من همیشه میخواهم روزم را بهگونهای بهینهسازی کنم که تا حد امکان پربار باشد. این باعث شد تا ابزارهای زیادی برای افزایش بهرهوری را امتحان کنم. همهچیز با Evernote در دوران دانشگاه شروع شد و من به استفاده از ابزارهای جدید و براق ادامه دادم تا ببینم آیا میتوانند به من کمک کنند تا بهانداز که میخواهم پربار باشم. از آن زمان، از گزینههای پرمیوم مانند Notion، Clickup و Calendly تا برنامههای منبع باز برای بهرهوری مانند Joplin و Zotero استفاده کردهام.
همیشه میخواهم روزم را بهگونهای بهینه کنم که تا حد امکان پربار باشد. این موجب شد که ابزارهای بهرهوری بسیاری را امتحان کنم. همه چیز از Evernote در دوران دانشگاه آغاز شد و من همچنان ابزارهای جدید براق را امتحان میکنم تا ببینم آیا میتوانند به من کمک کنند تا به اندازهای که میخواهم پربار باشم. از آن زمان، گزینههای پرمیومی مانند Notion، Clickup و Calendly را بههمراه برنامههای متنباز بهرهوری مثل Joplin و Zotero استفاده کردهام.
با این حال، علیرغم امتحان حداکثر گزینههای ممکن، من هرگز به دلایل مختلف بر هیچیک از آنها ثابت نماندم. در عوض، همیشه به دو ابزار رایگان بهرهوری گوگل باز میگردم: Google Keep و Calendar. من آنها را همراه استفاده کردهام و میتوانم با اطمینان بگویم که آنها تا به الآن بهترین ابزارهای رایگان بهرهوری که امتحان کردهام هستند.
مشکل ابزارهای بهرهوری پولی
یکی از بزرگترین ناراحتیهای من نسبت به اکثر، اگر نه تمام، ابزارهای پرمیوم بهرهوری این است که سعی میکنند همه چیز برای همه مردم باشند. آنها وعده میدهند که مرکز همهکارهای برای یادداشتها، وظایف، تقویمها، مدیریت پروژه، همکاری، ردیابی زمان و حتی تعیین هدف باشند. و در حالیکه این روی کاغذ تاثیرگذار به نظر میرسد، در عمل اغلب به شلوغی تبدیل میشود.
حتی برای کسی که به استفاده از ابزارهای همهکاره علاقه دارد، بسیاری از ابزارهایی که امتحان کردهام احساس میکنند که سعی میکنند بیش از حد کار کنند. به عنوان مثال Notion و ClickUp. آنها میتوانند هر چیزی باشند که میخواهید: برنامهریز، مدیر پروژه، ردیاب زمان، تقویم، هر چه نام ببرید. از این رو، برای تیمها و شرکتها عالیاند، اما برای استفاده شخصی میتوانند به سرعت خستهکننده شوند.
زمانی که برنامه را برای نوشتن یک وظیفه یا یادداشت سریع باز میکنید، ناگهان خود را در میان داشبوردها، برچسبها، پایگاههای داده و قالبها میبینید. این به این دلیل است که آنها برای خدمت به همه طراحی شدهاند — دانشجویان، فریلنسرها، صاحبان کسبوکارهای کوچک و حتی شرکتهای کامل. برای من، چنین تنظیماتی به این معناست که زمان بیشتری را صرف مدیریت ابزار میکنم تا واقعاً کارها را انجام دهم. منحنی یادگیری بلند است و ویژگیهای فراوان رابط کاربری را شلوغتر از آنچه نیاز دارم میکند.
