بهقدرِ اینکه دربارهٔ فناوری مینویسم، گاهی شگفتآور است که روشهای من چقدر کمفناوری هستند. من این روش را برای مرتبسازی ایمیلها و پیگیری آنچه باید انجام دهم، مدتها استفاده کردهام؛ سرانجام میخواهم این را به راهحلی بسیار نرمتر تنظیم کنم.
بهقدر اینکه در مورد فناوری مینویسم، گاهی تعجب میکنم که روشهای من چقدر کمتکنولوژی هستند. من مدتها از چنین روشی برای مرتبسازی ایمیلها و پیگیری اقداماتی که باید انجام دهم استفاده کردهام؛ سرانجام این روش را به یک راهحل بسیار روانتر تغییر میدهم.
هرچند این کار انقلابی عظیم نیست، اما برخی مشکلات را حل میکند و به من کمک میکند کارهایم را بهتر مدیریت کنم.
سیستم فعلی من برای علامتگذاری ایمیلها بهعنوان خواندهنشده
عملی، اما سنگین
از وقتی که به یاد دارم حساب جیمیل داشتهام، از روش مرتبسازی خواندهنشده ابتدا استفاده کردهام. با نحوه کار ذهنم، نیاز دارم وظایف معلق در جلو چشمم باشد، وگرنه آنها را فراموش میکنم. بنابراین، نمایش ایمیلهای خواندهنشده در بالاترین قسمت یعنی اینکه از نادیده گرفتنشان به دلیل ورود پیامهای جدید جلوگیری میکنم.
در مقیاس کوچک، این کار میکند. میتوانم به سرعت تمام پیامهایی را که میخواهم ببینم اما نیازی به اقدام ندارم مرور کنم، سپس پیامهایی که به زمان بیشتری نیاز دارند را بهعنوان خواندهنشده علامتگذاری کنم. اما وقتی بهطور منظم این کار را انجام میدهید، چند مشکل ظاهر میشود.
مشکل اصلی این است که صندوق ورودی ایمیل من به یک آشفتگی از مقاصد تبدیل میشود. چیزی که هنوز نگاه نکردهام در میان کاری که دو هفته پیش قصد تکمیل آن را داشتم مخلوط میشود، بهطوری که معنای یک ایمیل خواندهنشده در یک نگاه واضح نیست.
از نظر کارکردی، بزرگترین مشکل این است که تعویض وضعیت ایمیل بین خواندهنشده و خواندهشده ناپایدار است. Mailbird در دسکتاپ روش اصلی من برای تعامل با ایمیل است، و به شما اجازه میدهد مدت زمان لازم برای علامتگذاری یک پیام بهعنوان خواندهشده را تنظیم کنید. من این مدت را یک ثانیه تنظیم کردهام تا از عبور ناخواسته از روی ایمیل جلوگیری کنم. این کمک میکند، اما به این معناست که باید مدت بیشتری بر روی پیامهای غیرمهم بمانم نسبت به قبل.
متأسفانه، Mailbird در علامتگذاری پیامها بهعنوان خواندهنشده سازگار نیست. در بسیاری از موارد، ایمیلی را بهعنوان خواندهنشده علامتگذاری میکنم، اما پس از چند ثانیه دوباره به حالت خواندهشده برمیگردد. با تنظیمات من، این به این معنی است که ایمیل تا زمانی که قبل از تازهسازی صندوق ورودی متوجه آن نشوم، در هوا ناپدید میشود. من کاملاً آن را فراموش میکنم مگر اینکه بهخاطر سپردنش برایم پیش آید.
گام اول: یک پوشه اختصاصی
به همه یک فضای مشخص بدهید
من هرگز کسی نبودهام که در مورد سازماندهی ایمیلها دقیق باشد. علاوه بر استفاده از Unroll.me برای اشتراکها و گاهیاوقات ساختن پوشهها برای مقاصد کوتاهمدت، تعاملات ایمیل من عمدتاً با ایمیلهای خواندهنشده یا جستجو در پیامهای گذشته سر و کار دارد.
به همین دلیل، میخواستم جایگزین ایمیلهای خواندهنشده را مشابه نگه دارم. یک پوشه جدید به نام _To-Do در هر یک از صندوقهای ورودیام ایجاد کردم. حالا وقتی پیامی دارم که نمیخواهم از دست برود، آن را به این پوشه منتقل میکنم. سپس دیگر نگران گم شدن آن در میان دیگر پیامها نیستم.
به این دلیل که به چیزی در نگاهم (مانند شمارش پیامهای خواندهنشده) برای یادآوری اقدام نیاز دارم، هنوز پیامهای این پوشه را بهعنوان خواندهنشده علامتگذاری میکنم. اما حالا اگر بهطور تصادفی بهعنوان خواندهشده علامتگذاری شوند، به راحتی میتوان آنها را بازیافت. وقتی یکی را تمام میکنم، آن را حذف میکنم یا به صندوق ورودی بازمیگردانم تا از ذهنم خارج شود.
