هیچ قالب فایلی شبیه PDF وجود ندارد وقتی که هدفمان این است که اسنادمان را منظم، ثابت و دقیقاً همانگونه که میخواهیم نگهداری کنیم. وقتی یک PDF را ارسال میکنید، هیچچیزی جابهجا نمیشود، کشیده نمیشود یا به صفحهٔ نادرست نمیپرند. این ثابتبودن بزرگترین قوت آن است، اما همین دلیل است که من به ندرت از PDF برای ذخیرهٔ نوشتههایم استفاده میکنم.
هیچ قالب فایل دیگری همانند PDF وجود ندارد وقتی که هدف حفظ اسناد شما بهصورت منظم، ثابت و دقیق همانطور که میخواهید باشد. بهمحض ارسال یک فایل PDF، هیچچیز جابهجا، کشیده یا به صفحهٔ اشتباه نمیپرد. این ثابتسازی بزرگترین قوت آن است، اما دلیل این است که من به ندرت از PDFها برای ذخیرهٔ نوشتههایم استفاده میکنم.
من هرگز یک قطعهٔ نوشتاری را واقعی تمامشده نمیدانم تا زمانی که آن را منتشر یا ارسال کرده باشم. هر بار که پیشنویس را باز میکنم، انتظار دارم یک پاراگراف را گسترش دهم، توضیحی را دقیقتر کنم، بخشی را بازآرایی کنم یا استدلالی را بهطور کامل بازنویسی کنم. خوشبختانه، چندین قالب فایل وجود دارد که ویرایش را آسانتر از حتی یک ویرایشگر PDF فریمیوم میکند.
تغییر قالب فایل شما معمولاً نیاز دارد که منوی File را باز کنید و گزینهٔ Save یا Save As را انتخاب کنید. پس از نامگذاری فایل، میتوانید قالب خاصی که میخواهید استفاده کنید را انتخاب کنید.
DOCX
برای آزادی کامل ویرایش و قالببندی پاک در تمام دستگاهها
وقتی میخواهم بدون نگرانی درباره اینکه قالببندیام در مسیر انتقال به دستگاه یا برنامهٔ دیگری زنده بماند بنویسم، معمولاً به فرمت DOCX اعتماد میکنم. بهعنوان قالب پیشفرض ورد، این فرمت ابزارهای همکاری، نظرات، عناصر گرافیکی و حتی ویژگیهای پیشرفتهٔ ورد مانند ماکروها را بدون هیچ مشکلی مدیریت میکند. همچنین در ویندوز و مک رفتار سازگاری دارد، به این معنی که میتوانم دستگاهها را جابجا کنم بدون اینکه لایهبندیام از بین برود.
چون تقریباً تمام قابلیتهای ورد را پشتیبانی میکند، DOCX نزدیکترین گزینه به یک محیط کاری همهکاره است. اگر بهصورت گسترده ویرایش کنید، تصاویر وارد کنید یا با دیگران همزمان ویرایش کنید، این قالب به شما آزادی آزمایش میدهد در حالی که سندتان پایدار میماند. و از آنجایی که اکثر برنامههای نوشتاری میتوانند فایلهای DOCX را باز و بخوانند، به ندرت نیازی به نگرانی درباره کار با تیمها یا ویراستارهای خارج از اکوسیستم مایکروسافت دارید. در اکثر موارد، هیچچیزی ناپدید یا خراب نمیشود یا پشتیبانی متوقف نمیشود بهمحض بهاشتراکگذاری آن.
فکر میکنید Word را میدانید؟ زمان باز کردن امکانات تازه رسیده است.
TXT
فقط کلمات خود را نگه دارید و هیچ چیز دیگری نیست
سادهترین نوشتار غالباً زمانی رخ میدهد که در صفحه چیزی جز متن شما وجود نداشته باشد — بدون حواسپرتیهای قالببندی، بدون انتخابهای استایل و بدون حجم اضافی. این همان چیزی است که یک فایل .txt به شما میدهد. تمام ردهای قالببندی را حذف میکند و تنها کلمات شما را باقی میگذارد.
چون TXT تنها متن ساده را در بر میگیرد، میتوانید نوشته خود را بین برنامههای مختلف بدون هیچ قالببندی نامرئی یا ناسازگار منتقل کنید. همچنین یکی از آسانترین قالبها برای باز کردن در هر جاست، چه در گوشی مادربزرگتان، چه در لپتاپ قدیمی دبیرستان، یا برنامهٔ یادداشتهای ساده روی تلفنتان. تقریباً هر سختافزاری میتواند فایل .txt را بخواند!
