شما به خودتان می گویید که بعداً آن را می نویسید ، اما بعداً هرگز نمی آید. این به این دلیل است که حافظه غیرقابل اعتماد است ، به خصوص وقتی زندگی شلوغ شود. یک عادت ضبط خوب با یادآوری شروع می شود – مواردی که شما را در زمان مناسب برای نجات آن افکار زودگذر سوق می دهد.
پیوندهای سریع
- عادت ضبط چیست و چرا مهم است؟
- یک لیست ضبط اختصاصی (صندوق ورودی) ایجاد کنید
- بررسی های روزانه یا هفتگی را برای پردازش موارد ضبط شده خود برنامه ریزی کنید
- چگونه می توان موارد را به سرعت در یادآوری ضبط کرد
شما به خودتان می گویید که بعداً آن را می نویسید ، اما بعداً هرگز نمی آید. این به این دلیل است که حافظه غیرقابل اعتماد است ، به خصوص وقتی زندگی شلوغ شود. یک عادت ضبط خوب با یادآوری شروع می شود – مواردی که شما را در زمان مناسب برای نجات آن افکار زودگذر سوق می دهد.
عادت ضبط چیست و چرا مهم است؟
ما دائماً توسط اطلاعات و حواس پرتی های دیگر بمباران می شویم-مهمات ، ایمیل ، تبلیغات و کشش همیشگی رسانه های اجتماعی. این هجوم مداوم توجه ما را به خود جلب می کند و فراموش کردن وظایف ، ایده ها یا تعهدات مهم را آسان تر می کند. برای بدتر شدن اوضاع ، ایده های عالی اغلب وقتی که حداقل انتظار آنها را داریم ، به ما ضربه می زند.
عادت ضبط با الهام از روش Done Things (GTD) دیوید آلن ، که بر اهمیت کارهای بیرونی و ایده ها به یک سیستم قابل اعتماد تأکید می کند ، به محض اینکه به ذهنش خطور می کند تا فضای ذهنی را آزاد کند.
در حالی که ریشه در GTD دارد ، عادت ضبط همه کاره است و می تواند در هر سیستم بهره وری ادغام شود.
با این حال ، یک عادت ضبط خوب مربوط به کم کردن ایده ها و DOS در نوت بوک ها ، یادداشت های چسبنده یا برنامه های تصادفی نیست. این رویکرد اغلب منجر به هرج و مرج و جزئیات از دست رفته می شود. درعوض ، این در مورد بارگیری عمدی و مداوم همه چیز در یک سیستم خارجی قابل اعتماد است که با سبک زندگی و گردش کار شما هماهنگ است.
این تضمین می کند که همه چیز در یک مکان مرکزی ذخیره می شود و دسترسی ، سازماندهی و عمل در زمان مناسب بودن را آسان می کند. برنامه یادآوری اپل ابزاری عالی است که من به عنوان یک سیستم خارجی قابل اعتماد برای ضبط سریع موارد و بهبود سیستم مدیریت دانش شخصی خود از آن استفاده می کنم.
چرا؟ اول ، این برنامه رایگان و بصری است و باعث می شود هر کسی با دستگاه اپل در دسترس باشد. دوم ، آن را در تمام دستگاه های اپل من همگام سازی می کند ، بنابراین من می توانم در هنگام حرکت ایده هایی را در آیفون خود ضبط کنم و بعداً در مک خود سازماندهی کنم. سوم ، سادگی آن به من این امکان را می دهد تا بدون اینکه از ویژگی های غیر ضروری دچار مشکل شوند ، به سرعت وظایف یا یادداشت ها را اضافه کنم.
برای اینکه واقعاً پتانسیل یادآوری را برای ضبط سریع موارد باز کنید ، مهم است که آن را برای استفاده بهینه تنظیم کنید. در اینجا نحوه انجام این کار آورده شده است.
یک لیست ضبط اختصاصی (صندوق ورودی) ایجاد کنید
لیست در برنامه یادآوری یک ویژگی مؤثر برای سازماندهی و طبقه بندی کارهای مرتبط است. اولین قدم برای شروع روال ضبط خود ، ایجاد یک لیست ضبط اختصاصی یا صندوق ورودی است – یا بهتر است ، لیست یادآوری های پیش فرض را تغییر نام دهید.
