روش انجام کارها یک سیستم بهره وری قابل اعتماد برای سازماندهی و متمرکز ماندن است. با این حال، جفت شدن آن با ابزار مدیریت وظیفه مناسب آن را موثرتر می کند. پس از آزمایش ابزارهای مختلف مدیریت کار، دریافتم که OmniFocus برای انجام کارها بهترین است.
خلاصه عناوین
- وظایف و ایده ها را در صندوق ورودی خود ثبت کنید
- صندوق ورودی خود را پردازش کنید
- سازماندهی وظایف در پروژه ها
- کارهای خود را درگیر کنید
- مروری برای ماندن در مسیر
روش انجام کارها یک سیستم بهره وری قابل اعتماد برای سازماندهی و متمرکز ماندن است. با این حال، جفت شدن آن با ابزار مدیریت وظیفه مناسب آن را موثرتر می کند. پس از آزمایش ابزارهای مختلف مدیریت کار، دریافتم که OmniFocus برای انجام کارها بهترین است.
1 وظایف و ایده ها را در صندوق ورودی خود ثبت کنید
اولین قدم برای مدیریت موثر وظایف خود با استفاده از روش GTD این است که آنها را در یک مکان ثبت کنید. این شامل جمع آوری هر کار مهم، ایده، ایمیل دریافتی و رویداد تقویم در یک سیستم قابل اعتماد خارج از ذهن شما است.
این مهم است زیرا حفظ این تعهدات در ذهن شما می تواند فضای ذهنی شما را به هم ریخته و منجر به استرس و اهمال کاری شود. OmniFocus یکی از بهترین برنامه هایی است که به شما کمک می کند تا اهمال کاری را به بهره وری تبدیل کنید. ویژگی Inbox آن به عنوان یک مرکز مرکزی عمل می کند که در آن می توانید به سرعت تمام وظایف خود را به محض اینکه به ذهنتان آمد یا از منابع دیگر وارد کنید بدون اینکه نگران سازماندهی فوری آنها باشید.
راه های مختلفی برای اضافه کردن کارها به صندوق ورودی OmniFocus شما وجود دارد، از جمله میانبر ورود سریع. به طور پیش‌فرض، روی Control + Option + Space تنظیم شده است، اما می‌توانید با رفتن به OmniFocus > Settings > Quick Entry آن را سفارشی کنید. این سریعترین راه برای ضبط وظایف در مک خود از هر برنامه یا پنجره مرورگری بدون ایجاد وقفه در جریان کار شما است.
یا OmniFocus را باز کنید و روی برگه Inbox کلیک کنید. در مرحله بعد، روی دکمه New Action در نوار ابزار کلیک کنید تا یک کار را وارد کنید.
فراتر از ورود دستی، می توانید اطلاعات را از برنامه های سازگار مانند Mail و Safari به اشتراک بگذارید. به عنوان مثال، در برنامه Mail، روی موضوع ایمیل کلیک راست کنید (Control-click)، انتخاب کنید
به اشتراک بگذارید
و انتخاب کنید
OmniFocus
از گزینه های اضافه کردن آن به صندوق ورودی خود.
2 صندوق ورودی خود را پردازش کنید
هنگامی که تمام وظایف خود را در صندوق ورودی OmniFocus خود ثبت کردید، گام مهم بعدی در روش GTD پردازش این موارد است. این مرحله شامل ارزیابی هر ورودی صندوق ورودی برای تبدیل وظایف آشفته شما به اقدامات واضح است. بسیار مهم است که هر روز زمانی را برای پردازش صندوق ورودی خود اختصاص دهید.
در OmniFocus، من با پردازش هر مورد در صندوق ورودی خود شروع می کنم تا تصمیم بگیرم که آیا قابل عمل است یا خیر. اگر هست، آیا می توانم آن را در کمتر از دو دقیقه تکمیل کنم؟ اگر چنین است، فوراً این کار را انجام خواهم داد، مثلاً با پاسخ دادن به یک ایمیل. در غیر این صورت، ورودی را یا تفویض می کنم، به تعویق می اندازم یا حذف می کنم.
می‌توانید کارهایی را که باید به شخص خاصی واگذار شوند، اختصاص دهید و با استفاده از برچسب انتظار، آنها را پیگیری کنید. روی کار مربوطه در صندوق ورودی خود کلیک کنید و تگ Waiting را انتخاب کنید.
