همه ما تعجب میکنیم: ساعتها و روزها به کجا میروند؟ برای پاسخ به این سؤال، به ردیابی زمان روی آوردم. این کار با یک صفحهگسترده ساده آغاز شد و اکنون به برنامه Clockify روی دسکتاپ، مرورگر و موبایلم منتقل شده است. همانطور که یک روز کاری معمولی به سرعت میگذرد، ردیابی زمان اغلب حس هدر دادن زمان را القا میکند نه یک عادت آسان. اما سادگی Clockify آن را بهگونهای طبیعی برای اسپرینتهای پرثمری من تبدیل کرده و درمانی برای برنامهریزی ضعیف من بوده است.
همه ما تعجب میکنیم، ساعتها و روزها کجا میروند؟ برای پاسخ به این، به ردیابی زمان روی آوردم. این کار با یک صفحهگسترده ساده شروع شد و اکنون به برنامه Clockify بر روی دسکتاپ، مرورگر و موبایل من منتقل شده است. بههمین دلیل که یک روز کاری معمولی به سرعت میگذرد، ردیابی زمان اغلب حس میکند که زمان را هدر میدهد نه یک عادت آسان. اما سادگی Clockify باعث شده تا بهطور طبیعی مناسب دورههای پرکارای من باشد و درمانی برای برنامهریزی ضعیف من باشد.
برای برنامهای با سطوح رایگان سخاوتمندانه، به حل یک مشکلی که بیشترین دچارش بودم کمک کرد: نگهداشتن رکوردهای دقیق بدون خستگی.
1 تایمر یککلیک Clockify ردیابی زمان را بهسادگی انجام میدهد
هر چه ردیاب سادهتر باشد، چسبیدن به آن آسانتر است
ردیابی زمان همیشه برای من شبیه یک کار دیگر بهنظر میآمد. اما سادگی Clockify به من کمک کرد تا به روتینی پایبند بمانم و تقریباً ردیابی ساعات کاری من را خودکار کرد. این به دلیل طراحی برنامه است. دکمهٔ تکقابلمشاهده شروع در مقابل من است و فقط کافی است روی آن کلیک کنم تا تایمر را شروع کنم. این کار در برنامه وب، برنامه موبایل Clockify و یا افزونهٔ Chrome (که آسانترین است) راحت است.
نیازی نیست در وسط کار به جزئیات دیگری مثل دستهبندیها فکر کنم. همیشه میتوانم بعداً آنها را پر کنم. این تنها یک راحتی کوچک نیست، بلکه دلیل اصلی این است که ردیابی زمان را به بخشی از حافظهٔ عضلانیام تبدیل کنم.
2 تشخیص بیکار بهطور ساکت خطاها را قبل از خرابکردن گزارشهای زمان من اصلاح میکند
ویژگی کوچک که خط زمان را صادق نگه میدارد
دکمهٔ شروع آسان است. دکمهٔ توقف در معرض فراموشی رایج ما قرار میگیرد. من اغلب بدون توقف تایمر یا تغییر به کار غیرکاری، از میز کنار میروم. فرد وسواسی در من از تخریب دادههای ردیابی متنفر است. تشخیص بیکار Clockify بارها من را نجات داد. اگر برنامه عدم فعالیت را تشخیص دهد، میپرسد آیا زمان بیکار باید حذف یا نگه داشته شود.
Clockify میگوید اگر برای X دقیقه هیچ حرکت ماوس یا فشار کلید وجود نداشته باشد، تایمر به حالت بیکار میرود. ادامه مییابد اما آن X دقیقه (و زمان پس از آن) را به عنوان بیکار در نظر میگیرد. وقتی فعال میشوید، یک اعلان ظاهر میشود و میپرسد با زمان بیکار چه میخواهید بکنید. برای فعالسازی گزینهٔ تشخیص بیکار باید از تنظیمات در برنامههای macOS و Windows و افزونهٔ Chrome استفاده کنید.
3 پروژهها و برچسبها بار کاری آشوبمان را منظم میسازند
برچسبگذاری خوب، مشاهده الگوها را آسانتر میکند
بهعنوان یک نویسنده، کلاههای متعددی بر سر میگذارم. یک روز کاری معمولی ترکیبی از پیشنویسی، ویرایش، تحقیق درباره موضوعات، و برنامهریزی محتوای آینده است. برخی از اینها طولانیتر از دیگران هستند. Clockify دارای پروژهها و برچسبها است تا ورودیهای زمان را تفکیک و سازماندهی کند. پروژهها برای موارد بزرگتر هستند، در حالی که برچسبها شبیه لیبلهایی هستند که میتوانید به هر کاری در هر پروژهای اضافه کنید. توضیحات یادداشتی هستند که زمینهٔ بیشتری ارائه میدهند.
