‌توانند بهترین دوست شما برای حل و فصل موقعیت‌های دشوار در دفتر بدون مواجهه رودررو با کارکنان باشند.

در اینجا چند نکته اضافی وجود دارد که باید به خاطر داشته باشید که می تواند روند را موثرتر کند.

• برای تشویق به بهبود، منفی بودن ایمیل را با نکات مثبت متعادل کنید.
• مطمئن شوید که زبان رسمی شما چیزی را که می خواهید بگویید مبهم نمی کند.
• واضح و مختصر باشید – هنگام نوشتن ایمیل های طولانی بسیار ارزشمند است.
• در صورت عدم بهبود، ایمیل ها را برای مراجعات بعدی در پرونده نگه دارید.

برای مقابله با چالش های مختلف محل کار آماده باشید

تیم ها همیشه با مشکلاتی مواجه می شوند، به خصوص زمانی که تحت استرس هستند. چه یک محیط فیزیکی یا دیجیتالی، چه رئیس یا یک کارمند، ارزش دانستن بهترین راه‌ها برای تغییر عادات برای بهتر شدن را دارد.

دیپلماسی از طریق ایمیل تا زمانی که شکایات خود را به طور واضح و حرفه ای بیان کنید، یک استراتژی صحیح است. اما از منابع دیگر مانند ابزارهای دیجیتالی که برای تسهیل کار تیمی طراحی شده اند غافل نشوید.

منبع مقاله