از طرف دیگر، برای هر فردی که وظایفی را به آنها محول می‌کنید، در تب Tags یک برچسب خاص ایجاد کنید. در مرحله بعد، می توانید یک یادآوری و تاریخ سررسید برای زمانی که انتظار دارید کار تکمیل شود تعیین کنید. کارهای باقیمانده که نمی‌توانند فوراً تکمیل شوند یا محول شوند، به تعویق می‌افتند.
اگر یک کار تک مرحله ای است، می توانید آن را به یک پروژه یا برچسب خاص اختصاص دهید و یک تاریخ سررسید اضافه کنید. اگر کار چند مرحله ای است، می توانید با تایپ نام در سلول Project و فشار دادن Command + Return برای ایجاد پروژه، یک پروژه جدید ایجاد کنید. اگر می‌خواهید آن را به یک پروژه موجود اضافه کنید، کار را روی پروژه مورد نظر در نوار کناری بکشید و رها کنید.
3 وظایف را در پروژه ها سازماندهی کنید
پس از پردازش هر مورد در صندوق ورودی OmniFocus، وقت آن است که آنها را در پروژه ها سازماندهی کنید. این مرحله به ساختار حجم کاری شما در واحدهای قابل مدیریت کمک می کند که می توانند به طور سیستماتیک پیگیری و تکمیل شوند. خوشبختانه، OmniFocus چندین ویژگی را برای کمک به سازماندهی وظایف بر اساس ماهیت آنها و نتیجه مورد نیاز ارائه می دهد.
ابتدا، استفاده از پوشه‌ها در OmniFocus را برای گروه‌بندی وظایف مرتبط در دسته‌های گسترده‌تر در نظر بگیرید. به عنوان مثال، می توانید یک پوشه Personal برای تمام کارهای شخصی خود، یک پوشه Work برای کارهای مربوط به کار و یک پوشه School برای کارهای تحصیلی خود داشته باشید.
هر پوشه حاوی چندین پروژه مربوط به آن حوزه خاص از زندگی شما است که هر کدام مجموعه ای از اقدامات یا وظایف خاص خود را دارند. برای ایجاد یک پوشه در OmniFocus، به تب Projects بروید، روی دکمه + در پایین نوار کناری کلیک کنید و Add Folder را انتخاب کنید.
در مرحله بعد، در هر پوشه، پروژه هایی ایجاد کنید که خاص و قابل اجرا هستند. پروژه در OmniFocus مجموعه ای از وظایف مرتبط با یک نتیجه یا هدف تعریف شده است. OmniFocus سه نوع پروژه اصلی را ارائه می دهد، از جمله:
- پروژه متوالی شامل وظایفی است که باید به ترتیب خاصی انجام دهید. به عنوان مثال، یک پروژه مقاله نویسی معمولاً شامل کارهای تحقیق، ترسیم، نوشتن، ویرایش و انتشار است که باید در یک توالی خاص اجرا شوند.
- پروژه های موازی شامل وظایفی است که می توانید به هر ترتیب یا به طور همزمان روی آنها کار کنید، مانند راه اندازی دفتر خانه خود.
- لیست‌های اقدام واحد برای وظایف یا پروژه‌هایی هستند که در رادار فوری شما نیستند. با این حال، ممکن است بخواهید در آینده – مانند نوشتن یک کتاب یا یادگیری یک زبان جدید – یا برای کارهای روزمره و مداوم، مانند خرید مواد غذایی، دنبال کنید.
4 کارهای خود را درگیر کنید
درگیر کردن وظایف خود، گام بعدی و مسلماً حیاتی‌ترین مرحله روش GTD است. این مرحله شامل انتخاب وظایفی است که بر اساس زمینه، اولویت، زمان در دسترس و سطوح انرژی کار کنید. این به شما کمک می کند تا تصمیمات هوشمندانه ای بگیرید که با توانایی ها و اهداف شما همسو باشد.
خوشبختانه، OmniFocus چندین ویژگی فیلتر را ارائه می دهد تا به شما کمک کند وظایف خود را به طور موثر انجام دهید.
