Google Forms برای ضبط پاسخ‌های گروه بزرگی از افراد عالی است، اما تجزیه و تحلیل آن داده‌ها می‌تواند دست و پا گیر باشد. برای دستکاری آسان تر داده ها و تجزیه و تحلیل عمیق تر، ترجیح می دهم داده های Google Forms را به صفحه گسترده Google Sheets منتقل کنم. در اینجا نحوه انجام آن است.
خلاصه عناوین
- پیوند دادن فرم Google به صفحه گسترده Google Sheets
- فعال کردن اعلان‌های ایمیل برای پاسخ‌های فرم جدید در Google Sheets
- لغو پیوند Google Forms به صفحه گسترده Google Sheets
Google Forms برای ضبط پاسخ‌های گروه بزرگی از افراد عالی است، اما تجزیه و تحلیل آن داده‌ها می‌تواند دست و پا گیر باشد. برای دستکاری آسان تر داده ها و تجزیه و تحلیل عمیق تر، ترجیح می دهم داده های Google Forms را به صفحه گسترده Google Sheets منتقل کنم. در اینجا نحوه انجام آن است.
پیوند دادن فرم Google به صفحه گسترده Google Sheets
با پیوند دادن یک فرم به یک برگه، می توانم به طور خودکار همه پاسخ ها را در قالب ساختار یافته جمع آوری کنم. هر سوال از فرم به عنوان یک ستون در صفحه گسترده نشان داده می شود و هر پاسخ در یک ردیف جدید ثبت می شود. بهترین بخش این است که این راه‌اندازی به غیر از پیوند دادن نیازی به تلاش دستی من ندارد و برگه به‌خودی خود در زمان واقعی به‌روزرسانی می‌شود.
در اینجا نحوه پیوند یک فرم Google به صفحه گسترده Google Sheets آورده شده است:
- در مرورگر خود به Google Forms بروید.
- یک فرم جدید ایجاد کنید یا یک فرم موجود را باز کنید که می‌خواهید به صفحه‌گسترده پیوند دهید.
- در فرم خود به تب Responses بروید.
- روی پیوند به برگه ها کلیک کنید.
- ایجاد صفحه گسترده جدید را انتخاب کنید.
- یک نام برای صفحه گسترده خود در کادر متن وارد کنید و روی Create کلیک کنید.
در صورت لزوم می‌توانم چندین فرم Google را به یک سند Google Sheets متصل کنم. برای انجام این کار، باید گزینه Select exists spreadsheet را انتخاب کنم و سپس صفحه گسترده ای را انتخاب کنم که می خواهم پاسخ ها در آن ظاهر شوند.
مهم نیست کدام گزینه را انتخاب کنم، Google Sheets به طور خودکار داده های فرم را در جدول قالب بندی و ساختار می دهد. پس از آن، می‌توانم جدول را در Google Sheets مطابق با اولویت‌هایم سفارشی کنم.
هنگامی که فرم را پیوند دادم، می توانم بلافاصله تجزیه و تحلیل داده ها را شروع کنم. پاسخ‌ها به‌خوبی سازمان‌دهی می‌شوند، بنابراین می‌توانم به راحتی فرمول‌ها را اعمال کنم، نمودارها را ایجاد کنم، پاسخ‌ها را فیلتر کنم و از طریق ادغام‌های Google Sheets با سایر ابزارهای تجزیه و تحلیل داده‌ها ارتباط برقرار کنم.
فعال کردن اعلان‌های ایمیل برای پاسخ‌های فرم جدید در Google Sheets
برای مطلع ماندن از پاسخ‌های جدید ارسال شده در فرم Google خود، می‌خواهم اعلان‌های ایمیل را در Google Sheets فعال کنم. این ویژگی به من امکان می دهد بلافاصله پس از ارسال یک پاسخ یا به عنوان یک ایمیل خلاصه روزانه، یک هشدار دریافت کنم. به این ترتیب، می‌توانم در مورد ورودی‌های جدید به‌روز باشم و مطمئن شوم که داده‌های مهم بی‌توجه نمی‌مانند.
برای فعال کردن اعلان‌های ایمیل برای پاسخ‌های فرم جدید در Google Sheets:
- صفحات گسترده Google Sheets مرتبط با Google Form خود را باز کنید.
- روی منوی ابزارها در بالا کلیک کنید و تنظیمات اعلان > ویرایش اعلان‌ها را انتخاب کنید.
- گزینه A new user submits form را انتخاب کنید.
- گزینه مورد نظر خود را برای هشدار انتخاب کنید: ایمیل – خلاصه روزانه یا ایمیل – بلافاصله.
- روی ذخیره کلیک کنید.
و بس! اکنون بسته به ترجیحم، اعلان‌هایی درباره پاسخ‌های جدید به‌صورت هم‌زمان یا روزانه دریافت می‌کنم. این به ویژه زمانی مفید است که من نیاز به اقدام سریع در مورد ورودی های دریافتی داشته باشم.
لغو پیوند Google Forms به صفحه گسترده Google Sheets
قطع پیوند یک فرم Google از صفحه گسترده Google Sheets متصل به آن به همین سادگی است. انجام این کار از نمایش هرگونه پاسخ جدید در فرم در صفحه گسترده Google Sheets من جلوگیری می کند.
برای لغو پیوند یک فرم Google از صفحه گسترده Google Sheets متصل:
- فرم Google را که می‌خواهید پیوند صفحه‌گسترده خود را از آن لغو کنید، باز کنید.
- از طرف دیگر، صفحات گسترده Google Sheets را که می‌خواهید لغو پیوند کنید، باز کنید، روی منوی ابزارها کلیک کنید و مدیریت فرم > ویرایش فرم را انتخاب کنید.
- به تب Responses بروید.
- روی نماد سه نقطه کلیک کرده و Unlink form را انتخاب کنید.
- برای تایید روی Unlink کلیک کنید.
نکته خوب این است که لغو پیوند فرم به هیچ وجه بر صفحه گسترده تأثیر نمی گذارد، بنابراین پاسخ های ثبت شده قبلی و سایر داده های من دست نخورده باقی می مانند.
حجم انبوه اطلاعاتی که از طریق فرم‌های Google دریافت می‌شود گاهی اوقات می‌تواند بسیار زیاد باشد. برای تجزیه و تحلیل مؤثر این داده ها و به دست آوردن بینش های ارزشمند، دریافتم که انتقال پاسخ های Google Forms به صفحه گسترده Google Sheets فوق العاده مفید است. شما همچنین می توانید این را برای خودتان امتحان کنید و ببینید که چگونه می شود.