نوشتن ایمیلها میتواند کار طاقتفرسایی باشد. برخی افراد بخش عمدهای از روزهای کاری خود را صرف مکاتبه متقابل با همکاران، مشتریان، فروشندگان و دیگران میکنند. این میتواند خستهکننده به نظر برسد، زمانی که مجبورند بهصورت همزمان دهها ایمیل ارسال کنند. احساس اینکه در ایمیلها غوطهور شدهاید در حالی که هنوز نیمی از روزتان گذشته است، ممکن است نشان دهد که بخشی از زمان شخصی خود را برای جبران این کار صرف میکنید.
نوشتن ایمیلها میتواند کاری خستهکننده باشد. برخی افراد بیشتر روزهای کاری خود را صرف مکاتبه پشتسرهم با همکاران، مشتریان، فروشندگان و افراد دیگر میکنند. این کار میتواند یکنواخت به نظر برسد، مجبور باشید در یک زمان دهها ایمیل بنویسید. احساس اینکه در ایمیلها غوطهور شدهاید در حالی که فقط نیمی از روزتان گذشته باشد، میتواند نشاندهنده این باشد که برای جبران، بخشی از زمان شخصی خود را صرف میکنید.
مخفوفترین ایمیلها آنهایی هستند که باید به تنهایی بنویسید. اگر مجبور باشید به پیام شخص دیگری پاسخ دهید، ممکن است گاهی با یک «بهنظر خوب میآید» کارتان حل شود. اما نوشتن ایمیل از صفر نیاز به فکر و زمان دارد. جیمیل دارای ویژگیای است که میتواند در این موارد به شما کمک کند و هر روز لیست کارهای شما را سریعتر تمام کند.
دیگر نیازی به پرداخت برای استفاده از برخی ویژگیهای هوش مصنوعی ندارید
قابلیت کمک به نوشتن، جیمیل و جیمینی را به هم متصل میکند
هوش مصنوعی گوگل برای شما میسازد
بدیهی است که Gemini گوگل بهتدریج در مجموعه ابزارهای گوگل جایگاه بیشتری پیدا کرده است. شما نیازی ندارید از افزونهها برای به حداکثر رساندن استفاده از جیمیل استفاده کنید. Google Workspace یکی از مکانهای ایدهآل برای استفاده از Gemini است، زیرا میتواند به شما در انجام سریعتر کارها کمک کند و گزینههایی برای بهبود و تولید خروجی پیشنهاد دهد. این شامل برنامهریزی پروژهها، ایجاد اسلایدها و نوشتن ایمیلها میشود.
اگر در نوشتن ایمیلی برای کسی گیر کردهاید، بگذارید Gemini به شما کمک کند. هنگامی که در جیمیل هستید، میتوانید بر روی Compose کلیک کنید تا ایمیل جدیدی بنویسید. در انتهای ایمیل شما، یک آیکون با قلم و یک ستاره وجود دارد. این گزینه Help me write است که نوار دستورات Gemini را در ایمیل شما نمایش میدهد.
میتوانید انواع مختلفی از دستورات را تایپ کنید و Gemini آنچه را نوشتهاید میگیرد و ایمیلی بر پایه آن مینگارد. با این روش سریع، دیگر فراموش نخواهید کرد که به ایمیلها پاسخ دهید. این میتواند از پاسخ دادن به یک ایمیل با بازخورد تا نوشتن ایمیلی به مدیر مدرسه فرزندتان برای اطلاع از غیبت او در آن روز باشد. Gemini به شما کمک میکند هر نوع ایمیلی را بر اساس دستورات شما بنویسد.
هر چه در دستور خود جزئیات بیشتری ارائه دهید، ایمیل نیز جزئیات بیشتری خواهد داشت. در اولین بار استفاده از Help me write ممکن است نتایج دلخواه را دریافت نکنید. همچنان که در هر چت هوش مصنوعی، نیاز به کمی تنظیم دارد تا دقیقاً متوجه شوید چه کاری میتواند انجام دهد و چه کارهایی نمیتواند.
پس از ایجاد ایمیل توسط کمک به نوشتن، آن را بازنگری کنید
شما تصمیم نهایی را دارید
استفاده از Help me write میتواند زمان صرف شده برای فکر کردن به ایمیلها را کاهش دهد، زیرا هر دستوری معقول را میگیرد و به ایمیل تبدیل میکند. در تصویر بالا، من از آن خواستم ایمیلی برای مادرم بنویسد که به او بگوید در حال جستجوی چند دستور پخت برای جشن شکرگزاری هستم و میخواهم گزینههایی برای آنچه میتوانم بیاورم ارائه دهم.