برچسب ها
برچسب‌ها که قبلاً به عنوان Contexts شناخته می‌شدند به شما امکان می‌دهند وظایف خود را بر اساس مکان، زمان در دسترس، سطح انرژی، اولویت و موارد دیگر طبقه‌بندی کنید. شما می توانید تگ های سفارشی ایجاد کنید و بر اساس معیارهایی که برای شما مهم هستند، آنها را به وظایف خود اختصاص دهید. به تب Tag بروید و روی دکمه + (Plus) در پایین کلیک کنید تا یک برچسب سفارشی ایجاد کنید.
پرچم گذاری
پرچم گذاری وظایف به شما کمک می کند کارهای با اولویت بالا را که نیاز به توجه فوری دارند برجسته کنید. مشاهده موارد پرچم‌گذاری‌شده در برگه پرچم‌گذاری‌شده زمانی می‌تواند مفید باشد که چیزهای زیادی در بشقاب خود دارید و باید ابتدا روی مهم‌ترین کارها تمرکز کنید.
دیدگاه ها
دیدگاه ها کنترل بیشتری بر نحوه فیلتر کردن و مشاهده وظایف ارائه می دهند. اینجاست که با تعریف چندین پارامتر به طور همزمان، وظایف را فیلتر می‌کنید، مانند برچسب‌ها، تاریخ‌های سررسید، مدت زمان، پرچم‌گذاری‌شده و موارد دیگر، تا یک نمای سفارشی از وظایف خود ایجاد کنید. به منوی Perspective بروید و Add Perspective را انتخاب کنید تا نمای سفارشی خود را ایجاد کنید.
5 مروری برای ماندن در مسیر
مرحله بررسی در روش انجام کارها حیاتی است. این تضمین می کند که به طور منظم وظایف و اهداف خود را مجدداً ارزیابی می کنید تا هرگونه تغییر در اولویت ها یا شرایط را منعکس کنید. این کار از شکست کارهای مهم جلوگیری می کند و به شما کمک می کند در مسیر اهداف بلندمدت خود بمانید.
با رفتن به برگه Review که پروژه های در حال بررسی را نشان می دهد، می توانید به راحتی وظایف خود را در OmniFocus مرور کنید. به‌طور پیش‌فرض، پروژه‌ها در OmniFocus برای بررسی هفتگی تنظیم می‌شوند، اما می‌توانید با رفتن به OmniFocus > تنظیمات > تاریخ و زمان، فرکانس بازبینی را سفارشی کنید.
در طول بررسی، می توانید ارزیابی کنید که آیا یک پروژه به وظایف اضافی نیاز دارد، هنوز مرتبط است یا باید به طور کلی کنار گذاشته شود. پس از اینکه راضی شدید، روی پروژه کلیک راست کرده و Mark Reviewed را انتخاب کنید.
اگر به دنبال مدیر وظیفه ای هستید که به شما کمک کند وظایف خود را با استفاده از روش GTD سازماندهی کنید، باید OmniFocus را امتحان کنید. ویژگی‌ها و قابلیت‌های آن، آن را به ابزاری مؤثر برای حفظ اولویت‌ها و در نهایت دستیابی به اهدافتان تبدیل می‌کند.
سوالات متداول
س: OmniFocus چیست؟
OmniFocus یک ابزار مدیریت وظایف پر از ویژگی است که برای کمک به کاربران در گرفتن، سازماندهی و تکمیل کارها به طور موثر طراحی شده است. این ابزار به شدت بر روی روش Getting Things Done تمرکز دارد و چندین ویژگی را ارائه می‌دهد که با این سیستم بهره‌وری هماهنگ است، و آن را برای کسانی که GTD را در زندگی روزمره خود پیاده‌سازی می‌کنند، مناسب می‌سازد.
س: آیا OmniFocus در اندروید یا ویندوز موجود است؟
OmniFocus به طور خاص برای دستگاه های اپل، از جمله Mac، iPhone، iPad و Apple Vision Pro ساخته شده است، اما می توان به آن در وب نیز دسترسی داشت. ادغام یکپارچه آن در چندین دستگاه اپل به شما این امکان را می دهد که در هر کجا که هستید، در رأس وظایف و تعهدات خود بمانید.
س: آیا OmniFocus رایگان است؟
OmniFocus چندین طرح اشتراک ممتاز، خریدهای یکباره و آزمایشی رایگان 14 روزه را برای آزمایش ویژگی های خود ارائه می دهد.