Clockify از یک سلسلهمراتب ۴ سطحی استفاده میکند: مشتریان، پروژهها، کارها و توضیحها. این تمام موارد را بدون پیچیدهکردن سیستم پوشش میدهد. بهعنوان مثال، میتوانم کارها را به عنوان نوشتن، ویرایش، تحقیق برچسبگذاری کنم یا آنها را بر اساس مشتری برچسب بزنم. این باعث میشود دادهها هنگام بازنگری بعدی معنا داشته باشند. همچنین گامی ضروری برای برنامهریزی بهتر کار و صدور صورتحساب دقیق به مشتریان است.
4 نمای تقویم روز کاری من را قابلمدیریتتر میسازد
کارهای خود را بهصورت بصری ببینید تا فوراً درک کنید
در یک لیست خطی، مشاهدهٔ جریان و انبساط کار ما دشوار است. یک خط زمان بصری شبیه نقشهٔ بهرهوری ماست. نمای تقویم Clockify روز مرا به بلوکهای رنگی تبدیل میکند و به من اجازه میدهد بازههای طولانی کار متمرکز یا ورودیهای ۱۰ دقیقهای پراکنده را در کارهای مختلف شناسایی کنم.
هر بلوک زمانی میتواند با ماوس کشیده یا اندازهاش تغییر یابد، که این کار پاکسازی خط زمان در انتهای روز را آسان میکند. من این ساختار را بسیار سریعتر از ویرایش دستی ورودیها از یک فهرست میبینم.
5 تایمر پومودورو داخلی من را به حالت جریان میبرد
تمرکز خود را تقویت کنید بدون افزودن برنامهٔ دیگری به جریان کار
من روش پومودورو را با ایمان کامل برای غلبه بر تعلل استفاده میکنم. برای سالها، یک برنامه پومودورو جداگانه را کنار تلاشهای ردیابی زمان من اجرا میکردم. تایمر پومودورو داخلی رایگان Clockify اکنون به من کمک میکند تا شتاب بگیرم در حالی که کارم را ردیابی میکنم. هر جلسه پومودورو بهصورت خودکار ردیابی میشود، بنابراین همه چیز در یک مکان میماند.
میتوانید بازههای کار و استراحت را از تنظیمات (همانطور که در تصویر نشان داده شده) تنظیم کنید. سپس میتوانید آنچه را که مشغول انجام آن هستید بنویسید و فعالیت خود را دستهبندی کنید. Clockify تمام فعالیتهای شما را تحلیل میکند و میتوانید ببینید چقدر در کارهای مختلف مؤثر بودهاید. البته میتوانید پومودوروها را نادیده بگیرید و فقط از flowtime برای کار مؤثرتر استفاده کنید.
6 گزارشهای هفتگی به من کمک میکند تا بار کاری واقعگرامتری برنامهریزی کنم
الگوهای بار کاری خود را درک کنید
ردیابی زمان میتواند دادهای را نمایان کند که اغلب ما را شگفتزده میکند. بهعنوان مثال، برای من زمان زیادی طول میکشد تا تصاویر را انتخاب و بارگذاری کنم نسبت به نوشتن مقاله. این نقطه داده به من کمک کرد تصمیم بگیرم آیا عکسها را همزمان با نوشتن بگیرم یا بعداً اضافه کنم. حتی نگاه به نمودارهای میلهای رنگی کافی بود تا بینش لازم برای تنظیم اهداف هفتگیام را بدست آورم.
گزارشهای هفتگی Clockify میتوانند برای برنامهریزی بلوک بعدی کارهای من بسیار ارزشمند باشند. بهعنوان مثال، دادههای کوچکی مانند کار در مقابل سطوح انرژی را بررسی کنید و سعی کنید کارها را جابجا کنید. ببینید کدام مشتری ساعتهای بیشتری مصرف میکند در مقایسه با پرداخت برای کار مشابه.
همگامسازی یکپارچه بین دستگاهها به این معنی است که من هرگز ردیابی را از دست نمیدهم
تایمر در تمام دستگاهها همگام میماند
Clockify ورودیهای شما را بین دسکتاپ، وب و موبایل بدون هیچ زحمتی همگام میکند. من اغلب روزم را روی لپتاپ آغاز میکنم، برای ویرایش به دسکتاپ میروم و گاهی فقط با تلفن همراه ادامه میدهم. تایمر در تمام دستگاهها همگام میماند.
این انعطافپذیری چنددستگاهی تضمین میکند که هیچ کار ثبت نشدهای از دست نرود. میتوانید جلسات طوفان فکری را در حین commute ضبط کنید یا زمان تماس کاری را از موبایل ثبت کنید. اگر بهطور منظم بین دستگاهها جابجا میشوید، همگامسازی تضمین میکند دیگر هرگز کار را از دست ندهید.
ردیابی زمان میتواند دقیق و آسان باشد
Clockify پر از ویژگیهاست. نیازی نیست همه آنها را استفاده کنید. تا کنون من فقط از ویژگیهای رایگان برنامه (upgrade to higher tiers) برای ویژگیهایی مانند صدور فاکتور یا پیشبینی استفاده کردهام. آنچه مرا ادامه میدهد سادگی آن است نه اندازهٔ آن.