آیا تازه به OneNote وارد شدهاید؟ شاید بهتازگی از Evernote به OneNote منتقل شدهاید. یا ممکن است هنوز به دنبال برنامهای برای یادداشتبرداری باشید که با جریان کاری روزمرهتان سازگار باشد.
آیا تازه به OneNote وارد شدهاید؟ شاید بهتازگی از Evernote به OneNote سوئیچ کردهاید. یا ممکن است هنوز به دنبال برنامهای برای یادداشتبرداری باشید که با جریان کاری روزانه شما سازگار باشد.
در هر صورت، احتمالاً دربارهٔ این برنامه برخی تردیدها دارید. ما برخی سوالات متداول را بررسی میکنیم تا تمام نگرانیهای شما برطرف شود تا بتوانید بهترین استفاده را از OneNote داشته باشید.
Microsoft OneNote چیست؟
OneNote یک برنامه مدیریت اطلاعات شخصی (PIM) است که به شما کمک میکند یادداشتها را در یک دفترچه دیجیتال جمعآوری کنید. میتوانید یادداشتها را به هر شیوهای که میخواهید سازماندهی کنید و آنها را بین پلتفرمها و دستگاههای مختلف همگامسازی کنید. اگر از Office Online استفاده میکنید، بهصورت برنامهٔ مبتنی بر وب نیز در دسترس است.
میتوانید یادداشتها، طرحها و سایر انواع رسانهها را بهصورت آزادانه اضافه کنید. این برنامه یک پردازشگر متن نیست، یعنی برای ایجاد اسناد جهت انتشار طراحی نشده است. OneNote برای سازماندهی و ذخیرهٔ ایدهها، افکار، تحقیقات و موارد دیگر شما است.
OneNote برای چه کاری استفاده میشود؟
OneNote متفاوت از محدودیتهای سایر برنامههای Office است، زیرا بههیچ نقش، فعالیت کاری یا مورد استفادهای محدود نمیشود. در اینجا تنها چند نمونه از کاربردهای متعدد OneNote آورده شده است.
- مدیریت فهرست کارهای روزانه، برنامهریزی یک سفر و ذخیره جزئیات برنامهریزی، ثبت فعالیتهای پس از کار خانواده، جمعآوری ایدهها از وب دربارهٔ سرگرمیهای مورد علاقه، نگهداری یک روزنامه و موارد دیگر.
- ثبت صورتجلسات جلسات، ادغام یادداشتها با Outlook، طوفان فکری ایدهها با تیم از مکانهای مختلف، بایگانی ایمیلهای مهم، وارد کردن صفحات گسترده/اسلایدها برای ثبت، و موارد دیگر.
- پیوستن به یک دفترچهٔ مشترک با معلمان یا همکلاسیها، همکاری در تکالیف و نوشتن مقاله، وارد کردن جزوات، نگهداری برنامهٔ زمانبندی، و ثبت فعالیتهای مدرسه.
آیا OneNote رایگان است؟
برنامهٔ دسکتاپ OneNote بخشی از مجموعه Office و Microsoft 365 است. بهصورت پیشفرض، همراه با Word، Excel و PowerPoint نصب میشود. یا میتوانید آن را از وبسایت OneNote بدون هزینه دانلود کنید.
OneNote برای Windows 10 بهصورت پیشنصب ارائه شده است، اما میتوانید آن را بهصورت رایگان از Microsoft Store دانلود کنید. به طور مشابه، OneNote برای مک بخشی از مجموعه Office و Microsoft 365 است، اما میتوانید آن را از Mac App Store (نسخه 10.13 یا بالاتر) دانلود کنید. وقتی لایسنس Office 2021 یا اشتراک Microsoft 365 را خریداری کنید، مزایای بیشتری دریافت میکنید. برای آگاهی بیشتر، راهنمای انتخاب بهترین مجموعه Office برای نیازهای شما را بخوانید.
OneNote Desktop: پشتیبانی از دفترچههای محلی، یعنی ذخیره دفترچهها در کامپیوتر شما. این یک ویژگی مهم برای کاربرانی است که راحت نیستند دادهها را در فضای ابری عمومی ذخیره کنند.
OneNote for Windows 10: بازپخش جوهر بهصورت ویدیو (مفید برای معلمان)، ابزار Researcher برای یافتن منبع معتبر برای مقالهٔ تحقیقاتی شما، Math Assistant برای حل مسائل ریاضی، و برچسبها.
OneNote for Mac: در حال حاضر فقط برچسبها. منوی Insert را کلیک کنید و Stickers را انتخاب کنید.
