مفهوم یکی از محبوب ترین و آسان ترین برنامه های بهره وری در کره زمین است ، اما بسیار مناسب نیست. من سعی کردم آن را در گردش کار خود بگنجانیم ، و در حالی که کارهای خوب زیادی انجام می دهد ، اکسل معلوم شد که گزینه بهتری است.
مفهوم یکی از محبوب ترین و آسان ترین برنامه های بهره وری در کره زمین است ، اما بسیار مناسب نیست. من سعی کردم آن را در گردش کار خود بگنجانیم ، و در حالی که کارهای خوب زیادی انجام می دهد ، اکسل معلوم شد که گزینه بهتری است.
چرا تصور من را شکست داد
بگذارید این را با گفتن اینکه مفهوم به هیچ وجه یک برنامه بد نیست ، مقدمه کنم. این در مورد آنچه انجام می دهد باورنکردنی است ، و من هنوز هم روزانه از آن برای پیگیری چیزها و یادداشت برداری استفاده می کنم. در حقیقت ، اشتراک مفهوم من هر ماه هزینه خود را پرداخت می کند.
با این حال ، نحوه برخورد با داده ها ، به ویژه هنگامی که در مورد جداول و پایگاه داده ها صحبت می شود ، به اندازه چیزی شبیه به مایکروسافت اکسل یا حتی برگه های Google کاملاً متنوع نیست. بله ، شما می توانید از فرمول ها در مفهوم استفاده کنید ، اما شما می توانید انتخاب داده ها را از هر نوع سلول یا سلولی که می خواهید انتخاب کنید.
این امر برای من به یک مشکل جدید منجر شد ، زیرا من نتوانستم کار خود را به طور مؤثر پیگیری کنم. این همچنین بدان معنی است که من فقط با ویرایش یک مقدار سلول نمی توانم به روزرسانی داده ها را در طول جدول خودکار کنم – کاری که می توانید به راحتی با فرمول های اکسل انجام دهید.
فرمول های مفهوم با ستون ها کار می کنند. این بدان معناست که شما نمی توانید فرمول های خاص ردیف برای ردیابی موارد یا وظایف جداگانه داشته باشید. راه حل هایی وجود دارد که می توانید برای این کار استفاده کنید ، مانند استفاده از یک شناسه منحصر به فرد در هر ردیف و تغییر فرمول بر اساس آن. با این حال ، این بسیار وقت گیر تر از نوشتن فرمول های اکسل است ، جایی که می توانید به سادگی مراجعه کنید که می خواهید در هر سلول در کل ورق با چه سلول یا سلول بخواهید با آنها کار کنید ، و خوب است که بروید.
یک نمونه از این برگه ردیاب نوشتن من است. من می خواستم از مفهوم برای ردیابی نوشته های خود استفاده کنم ، زیرا به شما امکان می دهد بلوک های متن و یک پایگاه داده در همان صفحه داشته باشید ، چیزی که اکسل فاقد آن است. با این حال ، از آنجا که هر قطعه با نرخ متفاوتی پرداخت می شود ، داشتن یک ویژگی فرمول در یک ستون که نرخ های مختلف را ردیابی می کند ، امکان پذیر نیست ، زیرا تمام مقادیر کل از همان فرمول استفاده می کنند.
در مواردی از این دست ، از نظر سلولها و مقادیری که می خواهید در یک فرمول از آنها استفاده کنید ، به انعطاف پذیری بیشتری نیاز دارید. در تصویر بالا ، سه نوع کار وجود دارد که همه با نرخ متفاوتی پرداخت می شوند. با این حال ، من نمی توانم با اطمینان کل پرداخت کل هر کار را محاسبه کنم زیرا ستون با فرمول “Total” از فرمول دقیق برای هر قسمت “در حال حاضر نوشته شده” استفاده می کند ، که نادرست است ، زیرا مقادیر فرمول برای هر نوع باید متفاوت باشد.
این فقط یک نمونه از پایگاه داده های مفهوم است که هنگام مراجعه به داده ها در فرمول ها بسیار محدود است. بسیاری از جداول (یا بانکهای اطلاعاتی) که من برای ردیابی کارهای مختلف استفاده می کنم و پیشرفت آنها نیاز به مراجعه به سلول های مختلف یا داشتن فرمول های مختلف در هر ردیف دارد ، و این مفهوم را به طور کامل از من استفاده می کند.
