آیا نمی توانید بین استفاده از Notion یا تقویم برای برنامه ریزی روزانه تصمیم بگیرید؟ بیاموزید که کدام ابزار برای سازماندهی برنامه و رسیدن به اهدافتان بهترین است.
یک سیستم بهره وری خوب ضروری است، به خصوص اگر کار شما مستلزم صرف زمان زیادی در رایانه شما باشد. بدون یکی، بسیار آسان است که توجه خود را به حوزه‌های متعدد جلب کنید – و نتوانید در اهدافی که می‌خواهید به آنها برسید پیشرفت کنید.
اگر علاقه مند به بهینه سازی بهره وری خود هستید، تقریباً به طور قطع قبلاً نام Apple Calendar را شنیده اید. Notion یکی دیگر از اپلیکیشن‌هایی است که در سال‌های اخیر محبوبیت قابل توجهی به دست آورده است و افرادی مانند علی ابدال و توماس فرانک از طرفداران قوی آن هستند.
اما کدام اپلیکیشن برای برنامه ریزی روزانه بهتر است و – از این نظر – هر کدام چه چیزی می توانند به شما ارائه دهند؟ آیا باید به جای انتخاب یکی یا دیگری از آنها استفاده کنید؟ بیایید دریابیم.
1. ترتیب جلسات
تقویم گزینه بهتری برای ترتیب دادن جلسات و رویدادهای دیگر است. شما به راحتی می توانید انتخاب کنید که آیا می خواهید رویدادهای شما تمام روز طول بکشد یا در بازه های زمانی خاص، و دعوت از افراد آسان است. علاوه بر این، می‌توانید پیوست‌ها، یادداشت‌ها یا پیوندهایی به منابع مفید اضافه کنید. هنگام استفاده از برنامه تقویم، پذیرفتن هر رویدادی که به آن دعوت شده اید نیز برای شما آسان خواهد بود.
با این حال، مفهوم ارزش نادیده گرفتن کامل را ندارد. می‌توانید از الگوها برای ایجاد تقویم‌ها استفاده کنید که به شما یک نمای کلی از تعهدات آتی شما می‌دهد.
2. مسدود کردن زمان شما
برای بسیاری از افراد، مسدود کردن زمان یک راه موثر برای اطمینان از اینکه زمان کافی را برای کارهای معنی دار صرف می کنید است. اگر برای زمان خود برنامه ریزی نکنید، روزتان در خطر تکه تکه شدن است. علاوه بر این، ممکن است در پروژه ها و اهداف بزرگ خود به اندازه ای که می خواهید پیشرفت نکنید.
علاوه بر ترتیب دادن رویدادها، می‌توانید از تقویم نیز برای مسدود کردن زمان برای کارهای مهم استفاده کنید. برای رسیدن به این هدف می توانید از همان ابزارهای ذکر شده در قسمت قبل استفاده کنید، مانند انتخاب میزان زمانی که می خواهید اختصاص دهید. برای مثال، اگر تکنیک پومودورو را امتحان می‌کنید، ممکن است نیازهای شما با نیازهای شخص دیگری متفاوت باشد.
می‌توانید در Notion یک الگو بسازید که به شما امکان می‌دهد روز خود را برنامه‌ریزی کنید، اما استفاده از تقویم آسان‌تر است. اگر دستگاه اپل ندارید، می‌توانید در عوض با Google Calendar بهره‌وری خود را افزایش دهید.
3. ویژگی های اضافی برای برنامه ریزی روزانه
هر برنامه در سیستم بهره‌وری شما باید یکی از نیازهای شما را برآورده کند، اما وقتی ویژگی‌های اضافی برای کار با آن دارید، همیشه خوب است. در حالی که تقویم در دو دسته قبلی برتر بود، Notion در این بخش جایزه می گیرد.
Notion چندین ویژگی دارد که می توانید از آنها برای برنامه ریزی بهتر روز خود استفاده کنید. به عنوان مثال، می توانید مهم ترین وظایف خود را برای هر روز هفته خلاصه کنید و در همان صفحه اضافه کنید. هنگام استفاده از Notion، می‌توانید قالب‌هایی را نیز دانلود کنید که به شما امکان می‌دهد اهداف خود را ترسیم کرده و پیشرفت خود را به سمت آنها پیگیری کنید.
با این حال، می توانید چند مورد را در تقویم نیز سفارشی کنید. به عنوان مثال، می توانید تصمیم بگیرید که آیا می خواهید برنامه خود را بر اساس ماه به طور کلی مشاهده کنید یا سال، روز یا هفته.
4. دستگاه هایی که می توانید از این برنامه ها استفاده کنید
مفهوم و تقویم به طور قابل توجهی در قابلیت متقابل دستگاه متفاوت است. مانند سایر برنامه‌های توسعه‌یافته اپل، شما فقط می‌توانید از Apple Calendar در اکوسیستم مذکور استفاده کنید. اگر از دستگاه های اپل استفاده نمی کنید، باید به دنبال یک جایگزین باشید.