من از ویژگی کاربردی جیمیل برای علامتگذاری یک پیام بهعنوان ستارهدار بهمدت طولانی استفاده کردهام، برای پیامهایی که انتظار دارم در آینده نیاز داشته باشم. این بهنحوی مفید است، اما من بیشتر پیامهای ستارهدار را فراموش میکنم و فقط زمانی که به پوشه میروم آنها را پاک میکنم.
پیوست: یک فهرست کارها بهتر
همه یادآورها در ایمیل نیستند
انتقال ایمیلها به یک پوشه اختصاصی مشکل گم شدن ایمیل در فضای خالی را حل میکند. بسیاری از ایمیلهایی که برای مدت طولانی بهعنوان خواندهنشده نگه داشتهام، مستقیماً قابل اقدام هستند، مانند باز کردن یک حساب یا بررسی هشدار. سیستم فوق برای این موارد کار میکند.
اما این تمام مشکل نیست؛ یک سرویس ایمیل روش مناسبی برای پیگیری کارهای گستردهای که باید انجام دهید، نیست. من همچنین ایمیلهایی را بهعنوان خواندهنشده علامتگذاری میکنم که نمایانگر چیزی دیگر است که باید انجام دهم—مانند ایمیل هشدار واریز بانکی که به من یادآوری میکند زمان بودجهبندی ماه است.
راهحل برای اینها این بود که دوباره از یک برنامه فهرست کارهای مناسب استفاده کنم. من این کار را چندین بار امتحان کردهام و همانند اکثر راهحلهای بهرهوری که استفاده کردهام، هرگز احساس طبیعتی نداشتند. آخرین تلاش من این بود که تمام وظایف تکراریام را به Todoist انتقال دهم—که بعد از آن هرگز آن را باز نکردم.
TickTick عالی است
این بار، من به TickTick، که تنها برنامه فهرست کارهاست که برایم جذاب بود، برگشتم (به یاد ندارم چرا قبلاً از آن استفاده را متوقف کردم). در چند سال اخیر، من به Apple Reminders چسبیدهام، فقط بهدلیل یکپارچگی آسان آن با Siri. گفتن «یادآوری کن که بسته را پنجشنبه ارسال کنم» بسیار سادهتر از انجام تمام لمسهای لازم برای تنظیم این در برنامه است—وقتی Siri کار کند.
با این حال، متوجه نشدم که TickTick دو گزینه برای این ارائه میدهد: ایجاد وظایف بهصورت مستقیم با صدا، یا همگامسازی منظم (و سپس حذف) وظایف از Apple Reminders. این به من امکان میدهد از مزیت ایجاد صوتی بهرهمند شوم در حالی که از برنامهای بسیار بهتر (و چندپلتفرمی) استفاده میکنم. TickTick دارای امکانات بیشماری عالی است که کشف دوبارهشان خیلی لذتبخش بوده است.
یکی که بسیار قدردانش هستم این است که میتوانید وظایف تکراری را طوری تنظیم کنید که پس از اتمام، تکرار بعدی خود را ایجاد کند، نه بر اساس تاریخ موعود. این یک مشکل در Apple Reminders است، جایی که تکرار بعدی بر اساس زمان برنامهریزی شما تنظیم میشود، نه زمانی که انجام دادهاید.
برای عادتهای هوشمندانهتر ایمیل، در خبرنامه مشترک شوید
بهعنوان مثال، فرض کنید یک یادآور تنظیم میکنم تا فیلتر آبم را هر ۹۰ روز یکبار تعویض کنم، اما این بار تا ۱۰۰ روز نیازی به تعویض ندارم. انجام کار در روز ۱۰۰، یادآور بعدی را برای ۹۰ روز آینده ایجاد میکند، نه ۸۰ روز بعد.
تغییرات ساده میتوانند تاثیر بزرگی داشته باشند
این همه کارها ساده به نظر میرسند، اما نشان میدهد چقدر آسان است که به آنچه عادت کردهایم چسبیده بمانیم، حتی زمانی که بهینه نیست. شکستن حافظه ماهیچهای علامتگذاری ایمیل بهعنوان خواندهنشده زمان میبرد، اما تنها چند دقیقه طول کشید تا سرانجام ریشه مشکل را اصلاح کنم.
اکنون، من یک مکان اختصاصی برای پیگیری ایمیلها دارم، چه برای رسیدگی مستقیم به آنها یا استفاده از آنها برای ایجاد یادآوری برای چیز دیگری. دیگر نیازی نیست ایمیلهای خواندهنشده را برای روزها، هفتهها یا حتی ماهها در صندوق ورودیام باقی بگذارم.