پس، هنگامی که مقدار زیادی نوشتید و میخواهید کار خود را به ویراستاری بدهید که فقط به متن اهمیت میدهد، یا میخواهید متن خود را در برنامهای دیگر بچسبانید بدون نگرانی درباره تعارضهای قالببندی، معمولاً TXT گزینهٔ ایمنترین است.
همانطور که پیشتر ذکر شد، مایکروسافت ورد بهطور پیشفرض فایلها را بهصورت DOCX ذخیره میکند، اما میتوانید بهراحتی این تنظیم را تغییر دهید. به مسیر File -> More -> Options بروید و در پنجرهٔ Word Options، منوی Save را باز کنید. در بخش Save Documents، لیست Save files in this format را پیدا کنید. نوع فایل مورد نظر خود را بهصورت پیشفرض انتخاب کنید، از منوی کشویی انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.
ODT
یک قالب باز و انعطافپذیر که در هر جایی کار میکند
ODT اساساً همتای منبع باز DOCX است و انتخاب عالیای است اگر بین مایکروسافت ورد و پردازشگرهایی مانند LibreOffice جابهجا میشوید. با یک فایل .odt، نوشتهٔ شما در تمام پلتفرمها قابل دسترسی میماند، بنابراین در اکوسیستم مایکروسافت قفل نمیشوید.
اگرچه کامل نیست. برخی ویژگیهای ورد، مانند ردیابی تغییرات، کتابشناسیها، علامتهای آب، ماکروها و برخی عناصر جدول یا محتوا، یا پشتیبانی نمیشوند در ODT یا هنگام جابجایی بین قالبها رفتار متفاوتی دارند. با این حال، ODT اکثر وظایف روزمرهٔ نوشتاری را به سادگی انجام میدهد و پایهٔ منبع باز آن به این معناست که هرگز تحت تواندستی یک شرکت برای تصمیمگیری دربارهٔ تکامل پردازشگر متنتان نیستید. تقریباً در همه جا کار میکند، حتی اگر برخی امکانات اضافی ورد را حذف کند.
به یک جایگزین رایگان اما قدرتمند برای Microsoft Office 365 نیاز دارید؟ در اینجا بهترین مجموعههای اداری را برای بررسی معرفی میکنیم.
RTF
قالببندی سادهای که بر تقریباً هر دستگاه و پلتفرم قابل خواندن است
میتوانید بگویید RTF فرزند میانه بین TXT مینیمال و DOCX پر ویژگی است. این قالب قالببندی پایهای شما را حفظ میکند — بولد، ایتالیک، عناوین، ترازبندی — بدون اینکه شما را به یک پردازشگر متن خاص قفل کند. چون تقریباً هر برنامهٔ نوشتاری میتواند یک فایل .rtf را باز کند، برای بهاشتراکگذاری پیشنویسها زمانی که میخواهید سند بهدرستی نمایش داده شود اما نیازی به ویژگیهای پیشرفته ندارید، ایدهآل است. در اصل، DOCX لایت است.
RTF همچنین برای اشتراکگذاری بین پلتفرمها بسیار قابل اطمینان است. چه کسی فایل شما را در ویندوز، مک یا لینوکس باز کند، با استفاده از ورد، گوگل داکس، یا هر ویرایشگر متنی از دههٔ 2000، سند را همانطور که شما قصد داشتید خواهد دید. این قالب بهعنوان DOCX فاقد ویژگیهای پیشرفته است، اما احتمالاً به ماکروها برای هر بار نوشتن نیاز ندارید.
PDFها برای تحویل نهایی عالیاند، اما این قالبها برای نوشتن واقعی بهتر هستند
اگر نوشتار شما تمام، صیقلدار و آماده بهاشتراکگذاری دقیقاً همانطور که میخواهید باشد، گزینهٔ بهتری از PDF وجود ندارد. این فرمت کار شما را محکم میکند، از تغییرات تصادفی جلوگیری میکند و اطمینان میدهد که آنچه میفرستید دقیقاً همان چیزی است که دیگران میبینند.
اما اگر هنوز مینویسید، یا عمدتاً تمام کردهاید ولی هنوز کاملاً نه، نیازی نیست که کار خود را فوراً منجمد کنید. قالبهایی مانند DOCX، TXT، ODT و RTF نوشتار شما را باز، قابل ویرایش و آسان برای جابجایی بین سیستمعاملها، برنامهها و همکاران نگه میدارند. پیشنویسهای خود را در هر یک از این قالبها ذخیره کنید و برای زمانی که واقعاً کاملاً تمام شدهاید، از PDFها استفاده کنید.