آیا به راه بهتری برای تجسم و پیگیری پروژه های خود نیاز دارید؟ با نحوه ایجاد و استفاده از نمودارهای گانت در Notion آشنا شوید.
چه به تنهایی و چه به عنوان بخشی از یک تیم بزرگتر کار می کنید، نمودارهای گانت روشی عالی برای مدیریت پروژه های پیچیده است. بسیاری از ابزارهای مدیریت پروژه فرصت استفاده از نمودارهای گانت را ارائه می دهند، و Notion یکی از آنهاست.
دانستن نحوه استفاده از نمودارهای گانت در Notion می‌تواند دلهره‌آور باشد، اگر قبلاً چنین نکرده‌اید. اما اگر به دنبال آموزش هستید، در جای درستی هستید، زیرا این چیزی است که امروز به شما نشان خواهیم داد.
نمودار گانت چیست؟
قبل از شروع به بررسی نحوه استفاده از نمودار گانت، ارزش درک این را دارد که این نمودار چیست. نمودارهای گانت چارچوب هایی هستند که می توانید از آنها برای اندازه گیری پیشرفت پروژه های بزرگ استفاده کنید. اگرچه اغلب می بینید که آنها در سازمان های بزرگتر مورد استفاده قرار می گیرند، اگر فریلنسر یا دانشجو هستید می توانید از نمودارهای گانت نیز استفاده کنید. آنها همچنین برای تیم هایی که از راه دور کار می کنند عالی هستند.
نمودارهای گانت معمولاً یک طرح کلی از هر کار در پروژه را نشان می دهند، مانند طراحی مجدد یک وب سایت یا راه اندازی یک کمپین بازاریابی. سپس می توانید بازه زمانی تاریخ های تکمیل مورد انتظار را به همراه درصد پیشرفت مشاهده کنید. مانند بسیاری از روش های مدیریت پروژه دیگر، می توانید وظایف را به دیگران نیز محول کنید.
اگر عضو یک تیم راه دور هستید، می توانید این ابزارهای مدیریت پروژه برتر را برای همکاری از راه دور بررسی کنید.
نحوه ایجاد و استفاده از نمودار گانت در Notion
در حالی که می‌توانید از ابتدا یک نمودار گانت در Notion ایجاد کنید، استفاده از یک الگوی از پیش طراحی‌شده بسیار ساده‌تر است – به خصوص اگر مبتدی باشید. Notion یک الگوی نمودار گانت رایگان دارد که می توانید آن را دانلود کرده و در فضای کاری دلخواه خود استفاده کنید، و این چیزی است که ما برای این آموزش استفاده خواهیم کرد.
در اینجا نحوه دریافت الگو آمده است:
- به صفحه قالب Gnatt در Notion بروید و Start with this template را انتخاب کنید.
- فضای کاری را انتخاب کنید که می خواهید قالب خود را در آن کپی کنید.
- منتظر بمانید تا Notion قالب را کپی کند و هر طور که دوست دارید شروع به سفارشی سازی کند.
اکنون که الگو را دریافت کردید، بیایید به سفارشی سازی و استفاده از نمودار گانت در Notion برویم.
1. وارد کردن نام پروژه
قبل از اینکه با جنبه های سفارشی سازی پیچیده تر شروع کنید، باید با وارد کردن نام پروژه خود شروع کنید. انجام این کار بسیار ساده است:
- به تب Project بروید.
- نشانگر خود را روی پروژه ای که می خواهید تغییر دهید ببرید و Open را انتخاب کنید.
- نام جدید پروژه خود را در کادر متن بالا وارد کنید.
همچنین، می‌توانید روی نامی که می‌خواهید در جدول تغییر دهید کلیک کنید و در صورت نیاز آن را سفارشی کنید. هر یک از این فرآیندها را تا زمانی که نام پروژه ها را متناسب با نیازهای خود تغییر دهید، تکرار کنید.
2. سفارشی کردن مشخصات هر پروژه
هنگامی که نام هر پروژه را در نمودار Notion Gantt خود تغییر دادید، آماده شروع سفارشی سازی بیشتر جزئیات هستید. می توانید هر یک از موارد زیر را تغییر دهید:
- اضافه کردن وظایف فرعی در هر پنجره
- در حال به روز رسانی وضعیت و پیشرفت شما.
- جدول زمانی
برای اینکه فرآیند را برای شما آسان‌تر دنبال کنید، این موارد را در زیر به بخش‌های مختلف تقسیم می‌کنیم.
اضافه کردن وظایف فرعی در هر پنجره
بعد از اینکه نام پروژه خود را تغییر دادید، شاید بهترین مکان برای شروع، اضافه کردن وظایف فرعی باشد. در اینجا نحوه انجام این کار آمده است:
- وظیفه ای را که می خواهید سفارشی کنید باز کنید. می توانید این کار را با رفتن به بخش Project یا کلیک کردن بر روی برگه در نمای زمانی انجام دهید.