از آن خواستم اینترنت را برای یافتن دستورهای پخت جستجو کند و آنها را اضافه کند. ایمیلی برای من نوشت که کوتاه و مستقیم بود. نامهای دستورها را فهرست کرد اما بهصورت پیوندی به آنها اشاره نکرد. این محدودیت دستورات من است، بنابراین باید یا آن را اصلاح کنم یا خودم بر اساس عناوین ارائهشده، لینکها را پیدا کنم.
مراحل چندگانهای برای استفاده از Help me write وجود دارد. میتوانید از آن بخواهید ایمیل را دوباره ایجاد کند اگر از چیزی که نوشته نیست راضی نیستید. همچنین میتوانید بر روی دکمه Refine کلیک کنید تا Gemini ایمیل را رسمیتر، تفصیلیتر یا کوتاهتر کند. بر اساس انتخاب شما پیشنویسی را نشان میدهد.
اگر یکی از آنها را انتخاب کنید و بر روی Insert کلیک کنید، در ایمیل شما درج میشود. میتوانید از آنجا به نحوه خود ویرایش کنید یا دوباره در پایین بر روی نماد Help me write کلیک کنید. علاوه بر Formalize، Elaborate و Shorten، گزینه Polish نیز وجود دارد. این گزینه کل ایمیل را میگیرد و آن را صیقل میدهد. این زمانی مفید است که فقط بخشی از ایمیل خود را با Help me write مینویسید. همچنین میتوانید با کلیک دوباره روی Help me write فرآیند را از نو شروع کنید.
Polish کل ایمیل شما را بازنویسی میکند و زیر نسخه اصلی قرار میدهد تا بتوانید هر دو را مقایسه کنید. اگر نسخه جدید را ترجیح دادید، میتوانید در پایین بر روی Replace کلیک کنید تا نسخه قبلی حذف شود.
تقویم خود را در ایمیلهایتان بگنجانید
قابلیت کمک به نوشتن میتواند در تمام Google Workspace بررسی کند
گوگل به شما امکان میدهد ابزارها را ترکیب کنید تا هنگام نوشتن ایمیلها قدرتمندتر شوند. میتوانید جیمیل خود را طوری تنظیم کنید که با سایر ابزارهای Google Workspace مثل Chat، Meet و Drive کار کند. این یک نقلوقولی عالی برای Google Workspace است که باید آن را فعال کنید.
با فعال کردن ویژگیهای هوشمند Google Workspace در تنظیمات جیمیل، میتوانید برنامههای خود را هماهنگ کنید. همچنین باید بر روی «فعال کردن ویژگیهای هوشمند در جیمیل، چت و Meet» در بالا کلیک کنید.
گزارش MUO: اشتراک کنید و هرگز مهمها را از دست ندهید
این به شما امکان میدهد هنگام نوشتن ایمیلها به تقویم خود مراجعه کنید. میتوانید به Gemini بگویید که هنگام استفاده از Help me write، زمان پیشنهادی براساس در دسترس بودن تقویم گوگل شما ارائه دهد و روزتان را بررسی کرده و زمانهای موجود را پیشنهاد کند. باید اطمینان حاصل کنید که تقویم موردنظر در تنظیمات انتخاب شده باشد تا در Google Calendar نمایش داده شود.
این یک سطح جدید تجربهای به قابلیت Help me write اضافه میکند و شما را از باز کردن یک برنامه جداگانه، بررسی آن و تصمیمگیری درباره زمان در ایمیل آزاد میسازد. جیمیل میتواند برای زمانهای مشخص در تقویم گوگل شما دعوتنامه Google Meet نیز اضافه کند.
جیمیل استرس نوشتن ایمیلها را با کمک به نوشتن کاهش میدهد
استفاده از Help me write در جیمیل باعث میشود Gemini گوگل ایمیلها را بر پایه دستورات شما بنویسد. این میتواند به شما کمک کند تا انبوهی از ایمیلهای معوق را جبران کنید و با تقویم گوگل شما هماهنگ شود تا زمانهای مناسب برای برگزاری جلسات پیدا کند. میتوانید دستورات خود را ویرایش کنید یا پس از مشاهده خروجی، از Gemini بخواهید آن را بازآفرینی و اصلاح کند. این راهی آسانتر برای نوشتن ایمیلها از صفر است.