چگونه از OneNote استفاده کنیم
OneNote دادههای شما را بهصورت دفترچهها، بخشها و صفحهها سازماندهی میکند، مشابه نسخهٔ دیجیتال یک دفترچهٔ سهحلقهای. برنامه یک دفترچهٔ واقعی را با زبانههای بخش رنگی برای جابجایی بین صفحات شبیهسازی میکند. فضای کاری اصلی ساده است و فضای زیادی برای کار با یادداشتها فراهم میکند. راهنمای ما برای استفاده از OneNote Desktop برای Windows و OneNote برای Mac را ببینید.
هر دفترچه شامل یک بخش است که بهنوبه خود شامل یک صفحه میشود. میتوانید هر تعداد یادداشت که میخواهید اضافه کنید و آنها را با ایجاد، جابجا کردن یا حذف بخشها سازماندهی کنید. نحوهٔ سازماندهی دفترچهها بسته به ترجیح فردی است. راهنمای ما برای درک استراتژیها و روشهای مختلف سازماندهی دفترچهها در OneNote را بخوانید.
OneNote یک بوم آزاد است. میتوانید یادداشت جدیدی را در هر نقطهای از صفحه شروع کنید. وقتی انتخاب میشود، یادداشتها در «کانتینرهای» خود (بهصورت حاشیه) روی صفحه ظاهر میشوند. این کار جابجایی، تغییر اندازه و ترکیب اشیای مختلف یادداشت بر روی صفحه را آسانتر میکند. بهصورت پیشفرض، OneNote دکمهٔ Save ندارد زیرا تمام مواردی که به دفترچه اضافه میکنید بهصورت خودکار ذخیره میشوند.
یادداشتها میتوانند هر چیزی باشند. میتواند متن، تصویر، لینک، جدول، فایل، صدا یا ویدیو باشد. پس از نوشتن یادداشت، میتوانید گزینههای مختلف قالببندی را اعمال کنید. برای مشاهده همهٔ کنترلهای ویرایش و قالببندی، به زبانهٔ Home بروید.
فایلهای OneNote در کجا ذخیره میشوند؟
بهصورت پیشفرض، OneNote دفترچههای شما را در پوشهٔ Documents در OneDrive ذخیره میکند.
اگر دارای لایسنس Office هستید، میتوانید دفترچههای محلی ایجاد کنید که در پوشهٔ Documents ذخیره میشوند مگر اینکه مکان دیگری را انتخاب کنید (File > Options > Save and Backup).
هنگامی که فایلی را در صفحه OneNote وارد میکنید، در OneNote Uploads در حساب OneDrive شما بارگذاری میشود.
سپس لینکی به آن فایل در همان صفحه درج میشود. این گزینه میتواند بهطور قابل توجهی حجم دفترچه را کاهش دهد.
در غیر این صورت، میتوانید هر زمان فایلها را بهعنوان پیوست یا چاپ خروجی (printout) در صورت نیاز وارد کنید.
چگونه صفحه، بخش یا دفترچه OneNote را صادر کنیم
برنامهٔ دسکتاپ OneNote مجموعهای غنی از گزینهها برای صادرات یادداشتهای شما به قالبهای مختلف فایل دارد. میتوانید یک صفحه، بخش یا دفترچه را بهصورت Word، PDF، XPS، MHT (صفحهٔ وب تکفایل)، .ONE (فایل بخش) صادر کنید. در حال حاضر، OneNote برای مک تنها امکان صادرات صفحه را بهصورت PDF فراهم میکند.
آیا راهی برای پشتیبانگیری از دفترچهها وجود دارد؟
داشتن یک نسخهٔ پشتیبان از دفترچههای شما همیشه در صورتی که مشکلی پیش آید، مفید است. برای صادرات کل دفترچهها:
- به OneNote برای وب بروید و با حساب مایکروسافت خود وارد شوید.
- در زیر My Notebooks، روی دفترچه راست‑کلیک کنید و Export notebook را انتخاب کنید.
- دستورالعملها را دنبال کنید تا فایل خود را ذخیره کنید.
با نسخهٔ 16.60، OneNote برای مک بهصورت خودکار از یادداشتهای شما نسخهٔ پشتیبان تهیه میکند. اگر نیاز به بازیابی یادداشت دارید، به OneNote Preferences > Backups بروید. از اینجا میتوانید تنظیمات پشتیبانگیری را سفارشی کنید و به یادداشتهای پشتیبانگیریشده دسترسی پیدا کنید. پشتیبانها در مسیر زیر قرار دارند.
/Users/rahulsaigal/Library/Containers/com.microsoft.onenote.mac/Data/Library/Application Support/Microsoft User Data/OneNote/15.0/Backup
نحوهٔ همگامسازی دفترچههای OneNote
دفترچههای ذخیرهشده در حساب OneDrive شما بهصورت خودکار ذخیره و همگامسازی میشوند. دفترچههای محلی بهصورت خودکار ذخیره میشوند اما با هیچ دستگاه دیگری همگامسازی نمیشوند. در حالی که همگامسازی در پسزمینه انجام میشود، میتوانید آن را بهصورت دستی نیز فعال کنید.
