کار از منزل مزایای خود را دارد، اما سازماندهی نیاز به تلاش دارد. برای من، بزرگترین چالش نه حواسپرتیهاست—بلکه پیگیری همه کارهایی است که باید در پروژهها و مهلتهای مختلف انجام دهم. من بهطور ذاتی منظمترین فرد نیستم، بنابراین به مجموعهای از ابزارها تکیه میکنم تا همه چیز بهصورت روان پیش رود.
کار از منزل مزایای خود را دارد، اما منظم ماندن نیاز به مقداری تلاش دارد. برای من، بزرگترین چالش نه حواسپرتیها است—بلکه پیگیری تمام کارهایی است که باید در پروژهها و مهلتهای مختلف انجام دهم. من بهطور طبیعی منظمترین فرد نیستم، بنابراین به چند ابزار تکیه میکنم تا امور بهراحتی جریان داشته باشند.
با گذشت زمان، به پنج ابزار بهرهوری رسیدهام که بدون ایجاد فشار بر جریان کاریام به خوبی با هم کار میکنند. این ابزارها از برنامههای یادداشتبرداری تا یک تایمر فیزیکی ساده که به تمرکز من کمک میکند، متغیر هستند. هر ابزار یک شکاف خاص را در نحوه مدیریت روزم پر میکند.
5
Google Calendar
یک میانبر بهتر از باز کردن تقویم در هر بار است
Google Calendar مرکز اصلی من برای مدیریت همه چیزهای مرتبط با زمان است. تمام جلسات، مهلتها و حتی قرارهای شخصی را در یک مکان نگه میدارم تا هیچچیزی از دست نره.
چیزی که این ابزار را ضروری میکند سرعت افزودن رویدادهاست. بهجای باز کردن برنامه و کلیک کردن در منوها، من I type cal.new in my browser مینویسم و پنجرهٔ جدیدی برای رویداد بلافاصله باز میشود. این یک میانبر کوچک است، اما وقتی چندین کار را همزمان انجام میدهم، این چند ثانیه جمع میشود.
من همچنین از رنگ‑کدینگ برای جداسازی پروژههای کاری از تعهدات شخصی استفاده میکنم. در یک نگاه میتوانم ببینم هفتهام چگونه است بدون اینکه هر ورودی را بخوانم. اعلانهای یادآوری من را در مسیر نگه میدارند—من آنها را ۱۵ دقیقه قبل از جلسات و یک روز قبل از مهلتهای بزرگ تنظیم میکنم.
دلیل دیگر این است که Google Calendar and Keep combo works better از ابزارهای پولی بهرهوری بهتر است. این ترکیب با سایر سرویسهایی که قبلاً استفاده میکنم یکپارچه میشود. وقتی یک تماس Zoom برنامهریزی میکنم یا لینکی برای Google Meet اضافه میکنم، همه چیز بهصورت خودکار همگام میشود. نیازی به برنامهٔ جداگانه برای مدیریت ویدئو کنفرانس یا نگرانی دربارهٔ تقاطع زمانبندیها ندارم.
4
Obsidian
من از Notion سوییچ کردم و دیگر برنمیگردم
Obsidian جایی است که تمام یادداشتها، تحقیقات و پیشنویسهای مقالاتم را ذخیره میکنم. این برنامهٔ یادداشتبرداری مبتنی بر Markdown است که همه چیز را بهصورت محلی بر روی کامپیوترم نگه میدارد—بدون ذخیرهسازی ابری مگر اینکه خودم تنظیم کنم.
I switched to Obsidian بعد از اینکه فضای کاری Notion من به یک مجموعهٔ کُند، شلوغ و سنگین از پروژههای نیمهتمام و افکار تصادفی تبدیل شد. زمان بارگذاری طولانی جریان کاریام را مختل میکرد، بهویژه وقتی که برای تماسها یا نوشتن بهسرعت نیاز به ارجاع به یادداشتها داشتم.
آنچه Obsidian را برای من کارآمد میکند، سیستم لینکسازی است. میتوانم connect related notes together را انجام دهم، که وقتی چندین مقاله با موضوعات مشابه مینویسم، بسیار مفید است. اگر دربارهٔ ابزارهای بهرهوری مینویسم، میتوانم بهسرعت یادداشتهای تحقیق قبلی را بدون جستجو در پوشهها فراخوانی کنم.
برنامه از فایلهای متنی ساده استفاده میکند، بنابراین به فرمت مالکیتی قفل نشدهام. اگر روزی Obsidian از بین برود، هنوز میتوانم تمام یادداشتهایم را در هر ویرایشگر متنی باز کنم. این آرامش ذهنی در طول سالها ساختن یک پایهٔ دانش اهمیت دارد.
قبل از setting up your Obsidian vault، ارزش دارد که ساختار پوشهها را درک کنید. من آنها را بر حسب نوع پروژه—کارهای مشتری، نوشتن شخصی و مطالب مرجع—سازماندهی میکنم. از ابتدا قالبها را تنظیم میکنم. جستجو سریع است و میتوانم با برچسبها یا نام فایلها فیلتر کنم وقتی بهدنبال چیزی خاص هستم.
3
Slack
من ساعتها برای پاسخهای ایمیل صبر نمیکنم
Slack تمام ارتباطات کاری من را مدیریت میکند. این ابزار برای تبادلهای سریع، وقتی که نیاز به پاسخی فوری از یک ویراستار یا توضیح جزئیات پروژه دارم، بسیار کارآمدتر از ایمیل است.