مانند Apple Calendar، Notion در دستگاه‌های Apple در دسترس است. می توانید برنامه رسمی برای iOS و iPad را از اپ استور دانلود کنید و دانلود برای مک در وب سایت Notion در دسترس است. اگر ترجیح می دهید برنامه را برای مک خود دانلود نکنید، می توانید از Notion در مرورگر خود نیز استفاده کنید.
علاوه بر دستگاه های اپل، می توانید از Notion در اندروید نیز استفاده کنید. علاوه بر این، این شرکت یک برنامه برای ویندوز دارد.
5. تنظیم وظایف تکرار شونده
بسیاری از ما باید چندین بار در هفته وظایف مشابه را انجام دهیم. چک کردن ایمیل ها یک مثال است. بله، هر بار می‌توانیم این موارد را به تقویم‌های خود اضافه کنیم – اما انجام این کار به همان اندازه یکنواخت و زمان‌بر است.
Apple Calendar به شما امکان می دهد تا کارهای تکرار شونده را به راحتی تنظیم کنید. می‌توانید انتخاب کنید که آیا می‌خواهید هر روز، هفته، ماه یا سال تکرار شود. از طرف دیگر، می توانید در مورد یک زمان بندی سفارشی تصمیم بگیرید.
اگر می‌خواهید کارهای تکرار شونده در Notion ایجاد کنید، می‌توانید لیست کارهای روزانه ایجاد کنید و هر بار به سادگی علامت آنها را بردارید. برای عملکردهایی که به زمان حساس نیستند، ممکن است متوجه شوید که تنظیم وظایف تکرارشونده با Todoist جایگزین بهتری است.
6. ایجاد لیست کارها
اگر می‌خواهید فهرست کارهای اولیه ایجاد کنید، Notion انتخاب بهتری نسبت به Apple Calendar است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که یک صفحه جدید ایجاد کنید و قبل از انتخاب لیست کارها از قسمت بلوک های اساسی، / را در صفحه کلید خود تایپ کنید. شما الگوهای متعددی را پیدا خواهید کرد که به شما امکان می دهد لیست کارهایی را که باید انجام دهید ایجاد کنید، و همچنین می توانید خود را ایجاد کنید.
7. گزینه های سفارشی سازی
عملکرد اصلی برنامه های بهره وری این است که به شما کمک می کنند کنترل گردش کار خود را در دست بگیرید. اما در عین حال، خوب است اگر بتوانید همه چیز را طوری سفارشی کنید که هر طور که می خواهید به نظر برسد. Apple Calendar و Notion در گزینه های خود در این زمینه متفاوت هستند، اما شما برای هر دو انتخاب دارید.
Apple Calendar به شما امکان می دهد رنگ هر تقویمی را که به برنامه اضافه می کنید تغییر دهید. شما می‌توانید از میان مجموعه‌ای از موارد از پیش ساخته شده انتخاب کنید، اما اگر این برای شما راحت‌تر است، می‌توانید انتخاب کنید. با Apple Calendar، همچنین می‌توانید تصمیم بگیرید که کدام تقویم‌ها را می‌خواهید نمایش دهید—و تقویم‌هایی که ترجیح می‌دهید از دیدتان پنهان شوند.
در Notion، گزینه های سفارشی سازی متعددی دارید. به عنوان مثال، می توانید به هر صفحه ایموجی اضافه کنید. علاوه بر این، می توانید از بین سه فونت مختلف برای تایپ در صفحه خود انتخاب کنید. Notion همچنین کنترل عرض صفحه و اندازه متن شما را فراهم می کند.
8. دعوت از دیگران به همکاری
همکاری بخش مهمی از بازده ماندن است، به خصوص اگر از راه دور یا به عنوان بخشی از یک مدل ترکیبی کار می کنید. و در Notion and Calendar، مجموعه‌ای از گزینه‌ها را خواهید یافت. در Apple Calendar، می‌توانید برخی از تقویم‌های خود را از طریق پیوند با دیگران به اشتراک بگذارید. شما همچنین می توانید تصمیم بگیرید که آیا می خواهید این موارد عمومی باشد یا خیر.
Notion به شما امکان می دهد تا کاربران دیگر را به فضای کاری خود دعوت کنید. با این حال، تعداد افرادی که می توانید به یک فضا اضافه کنید به عضویت شما بستگی دارد. نسخه رایگان به شما امکان می دهد تا 10 مهمان را دعوت کنید. برای طرح های پولی، این تعداد از 100 تجاوز می کند.
مفهوم و تقویم هر دو باید بخشی از اکوسیستم بهره وری شما باشند
به جای نگاه کردن به “مفهوم در مقابل تقویم”، فکر کردن در مورد اینکه چگونه می توانید از این دو برنامه با هم استفاده کنید، رویکرد بسیار عاقلانه تری است. هر دو مکمل یکدیگر هستند و با بازی کردن به نقاط قوت آنها، سیستم بهره وری بسیار بهتری خواهید داشت.
تقویم ابزاری عالی برای برنامه‌ریزی رویدادهای خاص در روز است، اما می‌توانید از Notion برای ترسیم تصویر بزرگ‌تر استفاده کنید. علاوه بر این، برای ایجاد لیست کارهای ساده مفید است.