این مرحله ضروری است زیرا لیست یادآوری های پیش فرض جایی است که هنگام استفاده از سیری یا سایر روشها به طور خودکار کارها اضافه می شوند. بنابراین ، در حالی که می توانید لیست سفارشی دیگری برای ضبط موارد ایجاد کنید ، وظایف شما به طور خودکار در آنجا اسیر نمی شود.
تغییر نام لیست یادآوری های پیش فرض به چیزی مانند صندوق ورودی یا ضبط به روشن شدن هدف خود کمک می کند و ادغام در گردش کار شما را آسان تر می کند.
در اینجا نحوه تغییر نام لیست یادآوری های پیش فرض آورده شده است:
- برنامه یادآوری را در MAC خود باز کنید.
- لیست یادآوری های پیش فرض را در نوار کناری در زیر لیست های من قرار دهید.
- با کلیک راست (یا کنترل کلیک) لیست را کلیک کرده و تغییر نام را انتخاب کنید.
- نامی مانند صندوق ورودی یا ضبط را وارد کنید ، یک رنگ و نماد را انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.
پس از تنظیم لیست ضبط اختصاصی شما ، به حوزه برگزاری موقت شما برای همه کارهای و ایده های ورودی و پردازش نشده تبدیل می شود. آن را به عنوان یک زمین دفع دیجیتالی فکر کنید که در آن می توانید به سرعت هر چیزی را که به ذهن متبادر می شود ، بدون نگرانی در مورد سازماندهی سریع ، بارگیری کنید.
به جلو ، هر زمان که از سیری ، ویجت یادآوری ، برگه اشتراک یا هر روش دیگری برای اضافه کردن وظایف استفاده می کنید ، آنها به طور خودکار به صندوق ورودی یا لیست ضبط شما اضافه می شوند. از آنجا ، می توانید در جلسات بررسی روزانه یا هفتگی خود آن را در لیست های مناسب بررسی و سازماندهی کنید.
بررسی های روزانه یا هفتگی را برای پردازش موارد ضبط شده خود برنامه ریزی کنید
هدف از اسیر وظایف و ایده ها ، بارگیری آنها از ذهن خود به یک سیستم قابل اعتماد است تا بتوانید روی آنچه مهمترین اهمیت است تمرکز کنید. با این حال ، با توجه به اینکه شما هنوز هم می توانید آن موارد اسیر شده را فراموش کرده و در پایان مهلت های خود را از دست ندهید ، سیستم فقط در صورتی کار می کند که به طور مداوم به بررسی و سازماندهی آنچه اسیر کرده اید بازگردید.
به همین دلیل برنامه ریزی یک فرآیند بررسی روزانه یا هفتگی بسیار مهم است تا به طور مداوم لیست کارهای خود را خرد کنید.
این بررسی به شما امکان می دهد موارد ضبط شده خود را مجدداً مورد بررسی قرار دهید ، هدف آنها را روشن کرده و آنها را در دسته یا پروژه های مربوطه سازماندهی کنید. همچنین به شما امکان می دهد مهلت ، وظایف نماینده یا مواردی را که دیگر مرتبط نیستند ، تعیین کنید.
فرکانس بررسی های شما به گردش کار شما و حجم کارهایی که انجام می دهید بستگی دارد. شما ممکن است یک بررسی سریع روزانه را ترجیح دهید یا یک بررسی جامع تر هفتگی را برای برنامه ریزی انتخاب کنید. صرف نظر از اولویت شما ، نکته اصلی انتخاب یک روز و زمان مداوم برای بررسی های خود و چسبیدن به آن است.
در اینجا نحوه برنامه ریزی یک بررسی روزانه یا هفتگی در برنامه یادآوری آورده شده است:
- برنامه Reminders را باز کنید و به لیست صندوق ورودی (ضبط) خود بروید.
- برای اضافه کردن یک یادآوری جدید ، روی علامت + (به علاوه) در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید. بسته به اولویت خود ، عنوانی مانند بررسی هفتگی یا بررسی روزانه را وارد کنید.
- روی نماد اطلاعات (i) کنار یادآوری کلیک کنید.
- جعبه روز را بررسی کنید.
- در مرحله بعد ، کادر AT A TIME را بررسی کنید و زمان خاصی را که می خواهید برای تکمیل بررسی خود انتخاب کنید انتخاب کنید.
- یادآوری را تنظیم کنید تا تکرار شود تا به طور خودکار در برنامه شما ظاهر شود.
- روی منوی Repead Dropdown کلیک کنید و در پایین Custom را انتخاب کنید.
