هوش مصنوعی میتواند به شما کمک کند ایمیلها را در چند ثانیه بنویسید، اما این به این معنی نیست که همیشه باید از آن استفاده کنید. برخی ایمیلها از خودکارسازی سود میبرند، در حالی که دیگران نیاز به لمس انسان دارند. دانستن زمان مناسب برای واگذاری کنترل به هوش مصنوعی—و زمان مناسب برای نوشتن خودتان—میتواند تفاوت زیادی ایجاد کند.
لینکهای پرش
هوش مصنوعی میتواند در چند ثانیه به شما در نوشتن ایمیلها کمک کند، اما این به این معنا نیست که همیشه باید از آن استفاده کنید. برخی ایمیلها از خودکارسازی بهره میبرند، در حالی که برخی دیگر به لمس انسانی نیاز دارند. دانستن زمان مناسب برای واگذاری کار به هوش مصنوعی و زمان نوشتن دستی میتواند تمام تفاوت را ایجاد کند.
1
هوش مصنوعی احتمالا برای ایمیلهای ساده مناسب است
برای ایمیلهای سادهتر، مانند پیامهای سریع منطقی، هوش مصنوعی تقریباً بدون شک برای نوشتن پاسخ شما مناسب است. اگر در نوشتار خود به خلاقیت و تفکر انتقادی نیازی ندارید، استفاده از هوش مصنوعی احتمالاً به خروجی شما آسیب نمیرساند.
به عنوان مثال، میتوانید یک درخواست ساده مانند «یک پاسخ مختصر و حرفهای به ایمیل زیر بنویسید و جلسهای در ساعت ۱۱ صبح پیشنهاد کنید» هنگام هماهنگی یک جلسه ساده امتحان کنید.
2
هوش مصنوعی میتواند کمک کند اگر ایمیلهای زیادی دریافت کنید
صندوق ورودی ایمیل شما ممکن است پر از سؤالهای همکارانتان باشد و احتمالا نیاز به پاسخ تمام اینها دارید. در حالی که من معمولاً پیشنهاد میکنم برای هر چیزی که به اصالت نیاز دارد از هوش مصنوعی پرهیز کنید، استفاده از هوش مصنوعی به عنوان ابزار تکمیلی هنگام نوشتن پاسخها میتواند بار نوشتاری شما را کاهش دهد.
به عنوان مثال، میتوانید پاسخ خود را به صورت نکات بولتدار بنویسید و سپس از ChatGPT بخواهید این نکات را به یک ایمیل یکپارچه تبدیل کند.
در همین راستا، هوش مصنوعی میتواند به شما در خواندن ایمیلهای اضافی کمک کند. در Outlook، Copilot چند ابزار برای مرور سریع ایمیلها دارد، و ابزارهای دیگر هوش مصنوعی مانند Grammarly و Sanebox نیز میتوانند به مدیریت صندوق ورودی شما کمک کنند.
3
هوش مصنوعی میتواند نوشتار شما را نیز اصلاح کند
در غیر این صورت، اگر در نوشتن ایمیل گیر کرده باشید، ابزارهای هوش مصنوعی مانند ChatGPT میتوانند به فکر و نوشتار شما کمک تکمیلی کنند. شما میتوانید یک پیشنویس ایمیل خود را بچسبانید و درخواست بازنگری، ایدهپردازی بیشتر یا بازنویسی ایمیل به سبک حرفهایتری کنید.
استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی به این شکل جایگزین ایدههای اصلی شما نمیشود، اما میتواند به بهبود آنها کمک کند.
4
از هوش مصنوعی استفاده نکنید وقتی به خلاقیت و تفکر انتقادی نیاز دارید
در همین زمینه اصالت، به طور کلی هوش مصنوعی زمانی که خلاقیت و تفکر انتقادی خودتان مورد نیاز است، بهترین گزینه نیست. وارد کردن یک ایمیل دریافت شده و درخواست از ChatGPT برای نوشتن پاسخ میتواند در ارتباطات ساده مفید باشد، اما وقتی نیاز به ارائه ورودی معنادار دارید، واگذاری به هوش مصنوعی عموماً نادرست است.