سیستم کانالها مکالمات را بر حسب موضوع سازماندهی میکند؛ بنابراین نیازی نیست میان هزاران پیام گشت بزنم تا آنچه میخواهم پیدا کنم. همچنین تنظیمات اعلانها به من اجازه میدهد زمانهای حضورم را کنترل کنم. من کانالها را در جلسات تمرکز عمیق ساکت میکنم و فقط برای پیامهای مستقیم یا اشارهها هشدار دریافت میکنم.
Slack ممکن است ساده به نظر برسد، اما نکات زیادی برای بهینهسازی کار آن وجود دارد. من پیامها را مختصر مینویسم، برای بحثهای طولانی از رشتهها استفاده میکنم تا کانال اصلی شلوغ نشود، و از ارسال پیامهای تکخطی پرهیز میکنم. این etiquette tips make Slack better for everyone است.
2
Claude
هوش مصنوعی وقتی به جریان کاری شما متصل باشد بهتر کار میکند
I set up Claude to access my work apps شامل Gmail، Google Calendar و Drive. با این کار میتوانم از او بخواهم فایلهای خاص را پیدا کند، برنامهٔ من را بررسی کند یا اطلاعاتی از ایمیلهای گذشته استخراج کند بدون اینکه بین تبها جابجا شوم. کاربرد اصلی این است که خلاصههای ایمیل را تهیه میکند. هر صبح، Claude نکات مهم صندوق ورودیام را استخراج میکند—درخواستهای جلسه، تغییر مهلتها و سوالاتی که نیاز به پاسخ دارند. بهجای باز کردن هر پیام بهصورت جداگانه، یک نمای کلی جمعشده دریافت میکنم که زمان مرور ایمیلهایم را نصف میکند.
من همچنین برای اطلاعات سریع از آن استفاده میکنم. اگر روی یک پروژهٔ فنی کار میکنم و بهسرعت میخواهم چیزی را درک کنم، Claude به من اطلاعاتی بهصورت ساده میدهد. البته کامل نیست—همیشه همه چیز را بررسی میکنم—اما مرحلهٔ اولیه تحقیق را سرعت میبخشد.
چندین دلیل وجود دارد که I prefer Claude to ChatGPT، اما ادغامهای برنامهای و مدیریت رشتهٔ گفتگو، مهمترین دلایل هستند.
1
Pomodoro Timer
تایمرهای فیزیکی گوشی شما را دور نگه میدارند
من بهجای برنامههای دیجیتال از تایمرهای فیزیکی پومودورو استفاده میکنم چون داشتن گوشی در دست همیشه منجر به حواسپرتی میشود. حتی وقتی در رایانهام تایمر تنظیم میکنم، تمایل دارم اعلانها را بررسی کنم یا مرور اینترنت انجام دهم.
تکنیک پومودورو، یعنی ۲۵ دقیقه کار متمرکز همراه با ۵ دقیقه استراحت، برای من بهتر از تلاش برای تمرکز مداوم به ساعات طولانی عمل میکند. این تایمر اجازه میدهد بعد از هر جلسه بدون احساس گناه متوقف شوم که از خستگی در روزهای طولانی جلوگیری میکند.
من TK3 Pomodoro Timer را روی میز خود نگه میدارم. این تایمر دورههای پیشتنظیم شدهٔ پومودورو (۲۵ دقیقه کار، ۵ دقیقه استراحت) دارد و بهصورت خودکار چهار دوره را اجرا میکند. دارای ژیروسکوپ داخلی است، بنابراین فقط با چرخاندن آن شروع میشود. تابع pause ویژگی مورد علاقهام است؛ اگر نیاز به پاسخ سریع به سؤال یا تماس داشته باشم، صفحهٔ تایمر را بالا میبرم تا متوقف شود و سپس دوباره بهسرعت ادامه میدهم. این انعطافپذیری هنگام بروز مانعها در میانهٔ جلسه مهم است.
برای کار در خارج از میز، Ticktime Pomodoro Timer را استفاده میکنم. این دستگاه بهقدری فشرده است که در جیب میگنجد و پشت آن آهنربایی دارد، بنابراین میتوانم آن را روی هر سطح فلزیی بچسبانم. ژیروسکوپ همانطور که قبلاً توضیح دادم، با چرخاندن شروع میشود. هر دو تایمر سه حالت هشدار دارند: صدا، لرزش یا بیصدا. من در کافیشاپها از لرزش استفاده میکنم و در تماسهای تصویری حالت بیصدا را انتخاب میکنم. باتریهای قابل شارژ آنها چند روز با یک بار شارژ دوام میآورند، بنابراین معمولاً نیازی به جستجوی کابل ندارم.
استراحتها به اندازهٔ جلسات متمرکز اهمیت دارند. Using each Pomodoro break mindfully—مانند دور شدن از صفحه، کشش یا نوشیدن آب—به من کمک میکند پس از ساعاتی نوشتن خسته نشوم.
بدون پیچیدهسازی بیش از حد، منظم بمانید
این پنج ابزار بدون ایجاد کار زیاد با هم کار میکنند. Google Calendar برنامهٔ من را آشکار میسازد، Obsidian همه مواردی که بهطور منظم ارجاع میدهم را ذخیره میکند، و Slack ارتباطات سریع را بر عهده دارد. Claude اطلاعات را از برنامههای متصل استخراج میکند و تایمر پومودورو بدون نیاز به گوشی من را متمرکز نگه میدارد.
نیازی به داشتن تمام این ابزارها برای سازماندهی ندارید. با آنچه بزرگترین مشکل شما را حل میکند شروع کنید. اگر دائماً مهلتها را از دست میدهید، شاید ابتدا سیستم تقویم خود را تقویت کنید. هدف این نیست که همهٔ ابزارهای بهرهوری موجود را بهکار بگیرید، بلکه پیدا کردن چند ابزار کلیدی است که اصطکاک در جریان کاریتان را کاهش میدهند.