روی دفترچه خود راست‑کلیک کنید و Sync This Notebook Now را انتخاب کنید. بهطور مشابه، در OneNote برای Windows 10، Sync > Sync This Notebook را انتخاب کنید. اگر نماد صلیب (X) را در دفترچه خود میبینید، دوباره راست‑کلیک کنید و Notebook Sync Status را انتخاب کنید.
در کادر گفتوگو Shared Notebook Synchronization، نوار پیشرفت سمت چپ دکمهٔ Sync Now برای هر دفترچهای که در حال همگامسازی است، نمایش داده میشود. برای همگامسازی تمام دفترچههای باز، Sync All را کلیک کنید.
اگر از هر دو برنامه OneNote استفاده میکنید، به یاد داشته باشید که دسکتاپ OneNote بر پایهٔ مدل قدیمی معماری همگامسازی ساخته شده است. فرآیند همگامسازی بلافاصله انجام نمیشود. اخیراً، وبلاگ Microsoft tech community برنامهٔ بهروزرسانی بزرگ برای برنامه OneNote با موتور جدید همگامسازی را به اشتراک گذاشت.
چگونه از OneNote چاپ کنیم
OneNote شبیهسازی میکند که یادداشتها را روی کاغذ مینویسید. این برنامه از روش ورود آزاد استفاده میکند که میتوانید یادداشتهای خود را در هر نقطهای از صفحه تایپ کنید. در نتیجه، ساختار صفحه ثابت یا لایهبندی ثابتی وجود ندارد. اثر این ساختار زمانی مشاهده میشود که خروجی چاپی یادداشتها را تهیه کنید.
برای تهیه خروجی چاپ، به File > Print > Print Preview بروید و پیشنمایش یادداشت چاپی خود را پیش از چاپ ببینید. میتوانید Print Settings را تغییر داده و با کلیک بر Print یادداشت را چاپ کنید.
اگر نگران قالب و چیدمان یک یادداشت چاپی هستید، میتوانید محتوا را به Word کپی‑پیست کنید و قالببندی/چیدمان را به دلخواه خود تنظیم کنید. اگرچه میتوانید Paper Size را بهصورت دلخواه تنظیم کنید، اما ترتیببندی کانتینرها کار دشواری است.
چگونه دفترچههای OneNote را حذف کنیم
حذف دفترچهها در OneNote به آسانی که به نظر میرسد نیست. OneNote گزینهٔ حذف برای دفترچهها ندارد. یک راهحل وجود دارد، اما قبل از حذف آنها، یک نسخهٔ پشتیبان از دفترچهها بگیرید.
ابتدا دفترچه را در OneNote ببندید. روی نام دفترچه راست‑کلیک کرده و Close This Notebook را انتخاب کنید. دفترچه در عرض چند ثانیه از نمای شما ناپدید میشود.
سپس به پوشهٔ OneDrive > Documents بروید، روی آیکون کنار دفترچه کلیک کنید و Delete را انتخاب کنید.
برای حذف یک دفترچه که بهصورت محلی بر روی رایانه شما ذخیره شده است، به پوشهٔ Documents > OneNote Notebooks بروید و ادامه دهید. همچنین میتوانید بخشها/صفحات را از دفترچهها حذف کنید. روی بخش یا صفحه راست‑کلیک کنید و Delete را انتخاب کنید. یک نسخهٔ کپی از بخش/صفحهٔ حذفشده بهمدت 60 روز در سطل زبالهٔ دفترچه ذخیره میشود.
صفحات حذفشده در بخش Deleted Pages سطل زبالهٔ دفترچه ذخیره میشوند. برای باز کردن آن، به دفترچه خود بروید و Notebook Recycle Bin را کلیک کنید. راهنمای ما برای بازیابی یادداشتهای حذفشده و هرگز از دست ندادن یک دفترچه را برای اطلاعات بیشتر بخوانید.
عیبیابی OneNote با این راهحلهای سریع
امیدواریم تمام سوالات رایج کاربران OneNote را پوشش داده باشیم. اگر تازه شروع کردهاید، این راهنما را با دقت بخوانید.
گاهی ممکن است با مشکلاتی در OneNote مواجه شوید و برنامه بهدرستی کار نکند. ممکن است مشکل همگامسازی، مشکلات اعتبارسنجی ورود، کرشها و سایر مشکلات باشد. راهنمای ما را برای کشف راههای رفع مشکلات OneNote مطالعه کنید.