اکسل درست ردیابی می شود
اکسل (یا برگه ها) ، در مقایسه ، آزادی بیشتری را هنگام کار با سلولهای فردی به شما می دهد. آیا می خواهید سلول دیگری را از یک برگه متفاوت ارجاع دهید؟ فقط آدرس سلول را تایپ کنید. آیا می خواهید مجموع دو مقدار را از دو جدول مختلف محاسبه کنید؟ مشکلی نیست تا زمانی که بتوانید محل سلول را در یک فرمول تایپ کنید ، خوب است که بروید.
فرمول های اکسل نیز در مقایسه با همتایان مفهوم خود ، حداقل برای موارد استفاده من ، قدرتمندتر و متنوع تر هستند. شما حتی لازم نیست که یک Excel Pro باشید تا فرمول های خوبی را تایپ کنید. فقط از یک ابزار هوش مصنوعی مانند Chatgpt ، Gemini یا حتی Copilot داخلی Microsoft استفاده کنید ، مشکلی را که می خواهید حل کنید ، توصیف کنید و یک فرمول آماده برای رفتن به هیچ وقت نیست.
این بهترین حالت است که شما در حال پیگیری شماره ها هستید. با این حال ، اگر شما در حال پیگیری چیزی هستید ، احتمال دارد با یک شماره سر و کار داشته باشید. و اگر اینگونه نیستید ، می توانید از قوانین اعتبار سنجی داده برای ایجاد لیست کشویی از نقاط عطف آسان مانند “در حال پیشرفت” یا “کامل” استفاده کنید و اعداد موجود در فرمول خود را برای رشته خاصی که استفاده می کنید عوض کنید.
فرمول های هوشمندانه اکسل با سادگی زبان روزمره.
با بازگشت به مثال ردیابی مقاله در بالا ، می توانم یک ورق ایجاد کنم که بر اساس چند مقاله که از هر نوع خاص نوشتم ، پرداخت های دقیق خود را به من ارائه می دهد. این حتی می تواند در پاداش های عملکرد ، تبدیل ارز ، هزینه ها و کاهش مالیات و موارد دیگر نیز عامل باشد. تمام کاری که من باید انجام دهم این است که فقط تعداد مقالاتی را که در سلول نوشتم ، مسئول ردیابی آن نوع مقاله خاص است ، به روز کنید و هر چیز دیگری به طور خودکار اتفاق می افتد.
حالا من نمی گویم که شما نمی توانید این کار را به صورت مفهوم انجام دهید. من مطمئن هستم که برخی از شما به اندازه کافی در مفهوم صلاحیت دارید تا به این مشکل نگاه کنید و فوراً راه حل ارائه دهید. با این حال ، برای من ، و بسیاری از افراد دیگر که به خوبی با عمیق ترین گوشه های مفهوم آشنا نیستند ، انجام کاری از این دست ، تلاش قابل توجهی است که می تواند به جای تلاش برای ردیابی کار ، برای کار صرف شود.
بهترین برنامه بهره وری هر دو جهان را در هم می آمیزد
اکسل با جداول و سلول به شما انعطاف پذیری می دهد و مفاهیم همه چیز را به شما می دهد. اگر زندگی خود را پیگیری می کنید ، احتمال دارد که متن بنویسید ، تصاویر را وارد کنید و کارهای بیشتری انجام دهید تا فقط شماره ها را ردیابی کنید. بنابراین بهترین برنامه بهره وری برنامه ای است که هر دو را ارائه می دهد.
مفهوم در ارزیابی من تقریباً به آن نزدیک شده است. تنها مشکل این است که تمام جداول ردیابی من باید در اکسل ساخته شود و سپس به مفهوم مرتبط شود – کاری که می تواند به خودی خود چالش برانگیز باشد. بنابراین ، بهترین برنامه بهره وری که می تواند موارد را با سهولت ردیابی کند و به شما انعطاف پذیری می دهد تا انواع پرونده ها و انواع رسانه ها را اضافه کنید و همه در یک صفحه راه حل نهایی باشد.
تا آن زمان ، ردیابی من بین اکسل و مفهوم تقسیم می شود. مفهوم ابزاری فوق العاده قدرتمند است که به من این امکان را می دهد تا همه چیز را برای زندگی شخصی و حرفه ای خود در یک مکان مهم داشته باشم ، خواه تصویری باشد که می خواهم بعداً به آن مراجعه کنم یا لیستی از موارد انجام شده برای مقابله با آن. از طرف دیگر ، اکسل به من اجازه می دهد تا با داده هایی با آزادی که پایگاه داده ها و جداول مفهوم ارائه نمی دهند ، با داده هایی پیگیری و کار کنم.