دومین نکته، قیمت است. مطمئناً پرداخت برای ابزارهای بهرهوری چیز بدی نیست. من قبلاً این کار را انجام دادهام و خوشحال میشوم دوباره انجام دهم. اگر این کار را میکنید، کاملاً درک میکنم زیرا ابزارهای پرداختی بهرهوری که قطعاً ارزش قیمت را دارند، بهویژه زمانی که گزینههای رایگان نیازهای شما را برآورده نمیکنند. با این حال، اگر بهروز قیمتها را دنبال کردهاید، واضح است که این ابزارها هر روز گرانتر میشوند.
برای مثال، در زمان نوشتن این مقاله، ارزانترین پلن پولی Evernote که Personal نام دارد، ۱۴٫۹۹ دلار در ماه یا ۱۲۹٫۹۹ دلار در سال (در صورت صورتگیری سالانه) هزینه دارد. از سوی دیگر، Notion و ClickUp به ترتیب ۱۲ دلار در ماه (یا ۱۲۰ دلار در سال) و ۱۰ دلار در ماه (یا ۸۴ دلار در سال) هزینه میکنند. این قیمت بسیار بالا برای یک برنامه بهرهوری است، بهویژه وقتی که بسیاری از گزینههای جایگزین قوی وجود دارند.
چرا Google Keep و Calendar اینقدر خوب با هم کار میکنند
ویژگیهای کلیدی که آنها را یک جفت بهرهوری کامل میکند
اگرچه Google Keep و Calendar دو محصول جداگانه از گوگل هستند، اما اکنون یکپارچه شدهاند. میتوانید هر محصول را بهصورت جداگانه استفاده کنید، اما همچنین میتوانید آنها را ترکیب کنید بهجای تکیه بر ابزار دیگری از شرکت متفاوت برای تقویم یا یادداشتها.
بهعنوان مثال، میتوانید یادآوریها را در Keep اضافه کنید و بهصورت خودکار در Google Calendar ظاهر میشوند. ویژگی جالب دیگر امکان لینک کردن یادداشتها از Google Keep به رویدادهای Calendar است که در جلسات آنلاین مفید ثابت شده است. برای سهولت استفاده، میتوانید یادداشتهای خود در Keep را از نوار کناری Google Calendar نیز دسترسی داشته باشید.
چگونه من از Google Keep و Calendar در جریان کاری خود استفاده میکنم
چگونه این دو تا روزم را مدیریت میکنند
جریان کاری من با Google Keep و Google Calendar بهصورت عمدی ساده است، اما بهخوبی کار میکند. Keep جایی است که تقریباً همه چیز را انجام میدهم. از آن برای طوفان فکری ایدهها، ایجاد وظایف، تنظیم یادآوریهای خاص و نوشتن یادداشتها استفاده میکنم. هر وقت چیزی به ذهنم خطور کرد—یک کار انجامدنی، فهرست خرید یا ایده مقاله—آن را در Keep یادداشت میکنم.
چون Keep جایی است که تقریباً همه چیز میرود، از ویژگیهای برنامه برای جلوگیری از آشفتگی یادداشتهایم استفاده میکنم. اولین قدمی که هنگام افزودن یک یادداشت جدید برمیدارم، افزودن رنگ مناسب است. این کار جداکردن یادداشتهای شخصی و کاری را آسانتر میکند. تمام یادداشتهای شخصی من با رنگهای مختلف کدگذاری شدهاند، در حالی که یادداشتهای کاری در رنگ سفید پیشفرض (یا خاکستری در حالت تاریک) هستند. میتوانید برای دستهبندیهای خاص از رنگهای خاص استفاده کنید اگر میخواهید.
ابزار دوم در مجموعه سازماندهی من، Labels است. من از Labels برای دستهبندی هر یادداشت بر اساس موضوع استفاده میکنم، مثل پول، فریلنسینگ، کتابها، فهرستهای انجام کار، آشپزی و فهرستهای مشاهده. به این ترتیب، وقتی میخواهم یادداشتهای فریلنسینگ یا یادداشتهای تحت یک برچسب خاص را ببینم، فقط منوی همبرگری در بالا سمت چپ را لمس میکنم و برچسب مناسب را زیر Labels انتخاب میکنم. یا اگر از لپتاپ استفاده میکنم، میتوانم به راحتی تمام Labels را دسترسی داشته باشم، زیرا آنها در سمت چپ یادداشتها قرار دارند، همانطور که در تصویر بالا نشان داده شده است.
