نحوه استفاده از یادداشت های چسبنده با Outlook برای ایمیل های بهتر

اجازه ندهید ایمیل ها وقت شما را بخورند. در اینجا نحوه استفاده از یادداشت‌های چسبنده برای کارآمد کردن ایمیل‌ها آورده شده است.

چک کردن ایمیل ها بخشی از روال کار روزانه اکثر متخصصان است. بنابراین، یافتن راه‌هایی برای سرعت بخشیدن به این فرآیند و کاهش استرس آن مفید است.

یکی از راه‌هایی که می‌توانید زندگی خود را آسان‌تر کنید، استفاده از Microsoft Sticky Notes در حساب ایمیل Outlook خود است. بیایید دریابیم که چگونه.

با استفاده از Microsoft Sticky Notes در Outlook شروع کنید

طبق نظرسنجی ادوبی در سال 2018، آمریکایی ها روزانه حدود 3.1 ساعت را صرف ایمیل می کنند. بنابراین، به این صورت است که می توانید از یادداشت های چوبی داخلی در Outlook برای سرعت بخشیدن به مکاتبات ایمیل خود استفاده کنید.

همانطور که از نام آن پیداست، این یک برنامه یادداشت برداری است که می توانید برای اهداف مختلف از آن استفاده کنید. اما قبل از اینکه بتوانید شروع به یادداشت برداری از آن کنید، ابتدا باید آن را تنظیم کنید.

مهم است بدانید که این فقط برای ویندوز 10 و 11 کار می کند. برای شروع:

1. برنامه Sticky Notes را از فروشگاه مایکروسافت دانلود کنید.
2. با حساب مایکروسافت خود وارد برنامه Sticky Notes شوید.
3. به حساب Outlook خود وارد شوید.
4. در منوی سمت چپ گزینه Notes را انتخاب کنید.
5. برای ایجاد یادداشت جدید، روی New Note کلیک کنید.
6. برای ویرایش یادداشت موجود روی آن دوبار کلیک کنید.
7. برای حذف یا تغییر رنگ یک یادداشت خاص روی سه نقطه کلیک کنید.

همه یادداشت‌هایی که در اینجا ایجاد می‌کنید با برنامه Sticky Notes که از فروشگاه مایکروسافت دانلود کرده‌اید همگام‌سازی می‌شوند. علاوه بر این، برای دسترسی به این یادداشت ها در دستگاه های تلفن همراه خود (چه آندروید یا آیفون)، باید Microsoft OneNote را دانلود کنید. هنگامی که برنامه را راه اندازی کردید، یادداشت ها به طور خودکار در آنجا همگام می شوند.

به این ترتیب، می توانید در هر زمان و هر کجا که دوست دارید به آنها دسترسی داشته باشید.

هنگامی که آن را تنظیم کردید، می توانید شروع به استفاده از آن برای اهداف مختلف کنید. برخی از راه های خلاقانه برای استفاده از آن در زیر فهرست شده است.

دانلود: Sticky Notes برای ویندوز (رایگان)

دانلود: Microsoft OneNote برای اندروید | iOS (رایگان)

برای صرفه جویی در زمان یادداشت بردارید

اولین و ساده‌ترین کاری که می‌توانید با این برنامه انجام دهید، یادداشت برداری با آن برای جلسات، ایمیل‌ها، موارد ضروری برای درج در ایمیل و موارد دیگر است.

علاوه بر این، اگر اغلب بازخوردهای طولانی را در ایمیل‌ها دریافت می‌کنید و معمولاً به عقب و جلو می‌روید تا بررسی کنید که آیا قبل از ارسال پروژه به همه چیز رسیدگی کرده‌اید، Sticky Notes می‌تواند در زمان و تلاش اضافی شما صرفه‌جویی کند. افزودن این نظرات به شکل نقاط گلوله در یادداشت‌های چسبنده می‌تواند راهی عالی برای جلوگیری از این دردسر باشد.

علاوه بر این، می‌توانید از این یادداشت‌ها برای پیگیری بازخوردهایی که برای بهبود کار خود دریافت می‌کنید نیز استفاده کنید. به عنوان مثال، ممکن است برای شما امکان پذیر نباشد که تمام موضوعات ایمیل را برای هر یک از پروژه های ارسال شده در پایان بررسی کنید.

از این رو، بازخوردی را که در مورد تکمیل هر تکلیف دریافت می‌کنید در چند خط خلاصه کنید و آنها را به یادداشت‌های چسبنده خود اضافه کنید. تا پایان ماه، فهرست کاملی از چیزهایی که باید روی آنها کار کنید یا قبلاً بهبود داده اید، خواهید داشت.

علاوه بر این، می‌توانید برای ایمیل‌هایی که به صورت هفتگی ارسال می‌کنید، با اطلاعات دیگری مانند نام و آدرس ایمیل گیرنده و هدف ایمیل یادداشت‌برداری کنید. پس از اتمام ارسال آنها، فقط فهرست را خط بزنید. به طور قابل توجهی می تواند به شما در کنترل صندوق ورودی خود کمک کند.