مدیر، همکار یا دوست شما احتمالاً میخواهد بدانند چه فکری دارید، نه اینکه ChatGPT چه فکری دارد. هوش مصنوعی همچنان میتواند به عنوان ابزار تکمیلی مفید باشد، اما نمیتواند خلاقیت شما را جایگزین کند.
5
از هوش مصنوعی اجتناب کنید اگر زمان کافی برای ویرایش خروجی ندارید
مدلهای زبان هوش مصنوعی تمایل دارند خروجیهای پرحرف و تکراری تولید کنند. مگر اینکه در مهندسی درخواست یا جزئیات زیادی در درخواست خود برای خروجی بهتر داشته باشید، باید خروجی ChatGPT را در تقریباً هر موردی ویرایش کنید. بلیز پاسکال به شهرت گفت: «اگر زمان بیشتری داشتم، نامهای کوتاهتر مینوشتم»، و همین اصل برای نوشتن با هوش مصنوعی صادق است.
اگر به آن توجه کرده باشید، علاوه بر پیشنهاد ویرایش، تمام درخواستهای نمونهای که من ایجاد کردهام شامل کلمه «مختصر» در جایی از آنها هستند. تفاوتی که یک مقدار کوچک مهندسی درخواست ایجاد میکند را در زیر ببینید، با همان درخواست در نسخه معمولی و نسخه «مختصر».
حتی در آن صورت، نسخه مختصر همچنان تقریباً بهصورت کلی است، حتی بهعنوان یک ایمیل پر کردن خالی. برای اصالت و اختصار بیشتر به ویرایشهای قابل توجهی نیاز دارد.
به طور مشابه، اگر سازمان شما از ابزارهای بررسی هوش مصنوعی استفاده کند یا استفاده از هوش مصنوعی را ممنوع کند، ممکن است بخواهید بهطور کامل از استفاده از هوش مصنوعی اجتناب کنید. با این حال، ممکن است با یک مثبت کاذب برای استفاده از هوش مصنوعی علامتگذاری شوید به دلایل مختلف، حتی اگر از آن استفاده نکرده باشید.
6
هوش مصنوعی میتواند بیاحترامی باشد
زمانی که از هوش مصنوعی برای نوشتن ایمیلها استفاده میکنید، آنچه ممکن است در چند ثانیه درخواست شود، میتواند برای گیرنده چند دقیقه زمان بخواند. من همکارانی در محیطهای کاری دیگر دیدهام که به وضوح از هوش مصنوعی تولیدی هنگام نوشتن ایمیلها استفاده میکردند. من از متن طولانی و پرابهام دریافتشده بسیار ناراحت شدم، زیرا متوجه شدم زمان بیشتری را برای خواندن ایمیل صرف کردهام تا آنها برای نوشتن آن صرف کردند.
ابزارهای هوش مصنوعی میتوانند به شما کمک کنند تا زمان خود را برای خروجی بیشتر بهکار ببندید، اما هنگام استفاده از ChatGPT برای نوشتن، زمان دیگران را نیز فراموش نکنید.
قاعدهای کلی هنگام در نظر گرفتن استفاده از هوش مصنوعی برای ایمیلها و سایر ارتباطات این است: آیا با استفاده از هوش مصنوعی، زمان دیگران را بیاحترامی میکنم؟
احتمالاً هوش مصنوعی در نوشتن ایمیلهای ساده، گسترش طرحها یا بهعنوان ابزار تکمیلی نوشتن، زمان گیرنده را بیاحترامی نمیکند. اما اگر به دلیل این که نمیخواهید یک پاسخ منسجم بنویسید از هوش مصنوعی استفاده کنید، احتمالاً نباید از آن استفاده کنید. گاهی بهتر است اصلاً چیزی نگویید.