- در منوی پاپ آپ بعدی ، روزانه یا هفتگی را انتخاب کنید. اگر برای هفتگی رفتید ، روز هفته را که می خواهید بررسی خود را انجام دهید انتخاب کنید.
- OK را کلیک کنید
با تنظیم یک یادآوری مکرر بررسی ، شما یک روال ساختاری ایجاد می کنید که به شما کمک می کند تا به طور مداوم موارد ضبط شده خود را پردازش و سازماندهی کنید. این همچنین به شما امکان می دهد یک سیستم ضبط تمیز و سازمان یافته را حفظ کنید ، درهم و برهمی ذهنی را کاهش داده و هر روز یا هفته با اعتماد به نفس نزدیک شوید.
چگونه می توان موارد را به سرعت در یادآوری ضبط کرد
گرفتن وظایف و ایده ها همه چیز در مورد سرعت است – شما می خواهید مواردی را به یادآوری ها در اسرع وقت اضافه کنید تا از فراموش کردن آنها جلوگیری کنید. یادآوری ها روش های مختلفی را برای ضبط موارد بدون زحمت ارائه می دهند ، از جمله:
1. با استفاده از Spotlight برای باز کردن یادآوری
در حالی که یادآوری ها در حال حاضر یک میانبر صفحه کلید در سطح سیستم (مانند میانبر ورود سریع Omnifocus) برای اضافه کردن سریع کارها ارائه نمی دهند ، Spotlight یک جایگزین مناسب را ارائه می دهد. اگرچه این روش در مقایسه با میانبر اختصاصی صفحه کلید ، چند مرحله اضافی را شامل می شود ، اما هنوز هم یک روش قابل اعتماد برای باز کردن سریع یادآوری ها و شروع به گرفتن وظایف است.
برای باز کردن یادآوری ها با استفاده از Spotlight ، Command + Space را روی MAC خود فشار دهید و سپس یادآوری ها را تایپ کرده و Enter را فشار دهید تا برنامه باز شود و کار خود را اضافه کنید.
2. با استفاده از سیری برای اضافه کردن وظایف هندزفری
سیری یکی از راه های مورد علاقه من برای ضبط موارد در یادآوری است ، به خصوص وقتی دستان من شلوغ است. به سادگی سیری را با گفتن ، سلام سیری ، و به دنبال آن وظیفه خود را فعال کنید. به عنوان مثال:
سلام سیری ، به من یادآوری کن که ساعت 9 صبح روز جمعه با لوله کش تماس بگیرم.
سلام سیری ، به من یادآوری کنید که فردا ساعت 10 صبح به مشتری ایمیل بزنید.
اگر به لیست یادآوری های پیش فرض خود برای ضبط یا صندوق ورودی تغییر نام داده اید (همانطور که در بالا توضیح داده شد) ، هر کار اضافه شده از طریق سیری به طور خودکار مستقیم به این لیست می رود.
3. تنظیم ویجت برای دسترسی سریع
افزودن ابزارک های تعاملی به دسک تاپ MAC شما یک میانبر بصری ایجاد می کند که ابزارهای مورد علاقه شما را در دسترس قرار می دهد. اضافه کردن ویجت یادآوری به دسک تاپ خود به شما امکان می دهد به سرعت مشاهده ، بررسی و باز کردن برنامه را مشاهده کنید.
برای افزودن ویجت یادآوری به دسک تاپ MAC خود ، روی تصویر زمینه دسک تاپ کلیک کنید و ویرایش ویجت ها را برای باز کردن مرورگر ویجت انتخاب کنید. یادآوری ها را جستجو کنید ، سپس اندازه ویجت مورد نظر خود را انتخاب کرده و آن را به دسک تاپ خود بکشید.
در حالی که ویجت یادآوری در درجه اول به شما امکان می دهد تا کارهای کامل را مستقیماً مشاهده و بررسی کنید ، می توانید روی ویجت نیز کلیک کنید تا به سرعت برنامه یادآوری ها را باز کرده و موارد جدید را طبق معمول اضافه کنید.
یک عادت ضبط قوی یک هک بهره وری است که می تواند به شما در بازیابی وضوح ذهنی کمک کند و روی آنچه مهم است تمرکز کنید. با استفاده از این نکات ، می توانید به راحتی از برنامه Reminders برای ضبط و سازماندهی وظایف در MAC خود استفاده کنید.