یادآوری ها را اضافه کنید

از یادداشت‌های چسبنده برای اضافه کردن یادآوری کارهای کوچکی که امروز باید انجام دهید و نمی‌خواهید به تقویم خود زحمت اضافه کنید، اضافه کنید.

همچنین می‌توانید یادآوری‌هایی در مورد ایمیل‌هایی که امروز باید ارسال کنید، پیگیری‌ها، مصاحبه‌ها یا جلساتی که باید در آن شرکت کنید، تنظیم کنید.

سریعتر به ایمیل ها پاسخ دهید

بسیاری از مردم دقایقی، اگر نگوییم ساعت ها، به این فکر می کنند که چگونه به یک ایمیل پاسخ دهند. اغلب بخش بزرگی از وقت ما را می خورد.

Sticky Notes مکان مناسبی برای اضافه کردن سریع یک خط است که می توانید برای پاسخ به انواع مختلف ایمیل از آنها استفاده کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که متن را از اینجا کپی کنید.

مخصوصاً اگر سؤالات مشابه را به طور مرتب به اشکال مختلف دریافت کنید. شما فقط می توانید یک الگو برای استفاده برای آنها ایجاد کنید و جزئیات را در صورت نیاز تغییر دهید.

ایجاد قالب برای اهداف مختلف

علاوه بر پاسخ به پرسش‌ها، باید برای چندین موقعیت دیگر ایمیل بنویسیم. ما هر بار فرآیند تفکر یکسانی را طی می کنیم تا مطمئن شویم که نتیجه نهایی حرفه ای است.

از این رو، الگوهای ایمیل از پیش ساخته شده را برای چنین رویدادهایی ایجاد کنید تا زمان کافی را صرف فکر کردن در مورد آنچه بنویسید تلف نکنید. درعوض، آن را از Sticky Notes خود کپی و جایگذاری کنید. در اینجا مواردی وجود دارد که باید یک ایمیل از پیش ساخته برای آنها داشته باشید:

• عذرخواهی از طریق ایمیل
• از رئیس یا همکار خود تشکر کنید.
• پذیرش پروژه جدید
• درخواست مرخصی استعلاجی
• درخواست تمدید مهلت
• پیگیری ایمیل ها
• درخواست به روز رسانی پروژه از همکاران.

یک چک لیست ایمیل نگه دارید

اگر اهل فروش هستید، به دنبال شغل جدید هستید، یا به عنوان یک پیمانکار کار می کنید و نیاز به ارسال ایمیل به طور منظم دارید، می توانید آزمایش کنید و بفهمید که کدام یک از ایمیل های شما نتایج عالی به همراه دارد و کدام یک بی نتیجه هستند. در نهایت، جزئیاتی را که در آنها پوشش داده اید، تجزیه و تحلیل کنید.

بر اساس آن، یک چک لیست در یادداشت های چسبنده خود ایجاد کنید که چه مواردی را در ایمیل های خود بگنجانید و از چه مواردی اجتناب کنید. برای اطمینان از نتایج بهتر، می‌توانید هر یک از ایمیل‌های جدیدی را که با این چک لیست می‌نویسید، قبل از ارسال بررسی کنید. مثلا:

1. آیا خط موضوع من مستقیماً مخاطب را مخاطب قرار می دهد؟
2. آیا به گیرنده احوالپرسی کرده ام؟
3. آیا در ابتدا قلاب خوبی وجود دارد؟
4. آیا قصد من از این ایمیل روشن است؟
5. آیا آن را تصحیح کرده ام؟
6. آیا اسناد یا پیوندهای ضروری را پیوست کرده ام؟
7. آیا شامل یک فراخوان خوب برای اقدام است؟
8. آیا علامت گذاری به اندازه کافی خوب است؟

فهرستی از خطوط موضوعی آماده برای استفاده را نگه دارید

مشابه الگوهای ایمیل، می‌توانید فهرستی از خطوط موضوعی قدرتمند را نیز برای آسان‌تر کردن کار خود و سرعت بخشیدن به فرآیند نگه دارید. برای اطمینان، می‌توانید برای یک لحظه دقیق یکی را پیدا کنید، می‌توانید آن‌ها را به صورت پررنگ دسته‌بندی کنید و هر طور که دوست دارید از آن‌ها استفاده کنید.

مثلا،

• ممنون [نام کامل]
• سردرگمی در آخرین ایمیل من
• از پذیرفتن پروژه جدید خرسندیم

یادداشت های چسبناک در Outlook برای آسان تر کردن زندگی شما

ایمیل ها ممکن است زمان بر باشند، اما آنها چیزی هستند که ما به سادگی نمی توانیم از آن چشم پوشی کنیم. از این رو، استفاده از ابزاری مانند Sticky Notes می تواند به شما کمک کند سریعتر از قبل آنها را ارسال و به آنها پاسخ دهید.

به‌علاوه، همگام‌سازی تمام یادداشت‌های خود با OneNote در تلفن همراه و برنامه Sticky Notes در ویندوز یکی دیگر از موارد عالی است.

اگر هنوز با ویژگی‌های مایکروسافت OneNote آشنا نیستید، در مورد آنها نیز مطالعه کنید.

منبع مقاله