وقتی چیزی مهم دارم، آن را به بالای سایر یادداشتها سنجاق میکنم تا در زمان نیاز راحتتر پیدا شود. بهعنوان مثال، یادداشت برنامه تمرینات باشگاهی من در بالای یادداشتهای Google Keep قرار دارد، زیرا نیاز دارم آن را بیشتر از سایر موارد مرور کنم. اگر چیزی مهلت داشته باشد، مانند یک تکلیف, در آنجا Google Calendar جایگزین میشود. (تنها زمانی که از یادآوریهای Keep استفاده میکنم، برای مقالات یا کتابهایی است که بعداً میخواهم بخوانم یا چیزی که باید تماشا کنم.)
Google Calendar بخش کلیدی زندگی من است؛ از آن برای برنامهریزی و سازماندهی زمانبندی روزانه استفاده میکنم. هر صبح، به Calendar نگاهی میاندازم تا فعالیتهای روز و هر کار معوقهٔ روز قبلی را ببینم. من تنها روزم را شب قبل برنامهریزی میکنم، بنابراین در آن زمان ورودیها را به Calendar اضافه میکنم. هنگام افزودن یک فعالیت به Google Calendar، میتوانید انتخاب کنید که آن یک Event، Task یا Birthday باشد که برنامهریزی من را آسانتر میکند.
در برنامهریزی، زمان را برای کار متمرکز و کارهای کلیدی مسدود میکنم — از داشتن تقویم شلوغ خودداری میکنم و تنها موارد مهم را نگه میدارم. این کار باعث میشود واقعبینانه بدانم در یک روز چه کارهایی را میتوانم انجام دهم، بهجای پر کردن فهرستهای بیپایان انجام کارها.
چگونه Google Calendar همه چیز را به هم میپیوندد
چرا این ترکیب ابزارهای پولی را پشت سر میگذارد
Google Keep و Calendar شاید به اندازه ابزارهای پولی دارای ویژگیهای فراوان نباشند، اما این ترکیب بهدلیل سادگی خود متمایز میشود. یادداشت برداری در Keep آسان است و میتوانم بهسادگی روز یا هفته را با Calendar برنامهریزی کنم. آنچه این دو را متمایز میکند تمرکز بر سادگی است. این باعث شده تا بیشتر بر اهدافم متمرکز شوم تا بهطور مداوم جریان کاریام را سازماندهی یا تنظیم کنم. بهدلیل این، استفاده از آنها نسبت به بسیاری از جایگزینهای قدرتمندی که سعی در انجام همه کارها دارند، سادهتر است. بهتر از همه، این ابزارها کاملاً رایگاناند — نیازی به پرداخت حتی یک سنت برای استفاده از Google Calendar و Keep نیست.
نیازی به ابزارهای پولی برای بهرهوری ندارید
بهرهوری نیازی به ابزارهای گرانقیمت ندارد. بهرهوری درباره فهرست ویژگیها نیست. بلکه درباره جریان بدون اصطکاک است که به شما اجازه میدهد کارها را بدون از دست دادن چیزی انجام دهید. استفاده از Google Keep و Calendar این را بهدست میدهد چرا که روشی ساده اما مؤثر برای یادداشتبرداری و برنامهریزی روزانه بدون دردسر فراهم میکند.
اگر برای ابزارهای دیگر پول میپردازید اما هنوز برای کارهای روتینی که Keep و Calendar میتوانند انجام دهند از آنها استفاده میکنید، یک هفته به این دو فرصت دهید تا ببینید چقدر بدون زحمت است. ممکن است ابزارهای پولی شما را جایگزین کند.