- ممکن است متوجه تعداد از پیش تعیین شده وظایفی شوید که قبلاً در Notion فهرست شده اند. برای سفارشی کردن نام، مدیر وظیفه و وضعیت، روی هر یک از این موارد کلیک کنید. در صورت نیاز می توانید نظرات خود را نیز اضافه کنید.
- برای اضافه کردن کارهای جدید از ابتدا، روی دکمه + کلیک کنید. سپس، صفحه ای را برای پیوند انتخاب کنید یا با تایپ کردن «ایجاد» در نوار جستجو و ضربه زدن روی «ایجاد جدید در وظایف»، صفحه جدیدی ایجاد کنید.
- برای حذف وظایف، نماد – را پس از قرار دادن مکان نما روی آن کار خاص انتخاب کنید.
پس از افزودن کارهای جدید، می توانید همه چیز را به همان روشی که با نسخه های از پیش تعیین شده سفارشی می کنید، سفارشی کنید.
به روز رسانی وضعیت کار شما
اگر می‌خواهید وظایف را در قالب Notion Gantt خود به‌روزرسانی کنید، کارت مربوط به پروژه یا کار فرعی خود را باز کنید. در اینجا، بخشی به نام وضعیت را پیدا خواهید کرد. منوی کشویی را گسترش دهید و وضعیت فعلی پروژه خود را انتخاب کنید.
احتمالاً متوجه بخش درصد در تب Progress خواهید شد. شما می توانید این را با تکمیل وظایف فرعی در پروژه خود به روز کنید.
اگر در Notion تازه کار هستید، این راهنما را در مورد کارهای مفیدی که می توانید در Notion انجام دهید، بررسی کنید.
جدول زمانی
اگر نیاز به تغییر مقیاس زمانی برای هر کار دارید، می توانید از بخش Timescale استفاده کنید. زمانی که تقویم ظاهر شد، تاریخ شروع و پایان جدید خود را انتخاب کنید.
همچنین می توانید با کشیدن و رها کردن کار(های) مورد نیاز، پروژه خود را در جدول زمانی نمودار گانت حرکت دهید.
3. تغییر نمای
اگر می خواهید نمای نمودار گانت خود را تغییر دهید، چند گزینه دارید. در سمت راست، یک منوی کشویی با مقیاس زمانی مشخص را مشاهده خواهید کرد. این می تواند ماه، سال، سه ماهه یا چیزی در همین راستا باشد.
بازه زمانی مورد نظر خود را از منو انتخاب کنید. همچنین می توانید از تب Today برای پرش به روز فعلی خود استفاده کنید.
گزینه دیگر این است که نمای کار خود را بر اساس اولویت تغییر دهید. برای انجام این کار، بر اساس اولویت در سمت چپ صفحه نمایش خود را انتخاب کنید. از طرف دیگر، همه پروژه ها را برای یک نمای کلی از همه چیز انتخاب کنید.
توجه داشته باشید که در صورت تمایل می توانید همه این نام ها را سفارشی کنید. اگر تازه شروع کرده اید، ممکن است بخواهید این راهنمای شروع سریع پروژه و الگوهای وظایف Notion را بررسی کنید.
4. مشاهده و واگذاری وظایف
اگر از نمودار گانت برای پروژه های انفرادی استفاده می کنید، به این بخش نیازی ندارید. اما اگر نمودار Notion Gantt خود را طوری طراحی کرده اید که به عنوان بخشی از یک تیم بزرگتر کار کند، مهم است که بدانید چگونه وظایف را محول کنید.
- به سمت پایین به Tasks بروید.
- روی تب Assigned کلیک کنید.
- نام شخصی را که می خواهید کار را به او محول کنید تایپ کنید.
از طرف دیگر، می توانید دستورالعمل های زیر را دنبال کنید:
- یک کار را باز کنید.
- به زیرکار بروید.
- فردی را که می خواهید وظیفه خود را به او محول کنید در بخش Assigned انتخاب کنید.
اگر بعداً تصمیم گرفتید که نمودارهای گانت بهینه ترین راه برای مدیریت پروژه های شما نیستند، نگران نباشید. چندین جایگزین مدیریت پروژه برای نمودارهای گانت وجود دارد.
نمودار Gantt موثر در Notion ایجاد کنید
اگرچه نمودارهای گانت در نگاه اول ممکن است گیج کننده به نظر برسند، اما آنها همچنین راهی موثر برای مدیریت پروژه های شما هستند. دانستن نحوه استفاده از نمودارهای گانت در Notion یک نقطه شروع مفید است و ممکن است در نتیجه تیم شما کارآمدتر باشد.
حتی اگر از این نمودارها فقط برای پروژه های فردی استفاده کنید، ممکن است پیگیری وظایف بزرگ خود نیز آسان تر باشد. می‌توانید از نمودارهای گانت برای چندین نوع پروژه استفاده کنید، و این نمودارها مخصوصاً برای پروژه‌های بلندمدت مفید هستند.